№146.11.Барщевский

21

Создание документов. Схема создания документа показана на рис. 1.8.

Разработка

документа

Проверка

документа

Согласование

документа

Утверждение

документа

Разработка

документа Внешний Внутренний

Отправить		Рассылка по
адресату		подразделениям

Подшить в дело

Рис. 1.8. Создание документа

Проекты документов готовятся в структурных подразделениях как новые или как ответ на другой документ. Согласование документа подразумевает ознакомление с ним заинтересованного лица и добавления подписи о согласовании.

Проекты документов, подготовленные в ответ на входящие документы, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению входящего документа.

Регистрация исходящих документов (с присвоением соответствующего номера и даты) осуществляется канцелярией после подписания документа ру-

22

ководителем. Экспедиционная обработка предполагает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку документа и отправку.

Создавать документы с помощью компьютера возможно в приложениях

Word и Excel.

Всоздании документа можно выделить формирование документа, компьютерный набор, корректировку, согласование, подпись должностным лицом, регистрацию рассылки.

Требования к электронным документам при наборе определяются ГОСТ Р6.30-97, а технология – ГОСТ Р1141-98. Документы используют шрифты

Times New Roman и Arial, обычно кегль 12 через 1,5 – 2 интервала. Абзац – 1,25

см, между абзацами может быть расстояние в 2 –2,5 интервала.

ВWord можно использовать имеющиеся шаблоны (записки, отчеты, письма и факсы, публикации и другие документы), доступ к которым можно получить при создании нового документа (файла). Это приложение позволяет создать и таблицы, в которых можно проводить простейшие вычисления. Графики и сложные вычисления лучше выполнять в Excel, имеющей около ста встроенных функций. Окончательные результаты можно перенести из Excel в Word. В Word можно вводить данные из таблиц структурированных баз данных, например, на основе СУБД Access.

Существуют и специализированные программные продукты: Link Works

фирмы Digital и Group Wise фирмы Novel.

Использование документов. Технология работы с поступающими документами (рис. 1.9) может быть такой: поступление и регистрация документа, доклад документа руководству, резолюция руководителя с указанием сроков исполнения, ксерокопирование или сканирование, доведение резолюции до исполнителей, разработка соответствующих мероприятий, исполнение документа, хранение документов, уничтожение документов, поиск документов или их частей, делопроизводство, архив. Часть наиболее важных документов ставится канцелярией на контроль. Она информирует соответствующего руководителя о ходе исполнения, После исполнения резолюции документ снимается с контроля.

Возможна электронная система планирования делопроизводства и контроля за исполнением документов.

Вдальнейшем рассмотрении материала данной работы акцент сделан на структурированной информации.

Вдальнейшем рассмотрении акцент делается на структурированную информацию.

	23
Поступление			Документ в под-
документа			разделении

Регистрация

документа

Передача руководителю

Копирование

документа

Рассмотрение

документа

Использование

документа

Контроль исполнения

Архивация

документа

Рис. 1.9. Использование документа

Контрольные вопросы

1)В чем отличие формальных методов и неформальных процедур? Для чего введено такое деление?

2)Опишите структуру информационно-поискового и информационносоветующего режимов.

3)Что такое управление, система управления, объект управления, управляющая часть, структура?

4)Что такое делопроизводство? Документ?

5)Чем отличается документ в функциональных подсистемах от документа в сфере делопроизводства?

24

6)Опишите способы хранения и поиска электронных документов в делопроизводстве.

7)Опишите технологию и варианты создания документов.

8)Опишите технологию использования документов.

Глава 2. Компьютерное обеспечение автоматизированного управления

Основными видами компьютерного обеспечения, не зависящими от способа реализации автоматизированной системы, являются техническое, математическое и информационное обеспечение.

2.1. Техническое и математическое обеспечение

Техническое обеспечение (ТО) – выбор комплекса технических средств и обеспечение условий для его нормального функционирования.

Комплекс технических средств – совокупность технических средств, используемых в автоматизированной системе.

Следует сказать, что вторая часть определения ТО относится к большим ЭВМ типа ЕС ЭВМ, для работы которых строились отдельные здания – инфор- мационно-вычислительные центры (ИВЦ). ИВЦ обеспечивали специальные условия (температурный режим, магнито-, электрозащищенность и т.д.). С появлением персональных компьютеров (ПК) эта задача резко упростилась, поскольку компьютеры надежно работают в необходимом интервале температур.

Предъявляемые к КТС требования возможно разделить на экономические и технические. Экономические требования определяют минимум затрат на проектирование и эксплуатацию КТС.

К техническим требованиям относятся: серийность выпуска; надежность; модульность; гибкость (выбор необходимой конфигурации КТС).

КТС должен обеспечивать:

1)сбор, ввод в компьютер и первичную обработку информации в источнике ее возникновения;

2)передачу информации в место ее обработки;

3)обработку информации;

4)представление результатов как на машинных носителях, так и с помощью средств отображения информации.

При применении больших ЭВМ источник информации и место ее обработки были разделены территориально. С появлением ПК, которые в настоящее время по своим характеристикам значительно превосходят большие ЕС ЭВМ, стала возможной полная обработка информации в источнике ее возникновения.

Упростилась задача создания автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ – место оператора, оборудованное средствами, необходимыми для

выполнения определенных функций.

25

Иными словами, этапы 1), 3), 4) превратились в один этап, а этап 2) потерял свое значение в прежнем понимании. Процедура 2) стала актуальной для связи отдельных АРМ в систему.

Таким образом, выбор комплекса технических средств трансформировался в две задачи.

1)Выбор ПК вместе с его периферийными устройствами. Такая задача имеет место, как правило, при покупке любого компьютера.

2)Выбор структуры и средств обеспечения работы сети компьютеров (корпоративной информационной системы).

Корпоративная информационная система (КИС) – информационная сис-

тема, поддерживающая оперативный и управленческий учет на предприятии и поставляющая информацию для принятия управленческих решений.

В подсистеме математического обеспечения следует выделить математическое и программное обеспечение.

Математическое обеспечение (МО – совокупность методов, алгоритмов и программ, используемых в АСУ.

Программное обеспечение (ПО) – совокупность алгоритмов и программ, применяемых в АСУ.

Выделяют внутренне (программы на машинных языках программирования) и внешнее (программы на языках программирования высокого уровня) МО. В последнем выделяют общее, стандартное МО, придаваемое при покупке компьютера, и специальное МО, разрабатываемое проектировщиками АСУП или приобретаемое пользователем дополнительно.

Все программы могут быть разделены на следующие классы:

1)Вычислительные, являющиеся основными;

2)Управляющие, устанавливающие порядок выполнения вычислительных программ;

3)Трансляторы, переводящие программы с языков высокого уровня на язык машинных кодов;

4)Сервисные, обеспечивающие удобный интерфейс пользователю.

Эффективность работы компьютера определяется долей времени работы вычислительных программ в сравнении с долей времени работы остальных классов программ. Для ПК она определяется используемой операционной системой.

При использовании системы DOS можно было выполнить «одновременно» только одну программу. С внедрением широко используемой в настоящее время операционной среды Windows стало возможным выполнение нескольких программ сразу. В ПК используется при этом режим разделения времени, для реализации которого в ЕС ЭВМ было потрачено много усилий.

Вычислительные программы совместно с программами других классов часто оформляются в виде программных приложений.

26

Приложение – законченный программный комплекс, предназначенный для некоторых стандартных (часто повторяющихся) операций. К таким приложениям относятся и системы управления базами данных (СУБД), являющихся основой прежде всего для вновь разрабатываемых автоматизированных систем.

Приложения группы Microsoft Office следует отнести к стандартному МО, тогда как программы для автоматизированных систем (BAAN, SAP/R3, Галактика) составляют специальное МО.

2.2. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность методов классификации и кодирования данных технико-экономических документов, унификация и упорядочение немашинных и машинных данных.

В соответствии с определением в ИО выделяют такие его составляющие [4]: упорядочение немашинной информации; преобразование немашинной информации к машинному виду; упорядочение машинной информации.

2.2.1. Упорядочение немашинной информации

Информация в автоматизированных системах отражается, как правило, в документах, фиксирующих материальные и другие потоки ресурсов или движущихся вместе с этими потоками. Совокупность потоков документов, используемых в автоматизированных системах, называют документооборотом.

При создании первых систем выяснилось, что до 25 процентов информации ручного документооборота избыточно и может быть удалено без снижения качества управления. Этот факт объясняется тем, что при ручном управлении не было единого центра типа автоматизированной системы, ведущего и сопровождающего документооборот предприятия в целом.

Возникла, следовательно, задача упрощения документооборота. Оно проводится путем рассмотрения как функций отдельных подразделений, так и связей между подразделениями.

Существующий документооборот выявляется на стадии предпроектного обследования и может быть представлен в виде графических, табличных и матричных моделей. Последние рассмотрим более детально.

Существует более десяти разновидностей матричных моделей предприятия, из которых рассмотрим разновидность «тип А».

Такая модель представляет собой таблицу (матрицу), по осям которой откладываются названия или шифры документов, в связи с чем модель получила название «документ на документ». Если какой-либо документ участвует в создании другого документа, то в ячейке на пересечении шифров ставится некоторый знак (крестик, 1 и т.д.).

Матрица, описывающая подразделение, делится на четыре квадранта

(рис. 2.1).

В первом квадранте фиксируются документы, разрабатываемые и используемы только в данном подразделении. В квадранте II – документы, разрабатываемые в данном подразделении и передаваемые в другие подразделения. В

27

квадранте III отражаются документы, поступающие извне и используемые только в данном подразделении. Квадрант IY представляет документы, поступающие извне, обрабатываемые в данном подразделении и передаваемые в другие подразделения. В модели имеют место два вспомогательных раздела (на рис. 2.1) не показаны.

I	II
III	IV
Подразделение 1

I	II
III	IV
Подразделение 2

Рис. 2.1. Матричная информационная модель

Матричная модель может быть построена для каждого подразделения, а затем между моделями подразделений могут быть показаны существующие связи.

Достоинством матричных моделей является хорошая наглядность, однако при больших размерностях ручной анализ таких моделей становится проблематичным и необходимы компьютерные методы обработки.

Вдругих разновидностях матричной модели в качестве «координат» могут отражаться показатели, как части документов.

Рассмотренные модели позволяют дать рекомендации по совершенствованию документооборота (реинжинирингу): исключить информацию, использующуюся преимущественно в одном подразделении; исключить параллельно движущиеся документы и показатели; трансформировать документы (объединить несколько документов, разделить документ на части); унифицировать формы документов; внести в документы заранее нормативно-справочную информацию.

Следует отметить, что процедура совершенствования носит в значительной мере неформальный характер.

2.2.2.Преобразование немашинной информации к машинному виду

Впреобразовании немашинной информации к машинному виду выделяют следующие этапы.

1. Формирование искусственных информационных языков.

28

2.Классификация информации в разработанных информационных языках

ссоставлением и использованием классификаторов.

3.Кодирование (шифровка) информации на основе разработанных классификаторов.

Дадим более подробную характеристику этапов.

1.Естественные информационные языки обладают существенными неоднозначностями в виде синонимов, омонимов и идиоматических выражений. При формировании искусственных информационных языков омонимы и идиоматические выражения должны быть исключены, а для синонимов часто составляют специальный словарь (тезаурус).

Возникает вопрос: в автоматизированной системе следует использовать единый информационный язык или для каждой подсистемы (бизнес-процесса) формировать свой язык при наличии «переводчиков» между этими языками?

Расчеты показали, что для предприятия целесообразно использовать единый язык.

2.Результатом формирования искусственного информационного языка является набор терминов. Они могут быть упорядочены лексикографически (по алфавиту). Такое упорядочение – из-за большого времени поиска необходимой информации – неприемлемо в автоматизированной системе. Целесообразно информацию словаря разделить на функциональные группы, присвоив группе шифр, а затем проводя шифровку внутри группы. В качестве классификационных признаков могут быть, например, вид рабочего места, вид ресурса, интервал времени и т.д.

Такое разделение информации привело к появлению общесоюзных классификаторов и классификаторов предприятия.

Разработано свыше 25 общесоюзных классификатора (ОК), которые используются и сейчас под именем общероссийских классификаторов. К таким классификаторам относятся, например, общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), общесоюзный классификатор предприятий и объединений (ОКПО) и др.

На основе общесоюзных классификаторов разработаны классификаторы предприятий.

3.На базе классификатора предприятия на стадии технического проектирования составляется документ «Альбом шифров». Пример шифрованной информации показан на рис. 2.2, где позиции x – символы от 0 до 9, а xx – символы от 0 до 99.

Следует подчеркнуть принципиальную разницу между шифровкой для больших ЭВМ и для персональных компьютеров. В первом случае числовыми символами заменялась символьная информация, которую компьютер не мог воспринимать. С появлением систем шифровки ASCII в системе DOS и ANSI- в системе Windows шифры используются как идентификаторы в базах данных.

29

Например, в системе BAAN для С.-Петербургского картоннополиграфического комбината применена система шифровки, представленная ниже. В шифре 2105 100 0386 01 02 разряды означают следущее:

o 2105 – код группы полиграфической продукции; o 2102 – код группы картона;

o 2104 – код группы товаров народного потребления;

o 100 – цех офсетной печати (ЦОП); o 200 – цех глубокой печати (ЦГП);

o 386 – код заказчика;

o 01 – количество заказов; o 02 – детали в листе картона.

3	1	2	5	7	8	8 5
х	х	х	х	х	х	х х

Вид ресурса

Характеристика состояния ресурса

Вид информации

Уровень управления

Номер подразделения

Вид продукции

Интервал времени

Рис. 2.2. Пример шифра

2.2.3. Упорядочение машинной информации

Упорядочение информации не зависит от применяемого представления. Чтобы описать упорядочение, будем в этом разделе называть функциональную подсистему или бизнес-процесс структурным элементом (СЭ), а задачу АСУП или бизнес-функцию – задачей.

В любом СЭ возможно выделить (рис. 2.3) формальную часть (персональный компьютер) и неформальную часть (ЛПР). Формальная часть может быть описана некоторым укрупненным векторным алгоритмом Y = F(X) – где Y и X – векторы входных и выходных данных, F(X) – функция (алгоритм) преобразования структурного элемента. Алгоритм – правило преобразования входной информации в выходную.

30

Размерности векторов X и Y значительны в любом СЭ. Реализация, равно как и использование в процессе эксплуатации автоматизированной системы такого алгоритма неудобны. В связи с этим алгоритм F структурного элемента делят на связанные части, которые носят название задач АСУП.

F(X)	Y

	ПК		X	ЛПР
Y = F(X)
			а)
X = {X1, X2, X3}					Y = {Y1, Y2, Y3}
			Алгоритм
			F(X)

				б)
X1								Y1
				Задача 1
X2								Y2
				Задача 2
X3								Y3
				Задача 3

в)

Рис. 2.3. Состав структурного элемента:

соотношение формальной и неформальной частей (а), алгоритм подсистемы (б), задачи и их связь (в).

Задача АСУП – часть алгоритма структурного элемента, выделенная по неформальному признаку и рассматриваемая относительно самостоятельно

(рис. 2.3).

Схема решения любой задачи может быть представлена в виде, показанном на рис. 2.4.

На стадиях технического и рабочего проектирования каждая задача оформляется в виде двух документов: «Постановка задачи» и «Алгоритм решения задачи».

Эти документы предназначены для согласования действий как между представителями заказчика и исполнителя, так и между специалистами исполнителя в процессе построения задачи.