Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Новая папка / Лабораторно-практична робота № 22

.pdf
Скачиваний:
34
Добавлен:
07.02.2015
Размер:
259.66 Кб
Скачать

Лабораторно-практична робота № 22 РОБОТА З КІЛЬКОМА ДОКУМЕНТАМИ. ЗЛИТТЯ ДОКУМЕНТІВ

Мета: навчити працювати одночасно з кількома текстовими документами; удосконалювати практичні навички роботи з фрагментами тексту.

ХІД РОБОТИ

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ Іноді під час складання документа з різних частин тексту доводиться

неодноразово виконувати операції виділення, копіювання та вставляння фрагментів. Але програма Word містить інструменти і засоби для поєднання в один файл не тільки фрагментів окремих документів, а навіть окремих файлів у один файл. Тільки в цьому випадку фрагментом є весь текст документа. Таке поєднання називають злиттям документів. Для виконання злиття документів їх потрібно відкрити.

Спосіб для вибору групи документів та злиття фрагментів У

діалоговому вікні Открытие документа слід знайти всі документи, необхідні для виконання злиття документів (зручніше їх розмістити в одній папці, а тоді за допомогою лівої кнопки миші виділити перший документ, а наступні відзначити натисканням лівої кнопки миші при натиснутій клавіші Ctrl та натиснути кнопку Открыть. Переглянути всі відкериті документи та з’ясувати у якому порядку слід поєднати фрагменти текстів документів. Створити новий документ, у який скопіювати всі фрагменти текстів у певній послідовності.

Злиття документів

Якщо необхідно розіслати, наприклад, велику кількість запрошень, які відрізняються тільки кількома словами (у вступі одного Шановний пан Коваленко, а в іншому – Шановна пані Ланова, то можна використовувати для автоматизації цього процесу інструмент злиття – спеціальні діалогові вікна, за допомогою яких можна надрукувати персональні запрошення, використовуючи файл з шаблоном запрошення, а також файл з переліком імен, прізвищ і адрес одержувачів.

Принцип злиття

Припустимо, що потрібно розіслати на адреси приблизно ста потенційних гостей запрошення на конференцію. За такої кількості адресатів створення окремих персональних запрошень стає важким завданням. Але за допомогою функції злиття це завдання вирішується дуже швидко. Що потрібно для створення такої кількості персональних запрошень? Перед початком їх друку слід створити два різних файли: один текстовий файл з шаблоном запрошення, а інший текстовий файл з даними для підстановки в текст шаблону імен, прізвищ, адрес і т. п.

Створення основного тексту листа

Оберіть команду меню Сервис / Слияние.

На екрані з’явиться вікно Слияние, у якому слід натиснути кнопку Создать під заголовком Основной документ та обрати зі списку, що відкрився, рядок Формы (рис. 1.).

Рис. 1.

3’явиться діалогове вікно, у якому програма запитує, використовувати активне (існуюче) вікно для створення форми основного документа або створити нове. Натисніть кнопку Создать під заголовком

Основной документ.

Після створення нового документа автоматично відкриється знову вікно Слияние. Натисніть кнопку Правка.

Уведіть основний зміст запрошення (але залишіть порожніми абзаци

втих місцях, де будуть стояти імена, прізвища, адреси – все те, що буде встановлюватися за допомогою злиття. При цьому на екрані з’явиться нова панель інструментів. Виконайте збереження уведеного тексту окремим файлом (припустимо, файл буде розміщено у вашій папці та матиме назву zapros.doc).

Створення й редагування джерела даних

Можна створити нове джерело даних для підстановки або використовувати вже існуючу базу даних. У нашім прикладі створимо нове джерело з полями:

Ім’я;

Прізвище;

Посада;

Організація;

Стать;

Вулиця;

Індекс;

Місто.

Для кожного клієнта будемо зберігати дані, зазначені в цих полях. При великій кількості клієнтів це, звичайно, досить тривалий процес, однак зробимо це тільки один раз, а використовувати зможемо стільки, скільки буде потрібно.

Створення джерела даних

Для створення джерела даних необхідно спочатку створити його структуру (тобто указати набір полів (ім’я, прізвище і т. д.), необхідних для

зберігання даних про кожного клієнта.

У вікні Слияние натисніть кнопку Окно для того, щоб створити джерело даних. У вікні, що з’явилося, натисніть кнопку Получить данные й потім у списку, що відкрився, обрати рядок Создать источник данных. З’явиться вікно з такою самою назвою.

У вікні Создать источник данных ліворуч можна бачити перелік уже готових полів, який можна у разі потреби відредагувати (можна додавати й вилучати поля з переліку, формуючи в такий спосіб необхідну структуру джерела даних).

Видалення поля

Для того, щоб видалити поле зі списку, виконайте такі дії:

виділить поле в переліку;

натисніть кнопку Удалить поле;

якщо помилково видалили потрібне поле, то натиснувши кнопку Добавить поле, можна повернути вилучену назву назад у список.

Вставка поля

Для того, щоб вставити поле, виконайте такі дії:

уведіть назву поля в поле вікна з назвою Поле. Ввести назву нового поля джерела даних.

натисніть кнопку Добавить поле;

після того, як буде додано потрібні поля й видалено непотрібні, натисніть кнопку ОК. На екрані з’явиться вікно Сохранить источник данных, за допомогою якого слід зберегти джерело даних у файлі за назвою gosty.doc.

Редагування джерела даних

Після збереження джерела даних програма виведе повідомлення про те, що джерело даних не містить самих даних, і запитає, чи потрібно ввести їх зараз. У цьому випадку натисніть кнопку Правка источника данных (саме таку кнопку можна знайти на панелі інструментів).

З’явиться діалогове вікно для уведення даних про клієнтів. У цьому вікні ліворуч розташовано перелік полів, правіше – поля для уведення даних.

Використовуючи ліву кнопку миші або клавіші Tab і Shift+Tab для пересування по полях, уведіть дані про першого клієнта, натисніть кнопку Добавить й уведіть дані про наступного клієнта.

При введенні даних можна подати джерело даних у вигляді таблиці в текстовому документі Word. Для цього натисніть кнопку Источник та кнопку Получить новое окно документа Word зі змістом джерела даних. Тепер можна вводити дані, використовуючи клавіші для роботи з таблицями. Після уведення слід зберегти джерело даних на диску.

Пошук у джерелі даних

Якщо відсутні дані про клієнта для виправлення, натисніть кнопку Поиск записи на панелі інструментів. На екрані з’явиться вікно Поиск в полях. Тут можна в поле Найти вказати шуканий текст, а в поле У поле – задати, у якому полі шукати.

Вставка полів злиття

Після того, як створили основний текст листа й структуру джерела даних, потрібно вставити Поля источника данных або поля злиття в текст листа-запрошення. Для цього виконують такі дії:

у діалоговому вікні Слияние слід активізувати режим редагування основного тексту листа-запрошення та активізувати відображення недрукованих символів (для того, щоб бачити як розміщено маркери кінця абзацу);

установити текстовий курсор у тому місці листа-запрошення, де потрібно розташувати індекс одержувача;

натиснути кнопку Поле слияния та обрати з переліку Поле

«Індекс»;

вставити кому після поля Индекс у тексті листа-запрошення;

натиснути кнопку Поле слияния, і обрати зі списку Поле «Місто»;

установити текстової курсор на наступний рядок листа-запрошення;

натиснути кнопку Поле слияния й потім обрати зі списку Поле «Адреса». Виконати аналогічні дії для послідовного встановлення даних з полів «Організація», «Ім’я», «Прізвище», «Посада».

Вставка умов у текст листа

Під час тиражування тексту листа-запрошення різним адресатам виникне необхідність звертання до запрошеного залежно від його статі: Шановний пан

або Шановна пані.

Для цього вставимо в текст листа-запрошення умови:

IF – THEN – ELSE ( якщо – то – інакше)

За допомогою цих умов перевірятимемо варіант звертання до запрошеного.

Для встановлення умов у текст виконаємо такі дії:

установити текстовий курсор у початок рядка, в якому потрібно вставити слова звертання до запрошеного;

натиснути кнопку Поле Word і обрати зі списку рядок IE..THEN...

ELSE, з’явиться діалогове вікно (рис. 2.);

обрати поле «Стать» з переліку Имя поля;

перейти до поля Сравнить та встановити альтернативу (=) (дорівнює);

у поле Сравнить с чем увести значення – чоловічий;

у поле Вставить текст увести слова Шановний пан;

у поле Иначе вставить текст уведіть слова Шановна пані. Для завершення роботи з вікном натисніть кнопку ОК (рис. 3.);

обов’язково виконайте збереження основного текста листазапрошення.

Рис. 2.

Рис. 3.

Перевірка документа злиття

За допомогою кнопки Поиск ошибок, що розміщена на панелі інструментів можна перевірити результат злиття основного тексту листазапрошення з джерелами данних. Після натискання на кнопку Поиск ошибок на екрані з’явиться вікно, в якому слід активізувати поле Выполнить слияние. Після деякої обробки Word створить нове вікно документа, у якому буде розміщено всі листи, створені в результаті злиття. Користувач може переглядати такі листи та виводити їх на друк.

Форматування полів злиття

Якщо потрібно, щоб, наприклад, звертання до запрошеного Шановний пан або Шановна пані було надруковано «особливим» шрифтом або більшим розміром шрифта, то потрібно виділити цей фрагмент тексту (зверніть увагу, що це потрібно робити у файлі-заготовці, а не в підсумковому документі) та надати йому тих параметрів розміру та типу шрифта, які вважаєте за потрібні. Під час підстановки форматування такого фрагмента буде збережено.

Друк результатів злиття

Після того, як вже правильно підготовлено джерело даних, створення й роздрукування всіх персональних листів виконується легко.

Програма Word надає користувачеві змогу використовувати дія злиття всі записи з усіх полів з джерела даних (або користувач може обрати тільки деякі з них). Перевірити такий вибір записів можна за допомогою попереднього перегляду результатів злиття.

Попередній перегляд результатів злиття За допомогою кнопки Просмотр результатов слияния на панелі

інструментів Слияние можна активізувати режим попереднього перегляду результатів злиття, при якому поля злитгя в тексті основного документа будуть замінятися записами з даними із зазначеного запису джерела даних. Таким чином, можна перевірити правильність заміни полів злиття й «умовних» полів (наприклад, з умовами IF – THEN – ELSE) для всіх запрошених, не виконуючи при цьому друкування всіх персональних листів-запрошень.

Зверніть увагу, що на панелі інструментів Слияние є кнопки, за допомогою яких можна перебирати записи із джерела даних у режимі попереднього перегляду результатів злиття.

Опції злиття

Для того, щоб виконувати злиття кількох документів, можна скористатися кнопками на панелі інструментів Слияние.

Розглянемо докладніше роботу з цією панеллю.

За допомогою кнопки Слияние в новый документ можна виконати злиття в новий документ, у якому кожна копія листа буде відділена від інших маркером кінця розділа. Після перегляду та можливого редагування всіх листів-запрошень можна роздрукувати цей документ.

За допомогою кнопки Слияние во время печати можна виконувати злиття безпосередньо під час друкування на принтері.

За допомогою кнопки Слияние можна викликати на екран вікно Слияние, у якому можна встановити кілька опцій для вибору записів із джерела даних і вибору пристрою для виводу результатів злиття на друк.

Розглянемо опції вікна Слияние докладніше:

Назначение. Зміст цього поля визначає, куди будуть передані документи злиття - на принтер або в новий документ;

Сливать записи. Опції цієї групи визначають діапазон записів, що зливаються з основним документом;

Все. При активізації цієї опції зливатимуться всі записи з джерела даних. Якщо користувач визначив критерії відбору у вікні Опции запроса, то

воперації злиття братимуть участь тільки такі записи, що задовольняють цим критеріям;

От. Тут можна задати номер першого запису в діапазоні записів, які потрібно зливати;

До. Тут можна задати номер останнього запису в діапазоні записів для злиття;

При слиянии записей. Опції цієї групи визначають спосіб обробки порожніх полів у записі даних;

Не печатать строки пробелов при пустих данных. При виборі цієї опції порожні поля в записі даних під час злиття ігноруватимуться;

Печатать строки пробелов при пустих данных. За допомогою цієї опції користувач може встановити друкування пробілів замість порожніх полів у записах даних;

Стать. За допомогою цієї кнопки користувач розпочне процес злитгя основного документа із джерелом даних;

Проверка. За допомогою цієї кнопки користувач може визначати спосіб видачі повідомлення про помилки при виконанні перевірки злиття основного документа з джерелами даних;

Опции. За допомогою цієї кнопки, користувач може визначити критерії відбору й порядок сортування записів у джерелі даних. Адже можна використовувати в процесі злиття не всі записи, а тільки ті, які задовольняють критериям відбору. Таким чином, можна, наприклад, надрукувати листи-

запрошення тільки для запрошених з Києва. Після натискання на цю кнопку на екрані з’явиться відповідне діалогове вікно для гого, щоб користувач мав змогу встановити свої параметри відбору;

Поле. Тут вибирається поле із джерела даних, для якого потрібно встановити критерій відбору. Під час відбору вміст цього поля буде порівнюватися з даними, що внесені в поле Сравнить с чем;

Сравнение. Тут можна вибрати оператор порівняння: (=) дорівнює,

(>)більше, (<) менше і т.д.

Зверніть увагу, що особливість роботи операторів порівняння у тому, що ці оператори застосовні як до текстових, так і до числових полів даних. Слід зазначити, що вибір оператора Пусто або Не пусто означає, що обране поле має бути порожнім або містити якісь символи.

Сравнить с чем. Тут користувач має ввести значення, що буде порівнюватися з умістом обраного поля даних. Наприклад, для того, щоб вибрати всі записи, що містять слово Київ, у полі «Місто», слід обрати поле «Місто» з переліку полів та увести слово Київ в поле уведення Сравнить с

чем;

И / ИЛИ. За допомогою цих полів можна логічно зв’язати між собою кілька критеріїв відбору. Якщо потрібно вибрати всі записи, що задовольняють одночасно всі критерії, виберіть параметр И. Для відбору записів, що задовольняють хоча б один із критеріїв, виберіть параметр ИЛИ;

Очистить все. Натиснувши цю кнопку, можна скинути всі критерії відбору. Якщо критерії відбору не встановлені, у подальших операціях над джерелом даних будуть брати участь всі записи.

ПРАКТИЧНІ ЗАВДАННЯ

Завдання 1.

Створить за допомогою інструмента злиття файл для розсилання запрошень на святкування Вашого Дня народження своїм друзям.

Для цього створіть два файли:

файл з оформленим та відформатованим текстом запрошення;

файл з списком Ваших друзів.

Виконайте операцію злиття у новий документ. Збережіть всі створені файли у свою папку.

Запитання для самоконтролю

1.Що таке джерело даних при злитті?

2.Як здійснити сортування записів у джерелі даних?

3.Як можна надрукувати дані вибірково?