Доп.мат-Краткое руководство по СУБД Access

31

Области можно включать/убирать командой Вид главного меню.

Панель элементов

Панель элементов служит для размещения объектов в форме. Она содержит следующие кнопки:

Выбор объекта (выделение элемента, раздела);

Мастера (включение какого-либо мастера);

Надпись (создание текста в форме);

Поле (размещение поля таблицы в форме);

Переключатели (размещение групп переключателей);

Выключатель;

Переключатель;

Флажок;

Поле со списком;

Список;

Кнопка;

Рисунок (общий для всей формы);

Свободная рамка объекта (объект OLE, общий для всей формы);

Присоединенная рамка объекта (объект OLE для каждой записи);

Разрыв страницы;

Набор вкладок (форма с вкладками);

Подчиненная форма (создание);

Линия (рисование);

Прямоугольник;

Другие элементы.

При создании формы можно пользоваться свойствами создаваемых элементов (Команда Вид/Свойства, кнопка Свойства панели инструментов, контекстное меню) (рис. 29).

Окно диалога содержит здесь ярлыки:

Макет (оформление объекта);

Данные (свойства источника данных);

События (их список);

Другие;

Все (общий перечень).

Объекты в форме можно перемещать, удалять, менять размеры и свойства. Первоначально их надо выделить или кнопкой Shift и мышью или кнопкой Выбор объектов панели элементов и мышью с помощью рамки. Появится объ-

32

единение в виде прямоугольников. Изменение размера достигается перемещением этих фигур. Перемещение объекта производится мышью после появления символа руки.

Рис. 29. Окно свойств формы

Процесс создания формы может включать все или некоторые ниже перечисленные процедуры:

Размещение текста;

Размещение полей;

Создание кнопок;

Размещение линий, рисунков;

Размещение групп переключателей;

Размещение флажков;

Создание списков и полей со списком;

Создание других элементов;

Перемещение объектов.

Размещение текста

Надо выбрать элемент Надпись на панели элементов, встать мышью в нужное место области формы, набрать текст, нажать Enter. С помощью выделения объекта и функции Формат можно отредактировать текст.

Размещение полей ввода

Выбирается элемент Поле, размещается в форме. Затем необходимо связать этот объект с полем запроса или таблицы через функцию Свой-

ства/Данные/Список полей (Построитель выражений). На вкладке Другие

можно задать свойство Всплывающая подсказка (этот текст будет появляться

33

через некоторое время в самой форме при размещении на поле мыши). Можно задать надпись к полю (вкладка Макет). Перечень полей можно вызвать и командой панели инструментов, а затем перетащить нужное поле мышью, при этом надпись поля появится автоматически.

Создание кнопки

Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или последовательности действий. MS Access предусмотрел создание около 30 кнопок. Последовательность действий следующая: установить режим мастера на панели элементов, выбрать там же элемент Кнопка, установить мышь в нужном месте формы и нажать ее кнопку. Запускается Мастер создания кнопки (рис. 30). Последовательность всплывающих окон позволяет получить нужный результат.

Рис. 30. Мастер создания кнопки

Размещение графического изображения

Для этого используются элементы Рисунок (общий для всей формы), Сво-

бодная рамка объекта (объект OLE, общий для всей формы), Присоединенная рамка объекта (объект OLE для каждой записи) панели элементов. Выбрав элемент Рисунок, надо установить указатель мыши в нужном месте формы с нажатой кнопкой. Не отпуская кнопку мыши и перемещая мышь по диагонали, задается область ввода изображения. После отпускания кнопки появляется диалоговое окно выбора рисунка (рис. 31).

34

Рис. 31. Окно выбора рисунка

При размещении элемента OLE выделение области производится аналогично. После выделения области необходимо войти в окно свойств объекта (опция Свойства контекстного меню) на вкладку Данные и в строке Данные из всплывающего списка выбрать поле таблицы с нужной информацией.

Возможно размещение рисунка в виде фонового изображения. Для его создания необходимо войти в окно Свойства всей формы (двойной щелчок кнопки мыши в области выделения всей формы – квадратная кнопка на пересечении линеек разметки). На вкладке Макет (рис. 29) в строке Рисунок указывается путь к файлу рисунка. В свойстве Масштабы рисунка задается формат изображения.

Создание переключателей различного типа

К ним относятся выключатели, переключатели, флажки. Они предназначены для облегчения ввода информации в форму и, соответственно, в исходную таблицу. При нажатии на этот элемент управления заранее определенная информация заносится в поле таблицы. Для их создания можно воспользоваться соответствующим Мастером (включить Мастер на Панели элементов, выбрать соответствующий элемент управления и перетащить его в нужное место Конструктора формы). Мастер представляет собой последовательность окон, двигаясь по которой задаются параметры элементов управления.

Возможно создание переключателей без использования Мастера (а также коррекция созданного элемента). Для этого надо выделить данный элемент управления в окне Панели элементов и перенести его в окно Конструктора формы (сначала группу переключателей, затем – каждый переключатель/выключатель/флажок). В Конструкторе формы нажать правую кнопку мыши и вы-

35

брать опцию Свойства во всплывающем меню. В появившемся окне надо войти на вкладку Данные и в строке Данные ввести: для группы переключателей – имя поля таблицы, для каждого переключателя/выключателя/флажка – содержимое поля, которое будет вноситься в таблицу при нажатии этого элемента.

Данные для группы переключателей могут иметь только числовой тип.

Создание флажков

Для ввода информации логического типа удобно использовать этот элемент. Процедура создания аналогична вышерассмотренной (без Мастера).

Создание списка

Используется для ввода фиксированного набора значений в поле таблицы. Возможно преобразование созданного поля. Для этого выделяется данный объект в Конструкторе и после нажатия правой кнопки мыши выбирается опция Преобразовать элемент в. Задается вид Список. Затем выбирается опция

Свойства данного объекта. На вкладке Данные в строке Тип источника строк

выбирается Список значений, а в строку Источник строк вносятся данные через «;».

Более просто создать список с использованием Мастера через последовательность всплывающих окон.

Создание поля со списком

Отличие от предыдущего случая в том, что этот элемент позволяет заносить в поле таблицы и значения, отсутствующие в перечне. При создании без

Мастера надо в строке Ограничиться списком окна Свойства вкладки Данные ввести Нет.

Создание других элементов

MA Access содержит широкий список дополнительных элементов. В качестве примера можно разместить в форме календарь. Дополнительным удобством здесь является то, что выбранная дата автоматически будет вноситься в поле таблицы.

7.2. МНОГОСТРАНИЧНЫЕ ФОРМЫ

Часто возникает необходимость создавать форму для связанных таблиц или обеспечить компактную форму при большом объеме информации. Для связанных таблиц можно использовать связанные или подчиненные формы. Они могут создаваться при помощи Мастера форм. При запуске Мастера первоначально выбирается подчиненная таблица и указываются ее поля для включения

36

в форму (Выбранные поля). Здесь же выбираются поля и второй таблицы. В следующем окне (рис. 32) необходимо определить главную и подчиненную таб-

лицы и задать опцию Подчиненные формы/Связанные формы. Разница за-

ключается в виде представления информации в готовой форме. Подчиненная форма постоянно представляет на экране данные из подчиненной таблицы, а связанная – только при нажатии соответствующей кнопки.

Рис. 32. Мастер связанных/подчиненных форм

Эти же формы можно создать в готовой форме через окно Элементы управления (Панель элементов).

Если исходная таблица содержит много полей, то форму можно разбить на вкладки. На панели Элементы управления надо выбрать элемент Набор вкладок и разместить его в окне Конструктора. Из Списка полей переносятся нужные поля в конкретную вкладку. Можно разместить на вкладках и элементы управления. При необходимости количество вкладок можно изменить. Необходимо после нажатия правой кнопки мыши в выделенной вкладке в контекстном меню выполнить команду Добавить вкладку/Удалить вкладку/Последо-

вательность вкладок. Имя вкладки можно изменить в окне ее свойств в строке

Подпись.

37

7.3. ФОРМАТИРОВАНИЕ

Эта функция определяет внешний вид создаваемой формы. Полезным дополнением здесь является условное форматирование, например, выделение цветом информации в поле по условию на значение этого поля. Для ее запуска надо выполнить команду Формат/Условное форматирование (рис. 33).

Рис. 33 Условное форматирование

7.4. ЗАПУСК ФОРМЫ

Важным свойством формы является возможность ее включения при открытии БД. Для этого необходимо в меню Сервис/Параметры запуска (рис. 34) указать имя запускаемой формы. Все остальные элементы можно отключить. Для восстановления первоначальных параметров запуска необходимо выполнять открытие БД с нажатой кнопкой SHIFT.

Рис. 34. Задание параметров запуска БД

38

8. ОТЧЕТЫ

Отчет – это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл.

Простейший способ создания отчета – Автоотчет. (Вставка/Автоотчет

или кнопка Новый объект/Автоотчет).

Более гибкими возможностями обладают способы:

Автоотчет: ленточный;

Автоотчет: в столбец;

Мастер отчетов;

Конструктор отчетов;

Диаграмма;

Почтовые наклейки.

Любая процедура запускается после открытия БД, выбора вкладки Отчеты и нажатия кнопки Создать.

Использование Мастера отчетов аналогично применению вышерассмотренных Мастеров. Важная функция здесь – группировка данных.

При движении по окнам Мастера необходимо выбрать таблицу или запрос, по которой (которым) создается отчет, задать поля, включаемые в отчет. В следующем окне (рис. 35) можно задать уровни группировки (указать поля, по записям которых будет производиться объединение информации – например, в поле Фамилия записи с одинаковыми фамилиями будут печататься рядом и с отступом, а также указать иерархию полей). Поля для группировки выделяются синим цветом. Затем задается порядок сортировки. В отчет можно добавить поля с итоговыми вычислениями, нажав кнопку Итоги (рис. 36). После задания стиля отчет можно посмотреть.

Созданный таким образом отчет можно отредактировать в режиме Кон-

структора.

Вэтом режиме в отчет можно добавлять элементы управления, аналогичные элементам управления форм.

Возможно создание отчетов по нескольким таблицам. Это можно сделать через Мастер отчетов, указав все включаемые таблицы и их поля. При правильной последовательности действий структура отчета имеет вложенный вид (рис. 37). Альтернативный способ – использование функции Подчиненный от-

чет панели элементов в Конструкторе отчета.

ВКонструкторе возможно добавление полей для вывода даты печати и подобной служебной информации, итоговых значений, нумерации записей. Для этого необходимо включить в отчет несвязанное поле и задать для него реализу-

39

емую функцию (правая кнопка мыши и функция Свойства, вкладка Данные, строка Данные). Для нумерации в этой строке пишется = 1, в строке Сумма с накоплением указывается Для всего (Для группы).

Рис. 35. Задание уровней группировки данных

Рис. 36. Варианты итоговых значений в отчете

40

Рис. 37. Мастер подчиненных отчетов

9. МАКРОСЫ

Макросом называется набор из одной или нескольких макрокоманд, представляющих собой заранее созданные программы, которые выполняются после определенных действий пользователя или СУБД. Макрос создается для автоматизации задач.

Как правило, макрос создается для запуска его при нажатии кнопки формы. Макросы используются в главной кнопочной форме, которая позволяет работать со всей БД (запускать другие формы, выполнять заранее созданные запросы и т. п.).

Создание макроса производится через Конструктор макросов. Конструктор можно запустить в окне БД вкладки Макросы нажатием кнопки Со-

здать. Можно запустить Конструктор макросов и из Конструктора формы.

При создании новой кнопки с использованием Мастера кнопок надо после нажатия правой кнопки мыши выполнить команду Обработка событий и в соответствующем окне (рис. 38) выбрать категорию Макрос. Добавление готового макроса к функции кнопки производится в Мастере кнопки выбором катего-

рии Разное в действии Выполнить макрос.