МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» В Г. ТАГАНРОГЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПИ (филиал) ДГТУ в г. Таганроге
Тема реферата:
«Документ как основная форма письменной коммуникации»
«Виды деловы документов/ переписки»
Разработал студент: Морковкин С.П. группа: ИВТ
г. Таганрог
Цель работы
Цель работы: исследовать современное состояние письменных коммуникаций, их видов и особенностей в связях с общественностью.
Документ как основная форма письменной коммуникации
Значительная часть деловых коммуникаций осуществляется в письменном виде. Это обусловлено большими объемами информации, циркулирующей в процессе управления организациями. Для принятия управленческих решений во многих случаях.
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документы позволяют сохранить информацию, придать ей официальный характер и служат основой для принятия управленческих решений. Кроме того, документы можно рассматривать как основную форму деловых посланий при осуществлении письменных коммуникаций. Таким образом, документы в организации выполняют информационную и коммуникативную функции.
Деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления (делопроизводством).
В управлении чаще всего используются текстовые документы, имеющие бумажную или электронную форму.
Документы, реализующие коммуникативную функцию, по адресату можно подразделить на внешние и внутренние.
Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами и подразделениями организации. Такую переписку принято называть служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, а также между частными лицами и организациями. Послания, которыми обмениваются субъекты коммуникации, носят характер официальных писем.
Виды деловы документов/переписки
Деловая переписка, осуществляемая в процессе деятельности организации, имеет различные виды.
Служебные записки. Это один из самых распространенных видов внутренней деловой корреспонденции организации.
Служебная записка – это внутренний документ организации, предназначенный для извещения должностных лиц (или подразделений) о фактах, выводах или предложениях составителя.
Служебная записка – это обобщенное название внутреннего делового послания. Поскольку служебные записки составляются по разным поводам, то в некоторых случаях могут иметь и другие названия.
Чаще всего служебные записки касаются повседневной деятельности организации. Их основное назначение состоит в обеспечении оперативного обмена информацией между должностными лицами (или подразделениями) одной и той же компании.
Различают несколько видов деловых посланий, каждый из которых также, по сути, является служебной запиской:
-докладная записка; -объяснительная записка; -информационная записка; -аналитическая записка;
-информационно-статистическая записка; -записка о состоянии дел за период времени; - пояснительная записка.
В докладной записке кратко освещаются конкретные вопросы. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.
Объяснительная записка составляется для описания сложившейся ситуации или интерпретации конкретных фактов с точки зрения автора.
Информационная записка служит для оперативного информирования по разным вопросам повседневной деятельности.