Тема 7. Информационное обеспечение и организация экономического анализа

• информационное обеспечение экономического анализа.

• Система экономических показателей и их классификация.

• Организация аналитической работы на предприятии.

Информационное обеспечение экономического анализа

Под информацией (в переводе с лат. - разъяснение, осведомление, изложение) обычно понимают упорядоченное сообщения о процессах и явлениях, происходящих во внешнем мире; совокупность каких-либо знаний, данных, но не любых, а лишь (тех, которые раскрывают объект с неизвестной стороны.

Носители информации бывают немашинные (устные, телефонные и в виде документов) и машинные (перфокарта, перфолента, магнитные ленты, диски и т.д.).

Информация, объективно отражающая процессы и явления реального мира, законы его существования, факты социально-экономического и научно-технического характера, результаты анализа, обобщения и прогнозирования, имеет высокую общественную ценность. На получение, обработку и хранение информации расходуется труд и значительные материальные средства. В связи с этим любая общественно полезная информация характеризуется стоимостью.

Сохранность и рациональное использование информации - одна из важнейших задач предприятий и организаций, которые ею владеют.

Информация неотделима от процесса информирования. Вот почему, с одной стороны, необходимо рассматривать источники информации, а с другой - ее потребителей. Связь между ними определяется следующим образом: информация - это новые сведения, принятые, понятые и оцененные как полезные ее конечным потребителями. Информация делает нас более осведомленными, снимает неясность, которая неизбежно возникает при недостатке данных. Она может быть выражена набором букв, цифр, других условных знаков и осмысливается в результате чувственного восприятия и представлений человека.

Для качественного управления необходимо оптимальное количество информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете и принять правильное решение. Чрезмерная избыточность информации мешает быстро ее перерабатывать, анализировать и обобщать, что может привести к необоснованным заключениям. С целью уменьшения объема информации ее стремятся сжать путем кодов, шифров, машинно-ориентированных языков и т.п., что одновременно повышает ее полезную емкость, эффективность. Управление хозяйственной деятельностью предприятий и объединений предполагает принятие решений. Информация служит средством процессов управления. Ее цель - уничтожение неопределенности.

Экономическая информация представляет собой систему (совокупность) сведений о производственно-сбытовой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности хозяйствующих субъектов, Она сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Деятельность предприятий складывается из огромной совокупности событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.

Экономический анализ базируется на использовани экономической информации, которая лежит в основе разработки оптимальных управленческих решений.

В информационное обеспечение анализа входят два этапа;

1. информационный фонд (база),

2. процессы преобразования данных.

В ходе анализа хозяйственной деятельности как основного потребителя экономической информации наиболее явно выявляются ее достоинства и недостатки.

К экономической информации, используемой в анализе результатов хозяйственной деятельности, предъявляются следующие требования:

• достоверность информации,

• необходимость и достаточность объема информации,

• своевременность составления и представления.

Создание рационального потока информации базируется на следующих принципах: выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения; объективность отражения процессов производства, обращения, распределения v потребления, использования, природных, трудовых, материальных v финансовых ресурсов; единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования в первичной информации; оперативность информации, обеспечивающаяся применением новейших средств связи и внедрением методов дистанционной передачи первичных данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ; всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выведением на ее основе необходимых производных показателей; возможное ограничение объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования; кодирование первичных данных с целью эффективного использования каналов связи и преобразующих устройств; разработка программ использования и анализа первичной информации для целей планирования и управления,

Объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных, финансовых ресурсов - основное требование, которому должны удовлетворять действующие в настоящее время системы информации, учета и отчетности. Первичные документы, которые составляются материально ответственными лицами, в основной массе объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Однако, имеют место и подлоги, искажения, приписки, ошибки. Переложение первичной регистрации операций на машинные носители (телефон, телетайп, телевидение и другие контрольно-измерительные и передающие устройства) не только сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство учетной и плановой информации вытекает из требования единства экономики. Однако этот основополагающий принцип не всегда соблюдается. Первичная документация в различных организациях одной и той же отрасли не унифицирована, тем более нет такой унификации на предприятиях разных отраслей, при различных формах собственности. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обособленности различных видов учета - бухгалтерского, статистического и оперативного.

В настоящее время устанавливаются единые формы бухгалтерской отчетности, приближенные к международным стандартам. Все предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами, вставляют бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах по данным формам. Единство отчетных форм основывается на общих принципах счетоводства с учетом международных стандартов бухгалтерского учета и отчетности.

Оперативность информации - одно из важнейших условий организации правильного учета, анализа и контроля на предприятиях (различных форм собственности. Однако действующая сейчас система бухгалтерского и статистического учета пока не отвечает этому требованию в полной мере. Отчетность, поступающая в сводные отделы, как правило, не имеет значения для оперативного руководства. В лучшем случае она используется как исходный материал для составления бизнес-планов.

Единая система экономической информации себя полностью оправдает, если на ее основе будут своевременно делаться выводы, если анализ машинных данных (полученных производных показателей, динамических рядов, выполненных группировок и сопоставлений, оптимальных значений переменных величин и т.д.) будет оперативным. Взаимосвязь экономического анализа и информации выражается в том, что в процессе анализа осуществляется контроль за самой информацией, которая в свою очередь, служит исходной базой для проведения анализа. Проверка исходных данных всегда считалась одним из важных этапов организации аналитической работы. В связи с перестройкой информационной службы контрольная функция анализа значительно усиливается.

Система экономической информации современного российского предприятия характеризуется следующими параметрами.

Экономическая информация крайне неоднородна; схема взаимосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема информации ощущается ее нехватка для принятия управленческих решений.

В то же время возрастание потока информации приводит к избыточности данных. Потребности научной организации управления вызывают необходимость упорядочения информационных потоков в направлении, способствующем сдерживанию происходящего увеличения объемов и ликвидации информационной недостаточности за счет устранения излишних данных.

Экономический анализ, выступая основным потребителем информационных данных, используемых в процессе ретроспективного, текущего и перспективного анализа, скорее, чем какая-либо другая специальная наука, выявит достоинства и недостатки действующей системы экономической информации.

На предприятиях чаще всего создается микроуровневая маркетинговая информационная система, состоящая из четырех частей,

1. Внутренняя система учета и отчетности - информация с внутрифирменных информационных потоках характеризующих объем структуру и скорость товарного производства и обращения, издержках промышленных и торговых предприятий, потерях, валовых доходах, чистой прибыли и рентабельности.

2. Внешняя (разведывательная) система маркетинговой информации, позволяющей систематически наблюдать, точнее следить, за состоянием рынка (что интересует покупателей и что они приобретают; что продают конкуренты; доля рыночных операций, приходящаяся на данное предприятие).

Здесь приходится встречаться и с использованием нецивилизован­ных способов добывания нужной коммерческой информации (экономический шпионаж, подкуп, воровское подключение к чужой компьютерной программе и др.). Солидная газета "Иомиури" в свое время писала, что в Японии действует даже школа экономических шпионов.

Разведывательная (внешняя) система маркетинговой информации формируется сейчас вновь возникшей, достаточно многочисленной, группой дистрибьютеров-менеджеров, маркетологов, брокеров, коммивояжеров.

3. Маркетинговые наблюдения и анализ; изучение конкретных проблем маркетинга. Например, причин резкого сокращения продаж основного продукта или, наоборот, обстоятельств, позволяющих их значительно увеличить. Речь идет о рациональном использовании имеющейся (внутренней) и разведывательной (внешней) информации. Именно на этом этапе определяется истинная потребность в необходимой информации. Здесь возникают противоречия и трудности как в связи с недостаточностью информации, так и с ее избыточностью.

4. Система поддержки маркетинговых решений. Система опирается на экономико-математические методы и модели, на другие способы и приемы экономического анализа (с применением, как правило, компьютерной техники).

По своему экономическому содержанию фактическая величина производства и реализации товаров и услуг характеризует основной результат работы предприятия, выполнение им обязательств по заключенным договорам, степень участия в удовлетворении рыночных потребностей.

I Степень рациональности определяется тем, насколько правильно принято управленческое, истинно оптимальное решение (из десятков, а может быть, и сотен альтернативных). Без специальных приемов экономического анализа, без построения нужных экономико-математических моделей достичь этого невозможно. Процедура здесь такова: обоснованно ставится экономическая задача, производится ее математическая формализация, задается компьютерная программа, выдается результат расчета, производится анализ полученных коэффициентов, выбирается управленческое решение и оценивается его оптимальность.