Базы Данных

4.Проектирование и настройка форм и интерфейсов

19.Существуют ли ограничения на применение команды Пустая форма? Какой макет отображения свойственен форме, созданной при помощи команды Пустая форма? Какие вкладки команд доступны при создании формы командой Пустая форма? Какие возможности по доработке формы предоставляют команды этих вкладок?

20.Каковы различия функциональных возможностей Мастера форм

икоманд Форма и Пустая форма?

21.Как создать одиночную форму при помощи Мастера форм? Где в Окне свойств в данном случае отражается источник записей формы?

22.Как создать две связанные формы при помощи Мастера форм? В каких макетах отображаются связанные формы? Как осуществляется работа с такими формами? Когда полезно использовать связанные формы?

23.Как создать иерархическую форму при помощи Мастера форм? Что представляют собой основная форма и подчиненная к ней? В каких макетах отображаются основная и подчиненная формы? Как осуществляется работа с такими формами? Когда целесообразно использовать иерархическую форму? Сколько уровней подчинения форм допускает Access?

24.Какие изменения в структуру и внешний вид формы можно внести в Режиме макета? Перечислите основные вкладки и инструменты данного режима. Продемонстрируйте работу этих инструментов на одной из форм вашего варианта задания.

25.Какие изменения в структуру и внешний вид формы можно внести в режиме Конструктор форм и нельзя в Режиме макета? Укажите основные инструменты Конструктора форм. Продемонстрируйте работу этих инструментов на одной из форм вашего варианта задания.

26.Для чего предназначена команда Автоформат? В каких режимах работы с формами она доступна? Примените данную команду к любой из созданных вами форм.

27.Что понимается под макетом элемента управления? Какие макеты элементов управления предусмотрены в Access? Как можно перейти от одного макета к другому? В каких режимах работы с формами доступны такие изменения?

190

4.Проектирование и настройка форм и интерфейсов

28.Каким образом в форме можно модифицировать формат отображения числовых полей? Изменяется ли при этом формат числового поля базовой таблицы, выступающей в качестве источника записей формы? Продемонстрируйте форматирование числового поля на одной из созданных вами форм.

29.Для чего предназначено условное форматирование? Какие способы условного форматирования предусмотрены в Access? Сколько условных форматов можно задать для одного элемента управления формы?

30.Какие действия необходимо выполнить, чтобы задать условное форматирование на основе значения элемента управления? Продемонстрируйте эти действие на одной из форм вашего варианта задания. Как взаимодействуют между собой несколько условных форматов, заданных для одного элемента управления?

31.Какие действия необходимо выполнить, чтобы задать условное форматирование на основе выражения? Продемонстрируйте эти действие на одной из форм вашего варианта задания.

32.В каких случаях надлежит применять условное форматирование на основе выражения? Можно ли задать условный формат для свободного и вычисляемого элемента управления? Приведите примеры.

33.Какие действия надо выполнить, чтобы добавить в форму поочередное выделение строк цветом? Продемонстрируйте эти действия на одной из форм вашего варианта задания.

34.Какие действия необходимо выполнить, чтобы добавить в форму вычисляемое поле? Продемонстрируйте эти действия на одной из форм вашего варианта задания. Допускает ли Режим макета добавление вычисляемых полей? Допускается ли изменение значений вычисляемых полей в

Режиме формы?

35.Какие действия нужно выполнить, чтобы задать нумерацию строк в форме? Продемонстрируйте эти действия на одной из форм вашего варианта задания.

36.Каково назначение кнопок? Как можно создать кнопку при помощи Мастера кнопок? Перечислите категории команд, которые могут быть привязаны к кнопке. Какие свойства имеет кнопка?

191

4.Проектирование и настройка форм и интерфейсов

37.Каково назначение вкладки? Как можно создать набор вкладок? Как можно изменить порядок вкладок? Как можно переименовать вкладку? Какие свойства имеет вкладка?

38.Какие две модели организации пользовательского интерфейса предусмотрены в Access? Дайте сравнительную характеристику этих моделей.

39.Что понимается под кнопочной формой? Приведите последовательность действий для создания кнопочной формы при помощи Диспетчера кнопочных форм. Как изменяется кнопочная форма? Как удаляется кнопочная форма?

40.Каким образом создается пользовательский интерфейс в области переходов? Приведите последовательность действий по формированию пользовательской категории и пользовательских групп.

192

СОЗДАНИЕ 5И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

МАКРОСОВ

Инструменты Access формируют объекты базы данных с определенными функциональными возможностями. Часто, когда база данных уже создана (определены таблицы, запросы, отчеты и формы), возникает необходимость расширение установленных возможностей. Это можно сделать с помощью средств программирования. Под программированием в Access понимают создание и добавление в базу данных макросов или модулей VBA. Макрос – программа, записанная в виде последовательности макрокоманд (их в Access несколько десятков). Модуль VBA – программа, записанная на языке VBA (Visual Basic для приложений). VBA является языком программирования более низкого уровня, чем язык макрокоманд. В Access допускается преобразование макроса в модуль VBA. Данная тема посвящена только вопросам создания и применения макросов. Проблемы программирования на VBA обширны и выходят за рамки настоящего учебного пособия. С ними можно ознакомиться в работах [1, 7].

5.1. НЕМНОГО ТЕОРИИ

Назначение макросов Основные типы макросов Построитель макросов Макрокоманды

Создание изолированного макроса Создание группы макросов Запуск изолированного макроса Режим отладки макроса

Связывание изолированного макроса с событием Создание внедренного макроса

Создание макроса AutoKeys Создание макроса AutoExec

Применение макросов в контекстных меню Использование макроса для отмены печати отчета

5. Создание и использование макросов

НАЗНАЧЕНИЕ МАКРОСОВ

Макрос – программа, составленная из макрокоманд. Макросы представляют собой мощный инструмент, позволяющий автоматизировать многие задачи, выполняемые в Access. В частности, в макрос можно включить команды, осуществляющие свертывание или развертывание окон, блокировку области переходов (например, чтобы не допустить удаление объектов базы данных), вывод сообщений, сохранение объектов базы данных, закрытие текущей базы данных и др. Кроме того, можно указать событие или условие, запускающее макрос (например, щелчок мыши или открытие объекта). В целом макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, когда программа записывается в виде последовательности макрокоманд. Каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, затем в нее подставляются аргументы.

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ МАКРОСОВ

Взависимости от способа запуска выделяют

макросы событий. Они выполняются в ответ на какое-либо событие. При этом под событием понимается любое действие, выполняемое в базе данных (щелчок мыши, нажатие кнопки, открытие формы, отчета и т.п.);

макрос AutoKeys. Запускается с помощью сочетания клавиш;

макрос AutoExec. Начинает выполняться при всяком открытии базы данных;

макросы, которые запускаются через контекстное меню.

Макрос может быть изолированным или внедренным. Изолированный макрос – самостоятельный объект базы данных, который имеет имя, и после создания отображается в области переходов. Его можно связать с одним или несколькими событиями, сочетаниями клавиш.

Несколько изолированных макросов могут быть оформлены в виде группы макросов. Группа макросов набор взаимосвязанных изолированных макросов, которые отображаются в области переходов под общим именем. Такой набор часто называют просто макросом.

194

5. Создание и использование макросов

Обращение к изолированному макросу (одному макросу или группе макросов) осуществляется по имени. Допускается вызов макроса, входящего в некоторую группу. В этом случае используется префиксная форма обращения: ИмяГруппыМакросов.ИмяМакроса.

Внедренный макрос – это макрос, непосредственно привязанный к какому-либо событию. Он не имеет имени и не отображается в области переходов, т.к. является частью формы, отчета или элемента управления, в которых был создан.

ПОСТРОИТЕЛЬ МАКРОСОВ

Макросы создаются при помощи Построителя макросов. Чтобы вызвать Построитель макросов надо выполнить следующие действия. На вкладке Создание в группе Другие щелкнуть Макрос. Если эта кнопка недоступна, то следует щелкнуть стрелку под кнопкой Модуль либо под кнопкой Модуль класса, а затем щелкнуть Макрос. На экране отобразится бланк построителя макросов, откроется вкладка Конструктор. С помощью команд вкладки Конструктор можно изменять состав столбцов бланка, вставлять или удалять строки, запускать макрос (табл. 5.1).

На бланке всегда присутствуют столбец Макрокоманда с выпадающим списком макрокоманд и столбец Примечание, предназначенный для записи комментариев. На описание отдельной макрокоманды отводится одна строка бланка построителя макросов.

Столбец Имя макроса заполняется только при создании группы макросов. В нем записывается имя макроса, входящего в группу. Имена макросов нужны, чтобы иметь возможность различать отдельные макросы внутри группы. Имя группы макросов задается при сохранении группы как объекта базы данных.

Каждая макрокоманда имеет свой набор аргументов. Подробная информация об аргументах макрокоманды располагается в области Аргументы макрокоманды. Эта область находится в нижней части бланка построителя макросов и активизируется после выбора макрокоманды. Здесь можно вводить значения аргументов и изменять их. Столбец Аргументы предназначен лишь для отображения краткой информации об аргументах.

195

5. Создание и использование макросов

Таблица 5.1

Группа команд	Команда	Назначение команды
Сервис	Выполнить	Выполнение	макрокоманд,
		перечисленных в макросе
	По шагам	Включение или отключение
		пошагового режима		выполне-
		ния макроса
	Построитель	Вызов Построителя выраже-
		ний. Команда активизируется
		при вводе аргумента макроко-
		манды
Строки	Вставить строки	Добавление	пустых	строк в
		указанное место
	Удалить строки	Удаление выделенных строк в
		бланке построителя макросов
Показать или	Показать все действия	Отображение	полного или
скрыть		краткого списка макрокоманд
	Имена макросов	Отображение	или	скрытие
		столбца Имя макроса
	Условия	Отображение	или	скрытие
		столбца Условие
	Аргументы	Отображение	или	скрытие
		столбца Аргументы

В столбец Условие вводятся требования, которые должны быть соблюдены, для того чтобы макрокоманда была выполнена. Например, макрокоманда Сообщение может выводить предупреждающее сообщение, если нарушены какие-либо условия целостности данных, или сообщение о недостающих данных. Условия формулируются в виде логического выражения – выражения, принимающего значения Истина или Ложь. Если значение выражения равно Ложь, то макрокоманда не выполняется.

196

5. Создание и использование макросов

Одно условие может относиться к последовательности макрокоманд. Для первой макрокоманды этой последовательности в столбце Условие записывается логическое выражение, а во всех следующих – многоточие «…». Для создания выражения разумно использовать Построитель выражений, к которому можно обратиться через контекстное меню или щелк-

нуть команду Построитель на вкладке Конструктор в группе Сервис.

Выражения, задаваемые для макросов, подчиняются тем же синтаксическим правилам, что и условия в таблицах и запросах.

Рекомендация. Чтобы временно пропустить макрокоманду, следует в столбце Условие для нее записать Ложь. Временный пропуск макрокоманды бывает полезным при отладке макроса.

МАКРОКОМАНДЫ

Макрокоманда – команда в макросе, выполняющая определенное действие. В Access существует несколько десятков макрокоманд. Наиболее распространенные макрокоманды представлены в табл. 5.2. Полный перечень макрокоманд можно найти в выпадающем списке Построителя макросов. В Построителе макросов можно также получить дополнительные сведения о макрокоманде или аргументе. Для этого следует выделить нужный элемент. В правом нижнем угле окна появится краткое описание элемента. Подробное описание макрокоманд имеется в справочной системе Access.

Как и в обычном программировании, при создании макросов допускается использование временных переменных и вложенных макросов. Для этих целей предназначены макрокоманды: ЗадатьВремПеременную, Уда-

литьВремПеременную, УдалитьВсеВремПеременные, ЗапускМакроса. Макрокоманды ОстановитьМакрос, ОтменитьСобытие, ПриОшибке

традиционно используются для обработки неординарных событий и ситуаций, возникающих при работе с базой данных и выполнении макросов.

197

5. Создание и использование макросов

Таблица 5.2

Макрокоманда	Выполняемое действие				Обязательные аргументы
Восстановить	Возврат	развернутого		или	Нет
	свернутого окна в исходное
	состояние
Развернуть	Увеличение размера активно-				Нет
	го окна до размера главного
	окна Access
Свернуть	Уменьшение		размера	актив-	Нет
	ного окна до маленькой стро-
	ки заголовка в нижней части
	главного окна Access
ОткрытьТаблицу	Открытие таблицы. По умол-				ИмяТаблицы – имя таблицы,
	чанию в Режиме таблицы				которую необходимо открыть
ОткрытьЗапрос	Открытие запроса. По умол-				ИмяЗапроса – имя запроса,
	чанию в Режиме таблицы				который надо открыть
ОткрытьОтчет	Открытие отчета. По умолча-				ИмяОтчета – имя отчета, ко-
	нию в режиме Представле-				торый нужно открыть
	ние отчета
ОткрытьФорму	Открытие формы. По умолча-				ИмяФормы – имя формы, ко-
	нию в Режиме формы				торую надо открыть
Закрыть	Закрытие объекта базы дан-				Нет
	ных. По умолчанию команда
	действует на активный объект
Сохранить	Сохранение		объекта	базы	Нет
	данных. По умолчанию ко-
	манда действует на активный
	объект
ЗадатьСвойство	Определение		свойства для		ИмяЭлемента – имя элемента
	элемента	управления		актив-	управления, свойство которо-
	ной формы или активного от-				го надо изменить. Свойство –
	чета: Вывод на экран, Бло-				название свойства. Значение –
	кировка, Подпись и др.				новое значение свойства

198

5. Создание и использование макросов

			Продолжение табл. 5.2
Макрокоманда	Выполняемое действие		Обязательные аргументы
Печать	Вывод на печать активного объ-		Нет
	екта базы данных. По умолча-
	нию все данные активного объ-
	екта
Сообщение	Отображение	окна сообщения,	Сообщение – текст до 255
	содержащего	предупреждение	символов
	или некоторые сведения
Зафиксировать	Блокировка области переходов,		Блокировка – значение Да,
ОбластьПереходов	например, чтобы не допустить		чтобы	заблокировать об-
	удаление объектов базы данных		ласть	переходов, значение
			Нет, чтобы разблокировать
			область переходов
ДобавитьМеню	Формирование меню на основе		ИмяМакроса – имя группы
	группы макросов		макросов, задающих ко-
			манды меню
ЗапускМакроса	Выполнение макроса		ИмяМакроса – имя макро-
			са, который требуется вы-
			полнить
ОстановитьМакрос	Останов работающего в данный		Нет
	момент макроса, например, при
	выполнении некоторого условия
ОтменитьСобытие	Отмена события, приведшего к		Нет
	запуску макроса, содержащего
	эту макрокоманду
ПриОшибке	Определение способа обработки		Перейти – способ обработ-
	ошибки, возникшей при выпол-		ки ошибки
	нении макроса
ЗакрытьБазу	Закрытие текущей базы данных		Нет
Данных
Выход	Выход из Access		Нет

199