Содержание

Документ

(деловая бумага)

Деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

Внутренний документ функционирует внутри организации. Внешний документ направляется за пределы организации

Реквизиты

Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными положениями для каждой разновидности документов

ФОРМУЛЯР

Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу

Бланк документа

Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма

адресант

(составитель)

Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ

Адресат

Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу

заголовок

(Наименование

документа)

Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта.

Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста.

Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы

основная часть

(собственно текст)

Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм.

Дата документа

Реквизит, указывающий дату подписания документа, его

утверждения; а также дату события, зафиксированного в

документе.

Способы датирования: цифровой и комбинированный

подпись

Собственно подпись (факсимиле) составителя, отправителя,

заверителя и др. В большинстве случаев предполагается

расшифровка подписи

Канцеляризм

Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле)

Стандартизация

Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов

Унификация

Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

Общие

Специальные

Информа-ционная

Социальная

Коммуника-тивная

Культурная

Управленче-ская

Правовая

историче-ского

источника

Создается

для хранения информации

Является

социально

значимым,

поскольку

порожден

социальной

потребностью

Выступает

в качестве

средства

связи

Средство

закрепления и передачи культурных традиций, этапов

развития цивилизации

Является

инструментом управления

Является средством

закрепления

и измерения правовых норм и правоотношений в обществе

Выступает

в качестве

источника

исторических сведений о

развитии

общества

Т ИПЫ ДОКУМЕНТОВ

По фактору адресации

По содержанию и назначению

В зависимости от сферы человеческой деятельности

По фактору доступности

По срокам исполнения

По критерию первичности

внутренняя переписка

распорядительные

научные

открытого пользования

срочные

оригинал

внешняя переписка

отчетные

технические

ограниченного доступа

второстепенные

копия

справочные

производственные

конфиденциального характера

итоговые

плановые и др.

финансовые

периодические

управленческие

Организационно-правовые

Распорядительные

Справочно-информационные

Устав,

положение о структурном подразделении,

штатное расписание,

должностная инструкция

Приказ,

указание,

распоряжение,

постановление,

решение

Акт,

справка,

докладная записка,

объяснительная записка,

протокол

Достоверность (объективность

информации)

Отражение информативным содержанием фактического положение дел; непредвзятая оценка событий

Точность

словоупотребления

Использование слов в строгом соответствии

с их лексическим значением

Лаконизм

формулировок

Целесообразное количество включаемой

информации, необходимой и достаточной

для реализации коммуникативной задачи.

Краткое и чёткое речевое оформление содержания,

заключающее в себе только необходимое

для уяснения предмета речи

Безупречность

в юридическом

отношении

Правовая значимость,

дающая основание служить доказательством в суде

Стандартность языка

Выражение мысли единообразным способом; использование устойчивых языковых оборотов при освещении

типовых ситуаций делового общения

безличностно-Нейтральный

тон изложения

Отсутствие или ограниченное употребление

языковых средств выражения субъекта речи,

отсутствие оценочной лексики.

Стремление к обезличенной подаче информации

Соответствие

нормам

официально-делового

этикета

Выбор композиции и отбор языковых средств,

соответствующих жанру.