Ковшев, лабы

13

ное количество основных функций рассматриваемых вами предприятий, важ­ ных для анализа.

ЗАДАНИЕ 3. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ. СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ

Рекомендации к проведению работы

Цель работы. Получить представление об использовании информации на предприятии.

Задание. Для построения информационной схемы необходимо проанали­ зировать процессы получения, хранения и использования информации на пред­ приятии. Одним из основных информационных носителей являются докумен­ ты, используемые при работе предприятия. Кроме информации на бумажных носителях, может использоваться информация, хранимая в компьютерных ин­ формационных системах, и информация, передаваемая между сотрудниками устно. В процессе работы предприятия может использоваться также эмпириче­ ская информация – опыт, знания полученные ранее, но на схему рекомендуется заносить только информацию, непосредственно относящуюся к произ­ водственным процессам.

Необходимо создать информационную схему предприятия:

∙Схема должна содержать три уровня. На первом уровне отображается информационное взаимодействие предприятия с внешней средой – партнерами, клиентами и т.п. На втором уровне отображается инфор­ мационный обмен между отделами предприятия. При необходимости на третьем уровне детализируются информационные процессы внутри отделов предприятия.

∙Схема должна иллюстрировать, откуда и как возникает информация, как и куда передается, где хранится и как используется.

∙Блоками на схеме выделяются точки возникновения, переработки и получения информации – организации, отделы и сотрудники. На бло­ ке можно также привести название происходящих в его рамках ин­ формационных процессов.

∙Информационные потоки между блоками отображаются стрелками. Вид стрелки должен говорить о способе передачи информации (устно, на бумаге, электронно). Если информация передается в составе доку­ мента, должно быть указано его название. Толщиной стрелок можно выделять различные типы и интенсивности информационного обмена.

14

Стрелка должна содержать пояснение на схеме или в «Условных обозначениях» схемы.

∙При необходимости (большой размер, необходимость детально пред­ ставить работу отдела) часть информационной схемы может быть вы­ несена на отдельные листы.

∙Для большей наглядности в общем случае рекомендуется выделить тонировкой блоки, имеющие непосредственное отношение к теме диа­ гностики (густой тонировкой) и опосредованное отношение (светлой тонировкой). Остальные блоки не тонируются.

∙В любом случае целесообразно вынести образцы тонировки и их зна­ чение в «Условные обозначения» (или сделать прямую расшифровку в тексте).

Пример

Департамент социальной защиты населения поддерживает тесный инфор­ мационный обмен с поставщиками коммунальных услуг и регистрационными службами для определения размеров социальных выплат и компенсаций. Отдел по работе с населением в результате приема посетителей формирует информа­ цию лицах, имеющих право на социальную помощь, и передает эту информа­ цию в расчетный отдел. На базе информации, полученной от поставщиков ком­ мунальных услуг, населения и регистрационных органов, расчетный отдел производит соответствующие расчеты и передает их результаты в бухгалтерию и отдел по работе с населением. Руководитель Департамента получает инфор­ мацию от органов государственного управления (в виде нормативных актов, приказов и распоряжений вышестоящих органов) и от подразделений организа­ ции (в виде текущих и итоговых отчетов, операционных данных и т.д.). В соот­ ветствии с этой информацией руководитель осуществляет анализ и управление работой предприятия через организацию нисходящего информационного пото­ ка, содержащего приказы, распоряжения по организации, обязательные для ис­ полнения подразделениями Департамента.

Информационная модель Департамента социальной защиты населения представлена на рисунке 3.1. В модели не представлено вспомогательное звено организации (секретарь и водитель). Предполагается, что их функции напря­ мую не связаны с основной деятельностью департамента. Однако, если роль в основном процессе кого­либо из вспомогательного персонала возрастает, его обязательно необходимо включить в модель. Например, это может быть секре­ тарь в том случае, если он подготавливает и предоставляет начальнику Депар­ тамента итоговый сводный отчет о работе подразделений на основе информа­ ции, представляемой подразделениями, или выполняет другие функции дело­ производства, являющиеся частью основных функций организации.

15

Рис. 3.1 −Информационная модель

16

ЗАДАНИЕ 4. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ МИССИИ, ВЫДЕЛЕНИЕ КРИТИЧЕСКИХ ФАКТОРОВ УСПЕХА И ПРОБЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ СИСТЕМЫ

Завершающим этапом предпроектного обследования является создание комплексного описания предприятия и его бизнеса. В него включаются создан­ ные ранее организационная, функциональная и информационная схемы с пояс­ нениями и заключительная часть, в которой проектировщик должен сформули­ ровать миссию, критические факторы успеха и структурные проблемы пред­ приятия.

После проведения предпроектного обследования разработчик может приступать к проектированию информационной системы предприятия. На этом этапе определяются цели и задачи системы, проектируется ее структура, состав и характеристики, которым она должна соответствовать.

Рекомендации к проведению работы

Цели работы:

1.Сформулировать миссию, критические факторы успеха и структурные проблемы предприятия.

2.Определить цели и задачи проектируемой информационной системы.

Задание:

1.Миссия — это утверждение, раскрывающее смысл существования ор­ ганизации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. Миссия объясняет суть деятельности, специфику бизнеса, основные цели и стратегию развития организации – все то, что отлича­ ет эту организацию от остальных в этой отрасли. Формулировка мис­ сии содержит описание трех элементов:

1.Потребности клиента, то есть то, ЧТО надо удовлетворять;

2.Группы клиентов, то есть КТО будет объектом обслуживания;

3.Действия, технология и знания, то есть КАК организация удовлетворяет по­ требности своих клиентов (создает и распространяет потребительскую ценность и т.д.).

Этим миссия отличается от рекламных слоганов, которые изначально ори­ ентированы на эмоциональное воздействие и практически никогда не соеди­ няют в себе все основные элементы миссии. Миссия должна быть сформу­ лирована не более, чем в трех­четырех четких и лаконичных предложениях. Рекомендуется использовать деловой, практичный стиль, избегать пафоса и

17

общих фраз. В качестве примера можно привести формулировки миссий компании Apple Computer: «Обеспечить лучшими персональными компью­ терами и технической поддержкой студентов, преподавателей, разработчи­ ков, ученых, инженеров, бизнесменов и всех потребителей в более чем 140 странах» и IBM Global Business Services: «Быть надежным деловым парт­ нером, непревзойденным в создании долгосрочных экономических преиму­ ществ для клиентов, органично объединяя глубокие знания в области бизне­ са с широкими технологическими возможностями».

2.Критические факторы успеха (КФУ) – это «вещи», необходимые для выполнения миссии (не более 10). Список КФУ должен отражать клю­ чевые составляющие компании и ее связи со средой существования. Следует пользоваться правилом необходимости и достаточности КФУ для выполнения миссии. Для проверки КФУ можно пользовать­ ся вопросом: «Какой цели этот КФУ поможет достигнуть».

3.Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые воз­ никли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологи­ ческих процессов предприятия.

4.Цели, стоящие перед информационной системой (ИС), должны соот­ ветствовать миссии и списку КФУ предприятия и, как правило, сле­ дуют из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации ин­ формационного аспекта деятельности предприятия. При формирова­ нии цели необходимо установить критерии, с помощью которых мож­ но измерить эффективность решения или результата (время работы, количество операций и т.д.). В зависимости от задачи и сложности си­ стемы критерий может быть один (однокритериальная задача) или несколько (многокритериальная задача). В случае многокритериаль­ ной задачи один критерий сможет быть взят за основу, а остальные критерии могут быть переведены в ограничения. Рекомендуется пред­ ставить задачу в виде аналитической формулы или уравнения, завися­ щих от значений переменных (на базе выделенных критериев), входя­ щих в нее, что позволит решать задачу оптимизации и получить обос­ нованные оптимальные значения в пределах заданных ограничений..

5.Список задач, стоящих перед ИС, должен показать, как (или с помо­ щью чего) достичь поставленной цели. Соотношение цели и задач ИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия.

Пример

18

Миссия Департамента социальной защиты населения

«Помогать попавшим в трудную ситуацию гражданам и их семьям, со­ действовать им в вопросах социальной защиты, поддерживать их стремление к независимой и продуктивной жизни путем оказания им государственной мате­ риальной помощи».

Критические факторы успеха

«Необходимые и достаточные условия» выполнения миссии – критиче­ ские факторы успеха:

1.Увеличение скорости обработки информации – для эффективности работы службы важна скорость обработки информации, так как своевременность расчетов с «клиентами» департамента (граждане и поставщики коммунальных услуг) напрямую зависит от этого факто­ ра.

2.Повышение удобства обслуживания – необходимо уменьшить коли­ чество операций, в которых непосредственно задействованы «клиен­ ты» департамента, что позволит повысить оценку работы департамен­ та и, в свою очередь, повысит скорость обслуживания.

3.Уменьшение информационных потерь и ошибок в процессе обра­ ботки информации – поскольку социальная сфера подразумевает вы­ сокую ответственность, а ошибки при распределении социальной по­ мощи способны вызвать большой социальный резонанс, необходимо максимально снизить потенциальные возможности недостатков при обработке информации.

При формулировках критических факторов и критериев рекомендуется при­ менять термины «минимизировать», «максимизировать», «оптимизировать» в тех случаях, когда эти факторы или критерии могут быть описаны аналитиче­ ской формулой, т.е. может быть составлено уравнение, найден математический минимум или максимум и т.д. В случаях, когда представление фактора или критерия аналитической формулой невозможно (или она неизвестна), рекомен­ дуется использовать термины «уменьшить», «увеличить» и т.д. Минимизация или максимизация, какого­либо параметра подразумевает собой решение фор­ мальной задачи оптимизации, где решение основано на нахождении минимумов или максимумов функций и решение может быть проверено математически. В случает отсутствия аналитических формул, описывающих факторы, критерии, закономерности понятия оптимизации (минимизации или максимизации) могут быть относительны и субъективны.

Структурные проблемы предприятия

19

1.Неудовлетворительная работа организации с гражданами: медленные и неудобные процедуры, долгое стояние в очередях, заполнение множества бланков (особенно престарелыми людьми) – все это вызывает множество наре­ каний.

2.Плохая эффективность операций обработки информации: низкая ско­ рость, множество ошибок и потерь, дублирование и противоречивость инфор­ мации – это основные «информационные» проблемы.

Цели информационной системы

Для осуществления миссии организации принято решение разработать информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы ор­ ганизации.

Задачи информационной системы

1.Построить эффективную систему работы с гражданами – по­ скольку часть социальной помощи будет получаться гражданами не­ посредственно в социальной службе, оценка эффективности работы департамента будет производиться по скорости и простоте процедур обслуживания. Поэтому необходимо построить обслуживание таким образом, чтобы максимально сократить количество и время произво­ димых гражданами действий, при соблюдении всех правил получения социальной помощи.

2.Создать эффективную систему обмена информацией с поставщи­ ками коммунальных услуг – поскольку второй основной составляю­ щей социальной помощи являются льготы при получении коммуналь­ ных услуг, необходимо наладить тесное информационное взаимодей­ ствие с поставщиками этих услуг. Такое взаимодействие предусмат­ ривает получение (своевременно и в полном объеме) данных об ис­ пользовании гражданами социальных льгот, быстрое преобразование этих данных к собственному формату данных, расчет компенсаций из бюджета города поставщикам коммунальных услуг. В этом процессе критически важными являются скорость обработки довольно большо­ го объема передаваемых данных и минимизация ошибок и потерь дан­ ных в рассмотренных процессах.

3.Поддержание эффективной системы контроля за распределени­ ем социальной помощи – департамент должен эффективно контроли­ ровать получение социальной помощи и оперативно передавать ин­ формацию о потере права на социальные льготы поставщикам комму­ нальных услуг, поэтому необходимо создать систему обмена инфор­

20

мацией с государственными регистрационными службами, фиксирую­ щими изменение социального статуса граждан.

21

3. КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Курсовой проект выполняется, если он предусмотрен учебным планом. Целью курсового проекта является закрепление и расширение теоретических знаний по дисциплине «Теория систем и системный анализ», а также выявление способности студента самостоятельно решать конкретные практические задачи. Курсовой проект базируется на ранее выбранной предметной области и выполненных практических работах и состоит из четырех заданий. Перед выполнением каждого задания курсового проекта проанализируйте рекомендации к проведению работы и приведенный пример.

Курсовой проект оформляется в виде пояснительной записки, содержащей все задания, включая разработанные на этапе предпроектного обследования модели.

ЗАДАНИЕ 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ВЫДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС­ПРОЦЕССОВ

Бизнес­процессы

Бизнес­процесс − логическая последовательность взаимосвязанных дей­ ствий, которые используют ресурсы организации, для создания и получения в обозримом будущем полезного для заказчика выхода, такого как ПРОДУКТ или УСЛУГА. В отечественной литературе по менеджменту аналогом бизнес­процес­ са является организационно­производственный или финансово­хозяй­ственный процесс. Бизнес­процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые клиентами организации, и вспомогательные, выход которых исполь­ зуется другими подразделениями организации. Процедуры измерения и управле­ ния процессами самостоятельными бизнес­процессами не являются. Например, при рассмотрении работы магазина можно выделить основные бизнес­процессы: организация поставки товара, доставка товара в магазин, непосредственно прода­ жа товаров клиентам и вспомогательные бизнес­процессы: работа склада, бухгал­ терии. Бизнес­процессы имеют более высокий уровень, чем технологические опе­ рации. Технологические операции − это составляющие бизнес­процесса. Бизнес­ процессы отвечают бизнес­целям (эффективность с точки зрения получения при­ были, прямой или косвенной), а технологические операции − целям технологии (эффективность с точки зрения производства).

Рекомендации к проведению работы

22

Цель работы. Выделить основные и вспомогательные бизнес­процес­сы организации, отобразить их в виде схем.

Задание:

∙Для выявления бизнес­процессов необходимо составить перечень техно­ логических операций (наиболее простых действий сотрудников) и выде­ лить из этого списка группы операций, связанных между собой бизнес­це­ лью. Бизнес­процесс должен иметь поставщика и потребителя (внешний объект или другой бизнес­процесс).

∙Бизнес­процессы могут иметь в своем составе другие бизнес­процессы. ∙На схеме операции отображаются прямоугольниками со скругленными краями. В верхней части прямоугольника должен быть отображен испол­ нитель операции.

∙Бизнес­процессы отображаются обычными прямоугольниками с назва­ нием бизнес­процесса внутри.

∙Внешние поставщики и клиенты отображаются прямоугольником с зате­ ненным верхним левым углом.

∙Элементарные потоки данных (документ, распоряжение, разрешение, информация), движущиеся между составляющими бизнес­процесса, обозначаются стрелками. Если необходимо, стрелка сопровождается подписью.

∙Операции бизнес­процесса объединяются рамкой.

Пример

В работе департамента можно выделить три основных бизнес­процесса: «Выплата компенсаций поставщикам коммунальных услуг», «Выплата социаль­ ных пособий гражданам», «Контроль оказания социальной помощи». В ре­ зультате первого бизнес­процесса поставщикам коммунальных услуг выплачи­ вается компенсация за предоставленные ими льготы. В результате второго биз­ нес­процесса граждане, имеющие право на социальные выплаты, получают их в отделе по работе с населением. В результате третьего бизнес­процесса произ­ водится корректировка данных о гражданах, имеющих право на какие­либо виды социальной помощи.

			Расчетный		Расчетный		Расчетный		Бухгалтерия
			отдел		отдел
	Поставщики						отдел
	коммуналь­		Получить		Сравнить с		Рассчитать
	ных услуг		информацию		собственными				Выплатить
							размеры
			от		данными о				компенсации
							компенсаций
			поставщиков		льготниках

Бизнес­процесс “Контроль ока­ зания социаль­ ной помощи”