Информационные технюлогии / Access / Лабораторная №1 по Access

Задание №1. Формирование структуры таблицы

Задание 1.1. Создать новую базу данных — сведения о студентах вашего потока.

Порядок выполнения задания.

1. Запустить Access.

2. При запуске появится диалоговое окно (рис.3.1), в котором надо выбрать строку Создать файл...

Рис. 3.1 Диалоговое окно

3. В появившемся диалоговом окне Создание файла (рис. 3.2) выберите пункт Новая база данных…

Рис. 3. 2 Диалоговое окно Создание файла

3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД (например, «Деканат») в поле ввода Имя файла и сохранить в нужной папке. Нажать кнопку Создать.

Задание 1.2. Создать таблицу базы данных в режиме конструктора и сохранить с именем Финансисты.

Порядок выполнения задания

К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных Деканат.

1. В появившемся окне База данных активизировать объект Таблицы и щелкнуть по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 3.3).

Рис. 3.3 Окно Базы данных.

2. Определить поля таблицы.

Действия:

В появившемся окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице.

Поле	Тип поля	Размер поля
Номер	Текстовое	9
Фамилия	Текстовое	15
Имя	Текстовое	10
Отчество	Текстовое	15
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое	7
Домашний адрес	Текстовое	20

Для ввода типа поля использовать значок всплывающего меню, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных (рис.3.4).

7. Определить первичный ключ для таблицы. В данной таблице ключевым является поле Номер. Чтобы сделать поле ключевым, выделить его и выбрать меню Правка\Ключевое_поле или нажать кнопку Ключевое_поле на панели инструментов. При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа.

8. Закрыть заполненную таблицу.

9. Сохранить ее под именем Финансисты.

Рис. 3.4 Окно конструктора таблицы.

Задание 1.3. Ввод и редактирование данных.

Порядок выполнения задания

1. Активизировать вкладку Таблицы.

2. Открыть таблицу Деканат.

3. Занести в таблицу не менее 10 записей. Для поля Группа использовать обозначения Фин 06, Фин 07.

При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы. Для ввода значения в поле таблицы переместите курсор в это поле и введите значение. При редактировании записи маркер записи принимает вид карандаша. Для перехода в соседнее поле справа используется клавиша <Таb>.

Маркер записи изменяется при добавлении или редактировании следующих записей. —Текущая запись —Редактируемая запись.

4. Отредактировать введенные в таблицу данные: заменить во второй записи фамилию.

5. В поле Дата рождения изменить в первой записи год рождения.

6. Удалить последнюю запись в таблице. Для этого нужно выделить ее: установить курсор мыши к левой границе таблицы до изменения его в виде стрелки, направленной вправо, щелкнуть мышью и нажать клавишу Delete.

7. Добавить еще две записи.

8. Изменить цвет фона и цвет линий сетки таблицы по своему вкусу.

С помощью контекстного меню или команды Формат осуществляется упорядочивание полей, сокрытие и закрепление столбцов, изменение высоты строки, ширины столбца, шрифта и способа отображения.

9. Сохранить таблицу и закрыть ее.

Задание 1.4. Разработать однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных в ранее созданную таблицу.

Порядок выполнения задания.

1. В окне База данных активизировать объект Форма.

2. Нажать кнопку Создание формы с помощью мастера.

3. В диалоговом окне Создание форм, в раскрывающемся списке Таблицы и запросы, выбрать в качестве источника данных таблицу Финансисты (рис 3.5).

4. Из списка Доступных полей выбрать поля для создаваемой формы, пользуясь стрелочками (выбрать все имеющиеся).

5. Дальнейшие действия выполнить самостоятельно.

6. Добавить в таблицу 2 — 3 записи в режиме формы.

7. Познакомиться с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы (переместиться на следующую запись и обратно, к первой записи, к последней записи, новая запись).

8. Закрыть окно формы.

9. Открыть таблицу Финансисты и просмотреть добавленные записи в таблице.

10. Закрыть таблицу.

11. Ознакомиться со способами оформления форм с помощью справки.

12. Оформить форму по своему вкусу.

Задание 1.5. Разработать отчёт для вывода сведений о студентах группы.

Порядок выполнения задания.

1. В окне База данных активизировать объект Отчеты и щелкнуть кнопку Создание отчёта с помощью мастера.

2. Выбрать для отчета следующие поля: Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения. В качестве источника данных использовать таблицу Финансисты. При создании отчета использовать сортировку по полю Фамилия, вид отчета Табличный, стиль Строгий. Ввести имя отчета (по умолчанию Access вводит имя таблицы-источника).

3. Ознакомиться со способами форматирования отчётов, используя справку.

4. Оформить отчёт по своему вкусу.

5. Закрыть отчет и выйти в окно База данных.

Задание 1.6. Овладеть навыками по поиску, сортировки и отбора данных.

Порядок выполнения задания.

1. Поиск:

   1. Открыть форму Финансисты.

   2. Осуществить поиск какого-либо студента по полю Группа.

Действия:

• установить курсор в строку поля, по которому будет осуществляться поиск (в нашем случае это поле Группа);

• выполнить команду Правка►Найти или нажать на пиктограмму Найти для вывода диалогового окна Поиск;

• заполнить искомыми данными диалоговое окно, для поиска использовать кнопку Найти далее.

Закрыть окно формы.

Сортировка:

1. Открыть таблицу Финансисты.

2. Отсортировать записи таблицы в алфавитном порядке по полю Фамилия.

Действия:

• установить курсор в поле Фамилия;

• выполнить команду Записи►Сортировка►По возрастанию или воспользоваться пиктограммой Сортировка по возрастанию.

Произвести сортировку любого вида по полям: Дата рождения, Группа, Номер.

Фильтр:

1. Используя фильтр, вывести на экран список студентов группы Фин 07.

Действия:

• выполнить команду Записи►Изменить фильтр или использовать пиктограмму Изменить фильтр;

• установить курсор в поле Группа, раскрыть выпадающее меню и выбрать номер нужной группы;

• выполнить команду Фильтр►Применить фильтр или использовать соответствующую пиктограмму;

• чтобы убрать фильтр, воспользоваться командой Записи►Удалить фильтр или применить ту же пиктограмму, только теперь ее назначение — Убрать фильтр;

• закрыть таблицу.

Открыть форму Финансисты и выполнить тот же фильтр отобрать студентов группы Фин 07 мужского пола..

Действия:

• в поле Формы найти запись, которая содержит номер нужной группы (Фин 07);

• установить курсор в поле, по которому будет осуществляться фильтр (Группа);

• выполнить команду Записи►Фильтр►Фильтр по выделенному или воспользоваться соответствующей пиктограммой на панели инструментов.

Просмотреть найденное.

Удалить фильтр.

Задание 1.7. Создать запрос-выборку из таблицы Финансисты, содержащую сведения о студентах группы Фин 06 рожденных весной 1990 года.

Порядок выполнения задания.

1. В окне База данных активизировать объект Запросы и нажать кнопку Создание запроса в режиме конструктора.

2. В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, из которой будет производиться запрос (Финансисты) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.

3. Закрыть окно Добавление таблицы.

4. В оставшемся окне Запрос на выборку щелкнуть верхнюю левую ячейку, относящуюся к заголовку Поле.

5. В данной ячейке должен появиться значок выпадающего списка. Используя его, ввести в ячейку имя первого поля создаваемого запроса (например, Фамилия).

6. Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки (Имя, Дата рождения, Группа).

7. Установить сортировку по полю Фамилия.

8. В строке Условия отбора внести в нужные поля критерии отбора:

• в поле Дата рождения написать выражение — Between #01.03.1990# And #31.05.1990#;

• в поле Группа — «Фин 06» (данные для условия отбора вносить в таком же виде, как они внесены в таблицу).

Рис. 3.8. Окно запроса на выборку

9. В строке Вывод на экран значок «галочка» означает, что в результате выполнения запроса данное поле будет выводиться на экран.

10. Выполнить команду Запрос►Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.

11. Придумайте и создайте свой запрос.

7