Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса (1500
..pdfКонституция РФ запрещает главный закон страны и сбор информации о частной жизни граждан без их согласия. А в случае скрытого наблюдения руководство фирмы именно получает несанкционированный доступ к личным сведениям работников. То есть нарушены сразу две статьи Конституции РФ: 23 и 24. Поэтому возмущенный специалист может не только оспорить законность действий руководства, но и потребовать компенсации морального ущерба.
Многие юристы придерживаются мнения, что методы наблюдения за персоналом должны быть закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка. При этом работники должны быть ознакомлены с ними под роспись. Только в этом случае «прослушку» можно считать законной. Однако границы допустимого контроля весьма абстрактны. То, что работодатель вправе знать, сколько времени сотрудники тратят на личные разговоры по телефону, возражений, как правило, не вызывает. Однако не секрет, что руководители фирм иногда на основе данных скрытого наблюдения пытаются уволить неугодных работников. В этой связи напомним, что прослушивать телефонные переговоры можно только по решению судьи. Если же компания установила систему (либо элементы) «прослушки» самовольно, то какой-либо доказательственной силы полученные с ее помощью результаты иметь не будут. Это означает, что и дисциплинарное наказание должно быть признано незаконным. Поэтому уволить работника на основании данных такого контроля в любом случае нельзя. Более того, узнав о том, что разговоры прослушивались, а письма перехватывались, обиженный работник может обратиться в суд на предмет защиты нарушенных конституционных прав. Кстати, в частности, согласно статье 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи», ограничение права допускается, только когда данные «прослушки» имеют значение для уголовного расследования, а Закон, от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ и вовсе запрещает сбор «информации, нарушающей личную тайну,.. тайну переписки, телефонных переговоров... физического лица без его согласия» (ст. 11).
Однако из любой ситуации, как известно, выход найти можно. Поэтому если руководство компании приняло решение на установку скрытых видеокамер или на "прослушку" служебных телефонов своих работников, его необходимо закрепить с достаточным обоснованием во внутренних документах в качестве метода контроля. Так, например, проверку электронной почты и просмотр сайтов, посещаемых работниками, можно обосновать защитой внутренней сети от вирусов. Для этого следует оформить приказ о том, что системный администратор должен просматривать всю информацию, поступающую на сервер. И эта же обязанность должна быть указана в должностной инструкции системного администратора. Однако это не дает права читать личные сообщения работников. На основании такого приказа можно просматривать только корпоративный почтовый ящик, предоставленный компанией. Поэтому надо быть готовым к возможным негативным последствиям контроля лисной переписки работника через сети.
«Прослушку» телефонов как средство наблюдения за персоналом ее лучше не оформлять – поскольку это запрещено законом, всегда найдется желающий «сделать козу» руководству фирмы, а последствия могут развиваться не только в рамках КоАП РФ, но и УК РФ, причем инициировать их развитие могут не только заурядные недоброжелатели, но и хорошо подготовившиеся конкуренты – поэтому не надо своими руками создавать им такую возможность. Однако и здесь есть выход – можно ввести на фирме так называемый режим коммерческой тайны. Правда, в этом случае можно прослушивать телефонные разговоры только работников, допущенных к секретной информации, однако перечень такой информации определяется самой фирмой. Разумеется, список контролируемых работников должен быть утвержден распоряжением руководителя фирмы. И лучше, если это будет не список работников как конкретных физических лиц с указанием их ФИО, а перечень должностей, подлежащих такому виду контроля. в таком случае ни о каком нарушении прав и речи быть не может. В уставе организации, конечно, также должно быть упомянуто о режиме коммерческой тайны - например, записью типа: «Организация вправе определять состав и порядок защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, обязана обеспечить сохранность коммерческой тайны и требовать от работников ее сохранения.»
Консалтинговые фирмы решить проблему могут проще - издать Положение об устных консультациях и указать в нем, что переговоры записываются для того, чтобы опровергать возможные претензии со стороны консультируемых клиентов. Правда, в этом случае о том, что разговоры записываются, придется извещать клиентов, но эту обязанность можно и нужно возложить на конкретных работников утвержденными руководством должностными инструкциями и тем самым переложить на них всю ответственность за неизвещение клиентов о записи разговора.
Установку скрытых видеокамер также не следует официально оформлять как метод наблюдения за работниками - достаточно утвердить Положение об охране помещений, записав в нем, что видеокамеры установлены в целях обеспечения безопасности тех же работников и контроля за самими помещениями. Разумеется, с этим документом работники должны быть ознакомлены под роспись. В этом случае доказать, что фирма вторгается в личную жизнь персонала, практически невозможно.
Однако при этом нельзя забывать о том, что работа в условиях полного контроля многих работников наверняка озлобит и в первую очередь пострадает атмосфера в коллективе поскольку с применением тотального контроля сплоченной команды на фирме не создать.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка - документ, который обязательно должен быть в любой организации. С этим документом в обязательном порядке нужно знакомить под расписку всех работников организации. Это важно именно потому, что в большинстве случаев качество работы персонала напрямую зависит от подчинения трудовому распорядку организации.
Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Из смысла указанной статьи следует, что правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным актом работодателя, а его отсутствие может повлечь за собой для работодателя и руководителя организации серьезные последствия в виде штрафов трудовой инспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками.
Хотя законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка, в связи с чем их разрабатывают самостоятельно с учетом специфики и особенностей организации, однако нормативная база для составления таких правил имеется - это раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ, статьями 189 и 190 которого определен круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения.
Прежде всего необходимо определить структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. В них нужно отразить специфику организации и зафиксировать как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы. Например, если в организации имеются работники, работающие в ненормированном режиме рабочего времени, то в правила нужно включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работники будут трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Для сменщиков в правилах предусматриваются графики сменности, указывается количество и продолжительность смен, время начала и окончания каждой смены и т.п. Время начала и окончания рабочего дня и продолжительность обеденного перерыва обязательно должны быть закреплены в правилах. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка обусловлены конкретными статьями Трудового кодекса РФ:
-основные права и обязанности работника и работодателя - ст. 21 и ст. 22 ТК РФ;
-режим рабочего времени - ст. 100 ТК РФ;
-перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем - ст. 101 ТК РФ;
-порядок введения суммированного учета рабочего времени - ст. 104 ТК РФ;
-время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность - ст. 108 ТК РФ;
-предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна - ст. 111 ТК РФ;
-предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем - ст. 119 ТК РФ;
-порядок, место и сроки выплаты заработной платы - ст. 136 ТК РФ;
-виды поощрений - ст. 191 ТК РФ.
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, который обязательно должен быть в любой организации и с которым надлежит обязательно знакомить под расписку каждого нового работника. Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационнораспорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003.
К основным вопросам, которые должны быть четко определены в правилах внутреннего трудового распорядка относятся:
-порядок приема и увольнения работников;
-права и обязанности работников;
-режим труда и отдыха;
-наказания и поощрения.
Согласно статье 189 ТК РФ трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таким образом, указанные правила - обязательный локальный акт работодателя. Его отсутствие может повлечь за собой для руководителя организации (или уполномоченных им лиц)
серьезные последствия в виде штрафов Рострудинспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками. Поэтому подготовке данного локального акта рекомендуется уделять самое пристальное внимание.
Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка, их надо разрабатывать самостоятельно с учетом специфики и особенностей деятельности организации.
Вместе с тем:
- согласно статье 189 ТК РФ (извлечение):
«Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.
Работодатель обязан в соответствии с настоящим Кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.
Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организа-
ции, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством Российской Федерации в соответствии с федеральными законами.»
- согласно статье 190 ТК РФ (извлечение):
«Правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.
Правила внутреннего трудового распорядка организации, как правило, являются приложением к коллективному договору.»
Порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, определен ст. 372 ТК РФ. Утвержденные работодателем правила внутреннего трудового распорядка организации обычно вывешиваются на видном месте в отделах, цехах, лабораториях и других подразделениях. В соответствии со ст. 56 ТК России при заключении трудового договора работник берёт на себя обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Что касается работодателя, то он может требовать от лиц, состоящих в трудовых отношениях, соблюдения этой обязанности. С правилами работодатель обязан ознакомить работников при приеме их на работу.
Анализ правил статей 189 и 190 ТК РФ позволяет сделать ряд важных выводов:
-утверждение правил внутреннего распорядка является обязанность, а не право работодателей;
-работодатели - физические лица (в том числе и индивидуальные предприниматели) - могут не утверждать правила внутреннего распорядка;
-указанные выше правила:
-представляют собой локальный нормативный акт;
-утверждаются работодателем с обязательным учётом мнения представительного органа работников;
-обычно прилагаются к коллективному договору.
Впринципе, прежде всего надо определить структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка:
- должны состоять из разделов об общих положениях, о порядке приема и увольнения работников, об основных обязанностях работников, об основных обязанностях работодателя, о рабочем времени
иего использовании, о поощрении за успехи в работе и об ответственности за нарушение трудовой дисциплины;
-в разделе об общих положениях указывается в соответствии с чем утверджены данные Правила, срок их вводения в действие, на кого распространяется их действие, чем надлежит пользоваться в случае изменения трудового законодательства до внесения изменений и дополнений в данные Правила, о том, что с данными Правилами подлежат ознакомлению все работники организации, в т.ч. при приеме на
работу. Т.е. здесь обычно говорится о действии правил - на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и т.п.;
- в разделе о порядке приёма перевода и увольнения работников обычно указываются документы, которые работодатель требует при приёме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия организации при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора, оформление приема, перевода и увольнения - т.е. должно быть указано о том, что:
-работники реализуют свое право на труд путём заключения с организацией трудового договора в соответствии со ст. 56-59, 63-71 ТК РФ;
-при приёме на работу организация обязана потребовать от работника: паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность; трудовую книжку (не представляют работники, впервые поступающие на работу); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если оно есть); документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу; документ об образовании, о квалификации, либо о специальной подготовке (если они есть);
-при приеме на работу организация и работник заключают письменный договор и каждая из сторон имеет по одному экземпляру трудового договора;
-приём на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации, который объявляется работнику под расписку. В приказе (распоряжении) должно быть указано наименование работы (должности) в соответствии
сЕдиным тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих или штатным расписанием и условия оплаты труда;
-фактическое допущение к работе соответствующим должностным лицом считается заключение трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом;
-при поступлении рабочего или служащего на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу администрация организации обязана:
-ознакомить рабочего или служащего с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;
-ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на данном предприятии, в учреждении, организации;
-проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда;
-на всех работников ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством;
-работники вправе расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив при этом работодателя письменно за две недели. При расторжении трудового договора по уважительным причинам, предусмотренным действующим законодательством, организация увольняет работника в срок, указанный в заявлении;
-по истечении указанных сроков предупреждения работник вправе прекратить работу, а администрация организации обязана выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет;
-по договоренности между работником и администрацией организации договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении;
-срочный трудовой договор подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работ по договору, нарушения администрацией организации законодательства о труде, коллективного или трудового договора и по другим уважительным причинам;
-расторжение трудового договора по инициативе администрации организации не допускается без предварительного согласия профсоюзного комитета организации в случаях, предусмотренных законодательством;
-прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) администрации организации;
-в день увольнения администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним окончательный расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Днем увольнения считается последний день работы;
- в разделе об основных обязанностях работников должно быть указано, что они обязаны (круг обязанностей (работ), которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности, определяется Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником должностей служащих, а также техническими правилами, должностными инструкциями и положениями, утвержденными в установленном порядке):
-работать честно и добросовестно, соблюдать дисциплину труда основу порядка на производстве, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации организации, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;
-повышать производительность труда, своевременно и тщательно выполнять работы по нарядам и заданиям, нормы выработки и нормированные производственные задания, добиваться перевыполнения этих норм;
-улучшать качество работы и выпускаемой продукции, не допускать упущений и брака в работе, соблюдать технологическую дисциплину;
-соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране, предусмотренные соответствующими правилами и инструкциями, работать в выданной спецодежде, спецобуви, пользоваться необходимыми средствами индивидуальной защиты;
-принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих нормальное производство работы (простой, авария) и немедленно сообщать о случившемся администрации;
-содержать свое рабочее место, оборудование и приспособления и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в цехе (отделе) и на территории предприятия (учреждения, организации); соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;
-беречь имущество организации, эффективно использовать машины, станки и другое оборудование, бережно относиться к инструментам, измерительным приборам, спецодежде и другим предметам, выданным в пользование работникам, экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;
-вести себя достойно, соблюдать правила поведения и вежливости;
-в разделе об основных обязанностях работодателя должно быть указано, что он обязан:
-правильно организовать труд рабочих и служащих, чтобы каждый работал по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала поручаемой работы был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены); обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и прочего оборудования, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимые для бесперебойной и ритмичной работы;
-создавать условия для роста производительности труда путем внедрения новейших достижений науки, техники и научной организации труда; осуществлять мероприятия по повышению эффективности производства, качества работы и выпускаемой продукции, сокращению применения ручного, малоквалифицированного и тяжелого физического труда, улучшению организации и повышению культуры производства;
-постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, широко применяя коллективные формы оплаты по конечным результатам работы, повышать качество нормирования труда; обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и в общих итогах работы, правильное соотношение между ростом производительности труда и ростом заработной платы, экономное и рациональное расходование фонда заработной платы, фонда материального поощрения и других поощрительных фондов; обеспечить правильное применение действующих условий оплаты и нормирования труда; выдавать заработную плату в установленные сроки;
-обеспечивать строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, постоянно осуществляя организаторскую, экономическую и воспитательную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использование трудовых ресурсов, формирование стабильных трудовых коллективов; применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины, учитывая при этом мнение представительного органа работников;
-неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда; улучшать условия труда, обеспечить надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы, соответствующие правилам по охране труда (правилам по технике безопасности, санитарным нормам и правилам и др.). При отсутствии в правилах требований, соблюдение которых при производстве работ необходимо для обеспечения безопасных условий труда, администрация предприятия, учреждения, организации по согласованию с профсоюзным комитетом принимает меры, обеспечивающие безопасные условия труда;
-принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний рабочих и служащих; в случаях, предусмотренных законодательством, своевременно предоставлять льготы и компенсации в связи с вредными условиями труда (сокращенный рабочий день, дополнительные отпуска, ле- чебно-профилактическое питание и др.), обеспечивать в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, организовать надлежащий уход за этими средствами;
-постоянно контролировать знание и соблюдение работниками всех требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране;
-обеспечивать систематическое повышение деловой (производственной) квалификации работников и уровня их экономических и правовых знаний, создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением на производстве и в учебных заведениях;
-создавать трудовому коллективу необходимые условия для выполнения им своих полномочий, предусмотренных законом, способствовать созданию в трудовом коллективе деловой, творческой обстановки, всемерно поддерживать и развивать инициативу и активность трудящихся;
-внимательно относиться к нуждам и запросам работников;
-в разделе о рабочем времени и его использовании должно быть указано время начала и окончания работы и перерыва для отдыха и питания (в случае необходимости – примениетельно к специфике функционирования конкретных структурных подразделений), очередность предоставления ежегодных отпусков - сюда, в частности, включаются:
-время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);
-время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК России);
-специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (на основании ст. 109 ТК РФ);
-перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (на основании ст. 101 ТК РФ);
-выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ) - если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах ВТР нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;
-продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);
-место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ);
-в разделе о поощрении за успехи в работе должныбыть указаны виды поощрений и условия их применения;
-в разделе об ответственности за нарушение трудовой дисциплины должны быть указаны виды ответствености и условия ее наступления – т.е. описываются порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.
После того как правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, их нужно согласовать с представительным органом работников и утвердить у руководителя организации. Обычно правила являются приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ). Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу (а если правила принимаются вновь, то и в процессе работы). Работников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.
Нецелесообразно чересчур перегружать правила внутреннего трудового распорядка и переписывать в них Трудовой кодекс РФ. Чтобы документ не превратился в объемный и малоинтересный, старайтесь убрать из правил все лишнее (то, что и так уже закреплено в законе) и сосредоточить внимание на специфике организации.
Даже после знакомства с правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере.
Не стоит перегружать этими сведениями правила тнутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты: кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т.п., в которых закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников. В них вы можете затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но которые вам необходимо довести до сведения коллектива, - перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др.
В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т.п.
Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Разъясните, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т.п.
Разработка и оформление должностной инструкции
В должностной инструкции должны присутствовать:
-наименование организации - в строгом соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование указывается ниже полного или сразу за ним, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств (если должностная инструкция разрабатывалась там) указывают ниже наименования организации;
-наименование документа - печатается прописными буквами полужирным шрифтом без кавычек и разрядки (без пробелов между буквами). Заголовок к тексту должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», в связи с чем он указывается в родительном падеже;
-дата и номер документа;
-заголовок к тексту (наименование должности);
-гриф утверждения;
-подпись разработчика документа;
-виза согласования;
-отметка об ознакомлении работника с документом.
В должностной инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие – т.е. указывается дата ее утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую руководитель поставит на грифе утверждения.
Дату утверждения можно оформлять тремя способами:
-цифровым способом в последовательности день, месяц, год;
-словесно-цифровым способом;
-международным стандартом: цифровым способом в обратной последовательности - год, месяц,
число.
Словесно-цифровое написание даты сводит к минимуму возможность ее фальсификации. Регистрационный номер должностной инструкции должен соответствовать номеру ее регистрации
вспециально для этого предназначенном журнале (книге учета). Кстати, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале регистрации нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер, как и дата, проставляется на должностной инструкции уже после ее утверждения.
Гриф утверждения должностной инструкции может быть как прямым, так и косвенным. Прямой гриф утверждения означает, что документ утверждается непосредственно руководителем. Если должностная инструкция утверждается специальным распорядительным документом (приказом руководителя, протоколом общего собрания акционеров), то на ней проставляется косвенный гриф утверждения.
Все перечисленные выше реквизиты документа должны располагаться в верхней части должностной инструкции перед ее текстом, сразу после текста должна располагаться подпись разработчика, а за ней - визы согласования. Подпись разработчика и визы согласования ставятся на должностной инструкции до ее утверждения.
Должностную инструкцию подписывает ее разработчик - обычно руководитель структурного подразделения организации.
Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом (юрисконсультом) организации и руководителем кадровой службы.
После вступления должностной инструкции в действие с ней необходимо ознакомить работника и проставить отметку об ознакомлении. Работник может расписаться в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. В таких случаях должностная инструкции оформляется в двух экземплярах - один хранится у работодателя, а другой у работника. Работник с должностной инструкцией может быть ознакомлен под подпись на отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой должностной инструкции. Такой способ применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копию и передают ее работнику. Недостатком способа когда работник подписывается не под самой должностной инструкцией, а на листе ознакомления является то обстоятельство, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, понятно, более предпочтителен способ подписи под самой должностной инструкцией, которая остается и у работодателя, и у работника.
Утвержденную должностной инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции делают запись: «В должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью)». Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.
По тексту раздела должностной инструкции об общих положениях указывается о том, что:
-должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность лица по определенной должности;
-работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации;
-работник подчиняется непосредственно начальнику подразделения – указывается какого именно (название);
-в подчинении имеет (если имеет) лиц, занимающих определенные должности – указывается какие именно (названия должностей);
-на должность назначается лицо, соответствующее определенным критериям (образование, специальность, стаж работы и др. – подробно перечисляются);
-в период временного отсутствия данного лица его обязанности возлагаются на другое лицо – указывается какое именно (название должности и наименование подразделения).
По тексту разделов должностной инструкции о правах и обязанностях лица, назначенного на указанную должность, подробно перечисляются соответственно его права и обязанности. Причём по тексту формулировки должны быть такими, чтобы исключалось их возможное неоднозначное трактование.
В последнем разделе должностной инструкции должны быть указаны виды ответственности лица, назначенного на указанную должность, с подробным и исчерпывающим изложением условий ее наступления, в частности, как то:
-необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей и обязанностей его подчиненных (если таковые имеются) по вопросам производственной деятельности;
-представление недостоверной информации о состоянии выполнения производственных заданий;
-невыполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора организации;
-непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу нормальной (безопасной) деятельности организации;
-несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины лицом, назначенным на указанную должность, и (или) его подчиненными.
Разработка и утверждение инструкций по охране труда для работников
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы.
Разработка инструкции по охране труда для работника осуществляется с учетом статьи 212 Трудового кодекса Российской Федерации.
Инструкция по охране труда для работника разрабатывается на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда (а при ее отсутствии - межотраслевых или отраслевых правил по охране труда), требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций - изготовителей оборудования, а также в технологической документации органи-
зации с учетом конкретных условий производства. Эти требования излагаются применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой работы.
Работодатель обеспечивает разработку и утверждение инструкций по охране труда для работников с учетом изложенного в письменном виде мнения выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа. Коллективным договором, соглашением может быть предусмотрено принятие инструкций по охране труда по согласованию с представительным органом работников.
Для вводимых в действие новых и реконструированных производств допускается разработка временных инструкций по охране труда для работников. Временные инструкции по охране труда для работников обеспечивают безопасное ведение технологических процессов (работ) и безопасную эксплуатацию оборудования. Они разрабатываются на срок до приемки указанных производств в эксплуатацию.
Проверку и пересмотр инструкций по охране труда для работников организует работодатель. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в 5 лет.
Инструкции по охране труда для работников могут досрочно пересматриваться:
-при пересмотре межотраслевых и отраслевых правил и типовых инструкций по охране труда;
-при изменении условий труда работников;
-при внедрении новой техники и технологии;
-по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
-по требованию представителей органов по труду субъектов Российской Федерации или органов федеральной инспекции труда.
Если в течение срока действия инструкции по охране труда для работника условия его труда не изменились, то ее действие продлевается на следующий срок.
Действующие инструкции по охране труда для работников структурного подразделения организации, а также перечень этих инструкций хранится у руководителя подразделения.
Местонахождение инструкций по охране труда для работников рекомендуется определять руководителю структурного подразделения организации с учетом обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними.
Инструкции по охране труда для работников могут быть выданы им на руки для изучения при первичном инструктаже либо вывешены на рабочих местах или участках, либо хранятся в ином месте, доступном для работников.
Расчёт средней и среднесписочной численности работников
Для расчёта ряда налогов организации и индивидуальному предпринимателю необходимо знать среднюю численность своих работников. Такой расчет необходим, например, если приходится решать, имеет ли фирма право переходить на упрощенную систему налогообложения или нет. Чтобы воспользоваться регрессивной шкалой при расчете взносов в Пенсионный фонд также нужно знать среднюю численность работников. Фонд социального страхования требует указывать этот показатель при сдаче отчетности.
Средняя численность работников рассчитывается за определенный период: месяц, квартал, полугодие, год. Чтобы рассчитать среднюю численность работников, нужно знать:
-среднесписочную численность работников;
-среднюю численность внештатных совместителей;
-среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Если в фирме работают только штатные сотрудники по трудовым договорам, то достаточно определить их среднесписочную численность. В данном случае она совпадет со средней численностью работников.
Чтобы определить среднесписочную численность работников, сначала нужно рассчитать их списочную численность.
Списочная численность работников рассчитывается на определенную дату. Например, на первое или последнее число месяца. В списочную численность работников за каждый календарный день включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор.
Обратите внимание: в списочной численности работников учитываются не только работники, которые вышли на работу, но и отсутствующие работники. Например, работники, которые взяли больничный, уехали в служебную командировку, ушли в отпуск.
Всписочную численность не включаются работники:
-принятые по совместительству из других организаций;
-выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
-направленные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата;
-заключившие с организацией ученический договор и получающие стипендию;
-подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока предупреждения об увольнении.
Среднесписочная численность работников рассчитывается следующим образом: складывается списочная численность работников за каждый день месяца (включая праздничные, рабочие и выходные дни) и полученная сумма делится на число календарных дней периода.
Не все работники, которые входят в списочную численность, учитываются при расчете среднесписочной численности. К таким работникам относятся:
-женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением новорожденного ребенка, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
-сотрудники, обучающиеся или поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы.
Сотрудники, которые в соответствии с трудовым договором работают неполное рабочее время, включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени. При этом сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов делится на продолжительность полного рабочего дня и умножается на количество отработанных дней. Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.
Расчёт среднесписочной численности вновь созданными организациями и вновь зарегистрированными предпринимателями. Организации и предприниматели, которые зарегистрированы в текущем году, рассчитывают среднесписочную численность работников за месяц следующим образом: количество работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце делится на общее количество календарных дней в месяце.
Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется так: складывается среднесписочная численность работников за каждый месяц квартала, и полученная сумма делится на 3. Также определяется среднесписочная численность сотрудников за любой неполный период с начала года.
Средняя численность внештатных работников рассчитывается в том же порядке, что и средняя численность сотрудников, которые работают неполное время:
-рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками;
-затем общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
Расчёт средней численности работников, с которыми заключен гражданско-правовой договор, производится так же, как и среднесписочная численность. Работники, с которыми заключен гражданскоправовой договор, в течение срока действия договора учитываются за каждый календарный день как целые единицы. Не нужно включать в расчет сотрудников, которые вошли в списочную численность, но с которыми помимо трудового договора заключен и гражданско-правовой договор.
Чтобы определить среднюю численность, нужно сложить три показателя:
-среднесписочную численность работников;
-среднюю численность внештатных совместителей;
-среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Регламентация взаимоотношений с работниками - подотчётными лицами
Авансовые отчеты привлекают налоговых чиновников именно тем, что при их проверке у многих организаций обнаруживаются те или иные ошибки и упущения: то отсутствует чек, то НДС не выделен, то расходы являются непроизводственными. Учитывая эти обстоятельства, должным образом должна быть организована не только работа с подотчетными лицами, но и установлен соответствующий спрос и контроль за бухгалтером, поскольку только последние, по существу, и ответственны за имеющие место и выявленные налоговыми чиновниками нарушения – в основе всего лежит отсутствие с их стороны требовательности к подотчетным лицам, а порой и подмена служебных отношений приятельскими.
Распоряжением руководителя организации (приказом) должен быть установлен перечень работников, имеющих право получать в кассе организации наличные деньги под отчет. Целесообразно в качестве приложения к такому распорядительному документу оформить порядок составления авансовых отчетов и их представления в бухгалтерию. В распоряжении должны быть изложены основные условия выдачи