Лекция 12. Организация и обустройство офиса

В настоящее время в нашей стране, как известно, осуще­ствляется экономическая реформа, основанная на развитии ры­ночных отношений. В результате образуется большое количе­ство малых и средних предприятий, играющих важную роль в социально-экономическом развитии страны.

Ожидаемый успех дела во многом зависит от устройства, оборудования, технического оснащения офиса с учетом доми­нирующих в данный момент требований дизайна. Рассмотрим основные проблемы, которые необходимо решить отдельно­му предпринимателю или инициативной предпринимательской группе, желающим создать современный офис торгового или производственного предприятия, банка, аудиторской, страховой или юридической компании.

При организации фирмы необходимо проанализировать и ре­шить целый ряд задач, от правильного решения которых в боль­шей степени зависит вся последующая деятельность предприя­тия.

12.1. Выбор места размещения и здания под офис

Правильный выбор производственных помещений — это од­на из важнейших проблем, которую приходится решать как малым фирмам, так и крупным компаниям. Успешная работа офиса прямо зависит от обеспеченности помещениями, их рас­положения и технического обеспечения, что существенно влияет на взаимоотношения с клиентами и поставщиками, а также на работу фирмы (работу сотрудников). Увеличение потребности в помещениях свидетельствует о том, что бизнес действительно расширяется.

Умение правильно разбираться в вопросах подбора помеще­ния принесет прямую финансовую выгоду, поможет решать про­блемы бизнеса, позволит сделать уверенный и правильный вы­бор при приобретении и замене производственных помещений.

Для правильного выбора необходимо научиться решать сле­дующие вопросы:

'— анализировать конкретные физические характеристики необходимых вам производственных помещений, баланс произ­водственных и административных помещений, соответствую­щий потребностям вашего офиса;

— разбираться в том, как производственные помещения мо­гут способствовать развитию бизнеса;

— определять, что необходимо для наилучшего использова­ния производственных помещений;

— точно определять вероятные будущие потребности в про­изводственных помещениях;

— принимать правильное решение о способе удовлетворения этих потребностей.

Если в фирме, для которой подбирается помещение, уже рабо­тают более пяти человек и необходимо обеспечить рост бизнеса, то независимо от области ее деятельности занимаемые фирмой помещения будут во многом определять успех ее работы. Рост бизнеса — это не только увеличение объема продаж, численно­сти персонала, но и пространственное расширение фирмы, из­менение местоположения и форм использования пространства.

Соблюдение закона по охране труда и требований строительных норм и правил, предъявляемых к зданиям

Необходимо знать современное строительное законодатель­ство, все акты, регулирующие охрану окружающей среды и тре­бования, предъявляемые к охране труда и здоровья. При этом следует проверить, насколько здание отвечает этим требовани­ям. Любой бизнес должен быть обеспечен документами по охране труда.

Требуется выполнение следующих правил:

— рабочее место должно быть безопасным;

— пыль, дым и шум в помещении должны быть в допусти­мых пределах;

— имеющиеся в помещении оборудование и аппаратура бе­зопасны и отвечают стандартам;

— системы безопасности установлены и находятся под кон­тролем;

— продукция и материалы в помещении могут транспорти­роваться и использоваться с соблюдением техники безопасности;

— сотрудникам фирмы обеспечены нормальные условия ра­боты (освещение, отопление, вентиляция, кондиционирование и т. Д.);

— конструируемые, производимые, поставляемые или им­портируемые материалы или продукция должны быть безопас­ны при соблюдении правил эксплуатации.

Руководитель фирмы (предприятия) обязан:

— оформить страховой полюс на всех сотрудников фирмы и довести это до их сведения;

— согласовать договоры найма на работу с местными ко­митетами по охране труда и с представителями отдела охраны труда профсоюзных органов; представить им необходимое время и денежные средства для обучения персонала фирмы;

— обеспечить, если это целесообразно, бесплатную рабочую одежду и оборудование в соответствии с законодательством.

Требования к зданиям как к части инфраструктуры бизнеса

Широкое внедрение информационной технологии — элек­тронной передачи данных — делает современные здания пе­реполненными электронным оборудованием. Поэтому рабочие помещения должны вмещать все необходимое для обеспечения производственной деятельности сотрудников с использованием необходимой аппаратуры. Применение новой технологии не сни­жает актуальности вопросов охраны труда, но меняет роль зда­ний в осуществлении предпринимательской деятельности.

Чтобы эффективно использовать производственные помеще­ния, необходимо хорошо представлять себе особенности пред­приятия (офиса). Здание — это актив, ценное вложение, которое может способствовать росту предприятия.

Проблема правильности выбора помещения важна не только для крупных корпораций, но и для малых предприятий (офисов), которые особенно уязвимы в случае неправильно выбранного по­мещения, даже если последнее построено с учетом специфики их работы. Это случается чаще всего, когда здание, приобретенное на этапе становления компании, обнаруживает свою непригод­ность из-за несоответствия темпам его роста бизнеса. Учитывая гибкость, свойственную малому бизнесу, здания должны быть способны к трансформированию под влиянием изменившихся условий бизнеса. Необходимо помнить, что не существует абсолютно совершенных зданий, как не существует безукоризнен­ного соответствия здания задачам бизнеса.

Следует отметить, что помещение для офиса должно рассма­триваться как ценный ресурс, распоряжаться которым нужно с пользой для дела.

Численность персонала на фирме, безусловно, определяет ее потребности:

— от одного до пяти человек — цех, магазин, павильон, не­сколько комнат под офис;

— от пяти до 15 человек — мастерская, демонстрационный зал, складское помещение, офис;

— от 15 до 50 человек — фабрика, супермаркет, офис, боль­шое выставочное помещение, оснащенное специализированным оборудованием, большой склад.

Поэтому руководитель при решении вопросов о помещении при организации офиса должен четко представлять следую­щее:

— сколько сотрудников будет работать;

— какая технология будет использоваться;

— какие деловые отношения между работниками следует обеспечить для эффективной деятельности;

— каковы требования к свободному пространству, необходи­мому для работы с клиентами;

— насколько быстро может меняться ситуация в офисе;

— как широки связи офиса с внешним миром. Кроме этого, нужно учитывать еще и возможности снятия в аренду или приобретения в зависимости от характера самих зданий, где предполагается разместить офис.

Новые здания по своему назначению делятся на производ­ственные, административные и деловые. Предлагаются они на индустриальных биржах по недвижимости по следующим кате­гориям:

— небольшие помещения (площадь менее 230 м²);

— средние производственные помещения (230-1400 м²);

— отдельные заводские здания (свыше 1400 м²). По принятым стандартам 10% площади обычно оборудуют­ся под офис, административные помещения, остальные 90% не отделаны, а электричество, газ и вода проведены по периметру здания.

Старые здания в настоящий момент доступны, однако мо­гут иметь недостатки: плохую теплоизоляцию, отделку, требу­ют серьезного обновления.

Неиспользуемые здания в большинстве случаев профес­сионально не приспособлены к нуждам современного бизнеса.