Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Лекция 5.doc
Скачиваний:
44
Добавлен:
08.03.2015
Размер:
72.19 Кб
Скачать

ЛЕКЦИЯ

ТЕМА: ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

1. Документация, ее сущность, значение, реквизиты документов

2. Классификация документов

3. Бухгалтерская обработка документов

4. Документооборот и его значение. Хранение бухгалтерских документов

Цель: Ознакомить с основными принципами документирования хозяйственных операций и требованиями к организации документооборота.

Задачи:

  1. Усвоить категорию «первичные документы».

  2. Изучить состав обязательных реквизитов первичных учетных документов.

  3. Изучить общие требования организации документооборота.

  4. Изучить требования к хранению документов.

1. Документация, ее сущность, значение, реквизиты документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью предприятия, ее первичного контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется первичным документом и является первым этапом учета.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные документы должны быть составлены по формам, утвержденным Госкомстатом. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

ДОКУМЕНТ – письменное свидетельство, в котором отражается факт совершения хозяйственной операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

Документы имеют большое значение не только в бухгалтерском учете, но и во всей хозяйственной деятельности предприятия. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления предприятием. От качества документов зависит достоверность учетных данных и точность баланса, а значит, на основе отчетности будет проведен качественный анализ хозяйственной деятельности. Данные проведенного анализа являются основой для принятия управленческого решения.

Большое значение документы имеют при документальных ревизиях, аудиторских проверках.

Документы имеют и юридическое значение, правильно составленные и оформленные документы являются единственно-достоверным свидетельством совершения операции и ее законности.

Они также служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, доказательством в разрешение споров в судах и арбитражах.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели.

Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) Наименование документа и его номер;

б) дата составления документа;

в) наименование предприятия;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители (в натуральном и денежном выражении);

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефоны предприятия, указание сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

Денежные и расчетные документы, а также финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению не только без подписи главного бухгалтера, но и без подписи уполномоченного им на то лица.

Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация - установление единых типовых форм. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Госкомстатом России. Данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собстве6нности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

За последние годы утверждено 250 унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе:

  • по учету материалов (приходный ордер, требование- накладная и т.д.);

  • по учету кассовых операций (приходный, расходный кассовый ордер);

  • по учету основных средств (акт приемки-передачи, акт выбытия основных средств);

  • по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации).

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций) предприятие при необходимости может внести дополнительные реквизиты. Вносимые изменения должны быть оформлены распорядительным документом предприятия.

Стандартизация – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сохранить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются особые требования:

  1. Документы должны быть составлены на типовых бланках или чистых листах бумаги химическим карандашом, чернилами, пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или на компьютере;

  2. Строго соблюдать установленную форму и заполнять все реквизиты;

  3. Точно и ясно излагать содержание операции;

  4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

  5. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью. Свободные строки прочеркивать;

  6. Документы следует составлять в момент совершения операции, т.е. своевременно;

  7. Документы должны быть подписаны соответствующими лицами.

Иногда при заполнении документов могут быть допущены ошибки (описки). В кассовые и банковские документы исправления вносить не допускается. Их переписывают заново. В остальных документах ошибки можно исправить с помощью корректуры: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено подписью «исправлено, верить», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

2. Классификация документов

Для отображения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать. Документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 1

Рисунок 1. Классификация документов

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственных операций. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т. д.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приема-передачи основных средств и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи, приходный кассовый ордер.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными.

Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено описание произведенных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на компьютере.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о произведенных операциях в момент их совершения.