Создание презентации средствами PowerPoint

Оформление слайдов презентации

Использование шаблонов оформления

Шаблон оформления содержит стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы. Для применения шаблона сразу ко всей презентации выполните команду Формат/Оформление слайда, после чего появится область задач Дизайн слайда. Выберите желаемый шаблон оформления и щелкните по нему мышью.

Рис. 3.1. Применение шаблона оформления

Шаблон оформления можно применить не только сразу ко всей презентации, но и к отдельным выделенным слайдам. Для этого в области задач Дизайн слайда щелкните по эскизу шаблона правой кнопкой мыши и выберите команду Применить к выделенным слайдам.

Использование цветовой схемы

Цветовая схема состоит из восьми цветов, которые можно использовать при оформлении слайда для цветового выделения фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок. Цветовая схема презентации задается в примененном шаблоне оформления. Однако цветовую схему можно заменить, не изменяя всего шаблона.

Для применения к презентации новой цветовой схемы выполните команду Формат/Оформление слайда. В области задач Дизайн слайда (см. рис. 3.2) щелкните по ссылке Цветовые схемы, после чего в области задач появятся эскизы цветовых схем (рис. 3.2). Выберите желаемую схему и щелкните по ней мышью.

Рис. 3.2. Применение цветовой схемы

Цветовую схему можно применить не только сразу ко всей презентации, но и к отдельным выделенным слайдам. Для этого в области задач Дизайн слайда щелкните по эскизу схемы правой кнопкой мыши и выберите командуПрименить к выделенным слайдам.

Индивидуальное оформление слайдов

Если Вы хотите создать уникальную презентацию и применить в качестве фона слайда свое изображение, то для этого правой кнопкой мыши щелкните в свободной области слайда. В появившемся контекстном меню выберите пункт - Фон. В открывшемся диалоговом окне из списка выберите пункт - Способы заливки и походите по вкладкам. После того как ваш выбор способа оформления слайдов будет определен, нажмите кнопку ОК и в зависимости от оформления кнопку Применить ко всем/Применить.

Вверх

Оформление текста

Можно изменять оформление сразу всего текста, находящегося в текстовом поле. Для этого надо выделить текстовое поле так, чтобы отображались маркеры поля, но текстовый курсор в поле не мигал. Можно изменять оформление отдельных фрагментов текста текстового поля. Для этого следует выделить оформляемые фрагменты текста. Для оформления текста используют элементы панели инструментов Форматирование, а также команды менюФормат и соответствующие диалоговые окна (рис. 3.4 - рис. 3.7).

Рис. 3.4. Изменение регистра символов

Рис. 3.5. Изменение параметров шрифта

Рис. 3.6. Оформление списков

Рис. 3.7. Изменение межстрочных интервалов и интервалов между абзацами

Вверх

Оформление объектов

Для оформления объектов/автофигур используйте панели Настройка тени и Настройка объема. Все кнопки интуитивно понятны, поиграйте с ними самостоятельно.

Вверх

Применение эффектов анимации к слайдам и объектам

Применение эффектов анимации к слайдам

Для применения к презентации эффектов анимации выполните команду Формат/Оформление слайда. В области задач Дизайн слайда щелкните по ссылке Эффекты анимации, после чего в области задач появится список эффектов (рис. 3.3). Щелчком мыши выберите желаемый эффект.

Рис. 3.3. Применение эффекта анимации к выделенным слайдам

Чтобы увидеть результат, в области задач Дизайн слайда нажмите кнопку Просмотр или просмотр всей презентации .

В отличие от шаблона оформления и цветовой схемы, эффект анимации по умолчанию применяется не ко всей презентации, а только к выделенным слайдам. Для того чтобы применить выбранный эффект ко всем слайдам презентации, в области задач Дизайн слайда нажмите кнопку Применить ко всем слайдам.

Применение эффектов анимации к объектам

Выделите правой кнопкой мыши объект, который требует анимации (Текст, Изображение, Автофигура, Прямоугольник, ...). Затем в контекстном меню выберите пункт - Настройка анимации. Справа появится панель Настройка анимации и кнопка Добавить эффект. Походите по пунктам Добавления эффекта самостоятельно. Замечу, что есть возможность нарисовать траекторию движения вашего объекта вручную.

Показ презентации

Настройка презентации

Показ презентаций настраивается в соответствии с требованиями, определяемыми разработчиком. При этом часто бывает необходимо отдельные слайды просматривать в течение разного времени.

Время демонстрации слайда на экране задается командой Power point Показ слайдов/ Смена сладов:

В группе полей выбора Смена слайда установите требуемое значение.

Еще вы можете определить общие правила показа презентации. Для этого зайдите в меню Показ слайдов - >Настройка презентации

В открывшемся диалоговом окне можно настроить показ презентации. Для этого определите будет ли презентация управляться докладчиком или автоматически, будет ли речевое сопровождение, анимация, Смена слайдов вручную или по времени, все ли слайды необходимо показывать и т.д.

Так же определите нужны ли во время демонстрации управляющие кнопки?

Запуск показа слайдов из Microsoft PowerPoint

Для запуска показа слайдов откройте презентацию, которую требуется запустить в режиме показа слайдов, и выполните одно из следующих действий:

• нажмите кнопку Показ слайдов в левом нижнем углу окна.

• выполните команду Показ слайдов/Начать показ.

• выполните команду Вид/Показ слайдов.

• нажмите клавишу клавиатуры F5.

Запуск показа слайдов из файла

В окне Мой компьютер или в Проводнике выберите файл презентации, который требуется открыть для показа слайдов. Щелкните правой кнопкой мыши по значку или имени файла презентации и выберите команду контекстного меню Показать.

Запуск демонстрации Microsoft PowerPoint

Файл презентации можно сохранить в специальном формате, в котором презентация всегда будет открываться в режиме показа слайдов. Для сохранения файла презентации в данном формате выполните команду Файл/Сохранить как. В окне Сохранение документа (рис. 3.8) перейдите к папке, в которую сохраняется файл, в раскрывающемся списке Тип файла выберите Демонстрация Microsoft PowerPoint (*.pps), при необходимости в поле Имя файла введите имя файла, после чего нажмите кнопку Сохранить.

Рис. 3.8. Сохранение презентации в формате файла демонстрации

Для того чтобы запустить показ слайдов, в окне Мой компьютер или в Проводнике выберите файл демонстрации и дважды щелкните по его значку.

Вверх

Вопрос?-Ответ

Как в режиме показа слайдов быстро перейти к интересующему слайду, не листая слайды по очереди, либо к скрытому слайду?

Для того чтобы оказаться на нужном слайде, необходимо в режиме показа слайдов щелкнуть правой кнопкой мышки, затем выбрать раскрывающийся список Перейти к слайду и выбрать из списка нужный номер слайда. В списке представлены все слайды презентации, в том числе и скрытые слайды, которые не выводятся на экран в обычном режиме, номера скрытых слайдов в списке заключены в скобки. Также очень просто перейти на нужный слайд, набрав на цифровой клавиатуре номер слайда, а затем нажать Enter.

На демонстрационном компьютере (ноутбуке) шрифты по какой-то причине стали некорректно выглядеть. Почему?

Проблемы могут возникнуть, если на компьютере, используемом для демонстрации презентации, отсутствуют необходимые шрифты. Для того, чтобы избежать данной проблемы необходимо внедрить требуемые шрифты в презентацию для последующего корректного воспроизведения. Это можно сделать следующим образом. В диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Сервис (Tools), выберете Параметры сохранения (Save Options) и в одноименном диалоговом окне установите флажок Внедрить шрифты TrueType (Emstronged TrueType Fonts). Необходимо помнить, что при этом размер файла презентации увеличится.

По какой причине презентация PowerPoint не запускается на демонстрационном компьютере?

Возможно на компьютере не установлена программа PowerPoint. Избежать возможных проблем позволит программа PowerPoint Viewer. Эта программа позволяет просматривать презентацию даже на компьютере, где не установлена программа PowerPoint. При помощи функции Упаковать на компакт-диск можно упаковать презентацию (вместе со средством просмотра PowerPoint Viewer) на записываемый компакт-диск. Теперь можно быть уверенным, что вашу презентацию оценят по достоинству.

При переносе презентации на другой компьютер возникли проблемы с видео и аудио файлами. Можно ли этого избежать?

При работе на чужом компьютере проблемы могут возникнуть с видео и аудио файлами. Поэтому презентацию лучше всего сохранить в отдельную папку, а затем в эту папку сохранить (скопировать) аудио и видео файлы, которые будут использоваться в данной презентации. После чего эти файлы вставляются в презентацию. При переносе на другой компьютер эта папка целиком копируется. Можно пойти и другим путем. Для этого необходимо изменить предел в поле Использовать ссылки на звуковые файлы размером более ___ Кбайт (Link sound files greater then ___ kb) на вкладке Общие (General) диалогового окна параметры (Options). Изменить данный параметр возможно до 50000 Кбайт, что позволяет внедрять в презентацию WAV-файлы размером до 50 Мбайт.(Звуковые файлы других форматов связываются с файлом презентации независимо от их размера.). Эти действия аналогичны и для видео файлов. Соответственно размер файла презентации увеличивается.

Вверх

Печать документов Microsoft PowerPoint

Вывод презентаций на печать не является основной задачей Microsoft PowerPoint. Однако при подготовке к докладу удобно пользоваться отпечатанными материалами. В Microsoft PowerPoint можно настроить различные режимы печати. Перед печатью презентации рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра.

Предварительный просмотр презентации

Для перехода в режим предварительного просмотра следует нажать кнопку Предварительный просмотр (рис. 4.1) панели инструментов Стандартная или выполнить команду Файл/Предварительный просмотр.

Рис. 4.1. Переход в режим предварительного просмотра

В режиме предварительного просмотра в раскрывающемся списке Печатать следующее (рис. 4.2) можно выбрать режим просмотра и последующей печати презентации.

Рис. 4.2. Выбор режима предварительного просмотра и печати презентации

В Microsoft PowerPoint можно установить следующие режимы предварительного просмотра и печати В режиме Слайды на отдельных страницах печатаются собственно изображения слайдов, которые будут отображаться на экране при показе презентации (см. рис. 4.2).

В режиме Выдача печатаются несколько слайдов на одной странице. Можно выбрать количество слайдов, печатаемых на одной странице (от 1 до 9), а также ориентацию страницы бумаги, на которой печатается выдача. При выборе режима Выдача (3 слайда на стр.), рядом со слайдами отображаются (а затем и печатаются) пустые линейки для рукописных записей (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Предварительный просмотр презентации в режиме "Выдача" "(3 слайда на стр.)"

В режиме Заметки на отдельных страницах отображаются слайды и соответствующие им заметки (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Предварительный просмотр презентации в режиме "Заметки"

В режиме Структура печатается структура презентации, отображаемая в области структуры (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Предварительный просмотр презентации в режиме "Структура"

Нажав кнопку Параметры в режиме предварительного просмотра, можно выбрать особенности просмотра и печати презентации (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Настройка параметров предварительного просмотра и печати презентации

Во всех режимах предварительного просмотра (кроме Слайды), можно изменить ориентацию страницы бумаги при печати (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Предварительный просмотр презентации в режиме "Выдача" (альбомная ориентация страницы)

Для выхода из режима предварительного просмотра нажмите кнопку Закрыть или клавишу клавиатуры Esc.

Печать презентации

Независимо от режима отображения презентации, при нажатии кнопки Печать панели инструментовСтандартная презентация печатается в том режиме, который был настроен при ее предварительном просмотре.

Чтобы настроить печать презентации, следует перейти в режим предварительного просмотра и после установки требуемого режима отображения нажать кнопку Печать.

Если презентацию необходимо напечатать так, как она отображается в предварительном просмотре, то в диалоговом окне Печать достаточно нажать кнопку ОК.

Виды презентаций и этапы создания презентации

Дополнительные программы

Оптимизация презентации средствами PowerPoint

Как правило, верстая на скорую руку презентацию в PowerPoint, особо не заботишься об оптимизации, и, как следствие, конечный файл "раздувается" до внушительных размеров из-за обилия несжатой графики и всевозможных элементов, импортированных из других программ. Отсюда возникает насущный вопрос: можно ли минимальными средствами и, не нарушая структуры документа, хоть немного уменьшить объем такого документа?

Отчасти эта задача решается использованием функции сжатия изображений, присутствующей в последних релизах PowerPoint и находящейся в меню "Файл -> Сохранить как... -> Сервис -> Сжать рисунки...".

Исходный размер файла презентации - 887кб.

После данной процедуры размер презентации стал 650кб.

Но, как показала практика, головокружительных результатов от этого инструмента не получить.

Впрочем, безвыходных ситуаций не бывает, поэтому я рекомендую взять на заметку еще один рецепт, который заставит PPT-файлы похудеть и сбросить "вес".

Оптимизация презентации с помощью программы PPTminimizer

PPTminimizer — это программа для оптимизации и сжатия файлов MS PowerPoint. Отличительной особенностью программы в возможности PPTminimizer’а интегрироваться в сам PowerPoint или Outlook (программа имеет функцию отправки оптимизированного файла по e-mail) для быстрого доступа к программе.

Ссылка на сайт: PPTminimizer

Скачать программу: PPTminimizer

Программа проста в освоении и управлении:

Рис. Интерфейс программы PPTminimizer

Откройте файл Вашей презентации (.ppt).

Определите один из трех уровней компрессии или выставьте настройки самостоятельно.

Нажмите кнопку Optimize Presentation (Оптимизировать презентацию).

В результате эксперимента размер презентации стал размером - 273кб. Причем обрабатывала я Исходный файл презентации и поставила средний уровень компрессии. При максимальном уровне размер файла презентации240кб.

Впечатляет?

Оптимизация презентации с помощью утилиты NXPowerLite

Давайте рассмотрим еще одну утилиту NXPowerLite от английской компании Neuxpower Solutions.

Для загрузки доступны две редакции утилиты - Standard Edition и Integrated Edition. Первая не требует предварительной установки и запускается парой щелчков мыши по единственному исполняемому файлу размером в 490 кб. Вторая же, напротив, поставляется с инсталлятором (570 кб) и интегрируется в состав PowerPoint (начиная с 2000-ной линейки) и Windows Explorer. Избегая излишнего захламления и без того перегруженного интерфейса Windows, остановимся на стандартной версии.

Ссылка на сайт: NXPowerLite

Скачать программу: NXPowerLite

Запускаем, выбираем язык интерфейса (английский, немецкий, французский или датский) и погружаемся в настройки. Их немного, но парочка точно заслуживает внимания - это уровень компрессии и функция оптимизации объектов, импортированных из других программ. Выставляя степень сжатия, рекомендую выбрать Custom compression (кнопка Settings) и прогуляться по доступным параметрам.

Allow image cropping - порезать части изображений, не попадающих в "кадр".

Allow image resizing - активирует функцию уменьшения размеров картинок.

Allow JPEG compression - для сжатия графики.

Optimaze images for display at: позволяет выбрать разрешение экрана на котором будет производиться демонстрация презентации.

Документы PowerPoint благодаря поддержке технологии OLE (Object Linking and Embedding) частенько изобилуют объектами, импортированными из сторонних программ, например, Excel, Visio и др.

Включенная функция Flatten embedded documents (меню Tools -> Options) позволяет принести в жертву эту универсальность в целях экономии места, сконвертировав все встроенные модули в картинки. Естественно, редактировать эти объекты уже не получится.

Сложно, рассматривая программу для сжатия данных, обойтись без скромного ее тестирования. Взгляните на наш результат, полученный при максимальном уровне компрессии:

Выбор программы остается за Вами. Рекомендую иметь обе - про запас! :)

Вопрос?-Ответ

При вставке в презентацию диаграмм из Excel в презентацию одновременно внедряются таблицы с исходными данными, на основе которых построены диаграммы. Как избежать данной ситуации?

Действительно мы встречали ситуации, когда, например, в Интернет попадали данные о заработных платах сотрудников крупных компаний. Избежать этой неприятной ситуации можно следующим образом. Не вставляйте диаграммы в презентацию как объект Microsoft Excel — вставляйте как рисунок диаграммы. Для того чтобы вставить диаграмму как рисунок скопируйте диаграмму в буфер памяти, выберите в программе PowerPoint меню «Правка», затем «Специальная вставка», где укажите, что надо произвести вставку в виде рисунка. В этом случае исходные данные будут не доступны из презентации. Дополнительный эффект от этой операции — сократится размер презентации.

Как избежать того, что презентация постоянно подвисает в процессе работы над ней?

Скорее всего, это связано с размером файла презентации. Если презентация занимает много места (более 10 Мб), то она может «зависать». Избежать этого можно следующим образом. В PowerPoint по умолчанию в настройках «Параметры-Сохранение» стоит галочка перед пунктом «Автосохранение каждые __ мин». Снимите эту галочку. Но не забывайте периодически сохранять презентацию в процессе работы над ней, иначе все изменения будут утеряны из-за какого-нибудь сбоя программы.

Какое разрешение необходимо использовать при вставке картинок в презентацию?

Для того, чтобы файл после завершения работы над презентацией “весил”, как можно меньше, но в свою очередь и качество фотографий, картинок и др. объектов на слайдах презентации было хорошим, вполне достаточно разрешения 72 dpi.

При вставке слайда из другой презентации он принимает форматирование данной презентации. Что необходимо сделать для того, чтобы слайд остался в исходном формате?

Для того чтобы слайд остался в исходном виде, важно выполнить следующие действия. После того как Вы вставили слайд в презентацию, необходимо выбрать пункт «Сохранить исходное форматирование» в меню «Параметры вставки». Возможно и другое решение. Выберете в меню «Вставка» пункт «Слайды из файлов», — откроется диалоговое окно «Поиск слайдов», в котором укажите путь к презентации, и затем выберите необходимый слайд или несколько слайдов. Для завершения поставьте галочку «Сохранить исходное форматирование» и нажмите кнопку «Вставить».

Размер файла презентации постоянно увеличивается, даже если в презентацию не вставляются рисунки, звук или видеофильм. Как этого можно избежать?

Избежать увеличения файла презентации возможно следующим образом. После того как вы закончили работать над презентацией сохраните ее файл при помощи команды Сохранить как (Save as), но под другим именем, В этом случае размер файла окажется меньше, чем, если сохранить ее прибегнув к помощи команды просто Сохранить (Save).

Вверх

Интеграция Flash роликов в презентацию

FlashBack — небольшое встраиваемое в Microsoft Office PowerPoint дополнение, которое позволит Вам решить проблему Flash роликов, проигрывающихся в презентации только один раз. Дополнение обеспечивает перемотку в начало и очередное воспроизведение Flash ролика после его окончания.

Ссылка на сайт: FlashBack

Скачать программу: FlashBack

После установки программы появится панель инструментов BB Toolbar

Чтобы встроить ролик необходимо нажать на кнопку Insert Flash -> выбрать встраиваемый файл. И данный ролик разместится на вашем слайде. Необходимо помнить, что при переносе презентации ваш флеш ролик должен лежать в том же самом месте, где он лежал у вас. Т.е. путь к файлу должен быть одинаковым.

Поэтому перед созданием презентации скопируйте файл в папку с презентацией и лучше всего держите эту папку в корне диска C:\