Лабораторная работа №1

2.Выполните одно из следующих действий:

Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook,

выберите пункт Контакты Outlook.

При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.

Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Рис. 25 1-Столбцы файла данных представляют собой категории данных.

Поля, добавляемые к основному документу, являются текстовыми

21

заполнителями для этих категорий. 2-Строки файла данных представляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Word создает копию основного документа для каждой записи.

При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных,

например фамилия или адрес.

Рис. 26

Что происходит при слиянии

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ.

Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

22

Рис. 27

Многократное использование и распространение частей

документа

Стандартные блоки — это предназначенные для многократного использования элементы содержимого и другие части документа, которые хранятся в виде коллекций. К стандартным блокам можно в любое время обращаться и использовать их. Стандартные блоки можно также хранить и распространять с помощью шаблонов.

Например, одним из типов стандартных блоков является автотекст. Его можно применять для хранения часто используемого текста и графических объектов, таких как стандартные фразы из контрактов или длинный список рассылки. Каждый выбор текстового или графического объекта сохраняется в организаторе стандартных блоков как элемент автотекста, которому присваивается уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.

23

Создание стандартного блока для многократного использования

содержимого

1.Выберите текст или графический объект, который хотите сохранить как стандартный блок многократного использования.

2.На вкладке Вставка в группе Текст выберите Экспресс-блоки, а

затем щелкните Сохранить выбранное в коллекцию экспресс-

блоков. (Или нажмите сочетание клавиш ALT+F3.)

3.Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока:

«Имя …» Введите уникальное название для стандартного блока.

«Коллекция …» Выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок.

«Категория …» Выберите категорию, например, Общие или

Встроенный, либо создайте новую категорию.

«Описание …» Введите описание стандартного блока.

«Сохранить в …» В раскрывающемся списке выберите название шаблона.

«Параметры …» Выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

Нахождение и использование стандартного блока

1.Щелкните в месте вставки стандартного блока в документ.

2.На вкладке Вставка в группе Текст выберите Экспресс-блоки, а

затем щелкните Организатор конструктивных блоков.

3.Нажмите кнопку Вставить.

24

Добавление названий в приложении Word

Название — это нумерованный подпись, например Рисунок 1, которая добавляется к рисункам, таблицам, формулам и другим объектам.

1 - Подпись, выбираемая пользователем

2 - Номер, добавляемый приложением Microsoft Word

Для элементов разного типа можно использовать разные форматы подписи и номера в названии — например, Таблица II и Формула 1-A. В подпись также можно добавить поясняющий текст.

Если в дальнейшем нужно будет добавить, удалить или переместить названия, номера названий можно будет легко обновить, причем все сразу.

Добавление к документу ссылки и литературного источника

При добавлении к документу новой ссылки создается также новый

литературный источник, который будет отображаться в списке литературы.

1.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы

щелкните стрелку рядом со списком Стиль.

2. Выберите стиль, который следует применить к ссылке и литературному источнику.

25

3.Например, в документах, относящихся к общественным наукам, к ссылкам и литературным источникам обычно применяют стиль MLA или APA.

4.Щелкните место в конце предложения или выражения, которое будет использовано в качестве ссылки.

5.На вкладке Ссылки в группе Ссылки и списки литературы нажмите кнопку

Вставить ссылку.

6.	Выполните одно из указанных ниже действий.
	Чтобы добавить сведения о литературном источнике, выберите
	команду Добавить новый источник.
	Чтобы добавить заполнитель для отображения места расположения ссылки, а затем
	ввести сведения, выберите команду Добавить новый заполнитель. Рядом с
	источниками заполнителей в диспетчере источников появится вопросительный
	знак.

7.Чтобы начать ввод сведений о литературном источнике, нажмите стрелку рядом с полем Тип источника.

8.Введите библиографические сведения об этом литературном источнике.

Создание списка литературы

Создать список литературы можно в любой момент после того, как в документ вставлен один или несколько источников. Если для создания законченной ссылки недостает сведений, можно применить заполнитель, а

дополнительные сведения ввести позже.

1.Щелкните место в документе, где будет располагаться список литературы (обычно в конце документа).

2.На вкладке Ссылки в группе Цитаты и библиография выберите

Библиография.

26

3.Чтобы вставить список литературы в документ, щелкните стандартный формат списка литературы.

27