Правила деловой переписки
.pdf24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
ТЕМА: РЕЧЕВОЙ ИНТЕЛЛЕКТ В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ
Как вести деловую переписку
2 УРОК ИЗ 2
Правила деловой переписки
Сегодня мы поговорим о правилах деловой переписки, и рассмотрим на примере, как должно выглядеть идеальное письмо.
Первое правило деловой переписки –
всегда уточняйте и проговаривайте контактные данные того, кому собираешься написать. Фамилию, имя и отчество, а также адрес электронной почты и номер телефона для связи в мессенджере. Если не поняли что-то лучше переспросить, чем потом переживать что Юлию Андреевну Вы назвали в письме Юлией Александровной, или Ваше письмо ушло не по тому адресу, из-за неправильно написанной буквы.
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
1/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Давайте рассмотрим на примере какие ошибки допустил Петр Иванович в письме. Нашли ошибку? Правильно, письмо адресовано Марии Семёновне, а обращение в письме к Марии Степановне.
Обращайте внимание на все блоки письма, в которых есть обращение к оппоненту по Имени и отчеству.
Правило номер два –
В письмах или мессенджере, прежде чем писать суть вопроса, поздоровайтесь. Лучше если это будет персональное приветствие. В случае, когда создан рабочий чат, нужно просто поприветствовать всех. Например, Всем доброе утро! Или Здравствуйте, коллеги!
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
2/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Давайте посмотрим на пример, и снова отыщем ошибку.
Петр Иванович поприветствовал Марию Семёновну, как при неформальном общении.
Третье правило деловой переписки –
правильно описать тему или суть вопроса. Не пишите Документация для отдела закупок. Письмо с таким заголовком могут даже не открыть. Пишите так, чтобы и тему отразить и себя упомянуть. Например, Товарные накладные для Петровой М. С. от ООО
«Главбух Студенты». Можно спровоцировать чувство срочности, если указать в теме письма «Коллеги, срочное дело». Такие письма стараются просмотреть сразу.
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
3/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Давайте найдем ошибки в примере.
Тема письма ничего не говорит о том, какой это акт, за какой квартал или год, да и вообще никак не отражает всей сути вопроса. Правильно было написать какие документы, за какой период или от какой компании вы высылаете.
Правило номер четыре –
Не пишите Caps Lock’ом. Большие буквы вызывают у человека раздражение. Людям кажется, что на них повышают голос. Caps’ом можно выделить только одно или два слова, имеющие наибольшую важность в письме.
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
4/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Посмотрите, как делать не нужно.
Капс лок в письме нельзя так часто использовать! Такое письмо читать не удобно.
Пятое правило –
оригинальное оформление письма. Создайте себе тему, которую Вы будете использовать, как шаблон. Главное, чтобы цвета темы были подобраны, в соответствии с принятым у вас в компании корпоративным стилем.
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
5/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Во многих почтовых программах уже есть готовые темы для писем. Используйте шаблон, таким образов Ваше письмо всегда узнают из тысячи.
Правило номер шесть –
стилистика письма. Стиль письма должен быть официальноделовым. Не пишите письмо «лучшему другу». Но и совсем сухим письмо быть не должно.
Структурируйте информацию и разбивайте ее на блоки. Чем длиннее и сложнее письмо, тем больше шанс, что его не будут читать. Постарайтесь писать только нужную информацию, не тратьте время оппонента впустую, иначе в следующий раз ждите, что Ваше письмо просто ставят на «потом»
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
6/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Давайте найдем в примере ошибки, которые совершил Пётр Иванович.
Не правильно выбрана тема письма и приветствие, в письме нет блоков, поэтому читать его не удобно, предложения наслаиваются друг на друга. Стиль общения не деловой, а неформальный. Запомните, что такие письма портят вашу репутацию и репутацию компании, в которой вы работаете.
Седьмое правило –
гиперссылки. Если в письме вы указываете ссылки на интернетресурсы или гугл-документы, то пожалуйста оформляйте их правильно. У оппонента не будет времени и желания копировать ссылку и вставлять ее в окно браузера. Используйте инструменты почтовой программы, обычно в них есть функция, которая вставит гиперссылку в фразу.
Посмотрите в примере показан адрес ссылки на документ, но эту ссылку сначала надо скопировать в буфер обмена, и вставить в строку браузера. Это слишком долгий и не удобный процесс. Также
не описано можно этот отчет скачать или отредактировать. А это
важно!
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
7/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Пример
Правило номер восемь –
вложения из файлов. Если Вы пересылаете документ, то не разбивайте его на части, и используйте формат pdf, это уменьшит «вес» письма, и читать документ будет удобнее.
ЕВ
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
8/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
все они не помещаются в одно письмо, то тут есть два варианта:
1.Заархивировать файлы
2.Сделать папку в облаке, например в гугл документах или на Яндекс диске, и прикрепить ссылку на них в письмо. Как правильно прикреплять гиперссылку, вы уже знаете.
Девятое правило –
обращение в конце письма. В конце письма, в деловой переписке, чаще всего можно увидеть обращение «С наилучшими пожеланиями, Иванов Петр Васильевич». Но, кроме того, вариантов может быть несколько.
Пример
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
9/11 |
24.02.2022, 14:07 |
Правила деловой переписки |
Однажды я увидела идеальное обращение в конце письма «С Уважением к Вам и Вашему делу, Елена Петрова». Такое обращение показывает, насколько Вы цените оппонента и потраченное им на письмо время.
Правило номер десять –
подпись.
В подписи нужно указывать не только свои Фамилию, имя и отчество, но и контактные данные. Первым всегда пишут адрес электронной почты, далее номер телефона, если это корпоративный номер, то обязательно указывайте добавочный номер, по которому можно с Вами связаться. Далее укажите мобильный номер телефона, и мессенджеры.
В |
б |
https://school.student.1gl.ru/programs/199717/40e0d1f2-5764-4280-879a-abc425ea7735/324280ef-7c6a-49c7-9f06-c39b3fa1326a |
10/11 |