Лабораторные работы / Евфрат_документооборот / Пример_отчета евфрат 2013
.docПРИМЕР ОТЧЕТА ПО ЛАБОРАТОРНЫМ РАБОТАМ
Для организации работы было выбрано предприятие N, занимающееся, например, цветочным бизнесом. В ходе подготовки к осуществлению документооборота была создана следующая организационная структура предприятия.
Здесь рисуется структура предприятия
Рисунок 1 – Структура предприятия
Для работы в выделенных отделах были созданы следующие сотрудники
Таблица Сотрудники
Фамилия |
Отдел |
Должность |
В программе это выглядит следующим образом.
Рисунок 2 – Структура предприятия и сотрудники
Далее всем сотрудникам были присвоены максимальные права, а также роли, который потом будут использованы в работе с программой.
Далее идет примерное описание алгоритма работы.
Представим себе, что генеральный директор фирмы N Сергей Петрович Андреев (руководитель), получив письмо Чумакова А.В. «Генеральному директору фирмы N» с предложением о поставках орхидей, пишет на письме резолюцию следующего содержания:
Отдел маркетинга. Потапову Н.В. и Андреевой И.: Ознакомиться с предложением Чумакова Андрея Васильевича и, проведя маркетинговые исследования, оценить ценность данного предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации. Срок шесть дней. Результат должен уйти в технический отдел только после согласования отдельно Потаповым и Андреевой.
Технический отдел. Мезенцеву В.М.: Подготовить план реализации предложения, поступившего от Чумакова А.В., в случае, если от отдела маркетинга будет получено утвердительное заключение по разумности внедрения данного предложения.
Отдел продаж. Доценко О.А.: Ознакомиться с предложением Чумакова А.В.
Секретарь-делопроизводитель Марина, получив резолюцию генерального директорафирмы (руководителя) на письмо Чумакова А. В., выполняет следующие операции:
1. регистрирует в системе письмо, полученное от Чумакова Андрея Васильевича (операция № 1);
2. ставит документ на контроль, назначает контролера по документу и создает поручения по исполнению документа согласно резолюции Сергея Петровича и его устным указаниям (операция № 2).
Для наглядности маршрут согласования документа был представлен в следующие схеме.
Схема согласования документа
Рисунок 3 - Схема согласования
Для реализации поставленной задачи мы будем использовать Дизайнер маршрутов. В ходе работы получился следующий маршрут.
Рисунок 4 – Маршрут прохождения документа
В таблице представлены сведения о поручениях.
Таблица 2 – Сведения о маршруте
Название поручения |
Срок исполнения |
Исполнитель |
Текст поручения |
Теперь осуществим проводку документа в самой программе. Для этого зайдем под нужным пользователем и выполним все необходимые действия по регистрации документа .
Скриншот с шапкой документа
Рисунок 5 – Регистрируемый документ.
К документу был прикреплен текстовый файл следующего содержания:
Содержание текстового файла или его скриншот.
Далее были оформлены следующие поручения (оформить на основании созданного маршрута).
Рисунок 6 – Поручения по документу
Далее рассмотрим действия работников по выполнению заданных им поручений.
Первым поручение выполняет работник Князев (логин - knyazev). Вид его рабочего стола при входе в программу.
Рисунок 7 – Рабочий стол Князева
Князев решает выяснить, все ли он правильно понял, поэтому он пишет сообщение регистратору Лебедевой с возникшими вопросами и прикрепленным документом. На рисунке 8 представлен текст данного сообщения.
Рисунок 8 – Сообщение регистратору
Регистратор отвечает в следующем виде.
Рисунок 9 – Ответ регистратора
Работник одобряет согласование. На рисунке представлен введенный комментарий.
Рисунок 10 – Комментарий Князева
И так по каждому работнику (минимум 1 раз должен произойти обмен сообщениями с регистратором и минимум 1 раз между работками-исполнителями).
Таким образом, согласование документа завершено. Компания одобрила документ. У контролера Лебедевой окно Согласования примет следующий вид.
Документ снимается с контроля.