Курсовые работы / ПРИС КП_И_18

1.1Особенности автоматизации процесса учета заказов клиентов в рекламном агентстве………………………........…………………………………………………….5

1.2Обзор существующих программных продуктов для автоматизации учета заказов клиентов в рекламном агентстве………………………………………………6

2 АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА ЗАКАЗОВ КЛИЕНТОВ В РЕКЛАМНОМ АГЕНСТВЕ

…………………………………………………………………………………………….8

2.2Анализ предметной области …………………………………………........…9

2.3Функциональная модель по стандарту IDEF0 (Icam DEFinition) и

3.1Описание таблиц базы данных……………………………………………….15

3.2Дерево программных модулей………………………………………………16

3.3Схема взаимосвязей модулей и массивов данных………………………….16

3.4Алгоритм построения отчета о зарегистрированных заказах за заданный период с подсчетом общей суммы……………………………………………………17

3.5Инструкция пользователя по установке программного продукта и работе с ним………………………………………………………………………………………..18

3.6Способы и результаты тестирования программного продукта в различных режимах…………………………………………………………………………………..26

2

3

ВВЕДЕНИЕ

На фоне роста экономики в России в последние годы все большее число компаний начинает задумываться об автоматизации своих бизнес процессов, и

причина тому – всевозрастающие обороты, с которыми не справляются существующие схемы работы предприятий, созданные несколько лет назад и использующие преимущественно ручной труд. На сотрудников обрушивается огромный поток информации, необходимо многое держать в памяти. Как следствие,

увеличивается число ошибок, а работа требует постоянно повышенного внимания.

Большой поток информации скапливается в организациях, оказывающих рекламные услуги (реквизиты организации, параметр заказа, статус оплаты, цены услуг) Именно поэтому, автоматизация рекламного агентства становится все более актуальной.

Целью данного курсового проекта является создание автоматизированной информационной системы для рекламного агентства.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

проанализировать предметную область;

построить IDEF0 диаграммы;

описать таблицы базы данных;

протестировать созданное приложение.

4

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА УЧЕТА ЗАКАЗОВ КЛИЕНТОВ РКЛАМНОГО АГЕНСТВА

1.1 Особенности автоматизации процесса учета заказов клиентов в рекламном агентстве

Рекламный бизнес сравнительно недавно начал бурно развиваться в нашей стране, и в условиях сложной экономической ситуации процесс его развития происходил не столь плавно и гладко, как этого можно было бы желать. Отсюда вытекают самые разные последствия: с одной стороны, в нашей стране в сжатые сроки произошел резкий скачок вперед в области рекламной деятельности - от малочисленных общесоюзных рекламных объединений к сложной разветвленной сети рекламных предприятий; с другой стороны, поскольку становление рыночной экономики в России происходило ускоренными темпами, рекламный бизнес,

соответственно, также вынужден был развиваться быстрее, чем это было бы в естественных условиях - это привело к некоторым диспропорциям в развитии.

Сегодня, когда отечественный рынок насыщен разнообразной продукцией,

когда миновала эпоха товарного дефицита и несколько стабилизировалось общее состояние экономики, существуют все условия для постепенного выравнивания недостатков нашей системы рекламной деятельности.

Целью рекламного агентства, как любой другой коммерческой организации,

является минимизация затрат и получение максимальной прибыли. Рекламному агентству необходимо найти наиболее эффективный способ ведения информации о постоянных клиентах, о представленном в каталоге и заказанном товаре, а так же о персонале и поставщиках. Фирме необходимо решать задачи регистрации заказов,

расчёта стоимости, выставления счетов, составление каталога, учёта платежей клиентов и другие.

5

1.2 Обзор существующих программных продуктов для автоматизации учета заказов клиентов в рекламном агентстве

Принтофис24 - это система, которая во многом поможет вам с ведением своей клиентской базы в рекламном бизнесе. Мы создали этот продукт основываясь на опыте многих рекламных агентств. Система в точности повторяет ваш бизнес процесс, что делает ее очень простой во внедрении и обучении.

ПринтОфис – это программа, позволяющая вести учет заказов, а также контролировать их выполнение и оплату. Программа предназначена для рекламных агентств, в том числе, специализирующихся на производстве широкоформатной наружной и интерьерной рекламы.

WS. Рекламное агентство простая и удобная программа автоматизированного учета всей деятельности рекламного агентства. Управление клиентской базой.

Управление исполнением задач и контроль эффективности менеджеров.

Автоматическое формирование договоров. Автоматическая рассылка по E-mail. AdRiver - это Система управления интернет-рекламой для издателей и

рекламных агентств. Поддерживает любые форматы интернет-рекламы. Позволяет выделять целевую аудиторию с помощью механизма точных фокусировок,

оптимизировать охват аудитории с помощью технологии ретаргетинга, получать подробный независимый анализ итогов рекламной кампании.

Рекламное агентство – это Программа для автоматизации компаний, которые специализируется на изготовлении наружной рекламы. Позволяет вести базы данных, которые содержат перечень клиентов рекламного агентства, их контакты,

заключенные с ними договора, автоматизировать прием и сопровождение заказов контролировать платежи и задолженности, управлять материалами на складе.

6

Выводы по первому разделу.

К услугам рекламных агентств прибегают даже фирмы, имеющие сильные собственные рекламные отделы. В агентствах работают творческие и технические специалисты, которые зачастую в состоянии выполнять рекламные функции лучше и эффективнее, чем штатные сотрудники фирмы. Кроме того, агентства привносят взгляд со стороны на стоящие перед фирмой проблемы, а также богатый разнообразный опыт работы с разными клиентами и в разных ситуациях. Агентство нанимают, чтобы оно внесло свои собственные уникальные идеи в развитие бизнеса клиента.

7

2 АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА ЗАКАЗОВ КЛИЕНТОВ В РЕКЛАМНОМ АГЕНСТВЕ

2.1 Постановка задачи

ИС для автоматизации учета в рекламном агентстве (РА) должна содержать следующую информацию:

Сведения о сотрудниках (ФИО, должность, телефон, адрес)

Сведения о клиентах (Название фирмы, ФИО представителя, паспортные данные, адрес, телефон).

Сведения о предоставляемых РА услугах (наименование услуги, стоимость).

Сведения о скидках (Наименование, величина)

Сведения заказе (номер заказа, клиент, название заказа, ФИО менеджера,

стоимость заказа для клиента, скидка, дата, возможность добавлять несколько работ к одному заказу).

Сведения об оплате услуги (номер заказа, название заказа, стоимость заказа,

статус оплаты)

ИС должна обеспечивать:

Ввод, удаление и редактирование той или иной информации, с

возможностью автоматизации (подстановок из других таблиц, фиксированных наборов данных и т.д.) и входного контроля от некорректных действий.

Многопользовательский режим работы.

Разграничение прав доступа к ИС с помощью идентификации и

аутентификации пользователей (пользователь – соответствующий пароль).

Обеспечить возможность оперативного изменения пароля. Количество различных пользователей – не менее 2 (администратор, менеджер, гость). Гость может только просматривать сведения о услугах.

Резервное копирование информационных баз по желанию пользователя

(только администратора).

8

Осуществлять поиск по разнообразным признакам (в отчете «Договора» по клиенту, названию заказа, стоимости).

Осуществлять сортировку по различным признакам (по названию работ,

стоимости, величине скидки).

Вывод информации o заказах, за выбранный пользователем промежуток времени.

Выявление услуги, которая принесла максимальную прибыль РА за выбранный промежуток времени.

Выводить информацию о неоплаченных заказах с реквизитами заказчика;

Формирование прайс-листа предоставляемых услуг и их стоимости.

Организовать вывод прайс - листа в MS World ( или MS Exel).

2.2 Анализ предметной области

Разрабатываемая информационная система для автоматизации учета в рекламном агентстве необходима для учета заказов, на исполнение работ, а также для учета невыполненных заказов. Кроме того, в информационной системе должен вестись учет возможных работ. Информационная система должна позволять вводить, редактировать и удалять (при наличии определенных прав) информацию.

Также необходимо иметь возможность назначать скидку на заказ, присваивать к заказу несколько работ и выводить сумму к оплате. Информационная систем должна хранить данные о клиентах и сотрудниках.

Целью создания информационной системы для рекламного агентства,

является создание организационных условий для повышения скорости ввода,

вывода и обработки информации посредством ПК.

Задачи создания информационной системы следующие:

- создание организационных условий для сбора и систематизации документированных сведений о работах и их стоимости;

9

-создание организационных условий для альтернативного традиционным формам учета информации о клиентах, заказах;

-создание условий для повышения скорости работы менеджеров агентства;

Работа с данной системой может вестись: менеджером агентства,

администратором ИС, так же имеется незапароленый доступ для гостя системы. Так менеджер заносит в базу данные о клиентах, оформляет заказ, делает отметки о выполненных и невыполненных работах, создает отчеты. Администратор выполняет настройку ИС, может изменять некоторые функции ИС. Гость системы может посмотреть виды и стоимость работ.

Входными документами данной ИС являются: паспорт представителя клиента,

паспорт сотрудника. Выходными документами являются: отчет о должниках, цена заказа со скидкой, работа, которая принесла наибольшую прибыль . Данные отчеты генерируются в системе и могут быть просмотрены. Кроме того, может быть распечатан прайс – лист работ (может выводиться в MS Word или MS Excel с

возможностью печати).

Таким образом, предметная область является достаточно сложным объектом проектирования, однако это легко решается путем построения функциональной модели, модели данных и т. д. [1-3].

2.3 Функциональная модель по стандарту IDEF0 (Icam DEFinition) и

методологии SADT

Функциональная модель бизнес-процессов разрабатываемой информационной системы представлена в приложении А на рисунках А.1 – А.6. Целью моделирования является упрощение автоматизации процесса учета в рекламном агентстве, то есть его улучшение, повышение производительности. Функциональная модель построена с точки зрения интегрированного пользователя [4]. Это обусловлено тем, что основным пользователем является менеджер, который вносит оперативную информацию. Кроме того, есть еще Администратор, который вносит

10

наиболее ценные стратегические решения и гость, который просматривает информацию о ценах.

Оценка модели проведена с помощью количественного анализа. Для него были использованы следующие показатели:

- коэффициент уровня – данный коэффициент с каждым переходом на нижний уровень он не должен увеличиваться, он рассчитывается по формуле (2.1)

где N – количество блоков на уровне, L – номер уровня;

- коэффициент сбалансированности – значение данного коэффициента должно лежать в пределах от 0 до 4, он рассчитывается по формуле (2.2)

где Аi – стрелка;

- коэффициент применения элементарных функций – если kЭ>1 и С>0,5, то диаграмма не нуждается в дальнейшей детализации, он рассчитывается по формуле

(2.3)

Также для проведения количественного анализа был составлен словарь элементарных функций, представленный в таблице 2.1.

11