Вопросы к зачету по дисциплине «Деловое общение»

1. Понятие «делопроизводство». История развития делопроизводства в России. Современное делопроизводство, цели, задачи. Место делопроизводства в структуре управления.

2. Понятие нормативно-методической основы делопроизводства. Виды нормативных актов, регулирующих вопросы делопроизводства.

3. Понятие «документ». Виды служебных документов.

4. Понятие, цели и задачи унификации и стандартизации документов.

5. Понятие «реквизит». Состав, назначение, правила оформления основных реквизитов документов.

6. Понятие «бланк документа». Виды бланков. Варианты расположения реквизитов на бланке.

7. Типы текстов документов. Основные требования к составлению текста документа.

8. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Составление номенклатуры дел.

Тема №1

Роль и значение документирования основных функций управления. Задачи и содержание курса, связь его с другими экономическими дисциплинами. Значение курса в подготовке экономиста-менеджера для текстильной промышленности.

Делопроизводство - совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

Документ - информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Тема № 2 Тема № 3 Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

- Федеральный закон от 06.04.11 № 63 «Об электронной подписи»;

- Федеральный закон от 10.01.02 № 1 «Об электронной цифровой подписи»;

- Федеральный закон от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне»;

- Гражданский кодекс РФ;

- Трудовой кодекс РФ;

- Уголовный кодекс РФ;

- Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Унифицированные системы документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Основные цели – см. лекции - цели унификации и стандартизации.

Унифицированные формы документов разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов РФ;

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в РФ действует 8 УСД, в том числе:

- УСОРД;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- УСД труду;

и т.д.

Тема № 4

Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов, их классификация

Единые правила оформления управленческих документов необходимы:

- для придания юридической силы документам;

- качественного и оперативного составления и исполнения документов;

- удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:

- государственное это предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Унифицированные системы документации— это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководствапредприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными: по месту составления, по форме, по срокам исполнения, по происхождению, по виду оформления, по средствам фиксации и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать

Тема № 5