►Экзаменационный вопрос № 21. Регулирование и контроль как функции менеджмента. ✓ Регулирование как функции менеджмента.

Определение! Регулирование – это вид деятельности, представляющий собой воздействие руководителя на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достижения целей организации.

✓ Контроль как функции менеджмента.

Определение! Контроль – сравнение фактических результатов деятельности организации с запланированными.

Для чего необходим контроль:

- Неопределенность внешних и внутренних условий деятельности;

- Предупреждение возникновения кризисных ситуаций;

- Поддержание успеха.

Различают следующие виды контроля:

«Входные ресурсы» (Предварительный контроль) → «Процесс преобразования» (Текущий контроль) → «Готовая продукция» (Заключительный контроль) → Обратная связь.

Сферы контроля:

- Материальные ресурсы;

- Информационные ресурсы;

- Финансовые ресурсы;

- Человеческие ресурсы.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ.

Характеристики систем с обратной связью:

- Имеют цели;

- Используют внешние ресурсы;

- Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

- Следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

- Корректируют отклонения для обеспечения достижения целей.

Определение! Система контроля – совокупность подсистем, имеющих единую цель.

Элементы системы контроля:

- «Цель»;

- «Входы» – информация о целях, стратегиях и распределении ресурсов;

- «Выходы» – информация о достижении целей, реализации стратегий;

- «Последовательность» – порядок действий по преобразованию входов в выходы;

- «Ресурсы»;

- «Цепи обратной связи» – информация для оценки стратегий и системы контроля;

- «Стандарты»;

- «Внешнее окружение» – организационная структура.

В управлении организацией различают три типа контроля:

- «Стратегический контроль» – поддержание баланса между различными видами деятельности;

- «Стратегический и тактический контроль» – улучшение конкурентной позиции (уровень издержек, доля рынка);

- «Тактический и операционный контроль» – количество выполненных заказов, число рекламаций и т.п.

Контроль осуществляется в различных формах:

- «Финансовый» (бюджет);

- «Нефинансовый» (статистические данные, специальные отчеты, личные наблюдения, мнения и отзывы покупателей).

Определение! Бюджеты - инструмент контроля стратегических программ и проектов.

Бюджетирование (budgeting):

- «Стратегический бюджет» инструмент контроля финансовых, материальных и трудовых ресурсов в целом по предприятию;

- «Годовой бюджет» инструмент контроля достижения целевых показателей для предприятия;

- «Оперативные бюджеты» инструмент контроля функциональных направлений деятельности.

Контроль – процесс, состоящий из 5 этапов:

I этап: Определение сфер контроля;

II этап: Разработка стандартов;

III этап: Оценка результатов функционирования;

IV этап: Сопоставление фактических результатов функционирования со стандартами;

V этап: Выработка корректирующих воздействий.

Определение! Контроль – функция обратная планированию.

Модель процесса контроля:

Этап 1: Определение стандартов.

- Планирование цель и стратегические планы;

- Определение показателей результативности;

- Сообщение полученных данных сотрудникам;

- Оценка точности и значимости информации;

- Установление масштаба допустимых отклонений.

Этап 2: Сравнение результатов со стандартами.

- Сравнение результатов со стандартами.

Этап 3: Действия.

- Ничего не предпринимать ← (Да) ← «Достижимы ли цели?» → (Нет) → Реалистичны ли стандарты? → (Да) → Установить причину отклонений → Устранить отклонения → (Нет) → Пересмотр стандартов → Определение показателей результативности.

Определение! Система контроля – система формального целеполагания контроля, наблюдения, оценок и обратной связи, которые обеспечивают менеджеров информацией о деятельности организации и необходимости корректирующих воздействий.

Система контроля должна реализовать четыре ступени действий:

- установление стандартов оценки функционирования, разрабатываемых одновременно со стратегией;

- создание измерительной системы, показывающей степень достижения целей;

- сравнение реального функционирования с установленными целями;

- оценка результатов сравнения и выработка, при необходимости, корректирующих действий.

Типы контрольных систем и их содержание:

- «Рыночный» (Цена акций, возврат инвестиций, трансфертные цены);

- «Выходной» (Дивизиональные результаты, функциональные результаты, индивидуальные результаты);

- «Бюрократический» (Правила и процедуры, бюджеты, стандартизация);

- «Со стороны коллектива» (Нормы, результаты, социальная отвественность).

Косвенная речь! Рыночный контроль производится на основе системы цен:

Формы рыночного контроля:

- «Рыночная цена акций» (Определяется в результате конкуренции и характеризует деятельность организации);

- «Трансфертные цены» (Показывают экономические взаимоотношения между подразделениями организации);

- «Возврат инвестиций» (Результаты деятельности организации или ее подразделений; Основа планирования бизнес-портфеля).

Косвенная речь! Выходной контроль оценивает достижение целей по функциям и подразделениям.

Дивизиональный уровень (объемы продаж, производительность, рост, контролируемая доля рынка);

Функциональный уровень (степень достижения функциональных целей).

Определение! Бюрократический контроль – директивная форма контролирования подразделений, функциональных органов и работников.

Определение! Стандартизация – важный способ контроля поведения.

«Вход процесса» (Контроль качества ресурсов) → «Процесс» (Программирование деятельности и обеспечение минимальных издержек и высокого качества) → «Выход процесса» (Качество конечной продукции и сервисного обслуживания).

Контроль со стороны коллектива основывается на создании внутренней системы результатов организации. Работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении со стандартизацией входов. Контроль со стороны коллектива не учитывает организационных изменений.

Контроль эффективен при определенных условиях:

- хорошая организация аналитической работы;

- цели не должны ограничивать творчество;

- обеспеченность целей ресурсами;

- достаточная и объективная информация о процессе управления;

- эффективная реакция должностных лиц на сбои в управлении.