Bikmeev - Информатика для гуманитариев

примере один уровень вложенности. Как следует из Табл.6.1, уровней вло- женности функций не может быть более семи.

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо рассчитать какое- либо значение, принимая во внимание более одного условия. Например, составление таблицы выплат инвалидам. В зависимости от степени инва- лидности выплачивается та или иная сумма. В этих случаях применяют вложенные функции ЕСЛИ. Пусть в ячейке B2 указана степень инвалидно- сти, а в ячейку C2 должна быть помещена сумма выплаты (I степень – 1200 руб.; II степень – 800 руб.; III степень – 500 руб.). В этом случае поступаем следующим образом:

1.Последовательно выбираем пункты меню Вставка à Функция.

2.Выбираем категорию Логические и дважды щелкаем левой кноп- кой мыши на функции ЕСЛИ.

3.Вводим первый аргумент: B2 = "I степень". Вводим второй аргумент функции: 1200.

4.Щелкаем в строке ввода третьего аргумента. Слева от строки формул находим кнопку, на которой написано ЕСЛИ и нажимаем ее. На первый взгляд кажется, что окно ввода аргументов функции очистилось. На самом деле это окно уже вложенной функции ЕС-

ЛИ. Примечание: при работе с формулами, слева от строки формул на кнопке появляется функция, которая была использована последней. Рядом с этой кнопкой присутствует маленький черный треугольник, то есть кнопка вывода списка. При нажатии на эту кнопку вновь выводится окно выбора функции.

5.Вводим первый аргумент: B2 = "II степень". Вводим второй аргумент функции: 800.

6.Щелкаем в строке ввода третьего аргумента. Слева от строки формул находим кнопку, на которой написано ЕСЛИ и нажимаем ее.

7.Вводим первый аргумент: B2 = "III степень". Вводим вто-

рой аргумент функции: 500. Вводим третий аргумент: 0.

Таким образом, использование вложенных функций ЕСЛИ помогло произвести достаточно сложный расчет. Теперь достаточно просто вводить в электронную таблицу фамилии и инвалидность, а затем при помощи ав- тозаполнения автоматически получить ведомость на выплату пособия. То есть один раз ввели формулу, а затем используем ее на протяжении всего рабочего листа.

141

Рис.6.8. Выбор типа диаграммы.

6.3. Построение простейших графиков. Деловая графика. Создание гистограмм и круговых диаграмм.

Представление данных в виде таблиц не всегда информативно и дос- тупно. Как известно, человек наиболее хорошо воспринимает графическую информацию. Диаграммы являются наглядным средством представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и связей данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам, или как действительные объемы продаж соотносятся с запланированными. Поэтому, там, где это может помочь необходимо применять диаграммы, то есть графическое представление данных.

В качестве графического представления данных наиболее часто ис- пользуются гистограммы (столбчатые диаграммы), круговые диаграммы и графики.

Построим графики для двух функций, протабулированных ранее (см. пункт 6.2). Для этого необходимо выделить ячейки, хранящие рассчитан- ные значения функций. Это ячейки с 1 по 16 столбцов В и С. Затее нужно

142

Рис.6.9. Выбор диапазона ячеек и ориентации рядов данных.

нажать кнопку или последовательно выбрать пункты меню Вставка à Диаграмма. На экране появится окно первого шага мастера диаграмм, в котором предлагается выбрать тип диаграммы (см.Рис.6.8). Поскольку строим графики функций, то выбираем тип – график. В правой части предлагается выбрать вид графика. При нажатии на картинку вида графи- ка, внизу (под картинками) появляется описание данного вида. Первый столбец графиков – это обычные графики функций, второй столбец позво- ляет выбрать график с накоплением, а третий – нормированный график. Обычно выбирают график из первого столбца. После выбора типа и вида диаграммы, необходимо нажать кнопку <Далее>.

Окно второго шага мастера диаграмм состоит из двух вкладок. На пер- вой из них (см. Рис.6.9) можно указать Диапазон ячеек, значения которых необходимо использовать для построения графика. Как видно из рисунка диапазон ячеек с данными задается при помощи абсолютных ссылок. В нашем случае строка Диапазон уже заполнена, так как мы выбрали ячейки до начала работы мастера диаграмм. Если же запустить мастер диаграмм без предварительного выбора диапазона ячеек, то это можно сделать в диа- логовом окне на втором шаге. Под строкой Диапазон находятся две кноп- ки, из которых включить можно только одну (так называемые радио- кнопки). Они позволяют указать, как использовать данные из диапазона

143

Рис.6.10. Установка параметров рядов данных

ячеек для построения графика, то есть, как располагаются Ряды данных.

Ряд данных это значения связанные по смыслу. Так в столбце B у нас нахо-

дятся значения функции COS, то есть они связаны общей функцией. Более подробно о рядах данных будет сказано ниже. После выбора расположения рядов в верхней части окна появляется примерное изображение графика.

Вторая вкладка Ряд (см. Рис.6.10) поделена на три области: в верхней показан вид создаваемой диаграммы; в средней представлены строки для задания параметров рядов данных; нижняя часть позволяет задать подписи для горизонтальной оси (оси Х).

Область Ряд содержит список всех рядов данных, использующихся для построения графика. По умолчанию им даются имена «Ряд 1», «Ряд 2» и так далее. Ряд данных можно добавить либо удалить и из этого окна. От- личие от вкладки Диапазон данных в том, что на вкладке Ряд можно добав- лять ряды данных по одному и нельзя определить их ориентацию. Причем, добавить можно не только данные из столбцов электронной таблицы, но и просто ввести их вручную, разделяя значения символом «;» (точка с запя- той).

144

300
250
200
150
100
50
0
1	2	6	8	15	16

Рис.6.11. Пример графика функции с неравномерной сеткой.

Справа расположены строки, в которых задаются Имя ряда и диапазон ячеек или набор значений для каждого ряда. На Рис.6.10 для каждого из двух рядов данных заданы соответствующие имена.

В верхней части окна показано как будет выглядеть график после на- жатия кнопки <Готово>. На Рис.6.10 по оси горизонтальной оси (оси Х) располагаются числа, по которым мы протабулировали функцию (от 0 до 3). Однако эти числа не добавляются автоматически. По умолчанию вдоль горизонтальной оси стоят порядковые номера значений. При построении

графиков функций такой режим приводит к неверному графическому представлению. Для того чтобы числа, от которых были рассчитаны функ- ции, отображались на графике по оси Х, необходимо указать диапазон яче- ек, в которых они располагаются в строке Подписи по оси Х (см. Рис.6.10).

Следует отметить, что в Excel графики функций, заданные не равно- мерной сеткой будут отображаться не верно. Так на Рис.6.11 приведен график функции y = x2. Хорошо видно, что получившийся график совсем не напоминает параболу, а расстояния между числами по оси Х совсем не соответствуют их числовым значениям. Дело в том, что приложения Microsoft Graph, при помощи которого и строятся все диаграммы в пакете Microsoft Office, создавалось для деловой графики. То есть для диаграмм с равномерной сеткой. Как правило, в качестве подписей по оси Х исполь- зуются дни недели или номера периодов. Для построения точных графиков данных, заданных не равномерной сеткой необходимо написать дополни- тельный макрос на языке VBA. Функции обычно табулируются с постоян- ным шагом. В рассматриваемом примере этот шаг равен 0,2.

145

Табл.6.2. Зарплатный фонд участков некоторого предприятия.

Участки		кварталы
управления
	I	II	III	IV
1-ый участок	1200	1120	1210	1265
2-ой участок	1190	1170	1175	1192
Ремонтный участок	765	783	802,5	800
Контора	1003,1	1002	1010,7	978

После задания расположения, ориентации и параметров рядов данных можно нажать кнопку <Готово>. В этом случае в текущем рабочем листе появится график. Однако, как видно из рисунков, это только второй из че- тырех шагов мастера диаграмм.

Окно третьего шага состоит из шести вкладок:

∙на вкладке Заголовки можно ввести названия диаграммы и осей;

∙на вкладке Оси можно включить или отключить отображение лю- бой оси графика;

∙на вкладке Линии сетки можно включить или отключить линии сетки по каждой из осей. Линии сетки – это линии, проходящие через метки осей;

∙на вкладке Легенда можно включить или отключить отображение легенды, а также выбрать ее место расположение на диаграмме. Легенда – это специальная область, в которой указывается тип и цвет линии каждого ряда данных;

∙на вкладке Таблица данных можно включить или отключить ото- бражение таблицы с данными под диаграммой;

∙на вкладке подписи данных можно включить или отключить ото- бражение подписей для каждой точки графика.

На четвертом шаге пользователю предоставляется выбор размещения диаграммы: на текущем листе или на отдельном. В последнем случае будет создан новый лист, целиком заполненный диаграммой.

Построение гистограмм и круговых диаграмм практически ничем не отличается от построения графика. Различие заключается только в количе- стве и виде параметров. Но эти различия не существенны.

Остановимся более подробно на ориентации рядов данных, так как это очень важно именно для построения круговых диаграмм и гистограмм. Итак, как говорилось ранее ряд данных – это несколько значений связан- ных по смыслу. Рассмотрим пример (см. Табл.6.2). Пусть необходимо вы-

146

			График
		1-ый участок		2-ой участок
		Ремонтный участок		Контора
, тыс.		1400
		1300
		1200
зарплатный фонд		1100
	руб.	1000
		900
		800
		700
		600
		500
		I	II кварталы III		IV
	Рис.6.12. График на основании Табл.6.2.

Гистограмма по строкам

тыс.	1400
	1200
,	руб.
зарплатныйфонд
	1000

800

600

400

200

0

		I	II			III	IV
				кварталы
		1-ый участок				2-ой участок
		Ремонтный участок				Контора

Рис.6.13. Гистограмма по строкам для Табл.6.2.

вести график изменения зарплатного фонда для каждого участка. Таким образом, главным объединяющим критерием для данных являются назва- ния участков, следовательно, при построении диаграммы данные будут располагаться в строках. Результат приведен на Рис.6.12.

Пусть необходимо сравнить зарплатные фонды всех участков в каж- дом квартале. Это можно сделать, основываясь на графике, но более удоб- но использовать для таких целей гистограмму. В этом случае объединяю-

147

щими критериями для построения рядов данных являются названия участ- ков, то есть данные вновь располагаются в строках. Результат показан на Рис.6.13, далее приведена пошаговая запись создания этой гистограммы.

1.Выделить ячейки, содержащие данные вместе с ячейками, содержа- щими названия участков.

2.Выбрать последовательно пункты меню Вставка àДиаграмма.

3.В появившемся окне первого шага мастера диаграмм (см. Рис.6.8) вы- брать тип диаграммы – гистограмма, вид диаграммы – обычный. На- жать кнопку <Далее>.

4.В появившемся окне второго шага мастера диаграмм убедиться, что ориентация рядов данных указана в строках. Перейти на вкладку Ряд. Щелкнуть в строке Подписи по оси Х.

5.Щелкнуть в этой строке на кнопке . Окно уменьшится до размеров одной строки. Выделить ячейки с номерами кварталов. Нажать кнопку в конце строки уменьшившегося окна. В верхней части окна масте-

ра диаграмм по горизонтальной оси должны теперь располагаться римские цифры. Нажать кнопку <Далее>.

6.В появившемся окне на вкладке Заголовки ввести соответствующие за- головки для диаграммы, горизонтальной и вертикальной оси (см. Рис.6.13). На вкладке Легенда указать, что легенда располагается вни- зу.

7.Нажать кнопку <Готово>.

Если же необходимо сравнить зарплатные фонды всех участков для каждого квартала, то в этом случае объединяющими критериями будут номера кварталов, то есть ряды данных будут располагаться в столбцах. Результат приведен на Рис.6.14.

Если же необходимо сравнить зарплатные фонды для одного квартала по всем участкам, то объединяющим критерием для построения ряда дан- ных является конкретный номер квартала, то есть конкретный столбец.

Или необходимо сравнить зарплатные фонды для одного участка по всем кварталам, то объединяющим критерием для построения ряда данных яв- ляется конкретное название участка, то есть конкретная строка. В этих

случаях для графического представления данных используются круговые диаграммы. Результат представлен на Рис.6.15. Для каждой круговой диа-

граммы был включен режим отображения подписей данных в виде доли от общего количества. Приведем пошаговую запись создания круговой диа- граммы, отображенной на Рис.6.15а.

1.Выделить ячейки, первого столбца данных, то есть содержащие вели- чины зарплатных фондов для первого квартала.

148

					Гистограмма по столбцам
1400
.
руб.																										I
1200
тыс																										II
1000
,																										IV
фонд
	800																									III
зарплатный	600
	400
	200
	0
				1-ый					2-ой			Ремонтный Контора
			участок					участок					участок

Рис.6.14. Гистограмма по столбцам для Табл.6.2.

	I квартал			1-ый участок
24%	29%	1-ый участок	27%	25%
		2-ой участок		I
				II
		Ремонтный		III
		участок
		Контора		IV
18%
	29%		25%	23%
	а)			б)

Рис.6.15. Круговые диаграммы, построенные на основании а) первого столбца данных; б) первой строки данных Табл.6.2.

2.Выбрать последовательно пункты меню Вставка àДиаграмма.

3.В появившемся окне первого шага мастера диаграмм (см. Рис.6.8) вы- брать тип диаграммы – круговая, вид диаграммы – круговая. Нажать кнопку <Далее>.

4.В появившемся окне второго шага мастера диаграмм убедиться, что ориентация рядов данных указана в столбцах. Перейти на вкладку Ряд.

5.В строке Имя ввести текст «I квартал».

149

6.Щелкнуть в строке Подписи категорий. Щелкнуть в этой строке на кнопке . Окно уменьшится до размеров одной строки. Выделить ячейки с названиями участков. Нажать кнопку в конце строки уменьшившегося окна. В верхней части окна мастера диаграмм в ле- генде теперь должны отображаться названия участков. Нажать кнопку

<Далее>.

7.В появившемся окне перейти на вкладку Подписи данных и установить галочку напротив пункта доли.

8.Нажать кнопку <Готово>.

На этом заканчивается краткое описание некоторых возможностей электронной таблицы Excel, и заканчивается первая часть настоящего по- собия. Во второй части будет рассмотрено:

∙Краткая теория баз данных.

∙Работа с базами данных в Excel: создание базы данных, ввод и уда- ление записей, сортировка и фильтрация записей, создание сводных таблиц.

∙Работа в СУБД Microsoft Access’2003.

∙Начала языка баз данных SQL.

∙Запись макросов в Microsoft Office и их составление на языке Visual Basic for Applications (VBA).

150

Список рекомендованной литературы

1.А. Н. Степанов Информатика: Учебник для ВУЗов. 4-е издание //

СПб: Питер, 2005. 684 с.

2.Виталий Леонтьев Новейшая энциклопедия персонального компь-

ютера 2005 // М.:ОЛМА-ПРЕСС образование, 2005. 800 с.

3.П. Нортон, Д. Мюллер Полное руководство по Microsoft Windows XP // М.: ДМК Пресс, 2002. 736 с.

4.Microsoft Word 2003. Русская версия. Практическое пособие. Се-

рия “Шаг за шагом”. // М.: СП ЭКОМ, 2005. 384 с.

5.Ю. А. Шпак Microsoft Office 2003. Русская версия // К.: Издатель-

ство Юниор, 2005. 768 с.

6.М. Миллхоллон, К. Мюррей Эффективная работа: Microsoft Office Word 2003 // СПб.: Питер, 2005. 971 с.

7.В. Филатова Компьютер для бухгалтера. Самоучитель // СПб.:

Питер, 2003. 272 с.

8.С. М. Лавренов Excel. Сборник примеров и задач // М.: Финансы и статистика, 2003. 336 с.

9.Куртис Фрай Microsoft Excel 2003. Русская версия. практическое пособие. Серия “Шаг за шагом” // М.: СП ЭКОМ, 2005. 416 с.

10.Рид Гилген Моя первая книга о Microsoft Office PowerPoint 2003 //

М.: Издательство ЭКСМО, 2005. 384 с.

11.А. Гончаров Самоучитель HTML // Спб.: Питер, 2002. 240 с.

12.М. Левин Библия хакера. Книга 1 // М.: Майор, 2003. 640 с.

13.Е. Александров Интернет – Легко и просто! // СПб.: Питер, 2005. 208 с.

14.Г. Г. Кондратьев Популярный самоучитель работы в Интернет //

СПб.: Питер, 2005, 320 с.

15.Артем Денисов, Илья Вихарев, Антон Белов, Георгий Наумов Са-

моучитель Интернет.2-е издание // СПб.: Питер, 2005. 368 с.

151

ОГЛАВЛЕНИЕ

ГЛАВА 1. ВВЕДЕНИЕ В ИНФОРМАТИКУ................................................	3
1.1. ПОНЯТИЕ НАУКИ ИНФОРМАТИКА.............................................................	3
1.2. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КОМПЬЮТЕРА. ........................................................	4
1.3. ВИДЫ КОМПЬЮТЕРОВ. ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ КОМПЬЮТЕРА .....................	8
1.4. ВНУТРЕННИЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ УСТРОЙСТВА.........................................	12
1.5. ВНЕШНИЕ (ПЕРИФЕРИЙНЫЕ) КОМПЬЮТЕРНЫЕ УСТРОЙСТВА. ...............	16
1.6. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ ИНДУСТРИИ.......................	21
ГЛАВА 2. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА. РАБОТА В ОС WINDOWS
............................................................................................................................	26
2.1. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА. ВИДЫ ОПЕРАЦИОННЫХ СИСТЕМ ...............	26
2.2. ПОНЯТИЕ ФАЙЛА И ПАПКИ. ПРАВИЛА ЗАПИСИ ИМЕН И ПУТИ К ФАЙЛУ.
ПОИСК ФАЙЛОВ.............................................................................................	31
2.3. ПОНЯТИЕ КОМПЬЮТЕРНОГО ПРИЛОЖЕНИЯ И ИХ ТИПЫ (С ПРИМЕРАМИ).
УСЛОВИЯ ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЙ: FREEWARE, SHAREWARE,
DONATEWARE, КОММЕРЧЕСКОЕ ПО (DEMO И TRIAL). РАСШИФРОВКА	34
РАСШИРЕНИЙ.................................................................................................
2.4. ПРОВОДНИК WINDOWS...........................................................................	40
2.5. ПРОГРАММА АРХИВАТОР WINRAR.........................................................	46
ГЛАВА 3. РАБОТА С ТЕКСТОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ....................	52
3.1. ПРАВИЛА ТИПОГРАФИКИ........................................................................	52
3.2. СПОСОБЫ ОТОБРАЖЕНИЯ ДОКУМЕНТА В РЕДАКТОРЕ WORD. УСТАНОВКА
ПАРАМЕТРОВ СТРАНИЦЫ. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА ................................	53
3.3. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ ...........................................................................	65
3.4. ПОНЯТИЕ ОБЪЕКТА. ВСТАВКА ОБЪЕКТОВ ..............................................	68
3.5. СОЗДАНИЕ ВЕКТОРНЫХ РИСУНКОВ. ДИАГРАММЫ.................................	73
3.6. СНОСКИ, НАЗВАНИЯ И ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ. ОГЛАВЛЕНИЯ И
УКАЗАТЕЛИ. РАБОТА С ПОЛЯМИ В WORD......................................................	85
ГЛАВА 4. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ ...................................................	92
4.1. СОЗДАНИЕ СЛАЙДОВ. НАСТРОЙКА АНИМАЦИИ .....................................	92
4.2. ОТКРЫТИЕ И СОХРАНЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ. ПОДГОТОВКА К	99
ДЕМОНСТРАЦИИ. ...........................................................................................
ГЛАВА 5. ВСЕМИРНАЯ СЕТЬ ИНТЕРНЕТ. .........................................	102
5.1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ СЕТИ INTERNET. ПОНЯТИЯ WEB-СЕРВЕР И WEB-
САЙТ ............................................................................................................	102
152

5.2. РАБОТА С ИНТЕРНЕТ-БРОУЗЕРОМ: ЗАПИСЬ WWW-АДРЕСА, ПОИСК
ИНФОРМАЦИИ, НАСТРОЙКА БРОУЗЕРА........................................................	107
5.3. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ: ЗАПИСЬ EMAIL-АДРЕСА, СОЗДАНИЕ
ПИСЬМА, ПРИКРЕПЛЕНИЕ ФАЙЛОВ, ДРУГИЕ НАСТРОЙКИ. ..........................	114
ГЛАВА 6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ..................	120
6.1. ПОНЯТИЕ КНИГИ, РАБОЧЕГО ЛИСТА И ЯЧЕЙКИ В EXCEL. ФОРМАТ
ЯЧЕЙКИ. ВВОД ФОРМУЛ ..............................................................................	120
6.2. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ. РАБОТА С ФУНКЦИЯМИ. АБСОЛЮТНЫЕ И
ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ. .........................................................................	130
6.3. ПОСТРОЕНИЕ ПРОСТЕЙШИХ ГРАФИКОВ. ДЕЛОВАЯ ГРАФИКА. СОЗДАНИЕ
ГИСТОГРАММ И КРУГОВЫХ ДИАГРАММ. .....................................................	142
СПИСОК РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............................	151

153