Dokumentirovanie

Основные способы и средства документирования.

Документирование – запись информации на различные носители по установленным правилам.

Различают следующие способы документирования:

1. Текстовое документирование.

   1. Пиктографическое письмо.

   2. Идеографическое (иероглифическое) письмо.

   3. Слоговое письмо.

   4. Буквенно-звуковое письмо.

   5. Машинопись.

   6. Стенография.

2. Техническое документирование (технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического документирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовление изделий промышленного производства, например научно-исследовательские работы, ОКР (опытно-конструкторские работы)). В состав технической документации могут входить различные графические документы и текстовые документы (чертежи, рисунки, технические описания, расчеты, картографические материалы, проектные документы).

3. Фотодокументирование.

4. Кинодокументирование.

5. Фонодокументирование (звукозаписи).

6. Аудиовидеодокументирование.

7. Машинное документирование.

Средства документирования

1. Простые

2. Сложные

К простым средствам документирования относятся «рукописные» средства (ручки, маркеры,карандаши, документирование на основе компьютерной орг. техники а также средства передачи и приема документированной информации (например факс).

К сложным средствам документирования относятся средства репографии и оперативной полиграфии, то есть совокупности машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов.

К средствам репографии (копирования) относятся средства фотокопирования, термографии, микрофильмирования и ризографического копирования.

К средствам оперативной полиграфии относятся ректограф, малые офсетные машины, ксероксы.

Классификация носителей документированной информации.

Носители информации – физический или материальный объект, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, Право собственности на материальные носители, содержащие документированную информацию устанавливаются гражданским законодательством. Основным носителем документированной информации при текстовом и техническом документировании является бумага. Бумага бывает обычная и специальная (ватман, калька, фотобумага)

Согласно ГОСТ’у 9327-66 все форматы подразделяютя на 3 ряда: А,В,С. Ряд А считается основным, служит для изготовления писчей бумаги. Ряды В и С дополнительные, они используются для изготовления изделий из бумаги.

Кроме того, помимо бумаги, носителем информации могут быть:

1. Кинолента.

2. Грампластинка.

3. Перфокарта.

4. Перфолента.

5. Магнитная лента.

6. Дисковые накопители.

7. Флэш-память.

И т.д.

Подлинность документа

Под подлинным понимается документ, изготовленный санкционированным способом в соответствии с законодательно определенной технологией по изготовлению и имеющей признаки подлинности.

Документ при предъявлении которого отсутствуют или нарушены признаки подлинности, предварительно классифицируется как подложный и требует дополнительного подтверждения своей подлинности.

Подделка документов может быть полной, если документ целиком изготавливается злоумышленником или частичной, когда в подлинный документ вносятся определенные изменения.

Установление факта подлинности или поддельности документа включает в себя юридическую оценку внесенных в документ изменений (при частичной подделке), либо факта фальсификации всех реквизитов документа (при полной подделке) и является прерогативой исследователя, дознавателя или суда.

Основные методы фальсификации документов и носителей документированной информации:

1. Несанкционированное заполнение и исправление переменной части документа.

2. Фальсификация персонифицирующих атрибутов и реквизитов.

3. Полная фальсификация документов.

Для фальсификации переменной информации, наиболее часто используется механическая подчистка и химическое правление.

Признаки механической подчистки.

Обнаруживается при просмотре бумажного полотна под углом к яркому источнику света в виде повреждения фактуры поверхности бумаги.

Признаками химического травления являются:

1. Остатки красителя (первоначальных печатных или рукописных текстов).

2. Неисправность бумаги (на протравленных участках может иметь волнистую форму).

3. Возможно наличие пятен различных цветов.

Фальсификация дописки

Дописка подразумевает изменение текстов путем дорисовки (допечатки) отдельных элементов букв (цифр или слов).

Маскировка

Обязательно

ГОСТы 7.32 6.30

Виды документов

Документы делятся на:

1. Организационные документы (устав организации, положение, инструкция, штатное расписание, договор и т.д.).

2. Распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление и т.д.)

3. Организационно-справочные документы (акт, доверенность, протокол, заявление, служебная записка и т.д.).

4. Научно-исследовательские (итоговые и этапные отчеты о научных исследовательских работах или ОКР, ТЗ, монографии, диссертации, отзывы, рецензии).

5. Конструкторские документы (чертеж детали, сборочный чертеж, габаритный чертеж, спецификация, пояснительная записка и т.д.).

6. Технологические документы (технологическая карта, заводской регламент, схема технологического процесса и т.д.).

7. Проектно-сметные документы (генеральный бланк, общий чертеж, чертежи фасадов, разрезов здания, пояснительные записки (относящиеся к чертежам), эскизы, рассчеты, схемы, картографические документы и т.д.).

Общие требования к составлению и оформлению документов

Данные требования закреплены в государственном стандарте ГОСТ 6.30 – 2003.

Определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения в документах, требования к изготовлению бланков и требования к учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Реквизит документа – отдельные составляющие документа, являющиеся обязательными элементами его оформления (например, подпись, печать, дата, название вида документа и т.д.).

Формуляр документа – момент документа, содержащий конкретную совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

При электронном документообороте заверение и подпись документов осуществляется с помощью ЭЦП.

Особенности оформления отдельных видов технических документов

Требованиями к составлению и оформлению технической документации определены соответствующие стандарты. Конструкторская документация регламентируется Единой Системой Конструкторской Документации (ЕСКД). Технологическая документация – стандартами Единой Системы Технологической Документации (ЕСТД). Например, стандарты ЕСКД распространяются на изделия машиностроения и приборостроения. Правила ЕСКД распространяются на следующую документацию: все виды конструкторских документов, учетно-регистрационная документация для конструкторских документов, документация по внесению изменений в конструкторские документы.

Особенности составления и оформления отчета по научно-исследовательской работе представлены в стандарте ГОСТ 7.32 2001.

Требования к составлению и оформлению конфиденциальных документов

1. Секретно – 3 уровень допуска

2. Совершенно секретно – 2 уровень допуска

3. Особой важности – 1 уровень допуска

Для коммерческих есть лишь гриф КТ – Коммерческая Тайна.

Оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров. В конфиденциальных документах регистрационный номером является номер, присвоенный ему по журналу учета изданий документов. Регистрационный номер проставляется на документе на первом листе, в определенном для него месте, на последнем листе, в реквизите Фамилия Исполнителя и на остальных листах (в середине нижнего поля). При этом рядом с номером проставляется аббревиатура грифа конфиденциальности (КТ/ДСП). При визировании проекта документа первым визирует документ исполнитель, вторым – его руководитель, затем затронутые в документе должностные лица, затем юрист, затем руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, затем руководитель организации. В отметке об исполнителе конфиденциального документа указываются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего документ и дата печати документа.

Классификация документов и систем документации

При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер в нутрии нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов. Для систематизации документов, то есть для разделения их по группам, используется номенклатура дела. Индексы дел, включенных в номенклатур входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов, например, базовый индекс состоит из индекса дел по номенклатуре обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации и его порядкового номера внутри данной группы.

Практическое воплощение классификация документов находит в различных классификационных схемах, например в системах классификации Общероссийского классификатора изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения.

Для автоматизации обработки всех видов информации, используемых в управлении, была разработана единая система классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСКК ТЭСИ). В общероссийском классификаторе ТЭСИ разработан комплекс классификаторов, используемых для кодирования документной информации, например, авторы документов (предприятия и организации) являются объектами фальсификации в общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО), а ,например, валюта – в общероссийском классификаторе валют (ОКВ). Для служб документооборота, особое значение имеет общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), которая представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

1 работа – 10 4 – 13 5 – 13 6 – 13