Лабы

120

границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы; изменение источников элемента управления текстовое поле непосредственно в самом поле, без использования окна свойств; изменение размеров разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных; изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.

Доработка формы в режиме конструктора. В случае баз данных доработать форму можно в режиме конструктора. Можно добавить в форму новые элементы управления и поля, разместив их на сетке макета. В окне свойств доступны многие свойства настройки формы. Чтобы переключиться в режим конструктора, в области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Режим конструктора. Форма будет отображена в режиме конструктора. Изменить свойства формы, ее разделов и элементов управления можно с помощью окна свойств. Чтобы отобразить его, нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список

полей на вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить

существующие поля. Поля перетащите в форму непосредственно из

области Список полей.

Запросы Microsoft Access

Запросы являются важнейшим элементом любой базы данных. С их помощью из базы данных извлекаются осмысленные сведения, позволяющие ответить на важные для бизнеса вопросы.

Запрос на выборку. Запросы на выборку в приложении Access создаются двумя основными способами: с помощью конструктора запросов и мастера запросов.

Конструктор запросов позволяет наиболее гибко настраивать запросы на выборку. Кроме того, с его помощью легко создать запрос, для которого в качестве источника записей используется одна таблица. Например, запросы такого типа удобны для просмотра списка активов и дат их приобретения. Этапы создания запроса на выборку предсталены на рис. 34.

1.На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы. На ленте также появится вкладка Конструктор.

2.В диалоговом окне выберите источник записей. При этом можно использовать сочетания таблиц и запросов, и выбранные компоненты появляются в верхней части конструктора.

3.В источнике записей дважды щелкните поля, которые требуется включить в набор записей (результаты). Выбранные поля появляются в нижней части конструктора.

121

4. Добавив все необходимые поля, откройте вкладку Конструктор и в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Набор записей появится в виде таблицы.

Рис. 34. Этапы создания запроса на выборку

При выполнении запроса на выборку Access выводит результаты в таблицу. Результат работы запроса называется набором записей, и с ними можно работать точно так же, как с таблицей. Например, можно добавлять и изменять данные, и все внесенные изменения будут сохранены в таблицах, которые послужили источником записей для запроса.

Запрос с параметром. Запрос на выборку может вернуть много данных. Ограничить их объем можно с помощью параметра. Проще говоря, запрос с параметрами предлагает пользователю ввести данные перед выполнением. Например, если необходимы записи только в определенном диапазоне дат, можно добавить параметры для дат начала и окончания периода. Перед выполнением запроса будет предложено ввести эти данные, а в результат будут включены только те записи, которые попадают в указанный диапазон. Иными словами, параметры служат своего рода фильтром, который можно встроить в запрос.

Рис. 35. Запрос с параметром

122

1.Откройте запрос в конструкторе и введите параметр в строку Условие отбора для поля, по которому требуется выполнить фильтрацию.

2.При выполнении запроса в соответствии с условием будет предложено ввести дату начала и дату окончания, и в запросе будут возвращены только те записи, которые попадают в указанный диапазон.

Итоговые запросы. Изменить условия отбора в запросе можно, добавив функцию. Например, чтобы узнать, сколько компания потратила на мебель в прошлом году, можно добавить в запрос

агрегатную функцию и получить в результатах сумму значений (рис. 36). Для этого:

1.Откройте запрос в режиме конструктора.

2.На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите

кнопку Итоги. В конструкторе появится строка Групповая операция.

3.В поле, в котором требуется использовать функцию, щелкните строку Групповая операция и выберите функцию из списка.

4.В результаты запроса будет включен итог вычисления.

Рис. 36. Добавление функции в запрос на выборку

В качестве источника записей для нового запроса можно использовать несколько таблиц или других запросов. В действительности запросы к нескольким источникам записей используются гораздо чаще, чем запросы к одному источнику. Создавать запросы с несколькими источниками проще всего с помощью мастера запросов. Помните о том, что все таблицы в источнике записей должны участвовать в связи. Для этого на вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. Затем выполните предлагаемые мастером действия. В ходе их выполнения выберите таблицы и поля, которые будут использоваться в качестве источника записей, а также дайте запросу описательное имя (не используйте в имени пробелы).

123

Пример. Для базы данных сформированной в лабораторной работе №9 рассмотрим способы создания форм и запросов.

1. Создадим форму для добавления записей в таблицу Продажа с помощью Мастера.

На вкладке Создание в группе Формы нажмем кнопку Мастер форм. Программа запустит мастер.

На первом шагу мастера выберем таблицу и поля, которые необходимы для формы, далее выберем внешний вид формы и на последнем шаге введем имя созданной формы (рис. 37).

Рис. 37. Шаги Мастера форм для ее создания

2. Построим форму для таблицы Поставка товара с помощью инструмента Пустая форма. Для этого на вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма, в режиме макета отразится форма и область список полей. В области Список полей выберем необходимую таблицу и дважды щелкнем на полях, включаемых в форму (рис. 38). Для добавления в форму элементов управления других типов можно

использовать Элементы управления на вкладке Конструктор.

124

Рис. 38. Создание формы с использованием инструментария Пустая форма

3. Создадим форму Товар в режиме Конструктор. Выберем таблицу Товар для отбора полей и создадим обычную форму с помощью мастера.

Перейдем на вкладке Главная в режим Конструктор. B режиме

Конструктор добавим заголовок (Товары) и примечание (Одновременно

отображается одна запись), при этом отформатируем шрифт для ввода данных и вставим рисунок (рис. 39).

Рис. 39. Режим конструктора создания формы Товар

Рассмотрим различные варианты создания запросов.

1. Простой запрос. Построим таблицу по продаже товара. Выполним это задание в режиме Мастера запросов. Нас интересует, какой товар, по

125

какой цене, в каком количестве кому и кому был продан в заданном примере. На вкладке Создание выберем Мастер запросов. Этапы создания запроса представлены на рис. 40.

Шаг 2

Шаг 1

Шаг 4

Шаг 3

Готовый простой запрос

Рис. 40. Этапы создания простого запросы

2. Рассмотрим примеры создания запросов с параметрами. Осуществим выбор поставщиков тетрадей. Создадим простой запрос,

используя таблицу Поставка товара и поля КодПоставки, Товар, Поставщик.

После отбора полей в режиме Конструктор в строке Условие отбора в поле в соответствии с полем отбора указать критерии отбора (рис. 41).

126

Например выбор товара по полю Код товара. Этот критерий запишем в квадратных скобках в виде формулы:

[введите:Код товара].

Рис. 41. Конструктор создания запроса с параметрами

Проверим запрос или запустим его. Появится окно (рис. 42). В этом окне укажем Код товара (цифрами), например 1. Увидим на экране все записи с данными по тетрадям.

Рис. 42. Выполнение запроса с параметром

Создадим еще один запрос с параметрами, в котором найдем продажи ТОО Мир по цене более 5 руб. Создадим простой запрос из

таблицы Продажа в режиме Конструктор, а в строке Условие отбора в

столбце, где необходимо произвести отбор, укажем критерии отбора: в

поле Клиент 3 (в таблице клиент ТОО Мир), в поле ЦенаТовараПродажа

зададим условие отбора – >=5. Запрос в режиме Конструктор и результат выполнения представлены на рис. 43.

Рис. 43. Пример запроса с параметрами

127

3. Рассмотрим примеры создания итоговых запросов.

Создадим итоговый запрос расчета общих объемов продажи товаров

с помощью Мастера запросов. На вкладке Создание выберем Мастер

запросов. Для простого запроса выберем таблицу Продажа и перенесем в запрос поля Товар и КоличТовара (шаг 2), затем выберем итоговый отчет простого запроса (Итоговый) и выберем суммирование (Sum) по полю КоличТовара. Шаги мастера и результат выполнения запроса представлен на рис. 44.

Запрос итоговых объемов продаж по товарам

Рис. 44. Создание итогового запроса общих объемов продажи товаров

Создадим запрос, который произведет расчет стоимости товаров поставки. Для запроса источником данных служит таблица Поставка

товара, для запроса отбираются поля КодТовара, КоличТовараПоставки, ЦенаПоставки и создается новое поле Стоимость поставки, при помощи Построителя выражений (рис. 45).

Рис. 45. Окно Построителя выражений

128

Формула выражения поля Стоимость поставки:

Стоимость поставки: [Поставка товара]![КоличТовараПоставки]* [Поставка товара]![ЦенаПоставки].

B строке Групповая операция в поле КоличТовараПоставки и Стоимость

поставки установить Sum. На рис. 46 представлен запрос в режиме Конструктор и результат его выполнения.

Рис. 46. Создание итогового запроса

3. Рассмотрим создание перекрестного запроса.

Соберем информацию по количеству поступившего товара от каждого поставщика и подведем итоги поставок. Источником данных

служат таблицы Товар, ПоставкаТовара и Поставщик. Для запроса отбираются три поля: Товар (таблица Товар), КоличТовараПоставки (таблица ПоставкаТовара), Поставщик (таблица Поставщик).

На вкладке Конструктор нажмем кнопку . B нижней части

запроса появились разделы Групповая операция и Перекрестная таблица. B

разделе Групповая операция выберем функцию Sum напротив поля

КоличТовараПоставки. B остальных полях оставим значение Группировка.

Чтобы значения поля Товар появились в заголовке строк, в разделе

Перекрестная таблица выберем пункт Заголовки строк. А чтобы значение

поля Поставщик появилось в таблице, выберем пункт Заголовки столбцов.

Для поля КоличТовараПоставки выберем параметр Значение.

На рис. 47 представлен запрос в режиме Конструктор и результат его выполнения.

129

Рис. 47. Пример создания перекрестного запроса

Задания

Вариант 1

Для выполнения заданий использовать результаты лабораторной работы № 9.

Требуется:

1.Создать форму, в которой отображается информация по материалам. В форму добавить рисунок.

2.Создать форму, с помощью которой можно осуществить ввод данных о поставках. Добавить две новые записи с помощью созданной формы.

3.Создать запрос на выборку из таблицы Поставки информации каком-либо поставщике.

4.Создать запрос об общем количестве материалов запланированных

ифактически доставленных.

5.Создать запрос о проценте выполнения поставок для материалов и поставщиков.

Вариант 2

Для выполнения заданий использовать результаты лабораторной работы № 9.

Требуется:

1.Создать форму, в которой отображается информация по профессиям. В форму добавить рисунок.

2.Создать форму, с помощью которой можно осуществить ввод данных в Ведомость. Добавить две новые записи с помощью созданной формы.