Методические рекомендации 1_2 семПГС_2012

Кафедра информационных систем и технологий

Работа со строками и столбцами

Добавлять строки и столбцы можно, используя команды «Строка», «Столбец» из меню «Вставка». Причем строка вставляется сверху от активной ячейки, столбец – слева. Кроме того, можно вставить ячейки, но надо знать, что сдвиг ячеек может вызвать проблемы адресации в других ячейках рабочего листа. Удалять столбец и строку можно, вызвав аналогичную команду из меню «Правка». Ошибочное удаление можно отменить. Столбцы и строки можно скрыть (отобразить), выбрав команду из меню «Формат». Изменить ширину столбцов и высоту строк можно несколькими способами: перетаскиванием мыши, установить точное значение или осуществить автоподбор ширины (высоты), используя команды из меню «Формат».

Автозаполнение

Одна из самых интересных особенностей Excel заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными. Пусть нам необходимо разместить в столбце числа от 1 до 100 или название месяцев. Совершенно необязательно набирать их все. Достаточно заполнить две первые ячейки столбца и выделить их. Потом в правом нижнем углу последней заполненной ячейки добиться, чтобы

появился значок + (маркер заполнения) и протянуть его вниз на необходимое количество строк. Программа распознает заданную нами прогрессию, и автоматически заполнит все ячейки правильными значениями. То же самое можно проделать и с одиночной ячейкой – и в этом случае ее содержимое будет скопировано во все ячейки, которые мы захватим маркером заполнения. Двигать его можно в обоих направлениях – как по столбцам, так и по строкам. Если при этом мы будем держать нажатой клавишу Ctrl, то заполнение будет происходить с шагом 1. Другой способ создания заполненного ряда – использование команды «Заполнить» из меню «Правка». С помощью диалогового окна «Прогрессия» можно установить конечное значение, шаг заполнения, порядок заполнения по строкам или столбцам, а также тип создаваемого ряда (арифметическая или геометрическая прогрессия, даты, Автозаполнение). Например,

Создание и использование формул . Абсолютные,относительные,смешанныессылки.

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляется при помощи формул. Формула может

содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенная знаками математических операций. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул. Чтобы добавить формулу к рабочей таблице, ее нужно ввести в ячейку. Можно удалять, перемещать, копировать формулы, точно так же, как и другие данные. При изменении начальных данных программа выполняет перерасчет данных.

Операторы, которые используются в формулах: +(сложение), -(вычитание), *(умножение), /(деление), ^(возведение в степень), =(логическое равно), <(больше чем), >(меньше чем), >=(больше или равно), <=(меньше

или равно), <>(не равно).

Ввод формул

Предположим надо в ячейку А3 ввести формулу, которая позволит сложить данные, находящиеся в

ячейках А1 и А2. Для этого необходимо активизировать ячейку А3 (т.е. ту ячейку, в которую мы вводим формул), набрать с клавиатуры знак = (с этого знака начинается ввод формул), затем щелкнуть мышкой по ячейке А1 (можно вводить адрес ячейки помощью клавиатуры, в формуле появится адрес данной ячейки), набрать знак сложения, затем щелкнуть по ячейке А2(в формуле появится адрес этой ячейки) и завершить ввод (используя клавишу “Enter” или щелкнуть по значку на синем поле перед строкой формул.

Относительные,абсолютные,смешанныессылки
			А			В				С
		3			10					=А1+В1
	1
	2	5			11					=А2+В2
	3	7			12					=А3+В3

Если скопировать формулу в другие ячейки, то Excel вставит туда не копию этой формулы, она ее видоизменит. Программа изменяет ссылки на ячейки, которые есть в первоначальной формуле в соответствии с новым положением формулы. Предположим, что первоначальная инструкция содержит инструкцию о сложении значения, расположенного на две ячейки левее и значения, расположенного на одну ячейку левее.

11

Кафедра информационных систем и технологий

При копировании формулы данная инструкция тоже копируется, в результате чего в новой формуле видоизменяются адреса ячеек. Такие ссылки на ячейки называют относительными.

Бывают случаи, когда необходимо, чтобы адреса ячеек копировались точь в точь. В таких случаях

ссылки называют абсолютными.
				А			В			С
				Курс доллара			Цена в долларах			Цена в бел. Руб.
	1
	2	2000			4					=$А$2*В2
	3				8					=$А$2*В3
	4				10					=$А$2*В4

Вданном случае адрес ячейки, в котором указан курс доллара, должен не меняться при копировании формулы. В абсолютной ссылке используются в адресе ячейки два знака доллара, один перед столбцом, другой перед строкой. И это говорит о том, что ссылка на данную ячейку является неизменной.

ВExcel существуют также смешанные ссылки, в которых одна часть адреса, относящаяся к столбцу или строке, является абсолютной, а другая – относительной.

					А				В				С
					Значения				5 %				7 %
	1
	2		100						=$A2*B$1				=$A2*C$1
	3		200						=$A3*B$1				=$A3*C$1
	4		300						=$A4*B$1				=$A4*C$1

В ссылке $A2 при копировании остается постоянным столбец, а строка меняется, а в ссылке B$1 остается постоянной строка, а столбец меняется. Знак $ можно ввести в ручную, а можно использовать функциональную

клавишу F4. Первое нажатие переводит А2 в $А$2, второе - А$2, третье - $А2, четвертое - А2.

b

Пример. Для вычисления определенного интеграла òf (x)dx на отрезке [a, b] можно использовать формулу

a

трапеций

b

f0

fn

f

0 + fn

n−1

b − a

ò f (x)dx » h ×(

+ f1 + f2

+ f3 ...+ fn−1 +

) = h ×(

+ å fi ), где

h =

,

2

2

2

a

i=1

n

Границы элементарных отрезков xi =a + i*h, а значения функции в этих точках fi = f(xi), где i = 0, 1, …, n.

Рассчитаем

значение определенного интеграла для f(x)=

x*Sin(x)

при n=20

на [0, π].

(Указание.

Необходимо составить таблицы

для значений i, xi,

рассчитать

значения

fi = f (xi ) , а затем

используя

формулу трапеций, найти определенный интеграл.

Для вычисления определенного интеграла по формуле трапеций найдем шаг h по формуле =(ПИ()-0)/20. Затем составим таблицу для i, хi, f(хi ). Рассчитываем значения функции, для этого вводим формулу

=D2*(Sin(D2)). По формуле трапеции найдем значение интеграла.

Работа с функциями .

Функции - это встроенные инструменты, которые используются в формулах. Функции позволяют:

∙Упрощать формулы;

∙Выполнять по формулам такие вычисления, которые невозможно сделать по-другому;

∙Ускорять выполнения некоторых задач редактирования;

12

Кафедра информационных систем и технологий ∙ Выполнять условное вычисление по формулам, благодаря чему можно реализовывать алгоритмы принятых решений.

Приведем пример, как встроенная функция позволяет упростить формулу необходимо найти среднее значение – формула =(А1+А2+А3+А4+А5)/5; используя встроенную функцию эта формула будет иметь вид =СРЗНАЧ(А1:А5). Предположим, надо узнать максимальное значение из диапазона А1:А100. Это можно сделать, используя функцию =МАКС(А1:А100). Предположим, что нужно подсчитать в рабочей таблице комиссионные по результатам продаж какого-либо товара. Если продавец продал продукции большее, чем на 1000 000, то ставка составляет 7,5%, если меньше, то 5%. Без использования функции пришлось бы создать две разные формулы и правильно употреблять их для каждого значения объема продаж. С помощью функции получим =ЕСЛИ(А1<1000000;А1*0,05;А1*0,075). Во всех функциях используются круглые скобки. Данные внутри круглых скобок называются аргументами. Функции различаются по тому, как они используют аргументы. В зависимости от этого различают следующие типы функций:

1.Функции без аргументов;

2.Функции с одним аргументом;

3.Функции с фиксированным числом аргументов;

4.Функции с неопределенным числом аргументов;

5.Функции с необязательными аргументами.

Даже, если функция не использует аргумент, то все равно с названием функции будут пустые скобки =СЛЧИС() (возвращает случайное число 0 или 1). Если в функция используется несколько аргументов, то каждый из них отделяется точкой с запятой. Если диапазону задано имя, то запись функции будет иметь вид =СУММ(А1:А20) =СУММ(Продажи), где диапазон А1:А20 имеет имя Продажи. Если в качестве аргумента используется весь столбец, то получим =СУММ(В:В).

Литералом называют число или строку текста, которые непосредственно заданы в качестве аргументов функции =КОРЕНЬ(225).

В качестве аргументов можно использовать выражения. Выражения можно считать формулой внутри формулы. Когда Excel сталкивается с выражением в качестве аргумента функции, программа вначале вычисляет его, а затем использует полученный результат в качестве значения аргумента функции, например: =КОРЕНЬ((А1^2))+(А2^2)). В выражении могут встречаться другие функции. Функции, которые используются в формуле в качестве аргумента других функций, называются вложенными. Сначала программа вычисляет значение вложенной функции =SIN(РАДИАНЫ(В9)). Функция РАДИАНЫ преобразует значение аргумента, заданного в градусах, в радианы, поскольку во всех геометрических функциях Excel аргументы задаются именно в радианах. Поэтому, если в ячейке В9 значение угла измеряется в градусах, сначала функция РАДИАНЫ преобразует его в радианы, а затем функция SIN вычислит синус угла.

Способы ввода функций

Функции могут вводиться вручную (с помощью клавиатуры вводится имя функции и список ее аргументов)

С использованием средства Мастер функций (выбирается команда «Функция» из меню «Вставка» или используется соответствующая кнопка на панели инструментов). Появляется диалоговое окно Мастера функции. В правой части окна будет указано 10 последних недавно использованных функций. А в левой части окна будут указаны категории функций. Все функции разбиты на категории. При выборе одной из категории в правом окне «Функции» появится перечень функций, включенных в эту категорию. В окне есть краткое описание функции.

Функция ЕСЛИ.

В функции ЕСЛИ используют три аргумента. Первый – это логическое выражение, которое может принимать значение «истина» или «ложь». Второй и третий аргументы – это такие выражения, которые вычисляются в случае, если первый аргумент принимает соответственно истинное или ложное значение.

Пример – формула возвращает строку «Положительный», если значение ячейки E5>0, и «Отрицательный» в противном случае. =ЕСЛИ(E5>0; «Положительный»; «Отрицательный»).

Вокошке «Логическое выражение» указываем E5>0;

Вокошке «Значение если истина» пишем «Положительный»;

Вокошке «Значение если ложь» – «Отрицательный.

13

Кафедра информационных систем и технологий

Результат:

Если необходимо в таблице с числовыми данными указать три значения – отрицательное, положительное и ноль, то надо использовать вложенную функцию ЕСЛИ.

Результат:

Работа с математическими функциями .

MS Excel имеет набор специальных функций для работы с матрицами. Это МОБР() – вычисление обратной матрицы. МОПРЕД() – вычисление определителя матрицы. МУМНОЖ() – возвращает матричное произведение двух матриц.

Пример. Решить систему линейных уравнений A x=b матричным методом.

ìx-3y+z-13b+7c=16

ï2x-2y-9a+3b+4c=-12

ï

ïï-5x+2y-3z-15a+6b-4c=-6

í

ïx+3y-7z-9a-3b+10c=7

ï3x-4z+3a-16b-7c=9

ï

ïî-2x+6y+5z-10a-4c=1

14

Кафедра информационных систем и технологий

Для решения системы линейных уравнений вида АХ=В (вычисления вектора-столбца Х) необходимо найти для матрицы А обратную матрицу А-1 и умножить ее на вектор-столбец В свободных членов.

Вводим начальные данные. Найдем определитель матрицы А с помощью функции Microsoft Excel =МОПРЕД(E2:J7) в ячейке D11. Он не равен 0 (=1566831), значит обратная матрица существует.

Найдем обратную матрицу матрице А. Выделяем диапазон, вставляем функцию =МОБР(E2:J7), завершаем ее ввод нажатием комбинацией клавиш <Ctrl>+<Shift>+<Enter>.

Для вычисления вектора-столбца Х выделяем диапазон, в строке формул вставляем функцию =МУМНОЖ(F10:K15;L2:L7), завершая ее ввод нажатием комбинацией клавиш <Ctrl>+<Shift>+<Enter>. Данная формула перемножает матрицу, обратной матрице А, с матрицу В. В диапазоне N2:N7 получится матрица решения Х.

Построение графика.

Пример. Построим график f(x)=Sin(2x) на промежутке от [-5,5] с шагом 1.

Сначала заполним столбец Х значениями от -5 до 5 с шагом 1, используя маркер автозаполнения. Затем введем формулу для определения функции и скопируем ее на весь диапазон. Выделяем диапазон для х и f(x) и используем команду Вставка диаграмму – Точечная:

Полученный график:

Надстройка «Поиск решения ».

В MS Excel существует возможность с помощью надстройки «Поиск решения» (вкладка «Данные») найти решение, оптимальное в некотором смысле. Для нахождения корней заданной точности нелинейного уравнения, локальных максимумов и минимумов можно использовать данную надстройку. Предварительно необходимо построить график. «Поиск решения» необходимо настроить с помощью команд из меню «Сервис».

Пример. Найти действительные корни уравнения ax4+bx3+cx2+dx+e=0 на заданном промежутке с шагом

15

Кафедра информационных систем и технологий

1 с точностью 0,000001 при заданных коэффициентах, воспользовавшись функцией «Поиск решения». у = 2x4 - 5x3 - 19x2 +7x + 16 на [-4,4].

Сначала построим график функции, чтобы определить количество корней на данном участке. Из графика мы определяем, что на данном промежутке находятся три корня.

Определяем первый корень уравнения с заданной точностью, используя функцию «Поиск решения». В ячейку О3 размещаем приближенное значение корня – (- 2 ), а ячейку Р3 копируем формулу из любой ячейки столбца B с вычислениями данной функции. Вызываем команду «Поиск решения» из меню «Данные».

В открывающемся диалоговом окне вводим следующие значение полей. Установить целевую ячейку - «$Р$3» равной значению – 0, изменяя ячейки $О$3. С помощью кнопки «Параметры» открывается следующее окно, в котором устанавливаем относительную погрешность 0,000001.

Возвращаемся в окно «Поиск решения» и нажимаем кнопку «Выполнить» и получаем значение корня с заданной точностью.

Получаем результат:

16

Кафедра информационных систем и технологий

Аналогичным образом находим оставшиеся три корня, используя «Поиск решения», получаем результат

– четыре корня уравнения с заданной точностью:

Microsoft PowerPoint

В настоящее время существуют прикладные программы для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. К таким приложениям относится Mіcrosoft PowerPoint, входящее в комплект Mіcrosoft Office. Каждая страница презентации называется слайдом. Презентация состоит из множества слайдов, которые хранятся в одном файле.. Презентации можно представлять в электронном виде, распечатывать в виде раздаточного материала (копии всех слайдов) или распространять через интернет. Для размещения презентации на сайте, необходимо сохранить ее как веб-страницу. Основными элементами презентации являются слайды. С помощью редактора PowerPoint можно создавать слайды, в которых текст сочетается с таблицами, диаграммами, графическими объектами, картинками, рисунками, фотографиями, фильмами и звуком, видео клипами.

Каждый слайд презентации обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации:

∙размер слайда;

∙разметка слайда (расположение заголовков, текста и объектов на слайде);

∙шаблон оформления (дизайн слайда);

∙эффект перехода от слайда к слайду.

Окно приложения Mіcrosoft PowerPoint.

Влевой части окна приложения находится область Структура или Слайды для переключения между режимами Слайды и Структура. По умолчанию в области Структура / Слайды устанавливается режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме в этой области отображаются миниатюрные изображения слайдов, входящих в презентацию.

Врежиме Структура в этой области отображается иерархическая структура, содержащая заголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка. В центре приложения находится

область слайда, в которой отображается слайд. Режим обычный - это основной режим для создания, редактирования и форматирования отдельных слайдов.

Ниже главного окна находится область заметок. В этой области к каждому слайду можно добавить заметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов.

Создание новой презентации без дизайна и разметки слайдов, т.е. без применения встроенных шаблонов презентации и оформления является сложной задачей. Для создания новой презентации необходимо:

В открытом приложении PowerPoint выполнить команду Файл/Создать, а в области задач выбрать команду «Новая презентация». В результате этих действий в области задач откроется панель «Разметка слайда».

17

Кафедра информационных систем и технологий

Для создания презентации на базе пустого слайда необходимо щелкнуть на пустой слайд в разделе «Макеты содержимого» панели «Разметка слайда». Титульный слайд, который отображался в главном окне приложения, очистится и станет пустым.

Далее можно самостоятельно вводить на пустой слайд: текст, рисунки, таблицы, диаграммы, звуки и т.д., а также самостоятельно разработать дизайн слайда.

Для создания слайдов новой презентации можно также применить типовую разметку слайдов (макеты текста, макеты содержимого и т.д.), которая осуществляется с помощью команд на панели «Разметка слайдов» в области задач.

Выбор макета слайда Основным элементом презентаций являются слайд. Основным информативным элементом слайда

является текст. Текст, используемый на слайдах, можно разбить на четыре типа: заголовки, подзаголовки, обычный текст, маркированные и нумерованные списки.

К операциям форматирования текста на слайде относятся: форматирование шрифта (гарнитура, начертание, размер, эффекты, цвет), преобразование текста в маркированный или нумерованный список, выравнивание абзаца, установка интервалов перед абзацем и после абзаца, установка межстрочного интервала.

Пример слайда – макет «Титульный лист»

При создании слайда со списками можно использовать различные возможности форматирования (маркированный, нумерованный, многоуровневый списки, выбор определенного маркера, его цвета).

Пример слайда – «создание многоуровневого списка»

В процессе создания презентаций в прикладной программе PowerPoіnt добавление, удаление и перестановку слайдов (страниц презентации) приходится выполнять довольно часто. Выполнение этих операций можно осуществлять в режиме Обычный и Сортировщика слайдов. При добавления слайда в обычном режиме выбираем макет нового слайда.

В слайд можно вставлять таблицы. Средства программы позволяют редактировать их.

18

Кафедра информационных систем и технологий

Пример слайда – «вставка таблицы»

Для более наглядного представления материала в презентациях часто используются графические объекты и диаграммы, при этом необходимо использовать соответствующий макет. Можно использовать коллекцию картинок в Microsoft Office, которая содержит рисунки, фотографии, звуки, видео и другие файлы мультимедиа (называемые клипами).

Пример слайда со вставленным рисунком:

Редактор позволяет добавлять на слайды диаграммы различных типов, которые основаны и не основаны на электронных таблицах или числовых значениях. Эти диаграммы используются для иллюстрации материалов изложенных в презентациях. К ним относятся: циклическая, радиальная, пирамидальная диаграммы, диаграмма Венна и целевая диаграмма. Для создания иерархической структура руководителей отделов и их подчиненных в организации, можно создать организационную диаграмму.

Пример слайда со вставленной диаграммой:

После создания слайдов их можно форматировать. К форматированию слайда относится операция изменения шаблона оформления или дизайна слайда.

Оформить слайд можно, выбрав любую тему из вкладки Дизайн слайда. В результате этой операции изменится дизайн всех слайдов презентации, но можно изменить дизайн одного или нескольких выделенных слайдов, если из раскрывающегося списка на шаблоне оформления выбрать команду «Применить к

19

Кафедра информационных систем и технологий

выделенным слайдам». Для изменения цветовой схемы (цвета и интенсивности) слайда необходимо в области задач на панели Дизайн слайда в разделе Цветовые схемы щелкнуть на требуемом эскизе цветовой схемы.

С помощью команды Формат / Фон можно изменить только фон слайдов презентации (не цветовую схему), а также разработать собственный дизайн фона слайдов презентации. Команда Формат / Разметка слайда обеспечит изменение разметки слайда. Для этого при открытой презентации необходимо выбрать команду Формат / Разметка слайда и в области задач на панели Разметка слайда щелкнуть на требуемом макете.

Рис.3.6. Использование различных тем для оформления слайда

Анимация - это добавление к тексту или объекту специального видеоили звукового эффекта. Эффекты анимации могут применяться к таким элементам на слайде как: текст, рисунки, графики, диаграммы и других объектов. Эффекты анимации текста, как правило, можно применить к буквам, словам и абзацам. В PowerPoint для добавления анимации применяются следующие команды: эффекты анимации и настройка анимации. Готовые эффекты анимации могут применяться ко всем элементам выделенных слайдов или всех слайдов презентации. Настройка анимации может применяться к отдельным элементам на слайде.

Схемы анимации

Запись выступления, музыкальное сопровождение может подключена к презентации. Для этого

выполняется команда Звук из вкладки Вставка .

Для проигрывания звука после открытия очередного слайда устанавливается опция Автоматически на

вкладке Порядок и время.

Для записи речевого сопровождения запускается демонстрация презентации и записывается речевое сопровождение для каждого слайда. Запись можно приостановить и продолжить в любой момент.

После разработки слайдов необходимо осуществить предварительный просмотр презентации и отредактировать слайды при необходимости. Кроме того, надо произвести настройку презентации. Настройка осуществляется с помощью команд меню Показ слайдов.

Кнастройкам презентации относятся:

∙Установка параметров показа презентации

∙Настройка времени показа слайда

∙Запись речевого сопровождения презентации

∙Установка управляющих кнопок для осуществления переходов и других эффектов

∙Настройка эффектов при смене слайдов

∙Скрыть слайды, но не удалить, т.е. скрытые слайды не должны отображаться при какой-то демонстрации презентации

∙Настройка порядка следования слайдов для их произвольного показа

∙Установка параметров показа презентации

∙В окне диалога Настройка презентации устанавливаются режимы: смена слайдов, параметры показа и т.д.

20