Лек.-фарм-Тема7

Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества записываются в приход, а недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), возмещаются виновными лицами в установленном порядке.

По итогам инвентаризации директор центра медицины катастроф (руководитель учреждения службы медицины ката­строф) отдает приказ и разрабатывает план мероприятий по ус­транению выявленных инвентаризационной комиссией недо­статков.

Учебный вопрос № 3: Проверка по вопросам обеспечения медицинским имуществом. Анализ отчетных документов.

Проверки деятельности учреждений (форми­рований) службы медицины катастроф по вопросам медицин­ского снабжения могут быть плановыми и внеплановыми, а объем проверок - полным или неполным (наличие, учет, расход и хранение ядовитых и наркотических лекарственных средств и других медицинских предметов выборочно и т.д.).

Плановые проверки медицинского снабжения в учреж­дениях, формированиях и подразделениях службы медицины ка­тастроф осуществляются:

- отделом медицинского снабжения центра медицины катаст­роф - не реже 1 раза в квартал;

- начальником аптеки - не реже 1 раза в квартал.

В ходе проверки проверяются;

- правильность и своевременность выполнения требований нор­мативных документов по обеспечению медицинским имуществом;

- полнота и качество планирования по вопросам медицинского снабжения; выполнение мероприятий, предусмотренных годовыми и месячными планами и другими планирующими документами;

- обеспечение учреждений (формирований) службы медицины катастроф медицинским имуществом, положенным по табелям и нормам;

- целесообразность и эффективность расходования медицинского имущества и денежных средств;

- правильность эксплуатации, хранения и ремонта медицинского - правильность ведения учета и отчетности;

- своевременность и качество организации и проведения кон­трольно-ревизионной работы должностными лицами и назнача­емыми комиссиями;

- состояние работы по предупреждению и меры борьбы с утра­тами, недостачами и незаконным расходованием материальных и денежных средств, а также по устранению причин, способст­вующих их возникновению; организация своевременного возме­щения причиненного государству ущерба;

- соблюдение режима экономии в расходовании медицинского имущества и денежных средств;

- знание и выполнение должностными лицами функциональных обязанностей по вопросам медицинского снабжения;

- состояние средств измерений и проведение мероприятий по бе­зопасной эксплуатации объектов гостехнадзора;

- выполнение предложений и устранение недостатков по актам предыдущих инвентаризаций, проверок и ревизий, а также ука­заний вышестоящих должностных лиц.

Результаты проверки или проверок за определенный период, при необходимости, объявляются в приказе с указанием положительных сторон в работе, выявленных недостатков и ме­роприятий по их устранению.

В ходе проверок обращается внимание на хранение, учет и использование медицинского имущества в амбулатории, лаза­рете медицинского пункта, подразделениях лечебного учрежде­ния. Особенно тщательно проверяется соблюдение установлен­ных требований по обращению с особо ядовитыми, ядовитыми и наркотическими лекарственными средствами. Плановые проверки наличия и расхода спирта этилового проводятся ежемесячно.

Важной формой контроля, используемой преимущественно органами управления, является анализ отчетных документов. В отделении (отделе) медицинского снабжения эта форма конт­роля должна применяться систематически, планомерно. Задача состоит в том, чтобы все отчетные документы, поступающие в орган управления от формирований и медицинских уч­реждений, состоящих на обеспечении медицинской техникой и имуществом, подвергались тщательной проверке и анализу. Особенно важным для органа управления является систематическая проверка донесений и заявок на медицинское имущество.

При анализе отчетных документов проверяются:

правильность составления и оформления отчетного документа, своевременность его представления;

достоверность содержащихся в отчете сведений;

соответствие поступивших сведений данным предыдущего от­чета с учетом полученного формированием (учреждением) и отпущенного (списанного) имущества;

законность списания медицинского имущества и правильность оформления документов.

Ввиду трудности и больших затрат времени большинство ор­ганов управления выполняет эту работу в течение года после отчетного периода. Методика состоит в сравнении данных после­дующего отчета с предыдущим. При этом с новыми отчетными документами тщательно сверяются все документы, накопившиеся в лицевом счете за отчетный период. Особенно внимательно проверяются сведения по дорогостоящему инвентарному имуществу.

При обнаружении грубых расхождений отчетных данных, сви­детельствующих о недостатках в ведении учета, о возможной утрате медицинского имущества, все претензии предъявляются руководителю (начальнику учреждения) официальным пись­мом. Ответ руководителя (начальника) должен внести полную яс­ность по возникшим вопросам: что фактически оказалось при выяснении на месте, подтверждение фактов документами, какое принято решение, какие проведены мероприятия.

Результаты проверки оформляются актом. Акт составляется на основе установленных при про­верке и документально подтвержденных фактов. Нарушения законности расхода, изменения качественного состояния, а так­же выявленные утраты материальных средств должны под­тверждаться сличительной ведомостью, а при необходимости расчетами в количественном и стоимостном выражениях. В акте излагается также краткий анализ причин выявленных наруше­ний и указываются виновные в этом должностные лица,

В случаях, когда материально ответственные лица имеют пре­тензии к комиссии по изложенному в акте материалу, к нему прилагаются необходимые документы и письменные объяснения должностных лиц, виновных в выявленных нарушениях.

Выявленные при проверке излишки медицинского имущества записываются на приход, недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), возмещаются виновными лицами в установленном порядке.

Результаты проверки объявляются в приказе должностного лица, назначившего проверку.

По итогам проведения проверок обобщается положительный опыт по организации снабжения медицинским имуществом и его техническому обеспечению. Принимаются ме­ры по совершенствованию организации медицинского снабже­ния и технического обеспечения.

Учебный вопрос №4: Документальная ревизия по вопросам обеспечения медицинским имуществом. Порядок и организация ее проведения.

Документальная ревизия является наиболее сложной формой контроль­но-ревизионной работы, но вместе с тем наиболее полно охватывает все стороны деятельности органов обеспечения медицинским имуществом. При плановой документальной ревизии проверяется вся деятельность аптеки, отделения медицинского снабжения или другого подразделения или формирования (медицинского учреждения) в целом за период после предшествующей ревизии. Он составляет 1 год при ревизии формирования и 2 года при ревизии медицинского учреждения, т.к. периодич­ность их обревизования ежегодная и 1 раз в 2 года соответственно.

Плановые документальные ревизии службы МК проводятся в соответствии с планами КРР службы МК региона, МЗ РФ.

В годовом плане контрольно-ревизионной работы службы МК указываются: задачи КРР, перечень медицинских учреждений (формирований), служб, в которых предусматривается проведение документальных ревизий, их объем, время и ответственные исполнители. Если на обеспечение медицинским имущест­вом к медицинскому учреждению прикреплены другие формирования, не входящие в его состав, они также подлежат ежегодному обревизованию и включаются в план КРР.

Для проведения комплексной документальной ревизии создается реви­зионная группа, руководитель которой разрабатывает план проведения ре­визии и организует ее выполнение. Для участия в ревизии региональных формирований (учреждений)привлекаются должностные лица службы МК федерального уровня, а для ревизии местных формирований (учреждений) - должностные лица службы МК региона. Все лица, включенные в состав ревизионной группы, выполняют обязанности и поль­зуются правами штатных инспекторов (ревизоров).

Инспектор обязан:

- твердо знать требования всех документов, регулирующих обеспечение медицинским имуществом и строго руководствоваться ими в своей работе, проявлять непримиримое отношение к нарушениям законности и госу­дарственной дисциплины, правильно оценивать вскрытые недостатки и на­рушения, принимать меры к тому, чтобы каждая ревизия способствовала улучшению обеспечения медицинским имуществом;

- до выезда на ревизию изучить все основные материалы, характеризующие состояние хозяйственной деятельности ревизуемой части;

- всесторонне изучить на месте обстановку и условия, в которых прохо­дит деятельность подразделений медицинского снабжения, чтобы при реви­зии дать ей объективную оценку;

- документально установить сущность выявленных недостатков и наруше­ний, размер причиненного государству материального ущерба, причины до­пущенных недостатков, нарушений и конкретных виновных в этом должност­ных лиц, вносить предложения о привлечении виновных к ответственности и возмещении причиненного ущерба;

- при обнаружении незаконного расходования материальных и денежных средств, использования их не по прямому назначению или других наруше­ний принять меры к немедленному прекращению выявленных нарушений, под­робно изложить о них в акте и доложить руководителю учреждения (формирования), а при выявле­нии фактов злоупотреблений - должностному лицу, назначившему ревизию, и по его решению информировать органы прокуратуры;

- поддерживать тесную связь с профсоюзной организацией, органами на­родного контроля и другими общественными организациями, использовать их помощь и рекомендации для проведения ревизии;

- выявлять положительный опыт и представлять предложения о распростра­нении этого опыта;

- проверять своевременность и полноту записей выявленных утрат меди­цинского имущества в книгу учета недостач, своевременность и правиль­ность принятых по ним решений, а также своевременность нанесенного государству материального ущерба за счет виновных лиц.

В конкретных условиях данные обязанности могут уточняться и до­полняться. Для того чтобы инспектор мог выполнить возлагающиеся на не­го обязанности, ему предоставляются определенные права:

- проверять правильность эксплуатации, ремонта, условия и порядок хра­нения, законность расходования, списания и полноту оприходования меди­цинского имущества, правильность возмещения причиненного ущерба;

- требовать от должностных лиц по месту ревизии предъявления первичных учетных документов, книг, карточек учета, планов, отчетов, служебной переписки и других документов, оправдывающих истребование и расходова­ние медицинского имущества и денежных средств, а в случае необходи­мости письменного объяснения по существу выявленных нарушений;

- при установлении злоупотреблений изымать и приобщать к акту необхо­димые подлинные документы, характеризующие незаконность операций, оставляя в делах оформленные в установленном порядке копии этих доку­ментов;

- свободного доступа в склады, парки, гаражи и другие места хранения имущества медицинской службы для их проверки, имея в необходимых слу­чаях специальный допуск или удостоверение;

- обращаться при необходимости в органы управления обеспечивающих службы, другие службы, к поставщикам, торговым и прочим орга­низациям, от которых получены или которым выданы медицинское имущество или денежные средства, для сличения документов, выданных ими ревизуе­мой службе;

- предлагать руководителю ревизуемой организации назначать расследова­ния для выявления причин и условий, способствующих возникновению не­достач, хищений, порчи и незаконного расходования медицинского иму­щества;

- получать копии документов, производить опечатывание дел, документов, аптек и медицинских складов ревизуемого формирования (медицинского учреждения);

- вносить предложения по устранению выявленных при ревизии недостат­ков, определять сроки выполнения этих предложений и представления док­ладов по данному вопросу должностному лицу, назначившему ревизию.

В плане реализации обязанностей данные права предоставляют инспектору достаточно широкие возможности и ими надо умело воспользо­ваться по решению лица назначающего ревизию права инспектора могут быть расширены или конкретизированы, что определяется ставящейся перед ним задачей.

Ревизор, оценив объем предстоящей ревизии, разрабатывает план ее проведения, рационально распределяя выделенное время, которое не может превышать 30 суток, на проверку состояния работы по обеспечению меди­цинским имуществом, работы аптеки по изготовлению лекарств, организа­ции и проведении инвентаризации медицинского имущества и на другие ме­роприятия. Для проведения документальной ревизии могут привлекаться сотрудники постоянно действующих инвентаризационных комиссий и рабочих инвентаризационных комиссий, поэтому в плане ревизии отражается распределение работ между всеми инспекторами.

При проведении ревизии отдела медицин­ского снабжения проверяется:

- правильность и законность определения потребности в меди­цинском имуществе и денежных средствах для его заготовки;

- полнота реализации выделяемых фондов на имущество, закон­ность оформления договоров (контрактов) на поставку продукции;

- наличие сверхнормативных и неиспользуемых запасов медицин­ского имущества и меры по их перераспределению и реализации;

- правильность составления и достоверность планирующих, учетных и отчетных документов;

- законность оформления накладных, счетов и других финансо­вых документов;

- состояние контрольно-ревизионной работы;

- состояние работы по предупреждению и усилению борьбы с бесхозяйственностью, незаконным расходованием (использо­ванием) , утратами, недостачей и хищениями медицинского иму­щества и денежных средств, а также по возмещению причинен­ного государству материального ущерба;

- своевременность и качество выполнения предложений по уст­ранению недостатков по актам предыдущих ревизий (проверок) и указаний вышестоящих органов управления;

- правильность и эффективность организации и ведения эконо­мической работы, выявления внутренних резервов и выработки практических рекомендаций по их использованию в деятельнос­ти учреждений (формирований) службы медицины катастроф;

- состояние материально-технической базы подчиненных меди­цинских складов, аптек и мероприятия по дальнейшему совер­шенствованию.

Проверяются и другие вопросы по указанию должностных лиц, назначивших ревизию.

При проведении ревизии медицинского скла­да проверяется:

- законность проведенных операций по приему, выдаче (отправ­ке), изменению качественного (технического) состояния и спи­санию медицинского имущества;

- обоснованность составления и оформления инвентаризацион­ных описей, начисления естественной траты (убыли) и перено­са учетных данных по остаткам имущества в новые книги и кар­точки учета;

- порядок составления, оформления и представления отчетной документации;

- наличие и реальность планов работы;

- своевременность и правильность ведения учета и предъявле­ния претензий к поставщикам продукции и органам транспорта и контроль за своевременностью и полнотой удовлетворения претензий;

- обеспеченность складскими помещениями и их соответствие предъявляемым условиям хранения медицинского имущества;

- состояние, загруженность, оборудование средствами механиза­ции и паспортизация хранилищ;

- уровень механизации погрузочно-разгрузочных и других работ;

- наличие и возможность ведения массовых погрузочно-разгрузочных работ по отгрузке (выдаче) медицинского имущества и готовность склада обеспечивать эту работу;

- состояние территории склада (ограждений, подъездных путей т.д.) и меры по ее улучшению;

- объем и качество строительства новых и реконструкции суще­ствующих складских объектов;

- порядок хранения медицинского имущества, соблюдение уста­новленных требований и применение прогрессивных способов хранения имущества;

- соблюдение правил хранения и сроков освежения резервов иму­щества, консервации и переконсервации медицинской техники;

- выполнение требований по обращению с особо ядовитыми, ядовитыми списка А, наркотическими лекарственными средства­ми, психотропными веществами и спиртом этиловым;

- состояние пожарной безопасности склада;

- организация охраны склада, работа контрольно-пропускного пункта по предотвращению хищений имущества;

- контроль со стороны должностных лиц склада за хранением, снабжением, качественным состоянием, освежением, обработкой и содержанием имущества.

По указанию соответствующих должностных лиц на медицин­ских складах может проверяться порядок выполнения и других задач.

При проведении ревизии медицинских фор­мирований службы медицины катастроф, их аптек проверяется:

- обоснованность определения потребности и целесообразность истребования медицинского имущества;

- наличие и сохранность приходных и расходных документов, правильность их оформления и законность проведения учетных операций;

- правильность записей в книгах учета и соответствие учета данным снятия остатков имущества при инвентаризации, а так­же подлинность учетных документов, на основании которых проводились записи;

- законность списания медицинского имущества;

- соблюдение законности и режима экономии в расходовании медицинского имущества, эффективность мероприятий по эко­номии медицинского имущества;

- наличие сверхнормативных запасов медицинского имущества, меры по их реализации;

- соблюдение установленного порядка приемки, хранения, учета и отпуска особо ядовитых, ядовитых списка А и наркотических лекарственных средств, психотропных веществ и спирта этило­вого;

- обоснованность, своевременность и законность проведенного освежения медицинского имущества;

- содержание аптеки, условия работы персонала и порядок хра­нения медицинского имущества;

- соблюдение технологии изготовления лекарственных форм, получения и контроля очищенной воды для инъекций, режима стерилизации, правил мытья аптечной посуды и инвентаря;

- состояние внутриаптечного контроля;

- состояние технического обслуживания, ремонта и метрологи­ческого обслуживания медицинской техники;

- правильность ведения учета и хранения медицинского имуще­ства, законность и целесообразность его расходования в меди­цинских формированиях и других подразделениях центра меди­цины катастроф.

Порядок проведения документальной ревизии.

Ревизия начинается с заслушивания руководителя ревизуемой службы (начальника отдела медицинского снабжения, начальника аптеки) о состоянии работы по обеспечению медицинским имуществом формирования (медицинского учреждения), инструктажа инспекторов, после чего начинается их работа.

Ревизии проводятся с инвентаризацией медицинского имущества в полном объеме или по номенклатуре, устанавливае­мой должностным лицом, назначившим ревизию, или председа­телем ревизионной комиссии (дорогостоящие и дефицитные предметы медицинского имущества, спирты, ядовитые, наркоти­ческие и психотропные лекарственные средства и др.). В ходе ревизии проводится снятие остатков одноименных предметов медицинского имущества, находящихся на текущем снабжении и в резерве.

Инвентаризация медицинского имущества начинается с доклада рапор­тов материально-ответственных лиц о наличии имущества, полноте его оп­риходования или списания. Затем инспектор приступает к проверке факти­ческого наличия медицинского имущества в формировании (медицинском учреждении) которое завершается составлением акта снятия остатков.

Результаты ревизии оформляются актом. Акт составляется на основе установленных при ревизии и документально подтвержденных фактов. Нарушения законности расхода, изменения качественного состояния, а так­же выявленные утраты материальных средств должны под­тверждаться сличительной ведомостью, а при необходимости расчетами в количественном и стоимостном выражениях. В акте излагается также краткий анализ причин выявленных наруше­ний и указываются виновные в этом должностные лица,

В случаях, когда материально ответственные лица имеют пре­тензии к комиссии по изложенному в акте материалу, к нему прилагаются необходимые документы и письменные объяснения должностных лиц, виновных в выявленных нарушениях.

Выявленные при инвентаризации, ревизии излишки медицинского имущества записываются на приход, недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), возмещаются виновными лицами в установленном порядке. Акт под­писывает руководитель ревизионной группы, инспектор, председатель и члены комиссии, руководитель формирования (медицинского учреждения) и начальник ме­дицинской службы.

Результаты ревизии объявляются в приказе руководителя формирования (медицинского учреждения) с указа­нием мер по устранению выявленных недостатков, внедрению положительно­го опыта работы и назначением ответственного лица за контролем устра­нения недостатков и выполнения предложений, отраженных в акте. В срок, установленный в акте документальной ревизии, руководитель формирования (медицинского учреждения) обязан представить доклад об устранении выявленных недостатков.

По итогам проведения ревизий обобщается положительный опыт по организации снабжения медицинским имуществом и его техническому обеспечению. Принимаются ме­ры по совершенствованию организации медицинского снабже­ния и технического обеспечения.

Необходимо отметить, что документальная ревизия налагает большую ответственность на всех ее участников - на инспекторов и должностных лиц проверяемого формирования (медицинского учреждения). Все они обязаны выявить истинное положение дел на момент ревизии и всячески способствовать этому. И наоборот, за сок­рытие или содействие сокрытию фактов недостач, хищений, порчи, неза­конного получения или расходования медицинского имущества, непредъяв­ление документов или предъявление неправильных или фиктивных докумен­тов виновные привлекаются к дисциплинарной или уголовной ответствен­ности.

Учебный вопрос №5: Порядок приема и сдачи аптеки при смене должностных лиц.

Для приема и сдачи дел и должности начальника ап­теки приказом руководителя центра МК (начальника учреждения) на­значается комиссия.

Прием дел и должности производится лично принимаю­щим от сдающего в присутствии комиссии.

Прием и сдача дел и должности начальника аптеки ме­дицинского учреждения производятся по календарному плану, разрабатываемому совместно принимающим и сдающим дела и должность и председателем комиссии. План составляется по произвольной форме, содержит перечень основных мероприя­тий с указанием очередности и сроков их выполнения и утвер­ждается командиром (начальником) лица, принимающего де­ла и должность.

В зависимости от объема работы и размеров запасов медицинского имущества для приема и сдачи дел и должности начальника аптеки лечебного учреждения устанавливается срок не более 15 дней, для начальника аптеки формирования - не более 10 дней.

Прием и сдача дел и должности должны проходить без нарушения нормальной работы аптеки. Руководство работой аптеки до окончания приема и сдачи дел и должности (до ут­верждения акта) осуществляет лицо, сдающее дела и дол­жность. Выдача медицинского имущества из материальной ап­теки в этот период производится только с ведома лица, прини­мающего дела и должность, и председателя комиссии.

Принимая дела и должность, начальник аптеки обязан:

- ознакомиться с личным составом и общими вопросами деятельности аптеки;

- проверить состояние учета и отчетности;

- проверить и принять медицинское имущество, числящееся за аптекой, в том числе имущество, находящееся на хранении;

- проверить на выдержку учет и наличие медицинского имущества в подразделениях;

- ознакомиться с актами последних проверок аптеки (ин­вентаризации, документальной ревизии).

1. При ознакомлении с общими вопросами деятельности аптеки принимающий дела и должность изучает условия раз­мещения, оборудование и состояние производственной работы аптеки; установленный порядок обеспечения медицинским иму­ществом (прикрепление на снабжение, порядок представления заявок, организация подвоза имущества); нормы снабжения, положенные по табелю к штату, и установленные размеры запаса; проверяет выполнение правил пожарной безопасности, наличие инструкций по пожарной безопасности и положенных средств пожаротушения, а также соблюдение правил техники безопасности при эксплуатации медицинской аппаратуры и оборудования и состояние используемых в апте­ке средств измерений.

2. Проверкой состояния учета и отчетности устанавлива­ется соответствие заведенного учета и отчетности по медицин­скому имуществу и порядка его ведения требованиям положения по организации медицинского снабжения службы МК МЗ РФ.

Принимающий сверяет данные учета инвентарного ме­дицинского имущества формирования (медицинского учреж­дения) с учетом отдела медицинского снабжения довольствующего органа.

В ходе проверки устанавливаются правильность и за­конность произведенных в книгах учета записей и выведенных в них остатков. По окончании работы принимающий дела и должность совместно с комиссией оценивает состояние учета и отчетности, а также законность оформления операций с меди­цинским имуществом.

3. Прием медицинского имущества, хранящегося в аптеке, заключается в проверке его наличия, качественного состояния, комплектности и условий хранения.