управленческий учет / Автоматизация управленческого учета

Автоматизация управленческого учета: акценты в кризис

В последнее время стало модно рассматривать все события и явления через призму кризиса. Не стану отходить от сложившейся за последние месяцы «традиции». В условиях жесткой конкуренции на кризисном рынке как никогда возрастают требования к управленческой информации. Нужно точно понимать, насколько эффективен бюджет и бизнес в целом, какие клиенты наиболее перспективны, достигает ли компания поставленных целей, почему не все идет по плану… Причем чтобы не остаться за бортом, на все эти и многие другие вопросы нужны четкие, актуальные, грамотно обоснованные ответы. В статье расскажу об автоматизации управленческого учета как способе реанимировать торговый бизнес в сложившихся условиях.

Автоматизация – способ превосходить конкурентов

Автоматизация – отличный способ повысить качество, оперативность и достоверность управленческого учета. Попытаемся систематизировать преимущества, которые дает автоматизация управленческого учета с точки зрения потенциального влияния на эффективность бизнеса:

· Сокращение времени и трудозатрат на подготовку отчетности

Автоматизация позволяет подготавливать управленческую отчетность практически без задержек. Информация не устаревает, а, следовательно, и реакция на изменения становится более быстрой. Эта же возможность позволяет оперативнее проследить изменения, которые происходят под влиянием управленческих решений, и проводить коррекцию, не давая происходить негативному развитию событий. Автоматизация процесса подготовки отчетности снижает трудозатраты, а учитывая, что отчетность должна готовиться регулярно – это позволяет сэкономить приличный объем трудозатрат.

· Повышение достоверности данных

Автоматизация влияет на повышение достоверности тремя путями:

1) Путем создания «единого информационного пространства». Если учетная деятельность ведется в единой КИС не возникает таких досадных явлений, как например разные данные об объеме продаж в отделе продаж и в финансовом отделе.

2) Путем интеграции учетных процедур в рабочий процесс. Когда накопление учетных данных идет одновременно с выполнением оперативной работы, резко уменьшается возможность умышленного и неумышленного искажения отчетных данных, подготавливаемых вручную в конце отчетного периода.

3) Отладив процедуру подготовки отчета, можно быть уверенным, что все последующие отчеты не будут содержать ошибок обработки данных и составлены по единому алгоритму.

· Улучшение качества информации

Автоматизированный управленческий учет дает возможность применять более тонкие методы анализа и прогнозирования, которые недостижимы в отсутствии средств автоматизации. Применение средств анализа, интегрированных в большинство OLAP-систем и BI-систем, позволяет без обращения к программисту анализировать отчетные данные в разных аспектах, «на лету» меняя представление данных. Кроме того, применение встроенных средств прогнозирования и анализа позволит найти ответ на сложные вопросы. Например: «Какие методы рекламы и продвижения товаров наиболее эффективно сказываются на продаже каких товаров в разных регионах?», - на этот вопрос без средств автоматизации отвечать можно только умозрительно.

Управленческий учет – вещь индивидуальная

Однако все эти преимущества только потенциальные. И также как верно то, что без автоматизации достичь такого качества информации и анализа невозможно, также верно и то, что если мы не знаем, что анализировать, то никакая автоматизация нам не поможет.

Не следует сводить управленческий учет только к финансовым показателям. Доходность, кэш-флоу, EBITDA и EVA – эти показатели характеризуют бизнес в целом, без относительно к специфике менеджерских задач. Они хороши для инвесторов. Для управленцев, от действия которых фактически зависят результаты деятельности компании, эти показатели бесполезны. Бесполезны в том смысле, что они слишком общи и скорее являются результатом их деятельности, чем подспорьем. Управленцам нужны более тонкие показатели, например, средняя стоимость перевозки 1 тонны товара объемом 1 кубометр на 1 километр или количество позиций заказа набираемых одним оператором склада в день. Как можно заметить, эти показатели очень специфичны, они связаны с самой сутью бизнеса и его конкурентоспособности. Но именно такие отчеты позволяют управлять бизнесом и обеспечивать его конкурентоспособность. В этой связи не совсем правильно, а вернее совсем неправильно называть внедрение системы бюджетирования[1] постановкой управленческого учета, что нередко встречается в литературе и в рекламных проспектах продавцов таких систем. Финансовая составляющая присутствует в большинстве управленческих показателей, однако исключительно финансовые показатели, как и бюджетный учет скорее являются контрольными показателями. Они являются «сырьем» для подготовки управленческих отчетов, необходимых менеджерам для управления.

Программы для автоматизации управленческого учета. OLAP и OLTP системы.

Задача автоматизации управленческого учета может быть разделена на две области: организация регистрации учетных данных и получение отчетности. Здесь уместно будет дать характеристику системам, используем для организации сбора управленческих данных и подготовки управленческой отчетности.

OLTP (Online Transaction Processing) – онлайновая (в режиме реального времени) обработка транзакций. Способ организации базы данных, при котором система работает с транзакциями небольшими по размерам, но идущими большим потоком, и при этом клиенту требуется от системы максимально быстрое время ответа. ERP, CRM, WMS и прочие системы для автоматизации оперативной работы – это OLTP системы. Эти системы оптимизированы для небольших дискретных транзакций. А вот сложная комплексная отчетность требует сложного соединения таблиц, в которых система хранит данные, и просмотр таблиц целиком. На один такой запрос уйдет масса времени и компьютерных ресурсов, что затормозит обработку текущих транзакций. Эти ограниченные возможности по подготовке отчетности привели к возникновению OLAP систем.

OLAP (Оnline Analytical Processing) – аналитическая обработка в реальном времени. Технология обработки информации, включающая составление и динамическую публикацию отчётов и документов. Используется аналитиками для быстрой обработки сложных запросов к базе данных, в том числе т. н. data mining – «добыча данных», способ анализа информации в базе данных с целью отыскания скрытых зависимостей и трендов. Причина использования OLAP для обработки запросов — это скорость. Организация хранения данных в OLAP системах базируется на «пространственной безе данных», а в OLTP – на реляционной. Классические OLAP системы «читают» данные, накопленные в OLTP и создают собственную базу данных, требующую, однако большого дискового пространства. На базе этой технологии создаются приложения типа business intelligence (BI), бизнес-анализ, обладающие большим количеством встроенных механизмов анализа.

Упрощенно. С целью обеспечения корректности данных, базы данных в OLTPсистемах опираются на принцип «нормализации данных» - данные регистрируются один раз и хранятся в единственном месте. Это исключает дублирование и возможное расхождение данных. Этот принцип обеспечивает целостность и непротиворечивость данных. В OLAP-приложениях данные денормализованы, предварительно агрегированы, поэтому отчеты создаются в десятки и сотни раз быстрее. Коррекция данных в этих системах исключается. Если необходимо корректируют исходные данные и вновь закачивают в OLAP систему.

Таким образом, для организации управленческого учета сейчас рекомендуется связка OLTP и OLAP системы. OLTP система (например, ERP) используется для сбора учетных данных, а OLAP система для подготовки аналитических отчетов и собственно аналитической работы.

Актуальность автоматизации управленческого учета в период кризиса

Ознакомившись с основными понятиями и реалиями задачи постановки управленческого учета уместно еще раз остановиться на актуальности его автоматизации сейчас. В особенности связки ERP(OLTP) и BI(OLAP) систем. Это легко пояснить. В кризисный период рушатся стереотипы, дают сбой привычные схемы работы, а что делать неясно. Нет никаких рецептов типа «делай раз, делай два». BI-системы позволяют нащупать новые тенденции, понять характер происходящих перемен, сориентироваться в формирующихся трендах. Учитывая, что внедрение этих систем очень быстрое, например 3 месяца, а стоимость систем относительно невелика (например, цена полнофункциональной «не брендовой» системы[2] начинается от 20 тыс.евро.), автоматизация управленческого учета может вполне рассматриваться как антикризисное мероприятие.

Отдача от таких систем может быть очень велика, например еще до окончания внедрения BI системы, ценой 20 тыс.евро. в компании Цезарь Парк были выявлены и возвращены товарные потери на сумму 150 тыс.долларов. Аналитические возможности этой системы позволили «найти» товар, «потерянный» в отчетах, подготавливаемых из их обычной системы.

План автоматизации управленческого учета на основе BI системы

Задача автоматизации управленческого учета распадается на два ключевых аспекта – сбор данных для подготовки управленческой отчетности и собственно подготовка управленческой отчетности.

5 шагов:

1. Разработка показателей и отчетности

На этом этапе необходимо разработать показатели и отчетность, которые отражают специфику конкретного предприятия.

2. Организация работы по сбору учетных данных

На этом этапе необходимо продумать работу операторов по сбору учетных данных.

3. Настройка компьютерных систем для организации необходимой рабочей функциональности.

4. Настройка интеграции систем и отчетной функциональности.

5. Получение требуемой отчетности и аналитическая работа.

Пожалуй, самой важной частью этой работы является бизнес-аспект автоматизации. Сейчас, в кризис, надо тщательно продумать, какие ориентиры важны для управления бизнесом и какими данными следует вооружить менеджмент. Необходимо разработать показатели и отчетность, которые помогут менеджерам решать их задачи. Эта работа выполняется в виде проекта с участием всех руководителей оперативной работой.

В принципе такие концепции как «управление по целям», «внедрение карты сбалансированных показателей (BSC), разработка ключевых показателей деятельности (KPI) помогают систематизировать и структурировать деятельность по разработке показателей и учетных данных, которые необходимо собирать в рамках управленческого учета. Для организации аналитической работы на базе BI-системы нужен опыт в аналитической работе.

Иногда складывается впечатление, что составление ключевых показателей эффективности – не такая уж сложная задача. Практика показывает, что это не так.

Например, одной компании занимающейся производством мебели[3] необходимо было разработать показатели эффективности, характеризующие работу складской службы. Генеральный директор был уверен, что он и сам бы мог разработать эти показатели за полчаса. Но совещание по этому вопросу с участием финансового, генерального директоров, начальника складского хозяйства и консультанта заняло 4 часа, по прошествии которых большого прогресса сделать не удалось. Предлагаемые показатели подвергались критике – то показатель не характеризовал хозяйственную деятельность в таком ключе, как это нужно было собственнику, то позволял манипулировать отчетными данными, то противоречил цели деятельности, то сбор данных для показателя был не понятен.

Поэтому разработка KPI – длительный процесс, подразумевающий время на «продумывание» показателей под специфику организации и ее деятельности. В разработке KPI нужны практические навыки по целеполаганию, которые не всегда есть у компаний. Мы рекомендуем привлекать к работе консультантов (но не перепоручать её им!), имеющих опыт в таких проектах. Их независимость и широкий кругозор помогут улучшить динамику и качество этой работы.

Разработанные показатели фактически дают понимание о том, какие отчеты необходимы менеджменту.

После разработки показателей и отчетности встает вопрос о том, как получить необходимую информацию. Управленческий учет завязан на бизнес-процессах, поэтому для автоматизации учета необходимо в первую очередь учитывать автоматизирован ли сам бизнес-процесс. При автоматизации управленческого учета – идеальное решение интегрировать учетную операцию в сам рабочий процесс. Поэтому далее будем рассматривать 2 сценария – а) рабочий процесс автоматизирован и б) рабочий процесс не автоматизирован.

Если бизнес-процесс уже автоматизирован, например, с помощью ERP-системы, самое логичное решение – внедрить в него учетную функциональность в рамках этой же системы. Это необходимо для того, чтобы организовать единое информационное поле в организации. Если рабочий процесс и управленческий учет будут автоматизированы в разных системах, данные могут расходиться, получится разрыв информации.

В случае если бизнес-процесс автоматизирован необходимо разработать порядок регистрации в системе учетных данных для управленческого учета. Эта разработка может как-то повлиять на рабочий процесс.

Если оперативная работа не автоматизирована, то либо

· принимается решение о её автоматизации – тогда необходимо задокументировать целевое состояние рабочего процесса, включая и операции по учету управленческих данных. Это процесс более длительный, но предпочтительный.

· или принимается решение о сборе данных управленческого учета вручную – тогда необходимо разработать процедуру сбора и регистрации данных управленческого учета.

На третьем этапе производится работа с системами, которые настраиваются для обеспечения регистрации данных управленческого учета. Проводится донастройка OLTP систем для автоматизация оперативной и учетной деятельности, в OLAP системе производится настройка интерфейсов для ввода некоторых данных непосредственно в OLAP систему. Одновременно с этим производится «заказдровая» настройка обмена данными между OLTP и OLAP системами, которая выполняется ИТ специалистами.

После настройки всех технических аспектов и автоматизации учетных процедур появляется возможность получать управленческую отчетность. Часть отчетов по-прежнему можно получать непосредственно из ERP системы, но большая часть отчетов, а также аналитическая работа будет основана на работе OLAP системы.

Аналитическая работа на основе специфических возможностей BI систем

Внедрение BI систем неправильно сводить к задаче получения управленческой отчетности, поскольку системы этого класса призваны выявлять факты, невидимые через управленческую отчетность, причем на всей истории деятельности компании. Так, крупные сетевые ритейлеры за несколько лет своей деятельности накапливают огромное количество данных. Например, в информационной системе сети «Копейка» к концу 2007 года накопилось порядка 7 террабайт данных, и сейчас уже объем данных превышает базу данных РЖД. Клиентские системы не позволяют работать с таким огромным объемом данных в он-лайн режиме. BI же системы за счет особого строения справляются с такими объемами данных и позволяют отслеживать и анализировать тенденции по всему объему данных.

BI системы активно используются и в департаментах финансовой аналитики, логистики, продаж и маркетинга. На конкретных примерах рассмотрим, какие проблемы помогает решать BI.

Финансовая аналитика

«Больная мозоль» финансовых аналитиков – фальсификации и мошенничество своих же сотрудников. Приведу пример, как BI системы помогают справиться с этой проблемой. В одной московской розничной сети обнаружили парадоксальную ситуацию – основные товарные группы, такие как фрукты, овощи, которые всегда прекрасно раскупались, стали убыточными, притом, что спрос на них не падал. Стали проводить детальный анализ по магазинам, времени убыточных продаж и выявили, что это происходит в определенные дни недели в ряде супермаркетов. В итоге выяснилось, что у товароведов был сговор с поставщиками, и они постоянно списывали партии товара как бракованные. Так, за два месяца обнаружилось 22 тонны «бракованных» бананов.

Логистика

Одна из основных проблем, связанных с логистикой и в частности закупками – неэффективность использования оборотных средств. При решении задач пополнения запасов все сталкиваются с задачей прогнозирования потребности на следующий период. Не имея специализированных инструментов, физически невозможно достаточно детально изучать товарную динамику. В итоге возникают проблемы планирования – или логисты перестраховались и товара закуплено слишком много, или бывает и недостача товара. BI системы позволяют проводить более детальный анализ динамики и обеспечивать бесперебойное наличие товара при меньших потребностях в оборотных средствах, что очень важно в кризис. При активном использовании BI можно добиться сокращения складских запасов минимум на 10% при одновременном увеличении продаж.

Другая проблема, которая возникает при планировании – второстепенные факторы, которые мешают адекватному принятию решений. При прогнозировании традиционными методами легко совершить ошибку, потому что не учитываются единичные всплески в продажах товаров. Это и есть второстепенные факторы – разовая случайная покупка большого объема, недоступность склада, поломка и т.п. Например, в прошлом месяце приехал оптовик и сделал большую закупку – условно грузовик товара. Без четкого анализа, можно сделать вывод, что спрос на наш товар увеличился и закупить в следующем месяце больше товара. В следующем месяце этот клиент не приедет, и компания останется с грузовиком нераспроданного товара. При планировании в BI, система укажет на увеличение продаж как на фактор второстепенный и досадной ошибки прогнозирования не произойдет.

Продажи

В кризис одной из наиболее актуальных проблем для департамента продаж становится реализация «зависших» товаров. Рассчитывая на благоприятные времена, закупили стандартные партии товаров, а теперь на складе образовались остатки. В подобном случае полезно провести анализ совместных покупок оставшегося товара. Результаты такого исследования впечатляют. Приведу пример октября-ноября этого года. В одной оптовой торговой компании из-за кризиса осталась нераспроданной большая партия пальто. Тогда используя BI систему, выяснили, что в летний период этот тип пальто в 76% случаев покупался вместе с определенными моделями сарафанов. Затем менеджеры по продажам стали предлагать эти пальто тем клиентам, которые летом не покупали пальто, но покупали сарафаны выявленных моделей. 60% этих компаний закупили пальто. Проблема распродажи остатков была решена буквально за пару недель.

Также в контексте продаж нередко закрадываются ошибки при оптимизации товарного ассортимента. Случается, что из-за невозможности провести многофакторный анализ из ассортимента магазинов исчезают эффективные товарные позиции, ошибочно принятые за малодоходные. Так, в одном супермаркете продажи варенья из грецких орехов были очень низкими и, посмотрев на выручку, эту ассортиментную позицию убрали. Однако через некоторое время заметили, что оборот некоторых люксовых продуктовых позиций снизился. Впоследствии выяснили, что вместе с этим сортом варенья покупали как раз данные товары, а когда варенье исчезло с прилавков, эти покупатели, приходившие в супермаркет из-за достаточно редкого товара, тоже покинули магазин. При грамотном многофакторном анализе с помощью BI‑системы такой ситуации не произошло бы.

Маркетинг

А). Мерчандайзинг. Не секрет что показатели эффективности торговой компании привязаны буквально к каждому стеллажу, и необходимо грамотно планировать торговые площади. Только проблема в том, что классические рекомендации по выкладке товара являются очень усредненными и не учитывают ассортиментную, сезонную, демографическую и географическую специфику отдельного магазина. С помощью BI систем можно оптимизировать выкладку товаров не будучи мерчандайзером. Речь здесь идет о паттерном поведении покупателей, которое можно выявить и эффективно использовать при полочном планировании. Один из самых очевидных паттернов покупательского поведения – совместная покупка пива и чипсов. Нетрудно догадаться, что если поставить пиво и чипсы далеко друг от друга, объем продаж каждого продукта уменьшится. Но BI системы способны выявлять самые неочевидные сочетания групп товаров. Например, в крупной сети супермаркетов Санкт-Петербурга[4] был выявлен паттерн «сыр+яблоки». Когда два товара в супермаркетах разместили рядом, товарооборот повысился на 5-7% буквально в течении 4 дней.

Б). Продвижение. Все чаще торговые компании склоняются к целенаправленным методам продвижения. BI системы предоставляют возможность сегментации клиентской базы, построения портретов групп покупателей при планировании маркетинговых мероприятий для отдельных целевых групп. Так, в сети супермаркетов электронной и бытовой техники[5] было решено создать различные каталоги для покупателей с дисконтными картами. При этом стоял ряд вопросов – «на сколько групп разбить клиентов?», «по каким признакам выделять группы?», «сколько каталогов печатать (по видам и по количеству экземпляров)?». В итоге было выявлено 8 групп покупателей и еще одна группа порядка 100 клиентов, с которыми решено было работать отдельно. В каждой из восьми групп опять же с помощью BI определили 2-3 типичных покупателя, у которых поинтересовались, что бы они хотели увидеть в новом каталоге. В результате распространения каталогов продажи на 30% превысили ожидаемый уровень.

В). Оценка эффективности маркетинговых активностей. Отец рекламы говорил, что 50% рекламного бюджета он тратит впустую, вот только не знает какую. В торговых компаниях одновременно используются различные варианты продвижения – прямая реклама, промо-акции, акции со снижением цен, распространяются рекламные каталоги и т.п. При этом просчитать эффективность рекламного комплекса по отдельным группам товаров или одного метода для всего ассортимента очень сложно. Например, комплексное промо-предложение типа «купите тушь, тени и помаду компании «Х» и получите в подарок косметичку», трудно оценить с точки зрения влияния на каждый элемент. Благодаря многофакторному анализу BI системы ответить на вышеуказанные вопросы. Это оптимизировать рекламный комплекс и повысить эффективность рекламного бюджет – вожделенная задача всех рекламщиков. Так, при внедрении BI системы С.М.А.Р.Т. количество промо-акций в каталогах «AVON» сократилось как минимум на 2/3 без снижения оборота.

Заключение

В условиях кризиса автоматизация управленческого учета приобретает все большую значимость для компаний, позволяя оперативно принимать управленческие решения и делать это на основе фактической информации, быстрее реагировать на интенсивно изменяющиеся условия рынка и получать дополнительную выгоду. Компании понимают, что сейчас уже трудно ограничиваться возможностями ведения управленческого учета в ERP-системах, в которых допрограммирование отчетов занимает много времени. Тандем ERP+OLAP-решения (преимущественно BI) открывает компаниям новые возможности и перспективы. А дальше уже дело за управленцем – только его активность и энтузиазм в работе с новыми инструментами выведут бизнес компании на новый уровень.