№96.11.Карпов,Марат.Документирование
.pdfЗадание 6. Должностная инструкция
Состав задания.
Составить акт, используя образец в Приложении 8.
Методические указания по выполнению задания
Должностная инструкция — организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.
Отсутствие четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.
Несмотря на то, что в последние годы все больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:
ОШИБКА 1: абсолютное отсутствие должностных инструкций.
Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».
ОШИБКА 2: формальный подход к написанию должностных инструкций.
Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе, круг
51
своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.
ОШИБКА 3: неверное распределение обязанностей:
Те или иные работы ни за кем конкретно не закреплены, и их выполняет тот, кто в данный момент свободен или «просто вспомнил» о необходимости выполнить их.
Пример: Задача пополнения прайс-листов в торговом зале возложена на всех менеджеров зала, при этом не назначен «ответственный» за выполнение этих работ. Как следствие, прайс-листы распечатываются нерегулярно, да и то, только после соответствующей просьбы клиента. При этом они содержат большое количество ошибок и неточностей.
Не продумана система «подмены сотрудника в случае отсутствия или по болезни».
Пример: Розничный салон по продаже компьютерной техники. С целью привлечения клиентов, изготовлен рекламный щит, который необходимо каждое утро выставлять перед дверями салона. Для выполнения этой задачи назначен сотрудник, которому доплачивается «за вынос» определенная сумма к основному заработку. В целом эта схема работала весьма успешно, за исключением тех дней, когда данный сотрудник по каким-то причинам не являлся на работу или опаздывал к началу рабочего дня. Тогда рекламный щит, как правило, не выставлялся. Или выставлялся, но после долгих уговоров кого-нибудь из работников. Основные аргументы, предъявляемые руководству: «мне не платят за эту работу» и «я сейчас не могу этого сделать, потому что у меня много своей работы».
52
Сотрудникам вменено большое количество «разношерстных» обязанностей
Пример:
Системный администратор, помимо своих основных функций, выполняет роль экспедитора и сотрудника, занимающего вопросами рекламы. Он много времени проводит в разъездах по нуждам фирмы. В результате, обычно не успевает изготовить и поместить рекламу в СМИ или не оказывается «под рукой» в момент, когда необходим срочный ремонт техники. В этом случае, если вы поинтересуетесь «почему обязанности не выполняются в должной мере?», ваш сотрудник, скорее всего, сошлется на чрезмерную занятость и большое количество обязанностей.
Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:
•Рационально распределить обязанности между работниками.
•Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.
•Укрепить служебную дисциплину.
•Повысить эффективность деятельности организации.
•Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.
•Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.
•Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.
•Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.
•Избежать трудовых споров.
53
Задание 7. Документы оперативной информации
Состав задания.
Составить документы, используя образцы в Приложении 10–12.
Методические указания по выполнению задания
Докладная записка Докладная записка — документ, адресованный руководству и изла-
гающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших
место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.
Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
Докладные записки могут быть двух видов:
1.внешняя;
2.внутренняя.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке. Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
54
•в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
•во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
•в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать. Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает состави-
тель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Объяснительная записка Объяснительная записка:
1)документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2)сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:
1)Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.
2)Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
55
Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разде-
лов:
•первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
•второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: на-
именование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Деловое письмо в условиях унификации
Письмо́— сообщение, выраженное в компактной форме и предназначенное для обмена информацией между людьми.
Унификация — наиболее распространенный и эффективный метод стандартизации, который предусматривает приведение объектов к однотипности на основе установления рационального числа их разновидностей. Дает возможность снизить стоимость производства новых изделий, повысить серийность и уровень автоматизации производственных процессов. Основой унификации является систематизация — распределение предметов продукции в определенном порядке и последовательности, которые создают удобную систему использования. Уровень унификации определяется с помощью системы показателей, из которых обязательными (в некоторых странах) являются коэффициент использования на уровне типоразмеров. Под коэффициентом принимают отношение количества за-
56
имствованных, купленных и стандартизованных типоразмеров к общему количеству типоразмеров изделия.[2]
Деловое письмо (рекомендации)
Можно сказать, что официальное письмо состоит из рамы письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте:
•полное и сокращенное название организации-отправителя
•электронный адрес;
•номер телефона, факса;
•номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки.
Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более устойчивой.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположе-
57
ние реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.30-2003.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:
•организовать централизованное изготовление бланков для писем;
•сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
•облегчить визуальный поиск необходимой информации;
•расширить возможности применения вычислительной и органи-
зационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.30-2003, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1.Государственный герб или герб субъекта РФ или эмблему организации;
2.код предприятия по
3.ОГРН юридического лица
4.ИНН
5.наименование организации Официальное письмо является единственным документом, на кото-
ром не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т. д. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и
58
сокращенном виде (в случаях, кода сокращенное наименование закреплено в учредительных документах). Сокращенное наименование указывают в скобках и помещают вслед за полным наименованием или ниже него. Например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
1.по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
2.по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
3.смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.
Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
Почтовый адрес относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.
Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательно-
59
сти: число, месяц, год. Число и месяц записываются двухзначными числами, год — четырьмя цифрами. Допускается также словесно-цифровой вариант оформления даты.
Например, дату 25 октября года следует записать так: 25.10. 2011 (допускается и иная запись: 25.10. 2011). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2011 года записывают следующим образом: 12.01.2011. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2011).
Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или
18/275.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование
иадрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия
иадрес лица, которому направляется письмо). В адресате название органи- зации-получателя пишется в именительном падеже. Например:
ЗАО «Оксиды»
60