26. Группы и их роли. Управление динамикой групп. Вовлечение групп в процесс управления.

Организация является сложной системой, в которой взаимодействуют люди для достижения определенных целей. Наиболее эффективным является взаимодействие людей в группах. Групповая ориентация является важнейшим элементом культуры управления, которой отдавалось предпочтение японским менеджментом, и общепризнанной в современном менеджменте.

Эффективное управление группой внутри организации имеет решающее значение для ее успеха. Взаимосвязанные группы представляют блоки, образующие организацию как систему.

Группа – это два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием других лиц. Организация же состоит из множества групп, которые создаются при разделении труда по вертикали и горизонтали.

Группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называются формальными. Существует три основных типа формальных групп: группы руководителей, производственные (рабочие) группы, комитеты.

Группа руководителя или командная (соподчиненная) состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые в свою очередь также могут быть руководителями.

Производственная рабочая (целевая) группа обычно состоит из лиц, работающих над одним и тем же заданием и под общим руководством.

Комитет – это группа внутри организации, которой делегированы полномочия по выполнению какого-либо задания или комплекса заданий. Обычно создаются для заполнения пробелов в организационных структурах, чтобы решать задачи, не входящие в компетенцию ни одного из отделов, координировать деятельность отделов и выполнять специальные функции.

Спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели, называется неформальной.

Неформальная организация является, как правило, реакцией на неудовлетворенные индивидуальные способности. Важнейшие причины вступления в группу: чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность.

У неформальных организаций много общего с формальными организациями, в которые они входят. Организованы они также, как и формальные. У них имеется иерархия, лидеры и задачи. Их отличает сопротивление переменам и социальный контроль над своими членами.

Неформальные организации имеют прямое отношение к управлению, т.к. оказывают сильное влияние на эффективность формальных групп. Появление неформальных групп – это не отрицательный факт для организации. Чтобы они оказывали помощь формальным организациям, ими нужно управлять. Для этого руководители должны признать существование неформальной группы; выслушивать мнение членов и лидеров группы; не предпринимать действий, отрицательно сказывающихся на неформальной организации; разрешить группе участвовать в принятии решений; выдавать точную информацию, упреждая слухи.

Создание формальных групп необходимо как для логического упорядочения работников, выполняющих взаимосвязанные задачи, так и для налаживания социальных взаимоотношений между сотрудниками.

Эффективность этих групп определяют: размер и состав группы; групповые нормы; сплоченность; степень конфликтности; статус и функциональные роли членов группы. Самой эффективной считается та группа, чей размер соответствует норме управляемости (от 7 до 10 подчиненных); где работают люди с неплохими чертами характера; чьи нормы способствуют достижению целей организации; где присутствует дух коллективизма; имеется здоровый уровень конфликтности; хорошее выполнение предназначенных ролей; высший уровень управления не доминирует.

В практике менеджмента часто происходит смешение понятий: группа и команда. Команда - группа людей (как правило, небольшая), которая выполняет определенную задачу и в которой проявляется синергический эффект [5, c.131]. Возникновение синергического эффекта, суть которого состоит в том, что результат усилий членов команды оказывается больше арифметической суммы тех результатов, которые могли получить члены команды, работая порознь является определяющим признаком команды. Синергический эффект обеспечивается наличием ряда признаков, характеризующих эффективную команду. Наиболее важные из них:

- взаимосвязь между членами команды;

- возможности более эффективной работы членов команды по сравнению с их работой в одиночку;

- притягательность команды для своих членов;

- забота друг о друге и обучение друг друга;

- поддержка лидера;

- высокий уровень доверия между членами команды.

Сравнительные характеристики группы и эффективной команды приведены на рис. 8.1.

Эффективные команды редко возникают спонтанно. Для их формирования необходимы усилия руководителя.

В современном менеджменте широко применяются разнообразные приемы построения команд. К этим приемам относятся:

- выработка и анализ единых целей;

- совершенствование процессов командной работы;

- развитие навыков межличностных коммуникаций;

- освоение технологии управления конфликтами;

- развитие навыков "распределенного" лидерства между членами команды;

- освоение методик анализа командной деятельности;

- развитие навыков ролевого распределения в команде.

Построение команд требует времени, усилий, а иногда и значительных средств. Поэтому принятию решений об использовании команд должна предшествовать оценка целесообразности их формирования. Работать командой необходимо прежде всего в тех случаях, когда работа не может быть формально структурирована, чтобы каждый из ее членов имел возможность действовать автономно.

Управление группой имеет очень большое значение в современном менеджменте. Поскольку организации любого размера состоят из групп, менеджеру необходимо хорошо разбираться в особенностях возникновения и развития формальных и неформальных групп. Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен стремиться к обеспечению тесного взаимодействия между формальными и неформальными организациями, поскольку неформальные организации динамично взаимодействуют с формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и на отношение людей к труду и к начальству.

В число проблем, связанных с неформальными организациями, входят: снижение эффективности, распространение ложных слухов и тенденция сопротивляться переменам. К потенциальным выгодам относятся: большая преданность организации, высокий дух коллективизма и более высокая производительность труда наблюдаются в тех случаях, когда групповые нормы превосходят официально установленные. Чтобы справиться с потенциальными проблемами и овладеть потенциальными выгодами неформальной организации, руководство должно признать неформальную организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать эффективность решений неформальных организаций, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.

Хорошо зная групповую динамику, руководство сможет эффективно управлять формальными группами, проводить эффективные собрания, разумно использовать в деятельности своего предприятия такие структуры как комитеты.

Распространенное негативное отношение к работе в группах привело к «разделению труда» менеджеров: «Ты идешь на заседание, а я охраняю лавочку», так как кто-то должен заниматься и производством. Некоторые совмещения не продуктивны, но исключения лишь подтверждают правило, не так ли? Заседания комитетов - существенная необходимая производительная часть управленческой деятельности. Нередко проблема заключается в завышенных ожиданиях менеджеров. Но ведь мы не критикуем теннисный корт за то, что он уже и короче футбольного поля? Правильно проводимые совещания содействуют прогрессу организации, обеспечивают участие сотрудников в управлении, формируют общность интересов, способствуют совершенствованию методики принятия решений, мотивируют сотрудников к действиям, развивают креативное мышление, открывают новые перспективы и изменяют установки. Вопрос не в том, целесообразны ли комитеты, а в том, как наилучшим образом использовать работу в группах. Следовательно, нам необходимо проанализировать их основные потенциальные недостатки (медлительность и высокие издержки, групповое мышление, поляризация, эскалация участия и разделение ответственности).

Важным условием вовлечения работников в процесс улучшения вне зависимости от формы такого вовлечения (индивидуальная, через группы) выступает налаживание оптимальных коммуникационных связей в организации, своевременное и качественное информирование персонала. Методы информирования сотрудников могут быть разные, как и способы передачи информации. Как правило, надо сочетать различные их виды, в частности:

еженедельные совещания (или чаще, в случае изменений, вносимых в систему управления и ассортимент выпускаемой продукции, и проч.) по вопросам экономического состояния организации, стратегии ее деловой активности;

отчеты групп (например, по совершенствованию деятельности подразделения) по решению конкретных задач с освещением полученных результатов и использованных методов повышения качества работы.

В случае эффективного использования групп и принципов коллективного управления организация получает, как правило, следующие преимущества:

1. возрастает уровень качества продукции и эффективность производства;

2. повышается деловая активность;

3. улучшается передача информации снизу вверх и сверху вниз;

4. у работников повышается чувство собственного достоинства;

5. решаются проблемы, которым в иных условиях не уделялось бы внимания;

6. цели неформальных лидеров в подразделениях сближаются с целями руководства, и сами сотрудники способствуют налаживанию дел в организации;

7. улучшаются взаимоотношения рядовых работников и руководителей;

8. создается система критериев оценки основных видов деятельности в рамках подразделений;

9. лучше взаимоувязываются индивидуальные цели отдельных работников, цели подразделений и общеорганизационные цели.