3.2. Порядок проведения занятия

1. Ознакомиться с содержанием критериев модели Конкурса.

2. Провести сравнение названий соответствующих критериев модели Конкурса и модели «делового совершенства».

3. Провести анализ содержания составляющих критериев модели Конкурса и выделить составляющие критериев, в которых представлены студенты.

4. Провести обсуждение индивидуальных решений «в команде».

5. Провести презентацию полученных результатов.

Занятие 4. Методы проведения самооценки

Цель занятия: ознакомление с основными методами проведения самооценки в организации

4.1. Общие сведения

В настоящее время основной тенденцией в совершенствовании деятельности организации является активное применение внутренней самооценки (самообследования) на основе тех или иных моделей менеджмента качества. Результаты самооценки становятся с одной стороны механизмом постоянного внутреннего улучшения качества работы организации, а с другой — могут представляться внешним проверяющим для их выборочной проверки.

Под самооценкой понимается всестороннее внутреннее обследование, итогом которого является тщательно обсужденное персоналом мнение или суждение о результативности и эффективности деятельности организации. Самооценка обычно проводится при непосредственном участии руководства организации.

Цель самооценки заключается в предоставлении организации рекомендаций, основанных на фактах и данных, касающихся областей применения ресурсов для улучшения ее деятельности. Самооценка может использоваться организацией для сравнения своей деятельности с лучшими в определенном классе достижениями других вузов или показателями мирового уровня в данной области (Benchmarking), а также может быть полезной при сравнении с поставленными ранее целями при повторных оценках степени достижения этих целей.

Таким образом, самооценка в принципе должна отвечать на следующие вопросы:

-Что мы делаем?

-Насколько хорошо мы это делаем?

-Что мы могли бы делать лучше?

-Как мы могли бы делать это лучше?

Перед проведением самооценки необходимо решить два вопроса:

- выбрать модели самооценки, в основе которой лежит выбранная модель системы менеджмента качества.

- выбрать метод самооценки.

Метод самооценки определяет степень корректности и глубины самообследования рабочих процессов организации, степень документальной обоснованности выносимых суждений и, как следствие, уровень трудоемкости проведения самооценки. В зависимости от конкретной ситуации каждая организация выбирает тот или иной метод самооценки из числа рассмотренных ниже. Однако в общем случае метод самооценки должен удовлетворять следующим очевидным требованиям:

l -быть простым для понимания и легким при использовании;

l -быстро осуществляться внутренними силами при минимальных затратах ресурсов;

l -применяться к организации в целом или к некоторой ее части;

l -быть реализуемым комплексной группой экспертов или одним работником организации при поддержке высшего руководства;

l -формировать входные данные для более всестороннего и углубленного процесса самооценки существующей системы менеджмента качества и повышения уровня эффективности ее функционирования;

l -определять и облегчать расстановку приоритетов и возможностей для улучшения, исходя из имеющихся ресурсов;

В настоящее время выделяют следующие пять основных методов самооценки: анкетирование, матричный метод, семинар, проформа (SWOT-анализ), моделирование участия в конкурсе по качеству. Возможны также любые совмещения указанных методов.

Рассмотрим основные характеристики этих методов.

1) Анкетирование:

-основано на специальных анкетах, содержащих прямые вопросы относительно критериев модели самооценки;

-допускает ответы да/нет на вопросы относительно конкретного критерия;

-может быть более сложным и допускает совместное использование с методом семинара;

-могут быть использованы стандартные сценарии или их адаптация для специфических нужд;

-результаты показывают, что люди думают, но не говорят, почему они так думают;

-требуют привлечения психологов для составления адекватных анкет;

-могут использоваться для анкетирования всего персонала организации, а не только экспертов.

2) Матричный метод:

-обычно представляет собой совокупность квалиметрических шкал (в виде матриц) «уровней совершенства» по всем критериям модели, выраженных вербально, от полностью неудовлетворительного состояния до полного совершенства;

-позволяет просто и легко прослеживать динамику развития вуза во времени путем анализа профиля результатов самооценки;

-обеспечивает визуальный анализ положительных сдвигов в настоящий момент относительно прошлого состояния;

-не очень четко определяет сильные и слабые стороны организации и области для улучшения деятельности.

3) Семинар:

- является универсальным методом, используемым совместно с другими для следующих целей:

-обучения персонала и увеличения его осведомленности;

-сбора данных и информации;

-оценки, согласования и ранжирования собранной информации;

-согласования мероприятий по улучшению деятельности;

-анализа достигнутого прогресса.

- обычно требует привлечения одного-двух профессионалов в области качества для организации семинара.

4) Проформа (SWOT-анализ):

-обычно проводится путем заполнения для каждого оцениваемого аспекта деятельности или критерия модели так называемой «проформы» — таблицы, в которой дается оценка уровня совершенства критерия, степени системности и распространенности применяемого подхода;

-в этой же таблице для каждого критерия модели могут указываться сильные и слабые стороны, потенциальные возможности и угрозы и области для возможных улучшений;

-дает возможность провести SWOT-анализ деятельности вуза по критериям модели и служит основой для составления плана корректирующих и предупреждающих действий;

-обладает довольно большой трудоемкостью и глубиной анализа.

5) Моделирование участия в конкурсе по качеству:

-предусматривает подготовку отчета с описанием деятельности по всем критериям модели с документальным подтверждением;

-охватывает все критерии и подкритерии модели соответствующего конкурса;

-требует подготовленного менеджера проекта, соответствующую команду и выделения специальных ресурсов;

-позволяет собрать строгие документированные свидетельства;

-обычно организуется и управляется высшим руководством;

-может использоваться с целью получения премии по качеству.

Рассмотренные методов самооценки различаются по ресурсным затратам, по объективности процесса самооценки, по уровню его подтверждения документальными свидетельствами.