Положение о договорной работе
.pdfПоложение о договорной работе
12 ключевых разделов
Подготовлено в
1. Общие положения
Здесь описывают:
•для чего разрабатывают документ;
•на какие договоры распространяется действие Положения;
•кто должен соблюдать правила из этого документа.
2. Основные понятия
Этот раздел включают, если Положение объемное и в нем часто повторяются одни и те же термины.
Тут описывают все понятия. Например, что такое:
•договорная работа;
•контрагент;
•сделка;
•проект договора;
•ответственный исполнитель.
3. Основания для заключения договора
Такими основаниями могут быть, например, решение генерального директора или итоги участия в госзакупке.
4. Подготовка проекта договора
Тут прописывают, кто и как составляет проект договора, согласует его, а также указывают разделы, которые должен включать документ.
Составлять проект может отдел, который инициировал его заключение.
Основными разделами проекта могут быть предмет, права и обязанности, цена, порядок оплаты, ответственность и другие.
5. Согласование проекта договора
Сюда включают способы согласования проекта.
Например, документ следует согласовать одновременно в электронном и бумажном видах.
6. Комплект документов к проекту договора
Сопроводительные документы помогут исключить риски до подписи на договоре.
Документы могут быть разными: копии устава контрагента, его финансовая отчетность, лицензии и т. д.
Чем шире комплект, тем проще проверить полномочия контрагента, его статус, проанализировать основания для заключения сделки.
7. Процесс согласования
Здесь подробно расписывают, каким образом и кто проставляет визы на документе.
Иногда в раздел включают таблицу, где указывают:
•вид договора;
•в каком порядке договор попадает в структурные подразделения;
•в какой срок отделы должны рассмотреть проект;
•кто в отделах должен проставить визу.
8. Подписание договора
Когда все этапы согласования пройдены, осталось собрать комплект документов для подписи гендиректора.
В разделе указывают, какое структурное подразделение собирает комплект и направляет руководителю компании для подписи.
9. Регистрация и хранение договоров
Этот раздел для делопроизводителей. Здесь расписывают:
•как договору присваивают индивидуальный номер;
•когда передают контрагенту второй экземпляр;
•где и как хранят экземпляр договора, который остается для компании.