Business communication (90
..pdfCopyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Федеральное агентство по культуре и кинематографии Кемеровский государственный университет культуры и искусств Социально-гуманитарный институт
Кафедра иностранных языков
BUSINESS COMMUNICATION
Кемерово 2008
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Утверждено на заседании кафедры иностранных языков 16.11.07 г., протокол № 3.
Рекомендовано к изданию методическим советом КемГУКИ 27.11.07 г., протокол № 2.
Рецензенты:
кандидат филологических наук, доцент, зав. кафедрой английской филологии № 2
Кемеровского государственного университета
Г. И. Лушникова,
кандидат филологических наук, профессор, зав. кафедрой иностранных языков
Кемеровского государственного университета культуры и искусств
С. В. Бондаренко
Business communication [Текст]: учеб. пособие для студентов 2 курса / сост. Е. А. Коваленко, О. В. Ртищева; под общ. ред. С. В. Бондаренко. – Кемерово: КемГУКИ, 2008. – 28 с.
Составители: преподаватель Коваленко Е. А., старший преподаватель Ртищева О. В.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ВВЕДЕНИЕ
Данное учебное пособие предназначено для студентов 2 курса дневного отделения и для всех, кто изучает английский язык делового общения.
Пособие посвящено вопросам стиля и оформления делового письма, резюме и электронной почты.
Цель пособия – обучение навыкам письменной речи на английском языке в сфере делового общения.
Задачей пособия является закрепление и совершенствование навыков понимания деловой документации, написания письма и резюме.
По структуре пособие состоит из двух разделов: I. Деловые письма (Business Letters).
II. Составление резюме (Formatting CV).
Первая часть пособия посвящена вопросам стиля и оформления делового письма. Даны советы, как лучше начать и закончить письмо; содержатся образцы деловой документации, подходящие для различных ситуаций в бизнесе.
Во второй части приводится образец составления резюме; даны рекомендации по написанию резюме.
Кроме того, каждая часть пособия сопровождается упражнениями, направленными на закрепление навыков письменной речи.
I. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА (Business Letters)
1. |
Структура делового письма |
Wicked Wax Co. Ltd |
АДРЕС ОТПРАВИТЕЛЯ |
22 Charlton Way |
логотип и адрес компании могут быть отпе- |
London, SE10 8QY |
чатаны типографским способом |
5th December, 2006 |
ДАТА |
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Ms. Magg ie Jones
Ang el Cosmetics Inc.
110 East 25th Street
New York, NY, 10021
USA
Your ref: 123
Our ref: abc
Dear Ms Jones
Subject: Forthcoming
Exhibition
Opening paragra ph. . .
Paragra ph…
Paragra ph…
Closing paragra ph. . .
Sincerely,
Morris Howard
Morris Howard
President
Enc: catalog ue
cc: Brian Waldorf
АДРЕС ПОЛУЧАТЕЛЯ
РЕГИСТРАЦИОННЫЕ НОМЕР ПОЛУЧАТЕЛя (если есть) РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ОТПРАВИТЕЛЯ (если есть)
ПРИВЕТСТВИЕ
ТЕМА ПИСЬМА
ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ ПАРАГРАФ
ТЕКСТ ПИСЬМА
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ ПАРАГРАФ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ (заключительная формула вежливости)
ПОДПИСЬ (от руки)
ВАШЕ ИМЯ, ДОЛЖНОСТЬ (отпечатано)
ВЛОЖЕНИЕ
КОПИЯ
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.1. Стиль письма
•Блочныйилистрогий(см. приведенный выше образец) – все строки выравниваются по левому краю.
•Полублочный или простой – адрес отправителя, дата и заключительная часть печатаются справа от центра страницы, остальные части письма выравниваются по левому краю.
•Обычный – адрес отправителя и дата печатаются с правой стороны,
апараграфы начинаются с «красной строки».
В любом случае используется одинарный межстрочный интервал. Параграфы отделяются двойным межстрочным интервалом.
1.2. А дрес отправителя
Письмо может быть отпечатано на стандартном бланке компании, который уже содержит всю контактную информацию. Если пишете от себя лично, начните письмо со своего почтового адреса. Обратите внимание, что адрес пишут «в обратном порядке»: сначала указывают имя и фамилию, затем – номер квартиры (офиса), номер дома, улицу, город, код города, регион (в России указывают область, в Америке – штат, в Великобритании – графство) и страну.
Mr CharanjitAdvani 25 North Road London W2 4RH
UK
1.3. Дата
Перед указанием даты сделайте двойной интервал. Помните, что в Великобритании сначала указывают число, затем месяц и год:
10 September, 2010
10th September, 2010
В Соединенных Штатах сначала пишут месяц, затем число и год:
September 10, 2010
Во избежание путаницы в датах месяц в обоих случаях желательно писать полностью буквами.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.4. А дрес получателя
Адрес получателя пишется после адреса отправителя и даты. Если вы знаете точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Сначала пишется имя, затем должность адресата.
Mr Mavis Lamb
Service Training Centre
Cummins Eng ine Company Limited 23 Royal Oak Way
Daventry
NN11 8NU
UK
1.5. Ссылка на предыдущую корреспонденцию
Если вам необходимо сослаться на предыдущее письмо, это следует сделать перед обращением.
Our ref. # 12-15 (если вы ссылаетесь на свое письмо) или
Your ref. № 1611 (если вы ссылаетесь на письмо корреспондента).
1.6. Обращение
Любое письмо начинается с обращения/приветствия к адресату. В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стиля и стандартов. Это особенно заметно в обращении без знаков пунктуации. Если вы лично знакомы с адресатом, то обращение должно начинаться со слов – Dear Mr X. К женщине обращаются Mrs, если уверены в том, что она замужем, и Ms во всех остальных случаях (если вы не обладаете информацией о ее семейном положении). Ниже приведены современные стандартные обращения:
Dear Mr Smith |
Dear Ms Smith |
Dear Mrs Smith |
Если вы с адресатом лично не знакомы и не знаете, к кому попадет ваше письмо, напишите:
1.To Whom It May Concern (дословно: тому, в чьей компетенции находится данный вопрос)
или
2.Dear Sir or Madam (безличное «Уважаемые дамы и господа»).
1.7. Тема письма
Тема письма (сообщения) информирует получателя письма о его содержании. Эта часть письма – на ваше усмотрение.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.8. Текст письма и заключение
Далее идет сам текст письма. Во вступительном параграфе обычно дается ссылка на предыдущую переписку, контакт или источник информации. Заключительный параграф выражает ожидаемое действие, сроки исполнения, заинтересованность в сотрудничестве и т. д. Заканчиваться письмо должно обязательно на позитивной ноте, независимо от содержания. Рекомендуемые заключительные фразы вежливости:
We are looking forward to hearing from y ou soon.
We would appreciate y our cooperation on this matter.
Thank y ou in advance for y our cooperation.
Awaiting y our prompt reply.
We would greatly appreciate y our answer.
Приподготовкеписьманеобходимопринятьвовнимание,чтованглийском языке обращение обязательно подразумевает вполне определенное окончание письма. Если вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely / Sincerely y ours. Если вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam, то в конце письма должно стоять Yours faithfully . Запомните простое правило: если вы начинаете письмо с буквы S (Sir), вы НЕ ДОЛЖ-
НЫ заканчивать письмо буквой S (sincerely ).
Having seen your advertisement on the internet, I am writing to ask you for further details of the Community Centre and its facilities.
To begin with, I would like to know some more details about the entertainments and facilities at the centre. Firstly, could you tell me if the Centre organises the disco? Although I am prepared to do this myself, I would prefer it if the Centre helped. Secondly, what other games and activities does the centre offer? What is more, I was wondering if the students must take identification to prove that they are 18 or over? All the students at the college are over 18.
With regard to the booking details, I would also like to know if the centre is available on either Saturday 19th or Saturday 26th June from 19:00 to midnight. I would prefer the 26th June. Could you also tell me if the hall is big enough for 50 to 60 people? Finally, how much will it cost?
I can be contacted at j. nowak@hotmail. com or by telephone on 0117 555 123. I am looking forward to your reply.
Yours sincerely
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
1.9. Вложение
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например, брошюра, рекламный проспект, резюме и т. п., то в последней строчке должно быть указано Encl: (варианты Encl. или Encls.) . Все три возможности считаются допустимыми.
1.10. Копия
Строка Сс: Brian Waldorf (отправить копию) означает, что копия письма будет послана на имя Brian Waldorf.
Упражнение 1. Приветствие и заключение. |
Заполните таблицу, ис- |
||
пользуя sincerely или faithfully . |
|
|
|
|
|
|
|
Dear Mr Smith |
a man |
|
|
|
|
|
|
Dear Mrs Smith |
a married woman |
|
|
Dear Miss Smith |
an unmarried woman |
|
Yours ……………, |
Dear Ms Smith |
a woman, married or un- |
|
|
|
|
||
|
married |
|
|
|
|
|
|
Dear Professor Sag e |
a man or woman who has a |
|
|
Dear Doctor Spoonfeed |
professional title |
|
|
|
|
|
|
Dear Sir/Madam |
when you do not know the |
|
|
Dear Sir or Madam |
nam e |
|
Yours………….…, |
Dear Sir |
of the person to whom you |
|
|
Dear Madam |
write |
|
|
|
|
|
|
Упражнение 2. Соотнесите части письма (a–h) со словами под цифрами (1–7). Дата под цифрой (0) дана в качестве примера (a).
0. |
дата |
…a … |
1. |
текст письма |
……… |
2. |
подпись отправителя |
……… |
3. |
заключительный параграф |
……… |
4. |
имя отправителя, напечатанное |
……… |
5. |
вступительный параграф |
……… |
6. |
приветствие |
……… |
7. |
заключение |
……… |
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Упражнение 3. Ниже приведен текст письма-предложения представительских услуг российской компанией для некоторой зарубежной компании. Расположите параграфы письма в правильном порядке.
Dear Mr Heathrow
а. If you are interested in being represented in Russia, I am confident that you
would be satisfied with our services.
b. Our company “Soft-System” has been working in the software field for more than 10 years, and we are very interested in representing you and selling your system software in Russia. Please let us know if you are interested in distributing your software in Russia.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
c.We received your address from the Moscow branch of theAmerican Chamber of Commerce.
d.We enclose a brochure and further details of our orga nization for your information.
e.I look forward to hearing from you soon,
f.We currently represent two American and one French company of gr eat renown here in Russia. I would like to point out that we enjoy above averag e sales results. We employ a well-trained and efficient sales staff, and also have adequate facilities and means of transportation.
Sincerely yours,
M. Popov
President Soft-System
2. Письмо-заявление (Letters ofApplication)
Во вступительном параграфе объясните повод, по которому вы пишите заявление на вакантную должность. Сошлитесь на источник информации.
I am writing to you in reply to your advertising in Moscow Stars of September 1999 concerning the Vice-President position of you company.
Please accept this letter as application for the Senior Marketing Manager position currently advertised in the Moscow New Times of June 1, 2010.
I would like to apply for the Head of the Financial Department position advertised in The Russian Financial News of June 1, 2010.
I am responding to your advertisement in _____ for a _______ position . . .
В случае, если вы пишете письмо по совету вашего коллеги, который посоветовал вам обратиться в данную компанию по поводу трудоустройства, начало письма может быть таким:
I met Mr. Petrov, Senior Vice-President of your company at the last meeting of the IBRD in Riga and he strongly recommended that I send you a copy of my resume.
10