реферат Системы управления потоками сообщений в информационных системах

Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственных процессов, которые передаются по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от управляющей подсистемы к управляемой подсистеме) и обратными (от управляющей подсистемы к управляющей подсистеме).

Необходимо добиваться своевременного поступления полезной информации в достаточном объеме. Это обеспечит быстрое и эффективное принятие решения.

Дилемма, связанная с принятием решений, традиционно связана с двумя ограничениями.

С одной стороны, быстро собранная информация в недостаточном объеме привести к принятию решения далекого от рационального, вплоть до ошибочного.

С другой стороны, слишком длительный сбор информации может привести к снижению актуальности самого факта принятия решения (вплоть до полной потери актуальности).

Ключевое значение играет полезность (релевантность) потоков информации, разделяемой ключевым признакам, представленным на рисунке 1.

Рисунок 1. Классификация потоков информации

Увеличивающиеся объемы потоков информации играют противоречивую роль. С одной стороны, чем больше объем информации, тем больше возможность поиска полезной ее части для принятия решения. С другой стороны, согласно статистическим исследованиям двукратный рост объема информации (т.е. увеличение на 100%) сопровождается ростом полезной ее части не более чем на 20%. Это означает, что 80% дополнительной информации не носит полезный характер. В указанных условиях огромное значение играет поиск эффективных алгоритмов выделения из общего потока информации полезной ее части для принятия рациональных управленческих решений.

Производственное предприятие если рассматривать ее с управленческой точки зрения из двух подсистем управляющей и управляемой или субъекта и объекта управления, связанных между собой каналами передачи информации. Объект управления можно условно рассматривать как систему, преобразующую ресурсы, на входе которого поступают сырье, материалы, рабочая сила и т.п., а выход представляет собой продукты производства. Информационные связи производственной системы с внешней средой можно представить двумя входными и одним выходным каналом.

На один из входных информационных каналов поступают сведения от внешних структур, которые определяют условия деятельности предприятия, с учетом составляются планы производственно-хозяйственной деятельности, а также нормативы использования ресурсов. Совокупность этих сведений определяет условиях и влияет на технологии достижения целей организации.

Второй информационный вход представляет возмущающие воздействия, поступающие из внешней среды. Примером возмущающих факторов являются нарушения сроков поставок сырья и материалов, снижение их качества, изменение условий сбыта продукции, нарушение договорных обязательств, предприятиями смежниками и др. Кроме указанных факторов возмущения, идущих из внешней по отношению к предприятию среды подобные возмущающие воздействия, могут возникать и внутри самой производственной систем. Например, поломки оборудования, случайные нарушения технологических режимов, болезнь работников предприятия и др.

Информационный выход производственной системы представляет собой канал для передачи информации во внешние организации, например, объединение или министерство, куда входит данное предприятие или налоговые органы и др. В любой системе управления субъект и объект управления связаны информационными каналами, по которым передаются управляющие воздействия и сведения о состоянии объекта управления.

Орган управления предприятием в классическом трехуровневом варианте состоит из трех слоев. Внутри и снаружи этих слоев циркулируют информационные потоки. Сверху вниз - управляющие воздействия, снизу-вверх - информация обратной связи, по горизонтали - обмен информацией между внутренними объектами одного уровня, а также между внутренними и внешними объектами.

Сам механизм управления включает в себя управленческий персонал, компьютерные сети, финансовые, информационные и другие ресурсы. Задача управления производством сводится к рациональному управлению потоками ресурсов (материальных, энергетических, финансовых, информационных и др.).

Выделяют следующие виды потоков сообщений, изображенных на рисунке 2:

Рисунок 2. Виды потоков сообщений

Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер, они являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

Вертикальные информационные потоки имеют место между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.

Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

В настоящее время в связи с развитием НТП для облегчения работы возникает возможность автоматизации системы управления информационными потоками. Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути. Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара): опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах МП; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории, за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.

Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между звеньями логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему, которая имеет интерактивную структуру и включает персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационными потоками, а также используемыми уровнями управления для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

При изучении информационных потоков уделяется особое внимание вопросам дублирования информации звеньями логистической системы, их звеньями, а также эффективности применения различных технических средств. Устанавливается коэффициент использования информации и степень ее соответствия целям и задачам управления предприятием. Для изучения структуры информационных потоков выделяют единицу потока, в качестве которой используют различные единицы измерения – реквизиты, показатели и документы.

Реквизитом называется информационная совокупность, которая не поддается дальнейшему расчленению (декомпозиции) на единицы информации и характеризует отдельное свойство сущности.

Каждый реквизит представляет собой совокупность символов (буквенных и цифровых). При этом элементарным символом является бит (двоичный символ: 0 или 1). При представлении в ЭВМ в качестве минимальной единицы информации используется байт, который состоит из восьми бит, достаточных для представления одной буквы или двух цифр. Четыре байта составляют машинное слово, т.е. тот объем информации, который можно записать в одну ячейку оперативной памяти ЭВМ.

По своему возникновению и роли в процессе обработки информации реквизиты подразделяется на основания и признаки. Основания характеризуют количественные свойства сущностей, полученные в результате вычислений или измерений. Признаки характеризуют качественные свойства сущностей (время и место событий, обстоятельства, при которых были получены числа-основания). При помощи признаков достигается индивидуализация сообщений, не допускается смешивания или искажения информации.

Совокупность логически связанных признаков и оснований, имеющая определенный экономический смысл, образует показатель.

В конкретной системе показателей отражается вся деятельность предприятия или цепи поставок.

Элементы показателя, как и показатель в целом, можно рассматривать с двух точек зрения: по форме и по содержанию.

Под формой понимается наименование граф и строк, а под содержанием – записанные в этих графах и строках конкретные числа и другие данные. Формы показателей в основном стабильны, а значения меняются.

На основе показателей строятся документы.

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленной форме.

Система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа называется документооборотом.

Значительное количество используемых коммерческих документов и привлекаемых для их обработки специалистов приводит к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных логистических потоков, например, на основе стандарта ООН EDIFACT.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между звеньями логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему, которая имеет интерактивную структуру и включает персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационными потоками, а также используемыми уровнями управления для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Логистическая информационная система является системой информационного обслуживания работников управления и выполняет функции по накоплению, хранению и обработке информации. Различают информационные системы, ориентированные при решении задач управления на ручную или машинную технологию обработки информации.

Ручная технология обработки информации достаточно традиционна, ориентирована на использование различного вида калькуляторов и полностью регламентируется действующими инструкциями по решению управленческих задач в рамках сложившихся методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации рассчитана на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания вычислительных систем, и сетей различных конфигураций с целью не только наполнения, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающих решения. Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных компьютерных информационных систем, где в процессе их создания увязываются наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации. Компьютерная информационная система представляет собой упорядоченную совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новой информационной технологии, решения коммерческих задач и информационного обслуживания специалистов служб управления логистической системы.

Компьютерные информационные системы являются неотъемлемой частью логистических систем. Она имеет следующие признаки.

1. Сложность организационной структуры. Даже относительно небольшие звенья логистической системы являются сложными подсистемами с разветвленной организационной структурой и многочисленными взаимосвязями между составляющими ее элементами.

2. Сложность видов обеспечения данных систем, к которым можно отнести функциональное, математическое, информационное, техническое, технологическое, программное, лингвистическое, организационное и правовое виды обеспечения.

Функциональное обеспечение отражает предметную, содержательную направленность деятельности звеньев логистической системы, например, для транспортных организаций – это доставка потребителю необходимого количества ресурсов и др.

Математическое обеспечение представляет собой совокупность алгоритмов, экономико-математических методов и моделей, обеспечивающих преобразование информации при помощи компьютеров.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное обеспечение включает разработку систем классификаций и кодирования, применение унифицированных форм первичной документации, системы показателей. Внутримашинное информационное обеспечение предусматривает организацию информации в виде соответствующей базы данных на машинных носителях и в памяти ЭВМ, необходимой для решения задач, выдачи справок и обмена информацией между различными звеньями логистической системы.

Техническое обеспечение предполагает обоснование выбора технических средств для создания информационной системы, обеспечивающих ввод, хранение и накопление информации на машинных носителях, передачу ее пользователям, вычислительную и логическую обработку данных, их отображение на дисплее и печатающих устройствах, создания архива на магнитных носителях.

Технологическое обеспечение – совокупность проектных решений, определяющих технологию обработки информации в соответствующей сфере деятельности.

Программное обеспечение – комплекс программ, охватывающий все регламентные и запросные задачи.

Лингвистическое обеспечение – языковые средства компьютерной системы: метаязыки, информационнопоисковые языки, языки общения с пользователем, языки запросов, программирования и др.

Экономическое обеспечение – методы и средства, создающие оптимальные условия для использования компьютерной системы специалистами.

Организационное обеспечение – комплекс документов, регламентирующих создание системы; средства и методы ее разработки, включая проектную документацию.

Правовое обеспечение – система нормативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования компьютерной системы.

Вывод

Несомненно, использование систем управления потоками сообщений позволило наладить эффективную связь между участниками процесса управления, хотя это повлекло за собой некоторые проблемы, например, недостаток в получении и обработке данных, проблема исследования операций в управлении материальными и информационными потоками, проблема управления поставками и т.д.

Для управления информационными потоками и организации электронной передачи данных между предприятиями нужно, прежде всего, достичь совместимости аппаратного оборудования и программного обеспечения. В настоящее время эти проблемы находятся на стадии решения, так как роль информационного обеспечения управления возрастает с каждым днем, приобретая массовые масштабы, тем самым ускоряет процесс формирования информационных технологий.