УМПС 4940E

31

Шрифт має бути таким, щоб добре читався, інформація подається стисло, але зрозуміло; картка повинна мати стандартний розмір.

Візитні картки мають давнє походження: документальне підтвердження їх появи виявлено в Німеччині під 1786 роком, пізніше вони поширилися в Європі, де і склалися правила користування ними. Візитними картками обмінюються відразу ж після того, як особи були представлені одна одній. Карту беруть вказівним та великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються з текстом і ховають, але у жодному разі не можна згинати її, робити помітки.

Світова практика має досвід використання візитних карток, які різняться за функційним призначенням. Найбільш поширені такі:

1.Стандартна картка містить назву установи, прізвище, ім’я, по батькові (друкують великими літерами), посаду, службову адресу, телефон, використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки.

2.Картка, що використовується зі спеціальною представницькою метою, містить прізвище, ім’я, по батькові, посаду, назву організації, але адреси й номерів телефонів не зазначено. Таку візитну картку вручають, коли хочуть уникнути подальших контактів.

3.Картка неофіційних намірів – прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання.

4.Cімейна візитна картка – прізвище, ім’я, по батькові кожного з членів подружжя, номер телефону.

Ділова візитна картка зазвичай друкується державною мовою тієї країни, яку представляє її власник. Для ділових стосунків з іноземними партнерами можна з іншого боку візитки продублювати текст іноземною мовою, що полегшить знайомство та встановлення ділових стосунків, проте краще мати для цього односторонні візитки, виготовлені мовою іноземних партнерів.

ТЕМА 7. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ Завдання та запитання для самоперевірки

1.Які документи належать до довідково-інформаційних?

2.Що таке довідка? На які групи поділяються довідки за призначенням?

3.Які реквізити містить оголошення?

4.Що таке прес-реліз?

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

32

5.Назвіть основні реквізити прес-релізу?

6.Які виділяють різновиди прес-релізу?

7.За якими правилами оформлюють текст протоколу?

8.Що таке витяг з протоколу?

Довідка Довідка – документ, що містить опис та підтвердження

біографічних, юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств і видається на вимогу останніх для пред’явлення у межах організації чи в іншій установі. За призначенням довідки поділяються на службові (засвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ) й особисті (засвідчують факти з життя і діяльності окремих громадян).

Реквізити:

-назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

-повна назва установи, організації або підприємства – автора документа;

-дата;

-індекс;

-місце видання;

-назва виду документа;

-текст (містить прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка, дані про її роботу, посаду, навчання тощо;

-призначення довідки;

-підписи службових осіб; печатка.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України Запорізький національний технічний університет ДОВІДКА

27.03.2012 №5 м. Запоріжжя Студентка Козакевич Христина Григорівна навчається на ІІ курсі Запорізького національного технічного університету за спеціальністю

"Технологія машинобудування”.

Видано на вимогу гімназії № 2 м. Запоріжжя.

Декан машинобудівного
факультету ЗНТУ	(підпис)	В.І. Глушко

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

33

Оголошення Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

-заголовок;

-дата, час та місце проведення заходу, його назва;

-порядок денний;

-за необхідності вказують адресу та способи приїзду;

-підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

Оголошення

Вітаємо всіх студентів, викладачів та співробітників ЗНТУ з Днем рідної мови, який святкується у всьому світі 21 лютого.

Запрошуємо всіх небайдужих до проблем державної мови взяти участь у акції «Розмовляймо українською».

Вашій увазі пропонуються такі заходи:

1. Конкурс читців української поезії та художньої прози –

21.02.2012, 15.00, ауд. 208. 2. Конкурс стіннівок на тему «Барви рідного слова» –

22.02.2012, 15.00, ауд. 208. 3. Брейн-ринг «Магія слова» – 23.02.2012, 15.00, ауд. 204.

Кафедра загальної мовної підготовки

Прес-реліз Прес-реліз – це коротке повідомлення для преси про певну

важливу подію. Основною підставою для написання прес-релізів є необхідність ознайомити широкі верстви суспільства з подіями, фактами стосовно діяльності установи, фірми, компанії.

Реквізити:

-дата подання, назва документа;

-назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз;

-контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації;

-заголовок; текст, який містить відомості про зміст події;

-організатор, місце події, час, причини і значення події. Умовно прес-реліз можна поділити на два види: стандартний і

спеціальний. Стандартний прес-реліз призначений для інформування

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

34

про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств. Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба проінформувати про незаплановані події.

Протокол Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують

хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в процесі обговорення. Крім того, протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Реквізити:

-назва виду документа (протокол), його порядковий номер;

-назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо) у родовому відмінку;

-назва підприємства, організації;

-дата, місце проведення зібрання;

-кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист);

-посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

-порядок денний (питання формулюються в називному відмінку);

-текст протоколу, перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

-підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Зразок:

Протокол № 5 загальних зборів студентів ІІ курсу

Запорізького національного технічного університету від 25 грудня 2010 року

Голова – Карпенко М.С. Секретар – Терещенко Р.В.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

35

Присутні: професор Мойсеєнко Л.П., професор Гаврилюк В.І., доцент Івасюк К.О., доцент Панченко С.Є., доцент Кіндратюк Г.Н., асистенти Сторожук Т.Л., Литвин Б.Ф., Бойченко У.Я., студенти І курсу.

Порядок денний

1.Підготовка студентів до успішного закінчення навчального семестру.

2.Проведення захисту студентських курсових робіт.

3.Організація кураторами виховних заходів зі студентами під час зимових канікул.

1. СЛУХАЛИ:

Мойсеєнко Л.П. – Упродовж навчального семестру найкращі результати виявили студенти 2, 4, 5 курсів, найгірші показники продемонстрував 3 курс.

ВИСТУПИЛИ:

Івасюк К.О. – Пропоную зробити всі заліки диференційованими і проводити заліки та іспити в письмовій формі.

Сторожук Т.Л. – Пропоную не допускати до сесії студентів, які мають заборгованість, поки вони її не ліквідують.

УХВАЛИЛИ:

1.Проводити заліки й іспити в письмовій формі, заліки зробити диференційованими.

2.Не допускати до сесії студентів, які не ліквідували заборгованість з певних предметів.

2.СЛУХАЛИ:

Гаврилюк В.І. – Теми курсових робіт студенти ІІ курсу отримали вчасно. Вони затверджені наказом ректора ЗНТУ. Студенти консультуються у викладачів щодо виконання розрахункової частини.

ВИСТУПИЛИ:

Панченко С.Є. – Пропоную захищати курсові роботи за секціями відповідно до спеціальностей.

Литвин Б.Ф. – Пропоную не допускати до сесії студентів, які не виконали і не захистили курсові роботи.

УХВАЛИЛИ:

1.Проводити захисти курсових робіт за секціями.

2.Не допускати до сесії студентів, які не захистили курсові роботи.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

36

3. СЛУХАЛИ:

Кіндратюк Г.Н. – Вашій увазі пропонується план проведення виховних заходів зі студентами ІІ курсу на зимових канікулах:

1.Екскурсія в Запорізький обласний краєзнавчий музей.

2.Відвідування концертного залу ім. М. Глинки.

3.Перегляд вистави «Новорічна ніч» в Театрі молоді. ВИСТУПИЛИ:

Бойченко У.Я. – Пропоную організувати для кращих студентів

екскурсії до Києва та Львова, а також провести виховні заходи. УХВАЛИЛИ:

1.Організувати на зимових канікулах екскурсії до Києва і Львова.

2.Провести виховні заходи.

Голова зборів	(підпис)	М.С.Карпенко
Секретар	(підпис)	Р.В.Терещенко

Витяг з протоколу – це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

-назва виду документа (витяг з протоколу), його номер;

-назва органу засідання чи наради;

-місце складання, дата;

-порядок денний;

-текст із відповідного питання.

Зразок:

Витяг з протоколу № 7

засідання вченої ради гуманітарного факультету ЕГІ ЗНТУ від 27 травня 2010 року

2. СЛУХАЛИ: Про обрання членів вченої ради ЗНТУ.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

37

УХВАЛИЛИ: Обрати членами вченої ради ЗНТУ доцента кафедри філософії Бондаревич Ірину Миколаївну та старшого викладача кафедри політології і права Московку Вікторію Миколаївну.

Голова вченої ради	(підпис)	М.В. Дєдков
Секретар вченої ради	(підпис)	Т.В. Катиш

ТЕМА 8. ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ Завдання та запитання для самоперевірки

1.Що таке службовий лист?

2.Які виділяють листи за функціональними ознаками?

3.Назвіть реквізити листа та правила їх оформлювання.

4.Як слід починати лист?

5.Наведіть приклад найпоширеніших звертань у листах?

6.Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів.

7.Наведіть приклади завершальних речень листа?

8.Що таке супровідний лист?

9.Які відомості слід вказувати в рекомендаційних листах?

10.З’ясуйте різницю між характеристикою та рекомендаційним листом?

11.Яких правил треба дотримуватися під час написання листапретензії?

Лист — це поширений вид документації, один зі способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання; листи-звернення; листи-пропозиції; листи-запити; листи-вимоги.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

38

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; листи-розпорядження.

За кількістю адресатів і адресантів розрізняють звичайні,

циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — ряду установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ або кількох фізичних осіб.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Вимоги до тексту ділових листів

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він повинен характеризуватися такими найважливішими ознаками:

- правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

-змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

-послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа,

необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

39

загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до другої;

- мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

-точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільше відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

-доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.

Обов’язкові реквізити листів та їх оформлювання

-На фірмовому бланку стандартного формату вгорі вказуються реквізити адресата: фірмова емблема чи знак, повна назва, поштова та електронна адреси, номери телефонів, телексів, факсів.

Якщо лист оформлюється не на фірмовому бланку, то реквізити адресата (одержувача) розміщуються в лівій частині аркуша, а в правій частині – реквізити адресанта (відправника).

-Дата написання листа має вказувати число, місяць, рік; розміщується в лівій частині аркуша.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

40

Зразок:

УКРАЇНА МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ЗАПОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

(ЗНТУ)

вул. Жуковського, 64, м. Запоріжжя, 69063, тел.[phone], факс[phone]

E-mail:[e-mail]	Код ЄДРПОУ 02065148
__________ № _____	На № ____ від _____________
	Начальникові управління освіти і
	науки Запорізької обласної
	державної
	адміністрації Вєрозубову О.Г.
	пр. Леніна, 164, м. Запоріжжя,
	69107

- Звертання вказує на офіційний та почесний титул адресата, вживається у формі кличного відмінка, розміщується над текстом листа. Варіанти звертання: Шановний Петре Андрійовичу; вельмишановний пане директоре (директор); високоповажний добродію ректоре (ректор); шановна пані Маріє.

-В офіційних листах не прийнято звертатися на ти, навіть якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні.

-Текст листа.

-Комплімент – це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист: з глибокою повагою; щиро Ваш; з подякою

тощо.

-Підпис засвідчує цей документ. Зазначається посада, підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) особи, що склала документ.

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com