Власкина-1

полей таблицы. На практике этот способ применяется как для создания новых таблиц, так и для модификации существующих.

Второй способ позволяет создать таблицу по заранее введенным макетам, которые можно изменять, и содержит описание типовых информационных объектов, таких, как клиенты, сотрудники, заказы и т.д.

Возможности этого способа ограничены небольшим набором типовых таблиц.

В третьем способе автоматически создается таблица с десятью полями со стандартными именами Поле 1, Поле2, ..., Поле 10. После ввода данных

Microsoft Access автоматически назначает каждому полю тип и размер:

для символьных данных — тип текстовый размером 50 символов;

для числовых целых данных — тип числовой, подтип длинное целое;

для числовых данных с дробной частью — тип числовой, подтип двойное с плавающей точкой;

для данных даты и времени — тип дата/время.

В Microsoft Access имеется еще один способ создания таблиц с помощью запроса. В этом случае при выполнении заранее созданного запроса к БД автоматически создается или обновляется таблица, содержащая результаты этого запроса. Однако этот способ можно применить, если в БД уже имеются таблицы и запросы.

Рис. 9.6. Конструктор

На практике наиболее часто используется способ создания таблиц с помощью конструктора. При его использовании на экране появляется окно, в

котором необходимо описать структуру каждой таблицы базы данных, указав имя поля, его тип и при необходимости другие параметры (рис.

9.6).

231

Таблица 9.4

Определение размера поля типа «числовой»

Подтип	Описание числа	Размернос
		ть, байт
Простое число	Целые положительные 0...255	1
Целое	Целые - 32 768 + ... + 32 767	2
Длинное целое	Целые- 1 147 483 648+ ... + 1 147	4
	483 647
Одинарное	-3,4- 10 +38 + ...+ 3,4- 10 +38	4
с плавающей	с точностью до 7 знаков
запятой
Двойное	- 1,797 • 10 + 308 + ... + 1,797 -	8
	10+38
с плавающей	с точностью до 17 знаков
запятой
Действительно	-10 +28-1+... + 10 +28-1	12

е

232

Имена полей следует выбирать в соответствии со смысловым содержанием поля, точки недопустимы. Длинные имена больше десяти символов применять не рекомендуется, так как их неудобно использовать при построении выражений в запросах.

В Access предусмотрены следующие типы полей: текстовый, числовой, MEMO, дата/время, денежный, счетчик, логический, поле объекта OLE,

гиперссылка, мастер подстановок.

Тип данных и размер поля определяются в соответствии с конкретными значениями таблицы, причем размер поля определяется по максимальному значению в этом поле.

Размер поля типа «текстовый» определяется максимальным числом символов в значениях данного поля и в Microsoft Access должен находиться в пределах от 0 до 255. Если число вводимых символов больше, то происходит усечение до 255 символов.

Размер поля типа «числовой» зависит от его подтипа и устанавливается в соответствии с табл. 9.4.

Тип данных «MEMO» предназначен для хранения больших текстовых данных суммарной длиной до 64 тыс. символов.

Этот тип данных может быть использован для описания различных объектов и процессов, например описание экскурсионной программы тура,

отдельных достопримечательностей, особенностей оформления виз и т. п.

Тип данных «счетчик» в качестве значений содержит последовательно возрастающие на единицу или псевдослучайные чис-* ла. Значения таких полей создаются автоматически, и изменить их нельзя. Поля этого типа можно использовать в качестве ключевого.

Тип данных «логический» может содержать одно из двух возможных значений истина (1) или ложь (0) и обычно используется в логических выражениях. В базе данных «Турфирма» этот тип используется для указания о визовой поддержке для конкретной страны: нужна виза или нет.

233

Тип данных «денежный» предназначен для хранения данных с точностью до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной, отражающих денежные значения, и используется для предотвращения округления во время вычислений. В базе данных «Турфирма» этот тип данных используется для хранения данных о цене тура.

Тип данных «дата/время» используется при хранении даты и времени в специальном числовом формате. Удобство заключается в том, что с такого типа полями можно проводить вычисления. Этот тип данных можно использовать, например, для указания сроков начала тура, сроков оформления виз, даты заезда в гостиницу и т. п.

Тип данных «поле объекта OLE» относится к виду данных «Объекты произвольного типа» и может содержать рисунки, диаграммы, звукозапись,

рабочий лист электронной таблицы и другие объекты данных OLE из приложений Windows. Такие поля очень удобны при создании баз данных для предприятий социально-культурного сервиса и туризма, так как могут содержать фотографии гостиниц, номеров, достопримечательностей,

иллюстрированное описание маршрута путешествия и т.п.

Тип данных «гиперссылка» предназначен для представления вида данных «Адреса Web- и других HTML-документов». Поле этого типа содержит адреса Web-страниц, которые могут быть Web-страницами Интернета или локально храниться на персональном компьютере или сети.

При использовании типа данных «мастер подстановок» создается столбец подстановок, в котором отображается список возможных значений для данного поля (рис. 9.7).

Выбор типа данных поля осуществляется щелчком мыши в столбце тип данных:

234

В окне «Свойства поля» конструктора таблиц можно установить размер поля для типов «текстовый», «числовой» и «счетчик». Для числовых полей подтип выбирается из меню (рис. 9.8).

Кроме типа данных можно указать форматы вывода значений полей на экран и печать (рис. 9.9). Причем эти форматы влияют только на отображение значения, но не меняют формат хранения значений.

В окне Свойства поля можно устано вить также следующие свойства. Рис. 9.7. Типы полей

Рис. 9.9. Выбор формата числового поля Точность задает суммарное допустимое число десятичных цифр в

целой и дробной части числа. Используется только для числового типа данных (подтип действительный).

Шкала определяет максимальное количество цифр, сохраняемых в дробной части числа. Используется только для числового типа данных

(подтип действительный).

Число десятичных знаков задает число десятичных цифр в дробной части числа. Для чисел подтипов байт, целое и длинное целое, независимо от указанного в конструкторе числа, оно равно нулю, а для остальных числовых полей ограничено разностью между максимально допустимым числом цифр в подтипе и числом цифр в целой части числа. Данное свойство действует только тогда, когда установлено свойство формат поля.

235

Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному заранее заданному формату, другими словами, обеспечивает контроль данных при вводе.

Наличие подписи позволяет заменить в изображении таблицы, формы или отчета названия полей текстом подписи. Например, если имя поля сокращено для удобства работы с базой данных, то в подписи можно указать более полное наименование, и оно будет использовано в качестве названий колонок таблиц или полей формы или отчета.

Рис. 9.10. Построитель выражений Значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле

каждой очередной записи таблицы заданное пользователем фиксированное значение. Однако в процессе ввода пользователь может изменить это значение для любой вводимой записи. Значение по умолчанию удобно использовать для часто встречающихся значений. Оно может вводиться непосредственно в строке определяемого поля или вычисляться при помощи построителя выражений (рис. 9.10).

Константы выбираются из множества {Пустая строка (для текстовых полей), Истина, Ложь, Пустое значение}, а операторы — из множества {-, *, /, \, Л, +, <, <=, <>, =, >, <=, And, Between, Eqv, Imp, Mod, Not, Or, Xor}.

Условие на значение позволяет учитывать ограничения на вводимые данные. Если вводимое значение не соответствует заданному условию, то пользователь может указать, какое сообщение выводить в этом случае на экран. Текст сообщения задается в свойстве «Сообщение об ошибке».

Условие может вводиться непосредственно в строке определяемого поля или задаваться при помощи построителя выражений.

Сообщение об ошибке — это текст, который задается пользователем и появляется при вводе значения с нарушением наложенного условия.

236

Обязательное поле указывает на то, надо ли непременно заполнять

данное поле или можно оставить пустым. Если установлено значение Да, то обязательно надо ввести какое-либо значение. Если Нет (по умолчанию —

Нет), то ввод значения необязателен.

Индексированное поле применяется для образования простого индекса.

Использование простых индексов ускоряет поиск данных с заданным значением, однако при этом замедляет обновление таблиц.

Индексированное поле может иметь следующие значения:

Нет (по умолчанию)	Поле не индексировано
Да (совпадения допускаются)	Поле индексировано.
Допускаются повторения значений индексного поля
Да (совпадения не допускаются)	Поле индексировано.

Повторения значений индексного поля не допускаются Для создания составного индекса следует выполнить следующую

последовательность действий:

впервую строку столбца Индексы ввести имя индекса, используя либо имя одного из индексируемых полей, либо произвольное;

вполе Имя поля выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс;

вследующей строке столбца Имя поля указать второе индексируемое

поле.

Для обозначения ключевого поля необходимо установить курсор в строку конструктора таблиц с этим полем и щелкнуть мышью по кнопке

Ключевое поле.

Структуры таблиц базы данных «Турфирма» приведены на рис. 9.11.

Схема данных. После создания структуры таблиц надо разработать схему данных. Схема данных — это графическое изображение взаимосвязей реляционных таблиц. Она позволяет наглядно показать структурную схему всей базы данных, а также обеспечить защиту от случайного удаления или

237

изменения связанных данных. Взаимосвязь таблиц используется при создании запросов к БД, составных (подчиненных) форм, отчетов.

Создать схему данных можно двумя способами:

1) при помощи меню Microsoft Access: выбрать в меню Сервис пункт

Схема данных, а затем в появившемся диалоговом окне Схема данных

выбрать пункт Отобразить таблицу в меню Вид или пункт Добавить таблицу в меню Связи;

2) при помощи кнопок панели управления: щелкнуть мышью по

кнопке Схема данных @, а затем в окне Схема данных по кнопке Щ

Отобразить таблицу.

Для выбора связываемой таблицы нужно дважды щелкнуть мышью по

ееимени или выделить нужную таблицу и щелкнуть по кнопке Добавить.

ВMicrosoft Access можно установить типы связей: «один-к-од-ному»; «один-ко-многим»; «не определено» («многие-ко-многим»).

Связь «один-к-одному» используется для разделения таблиц, имеющих большое число полей, или для отделения той части таблицы, доступ к которой желательно ограничить.

Рис. 9.11. Структура таблиц базы данных «Турфирма»: а — Тур; б —

Менеджер; в — Страна Чтобы можно было изменять и/или удалять запаси в связанных

таблицах, сохраняя при этом целостность данных, в Microsoft Access

применяется каскадирование. С этой целью следует установить флажки

Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных

полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок

Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной

238

таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной (рис. 9.12).

Схема БД является отображением инфологичес-кой модели предметной области.

Ввод данных в таблицы СУБД Microsoft Access. Ввод данных возможен различными способами: непосредственно с клавиатуры; импортом таблицы из другой базы данных; импорт электронной таблицы типа Excel.

В первом случае ввод данных может осуществляться либо непосредственно в таблицы, либо через заранее созданные формы. Обычно ввод с помощью форм целесообразен тогда, когда данные вводятся в

связанные таблицы или когда данные находятся в различных первичных документах. Перед вводом данных в связанные таблицы необходимо создать схему данных и в окне Изменение связей установить флажок Обеспечение целостности данных. Как правило, устанавливаются также флажки

Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных

полей. Наличие схемы данных обязательно для построения составных связанных форм (рис. 9.13).

Ввод данных при помощи форм обеспечивает: однократный ввод данных в связанные поля в главной и подчиненной таблицах; выбор значений полей из списка, построенного на основе справочника, что облегчает ввод и обеспечивает целостность данных; удобный интерфейс, поскольку экранную форму можно максимально приблизить к форме первичного документа.

В Microsoft Access различают простые и составные (сложные) формы.

Простые формы строятся на основе одной таблицы, а составные — нескольких таблиц.

Рис. 9.13. Схема данных

239

Простая форма в Microsoft Access обычно представлена в одном из видов: столбец, ленточная, табличная (рис. 9.14).

Для автоматического конструирования первых трех видов форм

Microsoft Access предоставляет средство «Автоформат».

Составные формы могут быть представлены в одном из трех видов:

подчиненная, связанная, одиночная. Подчиненная форма имеет иерархический вид, отображающий структуру первичного документа. Форма состоит из главной формы и одной или нескольких подчиненных форм.

Вверху формы содержатся наименования и значения полей, входящих в главную форму, соответствующие общей части документа, а внизу формы отображаются наименования и значения полей, входящих в подчиненные формы (рис. 9.15).

Таблицы, входящие в составную форму, должны быть связаны в отношении «один-ко-многим» или «один-к-одному». Одна из таблиц при проектировании формы объявляется главной. Если между таблицами имеется связь «один-ко-многим», то в главную форму

I

Рис. 9.15. Подчиненная форма «Страна-Тур» входят поля главной таблицы и могут входить поля таблиц, связанные с

главной со стороны «много». В подчиненную форму могут входить поля из нескольких таблиц: поля подчиненной таблицы, связанной с главной со стороны «один» или поля таблиц, связанных с подчиненной таблицей тоже со стороны «один». В форме значения ключа связи вводится и в главную таблицу, и в соответствующее поле подчиненной таблицы (рис.

9.16).

240