Документ Microsoft Word (3)

Возможности базы данных в Excel. Формы данных

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, списков клиентов предприятия, списков торговых и финансовых операций и т.д. Такого рода большие списки, содержащие однотипную инфор-мацию, называют базой данных. Основные правила оформления баз данных:

1) каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2) несколько верхних строк (как минимум - одна) должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

3) не включать в список пустые строки и столбцы.

Заполнение таблицы с помощью формы данных.

Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

Для ввода данных с помощью Формы необходимо выделить любую ячейку списка и в пункте меню Данные выбрать команду Форма. В результате появится диалоговое окно, представляющее собой одну строку списка с подписанными названиями столбцов. Рядом с каждым заголовком столбца расположено поле для вводы информации, если этот столбец не содержит значений, вы-численных по формуле. В правой части Формы находятся кнопки для работы со списком.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Предыдущая, Следующая, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрут-ки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей Tab.

Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист таблицы, достаточно нажать кнопку Закрыть.

Редактирование ячеек при помощи контектсного меню.

При редактировании таблиц во многих случаях удобнее пользоваться контекстным меню, вызываемым нажатием правой клавиши мыши. Так, для форматирования ячеек их достаточно выделить, щелкнуть правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения и выбрать команду ФорматЯчеек, вы перейдете к тому же диалоговому окну. Редактировать содержимое ячейки (исправлять, изменять данные) совсем не обязательно в Строке формул. Если дважды щелкнуть мышью по ячейке, в ней появится текстовый курсор, и можно произвести все необходимые исправления.

Задание 3.2

Теперь продолжите выполнение задания и приступайте к заполнению таблицы данными.

1. В текущей работе обычно приходится заполнять таблицы вперемешку, например, в порядке поступления товара, поэтому вносите данные в таблицу в произвольном порядке. Заполнение рабочей книги удобнее проводить в режиме Формы данных.

2. Выделите таблицу без первой строки, но захватите обязательно нижнюю незаполненную стро-ку (в образце таблицы это строка 8). Эта строка должна содержать все формулы и нумерацию. Если вы забудете выделить в таблице незаполненную строку, то не будете иметь возможность продолжать заполнение таблицы в режиме формы.

3. Выполните команду ДанныеФорма. Вы получите в диалоговом окне форму данных, содер-жащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых мож-но вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выво-дятся на экран без окон редактирования («Кол-во остатка» и «Сумма остатка»). Теперь вы име-ете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек – записей (каждая из которых представ-ляет строку таблицы).

4. Начинайте заполнение формы. Введите название отдела: Мясной, нажните Tab или перейдите мышью в следующую строку, в которой введите название поступившего товара, например, го-вядина. В следующей строке введите ед измерения: кг. В следующей строке введите цену при-хода, например 28, далее – кол-во прихода, например, 50, далее – цену расхода, например 32, далее – кол-во расхода, например, 41. Когда заполните всю запись, нажмите клавишу Enter, и вы автоматически перейдете к новой чистой карточке – записи. Как только вы заполните но-вую запись, вся внесенная вами информация автоматически воспроизведется и в исходной таблице.

5. Заполните несколько новых записей на ваше усмотрение (или см. образец таблицы на рис.2). Вводите данные так, чтобы были товары из одного и того же отдела, и обязательно присут-ствовал товар с нулевым остатком. После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

Образец таблицы:

ПРИХОД РАСХОД ОСТАТОК

№ Отдел Наименование товара Единица из-мерения Цена прихо-да Кол-во прихода Цена расхо-да Кол-во расхода Кол-во остатка Сумма остатка

1 Мясной Говядина кг 280р. 50 320р. 41 9 2880р.

2 Кондитерский Конфеты упаковка 60р. 50 75р. 44 6 450р.

3 Молочный Кефир упаковка 1л 18р. 40 22р. 35 5 110р.

4 Мясной Колбаса кг 235р. 30 285р. 30 0 0р.

5 Молочный Йогурт бут. 0,5 л 20р. 100 25р. 88 12 300р.

6 0 0р.

Рис. 2.

Оперирование данными

Фильтрация данных.

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки, кроме тех, которые удовлетворяют условиям отбора. Фильтрация данных по определенному признаку позволяет видеть не всю таб-лицу, а только ту ее часть, которая сейчас нужна. Это особенно удобно при большом количестве данных в таблице.

Автофильтр.

Для простых условий отбора данных используется команда Автофильтр. Сначала следует выделить любую ячейку в списке, затем в пункте меню Данные в подменю Фильтры выбрать команду Автофильтр. В результате появятся кнопки со стрелочками радом с каждым заголовком столбца. Это кнопки автофильтра. Нажав на эту кнопку, можно раскрыть список значений, кото-рые можно использовать для условий отбора. После фильтрации списка в Строке состояния бу-дут содержаться количество отобранных строк и общее число записей.

Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Автофильтр (команда Данные Фильтр).

Примеры использования Автофильтра:

1) Автофильтр можно использовать, чтобы найти заданное число наибольших или наимень-ших элементов в списке. Для этого следует нажать на кнопку автофильтра и выбрать условие отбора: Первые 10.

2) Для того, чтобы найти пустые ячейки в данном столбце нужно нажать кнопку автофильтра и внизу условий фильтрации выбрать условие отбора Пустые. Если пустые строки с пустыми ячейками данного столбца нужно скрыть, то следует выбрать условие отбора Непустые.

3) Если требуется оставить в таблице только те строки, в которых в ячейках данного столбца со-держится определенное число, то в списке условий отбора в Автофильтре следует выбрать именно это число.

Скрытые столбцы.

Электронные таблицы позволяют временно скрыть некоторые столбцы, которые не участвую в данный момент в обработке данных. Для этого нужно выделить столбец, который хотите скрыть, затем вызвать контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выбрать команду Скрыть. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню ФорматСтолбецСкрыть. Скрытые столбцы можно вернуть, если выделить таблицу целиком (кнопка без опознавательных знаков выше названия первой строки) и воспользоваться командой меню ФорматСтолбецПоказать.

Задание 3.3

Теперь осталось научиться оперировать с введенными данными.

1. Вы заполнили таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого примените сортировку строк:

1) выделите таблицу без заголовка и выберите команду ДанныеСортировка;

2) выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать выберите «Отдел» и установите переключатель в положение по возрастанию (все отделы в таблице расположатся по алфавиту);

3) чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, выберите второй ключ сорти-ровки: в раскрывающемся списке Затем по выберите «Наименование», установите пере-ключатель в положение по возрастанию.

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

2. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Часто ежедневно нужно распеча-тывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. Фильтрацию можно осуществить следующим образом. Сначала нужно подготовить Пользовательский авто-фильтр. Для этого:

1) выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных);

2) выберите команду меню ДанныеФильтрАвтофильт;

3) снимите выделение с таблицы.

3. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка, (она не выводится на печать) позволя-ющая задать критерий фильтра. Следует оставить все записи с ненулевым остатком. Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», нажав на созданную вами кнопку Автофильтра в этом столбцу, и выберите 0. Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета об-щей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.

4. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.

5. Но и это еще не все возможности баз данных Excel. ежедневно нет необходимости распечаты-вать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Отдел», «Наименование» и «Кол-во остатка». Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть. Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Фор-матСтолбецСкрыть.

Восстановите все данные в полном виде с перечнем всех товаров: в пункте меню Данные Фильтр уберите отметку команды Автофильтр.

Контрольные вопросы

1. Какое расширение имеют файлы электронных таблиц Excel?

2. Перечислите основные элементы окна Excel. В чем основные отличия окна Excel от редактора Word?

3. Какая информация отображается в Поле имени? Для чего нужна Строка формул?

4. Как произвести ввод данных в ячейку и зафиксировать их? Как дополнить содержание ячейки?

5. Что такое интервал ячеек? Какими способами можно выделить столбец, строку, всю таблицу?

6. Какими способами изменить ширину столбца, строки?

7. Какими способами можно скопировать, переместить, удалить содержание ячейки?

8. Что такое Маркер заполнения и какие операции с помощью него можно произвести?

9. С какого знака начинается задание формулы в Excel? Как можно просмотреть формулу, которая содержится в ячейке? Какой формулой задается суммирование интервала ячеек?

10. Как произвести обрамление таблицы? Каким образом можно изменить шрифт текста в ячейке?

11. Опишите способ изменения ориентации текста в ячейке. Какие дополнительные возможности ориентации текста в ячейке предоставляют электронные таблицы Excel по сравнению с редак-тором Word?

12. Какими способами можно заполнять данными таблицу в Excel?

13. В каких случаях удобно использовать Фильтры? Как с помощью команды Автофильтра про-извести фильтрацию списка при заданном условии отбора?

14. Какими способами можно скрыть некоторые столбцы таблицы? Как вернуть скрытые столбцы?