ПРАВИЛА составления первичной научной документации

(реестров экспедиционных записей)

«Реестр – список, перечень, опись» (БСЭ)

Реестр является кратким перечнем записей, содержащихся на аудио/видеокассете или цифровом аудио/видеоносителе.

Порядок сведений в реестре должен соответствовать той последовательности, в которой записана информация на аналоговом/цифровом носителе.

Обязательна последовательная (сквозная) нумерация.

Реестр должен отражать содержание записи в сжатом виде, с достаточной (но не избыточной) детализацией. В реестре не допускается приводить полную (сплошную) расшифровку. При этом в реестре необходимо представить основное содержание записи, выделить важные детали. При составлении реестров придерживайтесь «золотой середины» между «очень кратко» и «очень подробно».

1. Оформление реестра

При написании реестров в текстовом редакторе Word разрешается использовать шрифт Times New Roman (размер шрифта 12). Для расстановки ударений пользуйтесь символом ́универсальное( ударение).

Как проставить:

-при включённом Num Lock удерживаете клавишу Alt и набираете 769 на правой цифровой клавиатуре, и ударение появится над любой буквой, например: ы́)

-вручную: Меню – Вставка – Символ – находите строку «Код знака», вводите 0301 – выделится нужный символ – Вставить

Для упрощения работы пользуйтесь функцией «Сочетание клавиш» (назначьте своё сочетание клавиш для выбранного символа).

Пожалуйста, не вставляйте готовые латинские буквы с ударениями (из символов «расширенной латиницы») и никакие другие символы. Допускается вставка только буквы «ў».

Не разрешается делать отступы клавишей «пробел».

Оформление минимальное. Жирный шрифт, курсив или подчёркивание (чтото одно!) можно использовать для выделения тем в репортаже, названия населённого пункта. Пожалуйста, никогда не используйте функцию «Caps Lock».

При форматировании обратите внимание на то, что поля документа нельзя уменьшать до бесконечности – это может красиво выглядеть на экране, но приведёт к проблемам при печати. Левое поле допускается уменьшать до 2,5 см, правое, верхнее и нижнее – до 1,5 см.

При нумерации по реестру: все порядковые номера выставляйте вручную, не пользуйтесь функцией «Нумерованный список» (в дальнейшем это существенно облегчает составление перечней, т. к. при копировании фрагмента нумерованного списка в другой файл последовательность нумерации не сохраняется).

Все названия населённых пунктов, фамилии, имена и отчества исполнителей пишутся с буквой «ё». Недопустимо писать «Федоров» вместо «Фёдоров» и т.п. Это же касается и фрагментов текста на диалекте.

Все данные вводятся в сетку таблицы. Каждый отдельный номер по реестру должен находиться в отдельной строке. Объединение ячеек не допускается!

Пожалуйста, создавайте таблицу каждый раз заново, не пользуйтесь никакими шаблонами, т. к. при копировании таблицы из одного файла в другой автоматически переносится и применённое в другом файле форматирование, от которого очень сложно избавиться (см. Приложение – рекомендации по оформлению таблиц).

Нумерация страниц в реестре обычно не требуется, т. к. есть нумерация по реестру, но в тех случаях, если большой репортаж под одним номером оказывается на нескольких страницах, чтобы не возникало путаницы при работе с распечаткой, номера страниц можно и проставить.

Имя файла с реестром (документа Word) должно в точности совпадать с номером реестра. В имени файла не допускается писать какие-либо ещё буквы или цифры.

Пожалуйста, вставляйте букву «А» в имени файла реестра к цифровой аудиозаписи только латиницей (как и «V» к видеозаписям). При использовании в разных случаях то латиницы, то кириллицы на вид нет никаких различий, но при копировании в общую папку с реестрами файлы не выстраиваются по порядку, т. к. компьютер автоматически выстраивает файлы по именам в последовательности – сначала латиница, затем кириллица, и в этом случае файлы будут располагаться по порядку букв, а не номеров. Категорически за-

прещается заменять цифру «0» (ноль) буквой «О».

Примечание. В этой инструкции для наглядности используется подсветка отдельных ячеек в таблицах, цветное подчёркивание и стрелки, чтобы было понятнее, на что именно нужно обратить внимание. Вам при составлении реестров цвета и графику использовать не нужно.

2. Колонтитулы и номера реестров

Колонтитул выставляется через меню «Вид» – «Колонтитулы», располагается по центру.

Колонтитул должен содержать номер реестра.

а) для аналоговой записи: номер реестра соответствует порядковому номеру кассеты (катушки):

б) для цифровой аудиозаписи: номер реестра соответствует номеру папки и состоит из трёхзначного номера коллекции, буквенного кода (А – для аудиозаписей, V – для видеозаписей) и трёхзначного номера папки (= флешки):

3. Заголовки

Заголовок реестра вписывается в сетку таблицы и состоит из трёх ячеек:

левая ячейка – сведения о месте и дате записи; средняя ячейка – сведения об исполнителях; правая ячейка – сведения об авторах записи.

сведения о месте	сведения об исполнителях	сведения об авто-
и дате записи		рах записи
Cмоленская обл.,	Исполняет:	Запись:
Смоленский р-н,	Гусарова Надежда Ивановна, 1933 г. р.	Теплова И. Б.
Новосельское с/п,	(записана в паспорте 1936 г. р.),	Зубарева А. В.
д. Бабны	род. из д. Абраменки Верховского с/с,	Михайлов К. Ю.
12.07.2007	переехала в Бабны 20 лет назад
01 О календарных	праздниках	репортаж
Масленица:

-катались с гор на санях; собирались, брали сани со скотного двора

-делали «морозя`нки» - намораживали на корзины навоз

-делали «козлы» (были похожи на лавки) - намораживали лёд, катались по трое