►Экзаменационный вопрос № 8. Самоменеджмент: сущность и инструменты.

✓ Самоменеджмент: сущность.

Определение! Самоменеджмент - «последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».

Менеджмент и самоменеджмент:

Определение! Менеджмент – внешнее воздействие на группу людей для достижения целей организации.

Определение! Самоменеджмент – применение методов, способов, процедур, позволяющих человеку эффективно управлять своими ресурсами для достижения целей.

Цели и задачи самоменеджмента:

Цели:

- максимальное использование времени и своих возможностей;

- сознательное управление течением жизни;

- преодоление внешних обстоятельств как на работе, так и в личной жизни.

Задачи:

- развитие умения управлять собой, оптимально реализовывать свои знания и навыки, время, силы тела и духа;

- создание зрелой, стрессоустойчивой личности с четкой и адекватной системой жизненных ценностей;

- постановка ясных, достижимых целей в краткосрочном и долгосрочном периоде;

- формирование установки на самосовершенствование;

- развитие навыков быстрой и адекватной оценки жизненных ситуаций, принятия решений;

- формирование творческого подхода к видению реальности.

✓ Самоменеджмент: инструменты.

Человек никогда не достигнет цели, если ее не видит.

Инструменты визуализации целей:

- «Радиальные диаграммы» (Гарри Алдер):

Плюсы:

- Наглядность и компактность;

- Инструмент выбора решений;

- Планирование действий;

- Структурированность сложных объектов.

Минусы:

- Сложность чтения;

- Не заменяет документы.

- «Колесо жизни»;

Для визуализации системы собственных ценностей можно использовать схему «Жизненный круг». Каждую из спиц круга разделите на несколько равных частей и оцените выбранные сферы жизни по десятибалльной системе, начиная от нулевого центра. Полученные точки соедините между собой по порядку. В результате получится «колесо» вашей жизни.

Дальнейшая работа сводится к тому, что необходимо к каждому из секторов придумать и записать цели и задачи, реализация которых возможна уже в ближайшее время.

- «Ментальные карты» (Тони Бьюзен):

Плюсы:

- Наглядность;

- Компактность;

- Простота;

- Оригинальность.

Минусы:

- Неоднозначность;

- Неформализованность;

- Немашиночитаемость;

- Большие затраты времени.

- «Карта желаний»;

- «Интеллект-карты».

Метод малых шагов:

- Четко поставленная цель, чтобы постоянно знать, в каком направлении двигаться;

- План маршрута, или Ваша карта пути, по которому следует идти до цели;

- Дробление пути на небольшие участки. Вы должны четко себе представлять, что следует делать сегодня, а что завтра (небольшие, выполнимые задачи);

- Постоянство. Каждый день просыпайтесь с мыслью – Что я должен сделать сегодня?, а, засыпая, спрашивайте себя – Чего я сегодня достиг?.

Самоорганизация:

Определение! Самоорганизация – мобилизация себя, активное использование своих возможностей для достижения целей.

Основные задачи:

- Выявлять и блокировать обстоятельства и людей, противодействующих достижению целей;

- Привлекать людей и усиливать обстоятельства, помогающие достижению целей.

Определение! Нетворкинг – социальная и профессиональная деятельность, связанная с выстраиванием доверительных и долгосрочных отношений с людьми для эффективного решения задач.

1. Уровень эффективности (человек осваивает тонкости установления и развития новых связей);

2. Уровень стратегии (четкое понимание целей установления знакомств);

3. Уровень философии (планомерное наращивание сети контактов, непрерывное укрепление связей).

►Экзаменационный вопрос № 9. Управление временем руководителя.

✓ Управление временем руководителя.

Время – невосполнимый ресурс (Бенджамин Франклин).

Пирамида управления временем:

- План на день;

- Краткосрочный план;

- Долгосрочный план;

- Генеральный план достижения цели;

- Главная цель;

- Главные жизненные ценности.

Структура рабочего времени руководителя:

- Личные контакты (совещания, собрания, прием посетителей, деловые встречи, посещение рабочих мест, телефонные переговоры);

- Работа с документами (переписка, сводки, отчеты, доклады, изучение материалов);

- Подготовка и организация работы;

- Отдых;

- Потери времени.

Определение! Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.

Например:

- Нечеткая постановка цели;

- Отсутствие приоритетов в делах;

- Попытки много сделать за один раз;

- Плохое планирование дня;

- Захламленный письменный стол;

- Компьютерные игры, чаты. Форумы;

- Недостаток мотивации;

- Поиски записей, адресов, телефонов;

- Телефонные звонки, отрывающие от дела;

- Незапланированные посетители;

- Неспособность сказать «нет»;

- Отсутствие самодисциплины (перекуры);

- Затяжные совещания, собрания;

- Излишняя коммуникабельность;

- Синдром откладывания;

- Чрезмерное количество деловых записей;

- Неэффективное делегирование;

- Спешка, нетерпение;

- Желание знать все факты;

- Плохая обратная связь.

Способы минимизации неэффективных расходов времени:

1 способ: Хронометраж (система учета и контроля расходов личного времени);

2 способ: Анализ личной эффективности;

3 способ: Классификация расходов времени.

Технологии Тайм-Менеджмента для повышения эффективности использования рабочего времени:

- Целеполагание и Life management;

- Хронометраж как персональная система учета времени;

- Планирование и контроль времени;

- Оптимизация расходов времени;

- Технологии достижения результата.

Гибкий график рабочего дня (японский опыт):

- Вы можете приходить на работу в любое время, когда Вам удобно;

- Вы можете, когда Вам нужно, уходить с работы;

- Единственное, что следует четко соблюдать - это быть на работе в обязательное для Вас время;

- При приходе на работу отметьте свою хронометрическую карту в регистраторе времени и проверяйте записи о себе;

- Вам нужно следить за продолжительностью своего рабочего времени: Ваше ежемесячное суммарное количество часов должно укладываться в существующие нормы.

Принципы планирования и использования рабочего времени финскими руководителями:

- не планируйте рабочий день больше чем на 60%, оставьте время для непредвиденных заранее дел;

- не забудьте записать дату, время и место проведения совещаний;

- в начале каждой недели уточняйте, какие дополнительные работы предстоит сделать;

- выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы;

- на основе недельных планов составляйте ежедневные планы выполнения работ;

- начинайте рабочий день с обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут;

- определяйте последовательность выполнения всех работ, начинайте с самых трудных;

- если есть возможность, то в первой половине дня поработайте «за закрытыми дверьми»;

- после выполнения каждого задания мысленно проговаривайте: «Еще одно дело сделано», это придает силы для новых дел;

- перед началом работы всегда проверяйте, все ли задания предыдущего дня выполнены;

- не забывайте о ритме работоспособности в течение дня, не забывайте про обед, расслабление и смену характера работы - перегрузка не поможет делу.

Планирование времени методом «Альпы» (Институт использования рабочего времени Германии):

- Составление заданий;

- Оценка длительности планируемых действий;

- Резервирование времени (в соотношении 60:40);

- Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

- Контроль и перенос дел на завтра.

Пример планирования рабочего времени:

Задания	Приоритеты	Часы	Перепоручения
Проект ААА	А	3
Совещание по экспертизе	А	1
Чтение отчета	В	1,5
Контроль статистики	В	0,5	0,5 ч – Иванову
Деловое письмо Васильеву	В	0	Заместителю
Телефонный разговор – Кошкин (нехватка персонала)	С	0	Секретарю
Телефонный разговор – Шишкин (компьютерная программа)	С	0	Секретарю
		6

«Задания»:

- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся дела;

- срочные дела;

- периодически возникающие задачи (оптимально – 15).

«Приоритеты»:

- А - дела важные и срочные (15%);

- B - важные и не срочные (20%);

- С - срочные, но не важные (65%) (по матрице Эйзенхауэра).

«Часы»:

- Не более 60% продолжительности рабочего дня (при 8-часовом рабочем дне – 5-6 часов);

«Перепоручения»:

- Устанавливая приоритеты, перепоручая дела, сокращая отпущенное на них время или перенося задания на следующий день, следует довести их общую продолжительность до 5-6 часов.

Рациональная организация рабочего дня руководителя:

«Начало дня»:

- Позитивное настроение;

- Просмотр и корректировка плана;

- Выполнение важнейших дел.

«Основная часть дня»:

- Следование плану;

- Объединение однородных задач в блоки;

- Важные дела – до обеда;

- Перерывы на отдых (10 мин. через каждый час);

- Использование пауз для рутинной и подготовительной работы;

- Доведение работы до конца.

«Завершение дня»:

- Контроль результатов работы;

- Планирование следующего дня;

- Позитивное настроение.

Определение! Работоспособность человека – это способность поддержания организма в оптимальном рабочем состоянии для максимизации вносимого вклада в результат рабочей системы.

При организации работы следует учитывать изменение работоспособности:

- сангвиник;

- меланхолик;

- холерик;

- флегматик.

5