4_PDM
.pdfОсновные понятия электронного документооборота
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Карточка документа -
Набор атрибутивной информации, содержащий основные сведения о документе (метаданные)
Один или несколько атрибутов обязательно должны быть уникальными для однозначного определения документа
Атрибуты заносятся в базы данных и позволяют осуществлять поиск документов, управление ими и вывод отчетов по определенным признакам
Основные задачи электронного документооборота -
Систематизация и регламентация работы с документами
Подготовка документов по шаблонам
Ведение номенклатуры дел организации
Автоматизация учёта документов
Автоматизация процедур коллективной работы с документами
Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации
Основные цели внедрения электронного документооборота -
Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
Сокращение сроков согласования документов
Плюсы электронного документооборота +
Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам
Быстрый поиск документов
Аудит доступа пользователей к документам
Минусы электронного документооборота -
Высокие начальные затраты на внедрение
Необходимость отказа от некоторых стандартов и процедур, диктуемых стандартами
Сложность обучения пользователей работе с СЭД
Ключевые темы
Системы управления данными
Система управления данными об изделии (PDM) -
организационно-техническая система, обеспечивающая управление всей информацией об изделии. В качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты (корабли и автомобили, самолёты и ракеты, компьютерные сети и др.
Технологии в рамках PDM-систем:
Управление документами
Управление инженерными данными (engineering data management — EDM)
Управление информацией об изделии (product information management — PIM)
Управление техническими данными (technical data management — TDM)
Управление технической информацией (technical information management — TIM)
Управление изображениями и манипуляции информацией, всесторонне определяющей конкретное изделие.
Базовые понятия для PDM-систем:
ЭМИ – электронная модель изделия - совокупность всех типов электронных моделей, аннотаций, характеристик и атрибутов, которые вместе определяют и описывают геометрию и иные физические свойства изделия (ГОСТ 2.052-2005)
ЭСИ – электронная структура изделия - документ, содержащий в электронной форме состав сборочной единицы, комплекса или комплекта и иерархические отношения (связи) между его составными частями и другие данные в зависимости от его назначения (ГОСТ 2.053-2006)