Dokumentoved_i_ego_professia

•общее документоведение;

•специальное документоведение;

•частное документоведение.

4.Достижения какой науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической силы документам?

• теории управления;

• правоведения;

• менеджмента.

5.К группе источников, представляющих собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документами относятся ...

• письмовник;

• формулярник;

• Генеральный регламент.

6.Понятие стандартизации как деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленной на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения, закрепляется в ...:

• Федеральном законе «О стандартизации»;

• Федеральном законе «Техническом регулировании»;

• Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации».

7.Понятие документа как материального объекта, содержащего информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и так называемые трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру) — это…:

• узкое понятие документа;

• широкое понятие документа;

• самое широкое понятие документа.

8.Упорядоченная совокупность данных или документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности — это ...:

• информационные системы;

• информационные ресурсы;

• информационные массивы.

131

9. ... — материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

• Материальный носитель;

• Материальная основа документа;

• Материальная составляющая документа.

10. ... отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.

• Свойство документа;

• Признак документа;

• Структура документа.

11. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может?

• вещественность;

• атрибутивность;

• структурность.

12. Что относится к признакам документа?

• функциональность информации;

•тождественность самому себе;

•з авершенность сообщения.

13. Какая функция относится к общим функциям документа?

•общекультурная;

•информационная;

•правовая.

14. Какая функция относится к специальным функциям доку-

мента?

•упорядочивающая;

•управленческая;

•информационная.

15. ... — действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе.

•Метод документирования;

•Способ документирования;

•Средство документирования.

16. Какое правило используется в системе кодирования информации?

132

•чем длиннее код, тем короче слово;

•чем короче звуки, тем короче язык;

•чем короче код, тем длиннее текст. 17. Язык эсперанто относится ...:

•к естественному языку;

•к искусственному языку;

•к национальному языку.

18.Морфема является ...

• языковым знаком;

• неязыковым знаком;

• знаком искусственного языка.

19.Пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами — …

• кипу;

• вампумы;

• биржа.

20.Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени:

• письменность;

• письмо;

• система письма.

21.Запись, осуществляемая путем нагревания носителя запи-

си:

• электрофотографическая;

• магнитная;

• механическая.

22.... — это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

• Структурирование;

• Классифицирование;

• Документирование.

23.Как должно происходить деление документов?

• на роды, подвиды, подроды, разновидности;

• на роды, виды, подвиды, разновидности;

• на виды, подвиды, разновидности, роды.

133

24.Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают ...

• текстовые и нетекстовые документы;

• документы на естественной и искусственной материальной

основе;

• периодические и непериодические документы.

25.Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:

• неопубликованный;

• непубликуемый;

• непериодический.

26.Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки:

• вторичный;

• визуальный;

• копия.

Глава 8. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации

Многие из рассмотренных в предыдущих главах классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации — в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.

Каждый документ, представляющий собой сложную информационную систему, независимо от характера содержащейся в нем информации — массовой, специальной или личной — является элементом более крупной документной системы.

Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой

134

сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.

Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности.

Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации — обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

Воснове классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51141-98 системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М ., 1998).

Всамом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

— система ОРД;

— система плановой документации;

— первичная учетная документация;

— отчетно-статистическая;

135

—документация по труду;

—система бухгалтерской документации;

—система финансовой и расчетно-денежной документации;

—система статистической и ведомственной отчетности.

Вчисло функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектноконструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и другой документации.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.

Вкорпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организаци- онно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации.

Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом.

Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам.

Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное про-

136

никновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.

Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

Вчисле первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в ХVI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений Российского государства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.

Вдореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы,

137

ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др.

В XVI-XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходнорасходные книги и т.д. Тогда же появилась система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В ХVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т.п.

После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система ОРД). Некоторые системы документации исчезли (к примеру, коммерческая система). Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материальнотехническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.

Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. На современном этапе развитие систем документации идет в двух направлениях.

138

Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.

Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.

8.2.Основные функциональные системы документации

вРоссийской Федерации

Система ОРД (организационно-распорядительная документация) это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

—подсистема организационной (организационно-правовой) документации;

—подсистема распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

— устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

139

—положение об организации;

—штатное расписание;

—должностные инструкции, а также некоторые другие.

Вподсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации — фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

Система информационно-справочной и информационноаналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организацион- но-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие.

Всостав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы — отчет. Достаточно широко используется также отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров

идр.).

Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

— документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный

140