Управление проектами Мазур Шапиро Project_upr

Рис. 18.4.1. Подготовка к внутренним аудитам

Проверка — это задача менеджмента. Соответственно он может проводиться так, как показано на рис. 18.4.1.

Плановые проверки проводятся по годовому плану, который должен включать:

»проверяемые подразделения/процессы;

»важные элементы системы качества;

»временные интервалы проведения этапов проверки.

Проверка проводится на основе так называемого контрольного перечня вопросов, подлежащих выяснению, ориентировочный состав которого следующий:

»проверяемое подразделение;

»аудиторы;

»сроки/местонахождение;

»плановый/внеплановый;

»цель проверки;

»проверяемые процессы;

»элементы системы качества;

»участники проверки;

»основные моменты проверки;

»цели подразделения/процесса;

»нормативные/законодательные требования;

»положительные результаты внедрения системы;

»необходимые изменения системы качества.

»внешние проверки, подразделяющиеся на:

•проверки, проводимые независимой третьей стороной с целью сертификации (так называемого Third-Party-Certification);

•проверки, проводимые заказчиками у поставщиков/подрядчиков, называемые также оценкой второй стороной (так называемые Second-Party-Assesment).

График внешних и внутренних проверок разрабатывается руководителем службы качества

иутверждается уполномоченным высшего руководства предприятия по системе качества. Для того чтобы обеспечить запланированную эффективность системы менеджмента

качества, большое внимание в рамках проекта реструктуризации уделяется подготовке кадров. Общую направленность обучающих программ в сфере менеджмента качества можно сформулировать как «повышение качества через предупреждение дефектов».

Основная задача процедур подготовки, переподготовки, повышения квалификации и аттестации кадров заключается в обеспечении соответствия квалификационного уровня руководителей и специалистов компании требованиям задач, решаемым в области качества. Критериями профессиональной пригодности являются:

»степень соответствия работника требованиям, предъявляемым данным видом профессиональной деятельности. Для этого существует система специальных справочников;

»характер личности. Он должен соответствовать характеру работы: понятно, что он различен у научного работника и рабочего на конвейере. Для оценки соответствия

вырабатывается система критериев, по которым судят о пригодности работника к данному виду деятельности.

Для подготовки кадров предприятия/компании предусматривают следующие виды обучения:

»первоначальное профессиональное обучение рабочих, принятых на работу и ранее не имевших профессии;

»переподготовка рабочих на другую профессию;

»повышение квалификации рабочих;

»повышение квалификации руководящих работников и специалистов.

Концепции и программы обучения формируются в зависимости от размера и задач (стратегии) предприятия. Так, крупные предприятия обычно формируют собственную концепцию и программы обучения. При этом проводимые самим предприятием курсы нередко дополняются внешним обучением. Малые и средние предприятия преимущественно используют предложения специализированных учебных заведений по проведению курсов.

Существует ряд учебных и консультационных организаций, предлагающих свои услуги в этой области — как отечественных, так и зарубежных. При решении вопроса, кому отдать предпочтение, следует исходить из цели обучения.

Если предприятие (компания) хочет в конечном итоге не только создать/модернизировать, но и сертифицировать систему менеджмента качества, целесообразно обратиться к организации, непосредственно связанной с сертифицирующей компанией, — обычно ее дочерней фирме. В этом случае появляется уверенность во взаимосоответствии программы учебного центра и требований сертифицирующей компании. Если такая задача не ставится, можно воспользоваться услугами других учебных центров на основе тендера с типичными для таких случаев требованиями к претендентам.

Во всех случаях для проведения занятий привлекаются высококвалифицированные специалисты компании со средним и высшим специальным образованием, преподаватели учебных заведений, специалисты НИИ и сторонние консультанты.

Инструкторы производственного обучения назначаются из числа квалифицированных рабочих, имеющих стаж работы по профессии на менее трех лет и образование не ниже среднего.

Практика разработки и аудитирования систем качества показывает, что для эффективного функционирования системы среднему предприятию целесообразно иметь по крайней мере двух-трех специалистов, прошедших курс инструктора по обучению менеджеров по качеству, и трех специалистов, обученных по курсу аудитора.

18.5. Сертификация продукции проекта

Сертификация продукции является обязательным требованием со стороны государства и поэтому представляет собой важнейшую деятельность в рамках управления проектом.

В России в соответствии с Законом о сертификации продукции и услуг создана государственная система сертификации продукции, которая действует под руководством Госстандарта России как Национального органа по сертификации. Эта система соответствует правилам ISO.

Основанием для сертификации по показателям обеспечения безопасности людей и охраны окружающей среды являются отечественные или зарубежные стандарты.

Продукция сертифицируется на соответствие ГОСТ, ТУ или зарубежным так называемым престандартам. Например, портландцемент ПЦ 400-Д20 имеет 2 сертификата:

»RSSG.RU.9002.1.4.0024 - на соответствие ГОСТ 10178-85;

»RSSG.RU.9002.1.4.0025 — на соответствие европейскому престандарту ENV197-1 СЕМ

П/B-S, класс 32,5.

Основными схемами сертификации, принятыми в системе, являются:

»проведение типовых испытаний образцов продукции и последующий надзор за стабильностью качества сертифицированной продукции;

»предварительная проверка производства на способность обеспечить выпуск продукции

стабильного качества, типовые испытания образцов продукции и последующий надзор за стабильностью качества сертифицированной продукции.

По согласованию с органом по сертификации конкретной продукции могут быть использованы и другие схемы сертификации, принятые в зарубежной и международной практике и рекомендованные ISO.

Работы по подготовке и проведению сертификации включают:

1.Выбор, доработку при необходимости и принятие нормативно-технических документов на продукцию, в соответствии с которыми будет проводиться сертификация.

2.Разработку документа (положения) о порядке сертификации данной продукции, устанавливающего, в том числе, схему ее проведения.

3.Предварительную проверку производства сертифицируемой продукции (если это предусмотрено схемой сертификации).

4.Испытания сертифицируемой продукции (если это предусмотрено схемой сертификации).

5.Выдачу сертификата соответствия и права на использование знака соответствия, а также работы по их признанию, если сертификат выдан другим национальным или международным органом.

6.Заключение соглашений о сертификации продукции с зарубежными или международными органами.

7.Надзор за стабильностью качества сертифицированной продукции и состояния ее производства.

8.Информацию о результатах сертификации.

Выбор, доработка и принятие нормативно-технических документов, проверка производства сертифицируемой продукции, испытания базируются на действующих в стране:

»системе стандартизации и фонде нормативно-технической документации;

»системе сертификации систем качества;

»системе аккредитации испытательных лабораторий и сети таких лабораторий.

Правила проведения этих работ устанавливаются соответствующими руководящими документами Госстандарта РФ.

Испытания для сертификации проводятся в испытательных лабораториях (центрах), аккредитованных и признанных Госстандартом РФ.

Расходы по проведению обязательной сертификации оплачивают изготовители или поставщики продукции (при импорте), добровольной — заявители. Оплата проводится по тарифам, утвержденным в установленном порядке, или, при их отсутствии — по договорам.

Организационную структуру государственной системы сертификации образуют:

»национальный орган РФ по сертификации (Госстандарт РФ);

»органы по сертификации конкретной продукции и(или) в регионах;

»аккредитованные испытательные лаборатории (центры);

»изготовители и(или) поставщики продукции.

Схема проведения сертификации приведена на рис. 18.5.1.

Рис. 18.5.1. Схема проведения сертификации

В качестве альтернативы так называемому «сертификату соответствия» в настоящее время обсуждается концепция сертификации товаров и услуг по качеству.

Имеется в виду, что обычный сертификат (сертификат соответствия) в качестве эталона может иметь продукцию с любым уровнем качества — все зависит от выбранного производителем эталона. Разрабатываемая же сейчас процедура получения «сертификатов качества» предусматривает требование обязательного превышения уровня качества сертифицируемой продукции (услуги) над базовым.

РЕЗЮМЕ

Качество является одним из основных управляемых параметров проекта наряду со временем, стоимостью, ресурсами. Задача обеспечения качества проекта на должном уровне является сквозной на всем протяжении жизненного цикла проекта.

В основу системного управления качеством проектов положены принципы наиболее популярного и методологически сильного направления в управлении качеством — Всеобщего управления качеством Total Quality Management, широко используемого в бизнеспрактике за рубежом.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1.Дайте определение понятию «качество».

2.Приведите четыре ключевых аспекта качества.

3.Перечислите основополагающие принципы современной концепции менеджмента качества.

4.Перечислите и раскройте основные положения концепции всеобщего управления качеством.

5.Опишите структуру менеджмента качества в рамках управления проектами.

6.Из чего состоит документация по системе менеджмента качества?

7.Перечислите 20 элементов системы менеджмента качества по ISO 9001.

8.Перечислите работы по подготовке и проведению сертификации продукции проекта.

9.Назовите основные инструменты контроля качества продукции проекта и их направления использования.

ЛИТЕРАТУРА

1.Всеобщее Управление качеством: Учебник для вузов/О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов, А.И. Гуров, Ю.В. Зорин/Под ред. О.П.Глудкина. — М.: Радио и связь, 1999.

2.ИСО 9000-1:1994. Стандарты по общему руководству качеством и обеспечению качества. Часть 1.

Руководящие указания по выбору и применению.

3.ИСО 9001:1994. Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке,

производстве, монтаже и обслуживании.

4.ИСО 9002:1994. Система качества. Модель обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании.

5.ИСО 9003:1994. Системы качества. Модель обеспечения качества при окончательном контроле и испытаниях.

6.ИСО 9004-1:1994. Общее руководство качеством и элементы системы качества. Часть 1. Руководящие указания.

7.Э. Крайер. Успешная сертификация на соответствие нормам ИСО серии 9000: Руководство по подготовке, проведению и последующей сертификации. — Германия. 1995.

8.TQM-XXI. Проблемы, опыт, перспективы. Вып. 1—З/Под ред. В.Л. Рожденственского и В.А. Качалова.

— М.: ИэдАТ, 1997.

9.A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMI, 1996.

10.Мазур И.И. и др. Реструктуризация предприятий и компаний. Справочное пособие/ Под ред. И.И.

Мазура. — М.: Высшая школа, 2000.

11.Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие/ Под ред. И.И. Мазура. — М.: Высшая школа, 2001.

Люди порой откусывают больше, чем могут прожевать. Но любой чего-то стоящий начальник всегда предпочтет иметь дело с людьми, которые замахиваются на лишнее, чем с теми, которые стараются сделать поменьше.

Л. Якокка

Глава 19. УПРАВЛЕНИЕ РЕСУРСАМИ ПРОЕКТА

19.1.Процессы управления ресурсами проекта.

19.1.1.Ресурсы проекта.

19.1.2.Процессы управления ресурсами.

19.2.Основные принципы планирования ресурсов проекта.

19.3.Управление закупками ресурсов.

19.3.1.Основные задачи закупок и поставок.

19.3.2.Правовое регулирование закупок и поставок.

19.3.3.Организационные формы закупок.

19.3.4.Основные требования к управлению закупками и поставками. 19.4.Управление поставками.

19.4.1.Типы товарных рынков.

19.4.2.Договоры на поставку материально-технических ресурсов.

19.4.3.Планирование поставок.

19.4.4.Поставки материально-технических ресурсов. 19.5.Управление запасами.

19.5.1.Основные понятия.

19.5.2.Виды запасов.

19.5.3.Затраты на формирование и хранение запасов.

19.5.4.Оптимизация размера запаса.

19.6.Новые методы управления материально-техническим обеспечением —логистика. 19.6.1.Основные понятия, 19.6.2.Концепция логистики в управлении проектами.

Резюме Контрольные вопросы и задания Литература

19.1. Процессы управления ресурсами проекта

19.1.1. Ресурсы проекта

Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью (гл. 14). Управление таким ресурсом, как команда проекта, рассматривается в гл. 20.

Впринципе понятие ресурс в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, — в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии — является взаимосвязанными ресурсами проекта. И основная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями.

Вданной главе рассматриваются две взаимосвязанные группы ресурсов:

материально-технические — сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности» или технологические ресурсы (машины, механизмы для выполнения работ проекта); устанавливаемое оборудование и пр.; трудовые — осуществляют непосредственную работу с материально-техническими

ресурсами (например, строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.). Отвлекаясь от многообразия типов указанных ресурсов, целесообразно выделить два

основных, приведенных в п. 13.11.

Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые — в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не задействованные в

данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Иными словами, такие ресурсы можно накапливать с последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа «энергия». Примеры: топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства.

Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые — в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т. е. они не накапливаются. Поэтому ресурсы второго типа называют еще ресурсами типа «мощности». Примеры: люди и средства труда многократного использования (машины, механизмы, станки и т. п.).

Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту. Вопросы календарного планирования рассмотрены в гл. 13, управление работами по проекту рассмотрено в гл. 17. В настоящем разделе мы кратко рассмотрим ресурсные аспекты календарного плана.

Врамках календарного планирования работ (гл. 13) по проекту описываются потребности

вресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы.

Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (доступности) ресурсов, которые задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом, так что их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта в целом.

По сути, управление материальными ресурсами проекта начинается на предынвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

Вкаждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены, и потому основными задачами управления ресурсами являются:

»оптимальное планирование ресурсов;

»управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

•управление закупками ресурсов;

•управление снабжением;

•управление поставками ресурсов;

•управление запасами ресурсов;

•управление распределением ресурсов по работам проекта.

На рисунке 19.1.1. представлена структура материально-технического обеспечения проектов.

Рис. 19.1.1. Структура материально-технического обеспечения проектов

19.1.2. Процессы управления ресурсами

Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в т. ч. закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.

Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 19.1.2.

Закупки ресурсов — центральный элемент системы управления ресурсами. Приведем основные понятия.

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами

— т. е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и, по сути, являются двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта — подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставками выделяется наряду с управлением закупками в качестве самостоятельной подсистемы. Включает в себя:

»планирование поставок;

»организацию бухгалтерского учета;

»доставку, приемку и хранение товара;

»учет и контроль доставки.

РИС. 19.1.2. Структурная модель управления ресурсами проекта

Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет,

призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов — совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов

предшествуют заключению контрактов; последнее производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками — осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий в логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, — сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок — процесс выбора организации и/ или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок — общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту — квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение технической компетентности поставщиков на этапе закупок

(обеспечения проекта) — оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры по закупкам (поставкам) — этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью

будущих применений в других проектах.

19.2. Основные принципы планирования ресурсов проекта

Подробно планирование ресурсов в рамках общего планирования проекта рассмотрено в гл. 13. В данном разделе приведены основополагающие принципы и понятия, необходимые по контексту управления ресурсами. На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту — основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе:

»разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

»разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

»контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и

выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта (более подробно см. 13.11):

»ресурсное планирование при ограничении по времени;

»планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени — предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

Врезультате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти

кследующей фазе управления ресурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.

19.3. Управление закупками ресурсов

19.3.1. Основные задачи закупок и поставок

На рис. 19.3.1 и 19.3.2 показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта. В гл. 11 реализация инвестиционного проекта рассматривается как серия взаимосвязанных и скоординированных закупок ресурсов проекта в самом широком смысле слова. Основной аспект закупок, рассмотренный в гл. 11, — это торги как способ их обеспечения. В настоящей главе закупки рассмотрены как этап жизненного цикла проекта (проектного цикла). При этом рассматриваются определенные аспекты закупок материально-технических ресурсов (см. рис. 19.1.1).

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

»закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

»поставки на место производства работ.