Лекція4

УДПУ, Інформаційна культура студентів

31

Форма бібопису документа дає можливість переглянути всі поля бібліографічного опису, а також службові поля, на відміну від картки, де, як правило, наводяться лише поля, які відповідають ДСТУ.

Слід зауважити, що в системі існує інша форма перегляду бібопису документа (“Бібопис як робочий аркуш”):

Вибір тієї чи іншої форми здійснюється через меню “Параметри/Параметри робочого місця”.

Перегляд тем документа

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

32

Для того щоб переглянути теми, до яких віднесений документ, позначте цей

документ і натисніть кнопку або виберіть пункт меню "Документ/Показати/Теми". Після цього відкриється форма "Теми документа":

В полі "Теми" цієї форми виводиться перелік тем, до яких відноситься документ. В полі "Шлях в каталозі тем" виводиться повний шлях до активної теми від початку каталогу тем. Щоб зробити активною іншу тему, наведіть на неї курсором миші і натисніть ліву кнопку миші. Якщо тема зустрічається в каталогах кілька разів, відповідно

існує і кілька шляхів до теми. За допомогою кнопок та можна переглянути відповідно наступний або попередній шлях до вибраної теми. Для того щоб перейти до

вибраної теми в каталозі тем, натисніть кнопку .

Кнопки , та мають ті самі функції, що і відповідні кнопки у формі каталогу тем. Детально робота з каталогом тем описана у розділі "Робота з формою каталогу тем".

Перегляд примірників

Форма “Примірники” доступна з меню “Документ/Примірники” при позначеному документі в формі “Каталог документів” або “Відібрані документи” або з форми

“Бібопис документа” за кнопкою :

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

33

В цій формі для кожного примірника можна знайти відповідну партію надходження, ціну його придбання, дату придбання, кількість (в разі безномерних), місце розподілу (куди переданий примірник, наприклад, філія, читальний зал), місце збереження (де примірник буде зберігатися, наприклад, “Наукове книгосховище”), чи є примірник балансовим та іншу інформацію.

Кнопка дає можливість переглянути в тому числі списані документи. Інші кнопки доступні тільки за наявності спеціальних прав, які надаються, як правило, працівникам відділу комплектування бібліотеки. В разі, коли таких прав нема, або коли ця форма викликається з форми “Бібопис документа”, взятої для перегляду, всі кнопки, призначені для редагування інформації примірників будуть заблоковані:

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

34

Слід зауважити, що шаблон, вибраний для друку формуляра (праворуч від кнопки

), фіксується як поточний до кінця сеансу роботи з системою або до моменту вибору іншого шаблону.

Перегляд наявності

Система дозволяє переглядати інформацію про наявність документа в інших установах, в тому числі, у постачальників літератури та інших бібліотеках. Для цього слід позначити документ в формі “Каталог документів” або “Перелік відібраних” і

вибрати пункт меню “Документ/Наявність” або натиснути кнопку .

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

35

В формі можна знайти шифр і назву організації, де знаходиться відповідний документ, кількість примірників документа, кількість примірниківв обмінному фонді, їх ціну та дату актуальності інформації і коментар. Кнопка дає можливість переглянути інформацію про організацію, яка відповідає позначеному рядку, а кнопка

дає можливість переглянути інформацію щодо наявності у вказаній організації окремих частин документа (наприклад, номерів газет чи журналів), якщо така є в Системі.

Інші кнопки доступні тільки за наявності спеціальних прав, які надаються, як правило, працівникам відділу комплектування бібліотеки. В разі, коли таких прав нема, або коли ця форма викликається з форми “Бібопис документа”, взятої для перегляду, всі кнопки, призначені для редагування інформації примірників будуть заблоковані:

Слід також зауважити, що форма “Організація” відобразиться в режимі перегляду або редагування в залежності від того, чи має користувач право на корегування інформації про організації.

Перегляд нумерації

Засоби нумерації застосовуються для реєстрації надходження періодичних та багатотомних видань, як правило, газет. При перегляді змінити інформацію неможливо, можна лише обирати відображення інформації за певний рік, або за всі роки.

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

36

Кнопки і доступні тільки за наявності спеціальних прав, які надаються, як правило, працівникам відділу комплектування бібліотеки. В разі, коли таких прав нема, або коли ця форма викликається з форми “Бібопис документа”, взятої

для перегляду, ці кнопки будуть заблоковані. Натиснувши на кнопку , можна відобразити бібопис конкретного номеру, якщо такий існує в Системі.

Перегляд змісту документа і копіювання в файл

Якщо документ має електронну копію, його зміст можна переглянути. Для цього слід позначити документ в табличній формі "Каталог документів" і вибрати пункт меню "Документ/Показати/Зміст". Якщо доступ до документа обмежений, Система запропонує ввести пароль доступу до документа.

Якщо доступ до документа не обмежений або якщо пароль введено вірно, Система створює копію файла документа на комп’ютері користувача. Після цього, в залежності від розширення файла, Система запускає відповідну програму для роботи з цим файлом. При цьому використовуються дані операційної системи Windows про відповідність між розширенням файла і програмою обробки файлів з таким розширенням. Ці настройки можуть бути різними на різних комп’ютерах.

Копії електронних документів на комп’ютері користувача називаються відкритими документами. Всі відкриті документи після закінчення сеансу роботи з Системою знищуються на комп’ютері користувача. Знищити непотрібні відкриті документи можна і не завершуючи сеанс роботи з Системою. Для цього виберіть пункт меню "Запуск/Відкриті документи...". З’явиться діалогова форма "Відкриті документи":

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

37

Виберіть відкритий документ, який треба знищити, і натисніть кнопку .

Натисніть кнопку , щоб закрити форму.

Якщо необхідно, щоб копія документа залишилась на комп’ютері користувача після закінчення сеансу роботи з Системою, треба скопіювати документ в інший файл. Для цього позначте документ в табличній формі "Каталог документів" і виберіть пункт меню "Документ/Скопіювати в файл...". Буде відкрито стандартне вікно Windows, в якому треба вказати назву файла. Після цього створюється копія документа в файлі з вказаною назвою.

6. Відбір документів

Одною з головних задач Системи є ефективний пошук документів з метою їх подальшого перегляду та замовлення. Для цього передбачені засоби відбору документів в каталозі документів за різними ознаками та темами.

Відбір документів за ознаками

Відбір документів в каталозі документів здійснюється за полями бібліографічного опису. Такий відбір будемо називати відбором за ознаками (атрибутами). Наприклад, треба відібрати документи деякого автора або знайти документ з конкретною назвою.

Відбір здійснюється з табличної форми "Каталог документів" (пункт меню "Форми/Каталог документів") шляхом введення умов вибору. Для цього виберіть пункт

меню "Таблиця/Умови вибору..." або натисніть кнопку на лінійці інструментів. З’явиться діалогова форма "Вибірка", в якій треба ввести відомі дані про документ.

Повна інформація про те, як вводити умови вибору, описана у розділі "Вибірка рядків в таблиці".

Після того, як відомі дані про документ були введені, натисніть кнопку . Тепер у формі "Каталог документів" будуть встановлені умови вибору. Далі слід

натиснути кнопку і в табличній формі будуть відображені лише ті документи, які задовольняють умовам вибору. Якщо визначених в формі “Вибірка” умов достатньо

(одночасна вибірка за темами не планується) зручніше натиснути кнопку , що

рівнозначно натисканню послідовно кнопок і . Якщо серед вибраних документів немає потрібних, перевірте умови вибору. Можливо, десь при вводі даних була допущена помилка. При введенні нових умов вибору часто забувають прибрати

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

38

попередні. Щоб прибрати всі умови вибору і почати спочатку, слід натиснути кнопку

. Якщо вибраних документів дуже багато, спробуйте ввести додаткові обмеження.

Відбір документів за темами

Для відбору документів за темою, слід спочатку відкрити відповідний каталог тем (пункт меню “Каталоги тем/Відкрити”) і знайти необхідну тему. Позначивши тему в

формі каталога тем, слід натиснути кнопку (пункт меню “Тема\Вибрати документи за темою”).

Якщо тема має підтеми, можна здійснити пошук документів одразу не тільки за

темою, а також за всіма її підтемами. Для цього слід натиснути кнопку (пункт меню “Тема/Вибрати документи за темою та всіма її підтемами”). Так, наприклад, такий пошук за темою “Геофізичні наук” дозволить відібрати документи, які відносяться до тем “Фізика Землі”, “Гідрологія”, “Метеорологія в цілому”, “Радіоактивність атмосфери” та ін., незалежно від того, розкриті вони, чи ні (відображуються в формі чи ні).

В результаті в формі “Каталог документів” буде відображено передік всіх документів, які відповідають заданій темі (темам). Якщо форма “Каталог документів” не була відкрита, вона відкриється автоматично. В умовах вибору з’явиться така умова: “Всі документи теми: “обрана тема””, або “Всі документи теми з підтемами: “обрана тема””.

Слід зауважити, що наступний вибір за темами автоматично прибирає попередні умови вибору за темами, натомість умови вибору за атрибутами не змінюються. Тобто, якщо в формі “Каталог документів” були встановлені умови вибору, наприклад, “Автор починається з Лит”, “Всі документи теми: “Політика””, то позначивши тему “Економіка” і виконавши зазначені дії, отримаємо документи, які задавольняють умовам “Автор починається з Лит”, “Всі документи теми: “Економіка””.

Кнопка призначена для накопичення тем в спеціальній формі для подальшого пошуку за сукупністю тем.

Пошук теми

Альтернативою послідовного перегляду каталогу тем з метою знаходження теми є контекстний пошук теми. При контекстному пошуці ви можете відібрати всі теми, назва яких містить вказаний текст. Щоб виконати контекстний пошук, виберіть пункт меню "Форми/Пошук теми". В цьому випадку відкриється форма "Пошук теми". Введіть текст,

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

39

який повинен бути знайдений в назві теми, в полі "Контекст" і натисніть кнопку . Якщо, наприклад, ввести текст "забруднення", результат пошуку може бути таким:

В списку "Теми:" виводиться перелік тем, які відповідають умовам пошуку. На малюнку це теми "Д233.7" та "Д3.8”, при цьому тема "Д233.7" є активною. В полі "Шлях в каталозі тем" виводиться повний шлях до активної теми від початку каталогу тем. Щоб зробити активною іншу тему, наведіть на неї курсором миші і натисніть ліву кнопку миші. Якщо тема зустрічається в каталогах кілька разів, відповідно існує і кілька шляхів

до теми. За допомогою кнопок та можна переглянути відповідно наступний або попередній шлях до вибраної теми. Для того щоб перейти до вибраної теми в каталозі

тем, натисніть кнопку .

Кнопки	,	та	мають ті самі функції, що і відповідні кнопки у формі
каталога тем.

Відбір документів за кількома темами

В деяких випадках виникає необхідність переглянути перелік документів, що відносяться одразу до кількох тем. Для цього треба спочатку сформувати перелік тем, документи яких треба переглянути.

Щоб додати тему до переліку тем, виберіть цю тему і натисніть кнопку на лінійці інструментів або виберіть пункт меню "Тема/Додати тему до переліку". В цьому випадку відкривається форма "Відбір за темами", якщо вона не була відкрита раніше, і вибрана тема додається до переліку. Після цього виберіть наступну тему, яку треба додати до переліку, і повторіть процедуру.

Якщо ви занесли якусь тему до переліку помилково, її можна звідти вилучити. Для цього виберіть тему в переліку і натисніть кнопку на лінійці інструментів форми

"Відбір за темами". Для того щоб повністю очистити перелік тем, натисніть кнопку . Після того, як перелік тем сформований, він може виглядати так:

Викладач: Паршуков Сергій Васильович

УДПУ, Інформаційна культура студентів

40

Для того щоб переглянути перелік документів, які відносяться одночасно до всіх

тем, натисніть кнопку .

Для того щоб переглянути перелік документів, які відносяться хоча б до одної теми

з списку, натисніть кнопку .

Для того щоб переглянути перелік документів, які відносяться хоча б до одної теми

зі списку або будь-якої з її підтем, натисніть кнопку .

У всіх цих випадках буде відкрита форма "Каталог документів", в якій до списку умов вибору буде додана відповідна умова.

Комбінований відбір

Комбінований відбір є просто поєднання відбору за атрибутами та відбору за темами. В правому верхньому полі форми "Каталог документів" відображуються як умови вибору за атрибутами, так і умови вибору за темами.

Зняти відповідні умови можна окремо для атрибутів (кнопка на панелі форми) і

для тем (кнопка на панелі форми).

Слід зауважити, що при комбінованому відборі слід спочатку встановити умови вибору за атрибутами (форма “Вибірка”, але не вибирати (натиснути кнопку , а

не ), а далі вибирати за темами, не прибираючи встановлені умови вибору за атрибутами.

Накопичення результатів відбору

Результати різних операцій відбору документів можуть бути накопичені в формі "Перелік відібраних". Нехай, наприклад, треба відібрати документи з назвою "Історія України" та деякі документи щодо Київської Русі. Можна спробувати сформувати такі умови вибору, щоб отримати всі потрібні документи в одному списку у формі "Каталог документів". Але в цьому випадку умови вибору можуть бути дуже складні і їх формування буде пов’язане із значними труднощами.

В таких ситуаціях доцільно виконати декілька незалежних пошуків і накопичити їх результати. В нашому випадку спочатку можна сформувати умови вибору у формі "Каталог документів", де вказати в умовах вибору, що назва документа повинна

Викладач: Паршуков Сергій Васильович