Делопроизводство

3. Прочитайте образцы личных доверенностей. Определите, из каких элементов состоят тексты доверенностей.

А.

ДОВЕРЕННОСТЬ

25.05.2005

Я, Гошин Павел Михайлович, студент механического факультета Технического института, доверяю Ивановой Анне Сергеевне, проживающей по адресу: г. Мозырь, ул. Озерная, д.б, кв. 9, паспорт: серия НВ N 145676, выдан РОВД г. Мозыря 10 марта 2000 г., получить мою стипендию за май 2005 г. в сумме 50 (пятьдесят) рублей.

	(подпись)	П.М. Гошин
Подпись П.М. Гошина удостоверяю,
декан механического факультета	(подпись)	Г.Г. Сонин
26.05.2005
Печать

Б.

ДОВЕРЕННОСТЬ

14.04.2005

Я, Прохина Анна Ивановна, доверяю ведущему эксперту отдела маркетинга Дотину Игорю Алексеевичу, паспорт: серия НВ № 345679, выдан Центральным РОВД г. Гомеля 15 мая 1999 г., получить причитающуюся мне заработную плату за август 2004 г. в сумме 350.000 (триста пятьдесят тысяч) рублей

	(подпись)	А.И. Прохина
Подпись Прохиной А.И. удостоверяю
Инспектор ОК	(подпись)	Р.Т. Камен

4. Найдите ошибки в приведенной ниже доверенности. Исправьте их.

Я, Васильева Ольга Владимировна, доверяю получить мою стипендию студентке инженерно-строительного факультета Симоновой Алле, паспорт 40 02 173511, выдан Советским РОВД г. Гомеля, получить мою стипендию за январь в связи с моей поездкой в Финляндию.

Васильева

5. Отредактируйте текст доверенности.

Доверенность Я, Андреева С.А., доверяю моему мужу Андрееву И.Г. получить мою зарплату за

ноябрь 2005 г. В связи с тем, что я нахожусь в больнице.

2 декабря 2005 г.

С.А. Андреев

6.Напишите доверенность: а) на получение 100 000 рублей с вашего вклада

вбанке каким-либо лицом; б) на покупку автомобиля на ваше имя; в) на получение посылки на почте; г) на получение заработной платы в кассе организации.

111

VI. СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСКИ

1.Проанализируйте структуру расписки. Отметьте реквизиты, совпадающие в расписке и доверенности.

1.Наименование документа.

2.Дата составления расписки (слева).

3.Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

4.Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено чтолибо.

5.Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

6.Подпись получателя (справа).

7.Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

2. Прочитайте образцы расписок. Определите, из каких элементов состоит текст расписки.

А.

РАСПИСКА

12.03.2005

Я, Чернова Светлана Игоревна, начальник технического отдела ЗАО «ЛОТ», получила со склада фирмы 1 (один) цветной телевизор марки «Филипс» для использования в отделе в течение месяца.

(подпись) С.И. Чернова

Б.

РАСПИСКА

10.07.2004

Я, Минова Лариса Степановна (паспорт серии НВ, № 789453, выдан Партизанским РОВД г. Минска 23.09.2000), получила от менеджера Готина А.М. пишущую машину «Оливетти 527» зав. № 009876.

Обязуюсь вернуть ее до 10.08.2004.

Референт

(подпись)

Л.С. Минова

3.Составьте расписку в получении: а) мультимедийного проектора для проведения студенческой научной конференции; б) экспонатов музея (экспозиции) для проведения доклада; в) спортивного инвентаря.

4.Укажите, какие документы необходимо составить в следующих ситуаци-

ях.

1.Вы нарушили распоряжения декана факультета.

2.Вы получили во временное пользование дорогостоящую технику.

3.Вам необходимо досрочно сдать экзамен.

4.Вам необходимо, чтобы вашу заработную плату получил ваш коллега.

112

5.Вы хотите перевестись с одного отделения на другое.

6.Ваш друг разрешает вам управлять его машиной.

7.Вы получили два магнитофона в студенческом клубе для проведения вечера.

8.Вы не можете прийти на работу ближайшие три дня, так как вы женитесь (выходите замуж).

5.Составьте текст заявления, доверенности, расписки и объяснительной записки в ситуациях, указанных в задании 4.

VII. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

1.Назовите типы и виды официальных писем.

2.Прочитайте перечень ситуаций деловой коммуникации. Выберите, какой из перечисленных типов письма необходим в каждой из этих ситуаций.

1.Какое письмо направит вам деловой партнер, если вы не подтвердили получение его письма?

2.Вашему предприятию необходимо получить каталог офисной оргтехники. Какое письмо следует направить в соответствующую торговую фирму?

3.В университете планируют провести научную конференцию на тему «Компьютерное моделирование». Какие письма рассылает оргкомитет?

4.На вашем предприятии сломался недавно приобретенный деревообрабатывающий станок. Какое письмо нужно направить на предприятие-изготовитель?

5.Вы получили письмо от вашего делового партнера. Какое письмо обязательно следует направить партнеру в соответствии с правилами делового этикета?

4.Назовите реквизиты образцов писем (см. Приложение 1).

5.Проанализируйте структурную схему делового письма.

Структура текста	Речевые конструкции
1. Обращение	Уважаемый	господин Иванов!
Используется стандартное	(многоуважаемый, высокоува-	господин дирек-
обращение (должность,	жаемый	тор!
фамилия, имя, отчество)	(к высокопоставленным чинов-	Фридрих!
Возможно использование	никам))
прилагательных	Дорогой (к хорошо знакомому	господа!
Если не предполагается	адресату)
конкретное лицо, обраще-		дамы и господа!
ние можно опустить	Уважаемые	коллеги!
2. Вводная часть	В связи с…
Излагается повод для пись-	Согласно контракту от 21.01.2004 № 15/10…
ма	нами рассмотрены Ваши предложения…

113

3. Основная часть	Рады сообщить Вам…
Формулируется главная	Информируем Вас о том, что…
цель письма:	Извещаю, что…
сообщение	Ставлю Вас в известность, что…
предложение	Сообщаю Вам, что…
отказ	Имеем честь предложить Вам…
ответ	К сожалению, мы не можем принять…
запрос	Компания не может принять Ваши условия…
просьба	Со своей стороны хотели бы попросить Вас…
гарантия	Просим рассмотреть вопрос/ подтвердить заказ/ со-
напоминание	общить о решении…
приглашение	Прошу ответить…
благодарность	Просим выслать…
рекламация	Направляем Вам…
Суть дела излагается от	Высылаем Вам…
первого лица в ед. ч. или	Напоминаем Вам…
мн. ч., а также от третьего	Подтверждаю, что…
лица. Необходимо четкое
деление на абзацы (абзац –
замкнутая смысловая еди-
ница)
4. Заключение	Надеемся получить ответ в ближайшее время…
Выражается надежда на от-	Просим ответить в двухнедельный срок…
вет, на положительное ре-	Ожидаем Вашего согласия…
шение вопроса, выражается	Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее со-
признательность, пожела-	трудничество (продолжение нашего сотрудничест-
ние, чтобы переписка была	ва)…
продолжена и т. п.	Заранее благодарны…
	Искренне Ваш…
	С уважением…

5. Прочитайте образец текста делового письма-ответа. Найдите языковые клише и подчеркните их.

Адрес и название фирмы.

Дата отправления письма-ответа.

Уважаемый господин директор!

Мы благодарим за Ваш запрос от 05.06.2004 г. относительно монтажа локальной компьютерной сети. С удовольствием предлагаем Вам информацию по интересующему Вас вопросу.

Цена. Общая цена комплектующих и работы по монтажу составляет… (указывается сумма).

Доставка. Доставка осуществляется силами нашей организации в течение одного месяца.

114

Срок действия. Наше предложение действительно в течение 6 месяцев со дня отправления данного письма.

Оплата должна быть произведена по безналичному расчету через филиал банка (реквизиты банка указываются) не позднее 15 дней после выставления счетфактуры.

Благодарим Вас за внимание к продукции нашей компании, надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Директор ОАО «Диалог»

(подпись)

А.Г. Курносов

6. Прочитайте деловое письмо-рекламацию (претензию). Выделите в нем структурные части, назовите их.

ООО «Гром»	Директору ОАО «Свияга»
2450014, Минск	Ахромеевой М.С.
пр. Космонавтов, 62	2460023, Минск
Тел. [phone]
Факс [phone]	Комендантский пр., 18
Промстройбанк	Гл. бухгалтеру перечислить на р/с 000
Р/с 01152768..
	«Гром» 300000 тыс. руб.
05.08.2004 № 587	до 25.08.2004
О возмещении убытков	Ахромеева 07.08.2004

Уважаемая Марина Сергеевна!

При эксплуатации оборудования, купленного на Вашем предприятии (коммерческий контракт 55/1 от 01.07.2004), обнаружены технические недостатки, устранение которых обошлось нашему предприятию в 300000 тыс. рублей. Недостатки были выявлены в присутствии представителя Вашего предприятия Симайло А.Н. (акт от

05.08.2004 от № 36).

На основании изложенного просим в течение 20 банковских дней (согласно контракту) перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

Приложение: акт № 36.

С уважением
Коммерческий директор	(подпись)	Н.П. Свиридов
Главный бухгалтер	(подпись)	А.С. Симухина

6. Определите тип приведенных ниже текстов деловых писем (извещение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте.

115

1.На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту

ISO 9001.

2.Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.

3.С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.

4.В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществляет поставки в Беларусь концентрата циркониевого порошкообразного (КЦП) производства Вольногорского ГГМК. Поставки осуществляются в г. Мозыре партиями по 10–15 т автомобильным транспортом.

5.Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 0105.326 от 15.03.2004.

6.Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16 от 16.03.2005 Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2005. Просим Вас сообщить состояние работы.

7.Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров.

Получение просим подтвердить.

7.Составьте и напишите деловому партнеру

1.Письмо-просьбу, используя все реквизиты делового письма. С содержанием данного письма согласуется употребление ключевого глагола «просить». В тексте возможна стандартная формула мотивации «В целях ознакомления с…».

2.Письмо-ответ. С содержанием данного письма согласуется употребление ключевой формулы «В ответ на Ваше письмо от…». Если вы не можете выполнить просьбу, употребите вводное слово «к сожалению», что является предельной возможностью выражения эмоции в деловой документации.

3.Письмо-приглашение. Текст письма может начинаться так: «Приглашаем Вас принять участие в работе семинара (в выставке)…». Далее следует указать время и место проведения, программу мероприятия приложить к письму.

4.Письмо-напоминание. Ключевым словом в тексте такого письма будет глагол «напоминать». Текст письма можно начать с фразы «Напоминаем Вам, что до семинара (выставки, съезда) остается 2 недели (1 месяц, 5 дней). Просим по каналам быстрой связи еще раз подтвердить Ваше участие».

5.Письмо-благодарность. Основа такого письма может быть следующей: «Благодарим Вас за приглашение участвовать в работе Вашего семинара, а также за присланную Вами программу…».

8.Составьте сопроводительные письма для отправки следующих документов: 1) приложение к договору; 2) каталог выставки-ярмарки. В тексте используйте языковые модели, соответствующие данному типу писем.

116

9.Прочитайте юмористический рассказ О. Новожилова «Не Чехов». Определите нарушения требований к официально-деловому стилю в первом и втором письмах. Используя факты, упомянутые в двух письмах, составьте текст делового письма в соответствии с требованиями стиля и структуры этого речевого жанра.

Директор механического завода делал третью попытку прочесть официальное письмо, подготовленное его заместителем.

«На Ваш № 475/16 от 16.12.77 г. в настоящем сообщаем, что в силу того, что фактическое наличие запрашиваемых сведений в части частей к редуктору РМ-250 подтвердилось частично, обращаемся с просьбой разрешить пролонгировать с целью увеличения наличия существующего сог...» — Директор сломал карандаш, швырнул обломки и поднял телефонную трубку.

– Антон Палыч, зайди, пожалуйста, ко мне… Через минуту заместитель появился в кабинете. – Ты, Антон Палыч, деловой че-

ловек, опытный работник, но, послушай, когда я отучу тебя от этого бюрократического стиля? Пишешь письмо, причем в министерство, и что ты думаешь, там твои спирали читать будут?

– Так ведь я… не Чехов, – привычно буркнул Антон Палыч.

– Возможно, ты не Чехов и не Анатоль Франс, но простое письмо ты написать можешь?

Заместитель сокрушенно молчал. Директор посмотрел на него и смягчился.

– Вот что… Бери это письмо и переделывай. Пиши просто, никаких «увеличения наличия». Небось в личных письмах изъясняешься нормальным языком? Посмотреть письмо я уже не смогу: вызывают в Москву на совещание.

Через пять дней, в разгар совещания, заместитель министра прочел «для разрядки» официальное письмо, адресованное ему механическим заводом.

«На Ваш № 475/16 от 16.12.77г. Здравствуйте!

В первых строках своего письма спешу сообщить, что письмо Ваше мы получили, за что большое Вам спасибо. Все живы-здоровы, чего и Вам желаем. Погода у нас стоит хорошая, правда, вчера выпал снег, но он растаял. Насчет дела, о котором Вы спрашивали, могу сообщить, что эти вахлаки с завода запчастей совсем перестали посылать шестерёночки, а когда если и пришлют, то у них зубешки не сходятся. Так что из запасов, которые были, скоро останется шиш с маслом. Очень прошу, рявкните на них между делом, а то никакой нет управы и возможностей в смысле обуздания с нашей стороны.

До свидания. Ждем ответа, как соловей лета.

Заместитель директора механического завода А.П. Чечкин».

10.Познакомьтесь с приведенными примерами писем-приглашений. Охарактеризуйте их композицию, стиль, форму изложения (трафаретный текст, авторский текст). Какова роль этикетных моделей в деловых посланиях этого типа?

117

А.

Многоуважаемый Александр Васильевич!

Будем искренне рады видеть Вас в качестве почетного гостя на банкете по случаю юбилея нашей компании. Помощь и поддержка, оказанные Вами на этапе становления, позволили нам не только успешно конкурировать с фирмамипроизводителями аналогичной продукции в регионе, но и войти в десятку крупнейших производителей России. Уверены, что Вы не откажетесь разделить с нами радость в столь знаменательный для нас день.

Приглашаем Вас с супругой в ресторан «….» 12 мая 2005 г. в 19 ч.

С уважением
Директор ЗАО	(подпись)	В.Н. Торсуев

Б.

Уважаемый ______________________________

Всесоюзная торговая палата приглашает Вас на официальное открытие выставки «Современное механизированное и автоматизированное оборудование и средства транспортировки для пищевой промышленности». Открытие выставки состоится

_____ апреля 2005 г. в ____ часов на территории парка «Сокольники» у центрального входа на выставку.

Всесоюзная торговая палата

В.

ОБЪЕДИНЕНИЕ ХИМЭКСПОРТ И АКЦИОНЕРНЫЕ ОБЩЕСТВА

«СОГО» (Франция)	«ИНТЕРПРОМ» (Австрия)
«СОБРЕН ХЕМИ ХАНДЕЛЬ» (Германия)	«СОКИМЕС» (Испания)

имеют честь пригласить

__________________________________________________________

на прием по случаю Международной выставки «ХИМИЯ-2005» 10 марта 2005 г. в 18 часов по адресу: ……………………

Г.

Дорогая Елена Вячеславовна!

Поделюсь с Вами моей радостью: закончен многолетний труд. 22 октября 2005 г. в зале Ученого совета БГУ состоится защита моей докторской диссертации. Вы, мой первый научный руководитель, все эти годы поддерживали меня. Мне было бы очень приятно видеть Вас на защите. Надеюсь, что у Вас будет возможность приехать (расходы за проезд и проживание беру на себя).

С наилучшими пожеланиями Ваша бывшая аспирантка ___________________(подпись)

118

11.Составьте письма-приглашения с предложениями принять участие в: а) выставке технического оборудования; б) студенческой научной конференции; в) выставке-продаже бытовой техники.

12.Определите вид приведенных ниже коммерческих писем (запрос/ответ на запрос; предложение (оферта)/ответ на предложение; рекламация/ответ на рекламацию). Напишите ответ на эти письма.

А. Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле этого года, высылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии чугунных ванн с указанием минимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

Б. Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы заинтересованы в импорте термостатов с интегрированным датчиком температуры «Schroff». Просим сделать нам предложение на 100 термостатов с приложением всех необходимых чертежей и указанием рода упаковки. Ввиду того, что термостаты нам нужны срочно, просим указать в предложении кратчайший срок, в который Вы сможете отгрузить, по крайней мере, половину указанного количества.

В. Уважаемый ___________________________

Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к Вам.

23 сентября 2005 года мы оплатили два счета завода за 60 пакетов радиаторов на общую сумму 1177450 рублей.

Наши предприятия долгие годы связывают добрые партнерские отношения, поэтому мы с пониманием воспринимаем проблемы завода и переносы сроков отгрузки оплаченных нами радиаторов.

Вместе с тем прошло уже почти два месяца с момента нашей предоплаты. Мы имеем серьезные проблемы как в связи с отсутствием радиаторов, так и в связи с отсутствием оборотных средств, находящихся у Вас.

В сложившейся ситуации убедительно просим Вас найти возможность отпустить нашей фирме не менее 80 % оплаченных нами радиаторов.

119

ЛИТЕРАТУРА

1.Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. пособие для студентов экон. вузов и колледжей. – 3-е изд., перераб. и доп. / М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2001.

2.Давыдова Э. Н. Делопроизводство: учеб. практ. руководство. – 5-е изд., стереотипное. / Э.Н. Давыдова, А. Е. Рыбакова. – Мн. : ТетраСистемс, 2001.

3.Давыдова Э. Н. Альбом форм организационно-распорядительных документов.

/Э. Н. Давыдова, П. А. Левчик. – Мн. : БелНИИДаД, 1996.

4.Михальченко А. М. Справочник по делопроизводству / А. М. Михальченко, Э. М. Давыдова . – Мн. : Полымя, 1993.

5.Паневчик В. В. Делопроизводство : практические задания для самостоятельной работы / В. В. Паневчик. – Мн. : БГЭУ, 2000.

6.Паневчик В. В. Делопроизводство. Деловое письмо / В. В. Паневчик. – Мн. : Амалфея, 1999.

7.Примерная инструкция по делопроизводству в организациях и на предприяти-

ях РБ. – Мн. : 1995.

8.СТБ 6.38-95. Унифицированные системы документации РБ. Система организа- ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Мн. : Белстандарт, 1995.

9.Хвалей М. К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учеб. пособие / М. К. Хвалей. – Мн.: БГЭУ, 2002.

120