Кадровое деловодство / dilovodstvo_II
.pdfМ. Ю. Кадемія, Л. С. Шевченко, О. В. Шестопалюк
ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
ЧАСТИНА ІI
НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК
Вінниця-2010
УДК 651 : 004 (075.8) ББК 65.291.212.я73 Д 13
Рекомендований до друку рішенням ученої ради Вінницького державного педагогічного університету (протокол № 4 від 24.01.2010 р.)
Рецензенти: В. К. Сидоренко, член-кореспондент АПН України, доктор педагогічних наук, професор; Н. Л. Іваницька, доктор філологічних наук, професор кафедри
стилістики української мови Вінницького державного педагогічного університету імені Михайла Коцюбинського; Т. І. Ярмак, викладач діловодства вищої категорії професійного училища Одеської державної академії холоду.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності: навч. посібн. /
[Кадемія М. Ю, Шевченко Л. С., Шестопалюк О. В.]; за ред. д-ра пед. наук, проф.
Гуревича Р. С. – Ч. ІI – Вінниця, 2010. – 340 с.
У навчальному посібнику описані технічні засоби ПК та організаційної
техніки, наведено основні вимоги до ведення електронного документообігу;
використання в діловодстві електронного цифрового підпису. Вміщено відомості
про ведення діловодства у програмах MS Outlook 2003, MS Access 2003. Описані
нові можливості MS Outlook 2007, MS Access 2007. Розкрито питання організації
архівної справи на підприємстві: формування номенклатури справ, формування
справ з особового складу, підготовка документів для передачі в архів, правила
збереження і знищення документів.
Для студентів ВНЗ викладачів та майстрів виробничого навчання ПТНЗ,
слухачів інститутів післядипломної освіти.
© Кадемія М. Ю, Шевченко Л.С., Шестопалюк О. В.
2
|
ЗМІСТ |
|
ТЕМА 1. ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ ПК ТА ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ТЕХНІКИ ................ |
5 |
|
1.1 |
Засоби складання і виготовлення документів ..................................................................... |
6 |
1.2 |
Засоби копіювання і розмножування документів................................................................ |
9 |
1.3 |
Засоби опрацювання, зберігання, пошуку та транспортування документів .................... |
28 |
1.4 |
Засоби адміністративно-управлінського зв’язку............................................................... |
35 |
1.5 |
Палітурно-брошувальне обладнання................................................................................. |
41 |
1.6 |
Засоби комп’ютерної техніки............................................................................................. |
44 |
Запитання і завдання для самоконтролю до теми 1..................................................... |
63 |
|
Тестові завдання до теми 1............................................................................................ |
64 |
|
ТЕМА 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС.............................................................................. |
67 |
|
РОЗДІЛ 1. ПРОГРАМА ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ MICROSOFT |
||
OFFICE OUTLOOK..................................................................................................... |
67 |
|
1.1 |
Короткі відомості про середовище Microsoft Outlook....................................................... |
68 |
1.2 |
Програма організації роботи секретаря............................................................................. |
72 |
1.3 |
Облік відомостей про людей у теці Контакти................................................................... |
74 |
1.4 |
Планування робочого часу................................................................................................. |
83 |
1.5 |
Облік виконаної роботи...................................................................................................... |
98 |
1.6 |
Пересилання повідомлень електронною поштою........................................................... |
101 |
1.7 |
Нові можливості Microsoft Office Outlook 2007.............................................................. |
111 |
РОЗДІЛ 2. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ У БАЗІ ДАНИХ MS ACCESS......... |
155 |
|
2.1 |
Створення бази даних Access для реєстрації документів ............................................... |
156 |
2.2 |
Нові можливості Microsoft Office Access 2007................................................................ |
165 |
РОЗДІЛ 3. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ................................................ |
185 |
|
3.1 |
Все про електронний документообіг ............................................................................... |
186 |
3.2 |
Все про електронний підпис ............................................................................................ |
215 |
Запитання і завдання для самоконтролю до теми 2................................................... |
228 |
|
Тестове завдання до теми 2......................................................................................... |
229 |
|
Додатки до теми 2........................................................................................................ |
233 |
|
Додаток 1. Автоматизована система електронного документообігу ДПА України............ |
233 |
|
Додаток 2. СЕД і документообігу Пенсійного фонду України ............................................ |
240 |
|
Додаток 3. Електронний документообіг за матеріалами держкомзв’язку України............. |
243 |
3
ТЕМА З. АРХІВОЗНАВСТВО ................................................................................. |
248 |
|
РОЗДІЛ 1. АРХІВНА СПРАВА НА ПІДПРИЄМСТВІ......................................... |
248 |
|
1.1 |
Організація роботи з документами.................................................................................. |
249 |
1.2 |
Приймання, розгляд і реєстрація документів.................................................................. |
253 |
1.3 |
Форми для реєстрації документів та порядок їх заповнення.......................................... |
262 |
РОЗДІЛ 2. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ.................................................................. |
270 |
|
2.1 |
Вимоги до оформлення номенклатури справ.................................................................. |
271 |
РОЗДІЛ 3. ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ .................................... |
277 |
|
3.1 |
Формування справ............................................................................................................ |
278 |
3.2 |
Опис документів постійного та тимчасового зберігання................................................ |
281 |
3.3 |
Забезпечення зберігання документів. Передача справ до архіву установи.................... |
290 |
3.4 |
Підготовка справ з особового складу для передачі в архів............................................. |
303 |
Запитання і завдання для самоконтролю до теми з.................................................... |
316 |
|
Тестове завдання до теми 3......................................................................................... |
317 |
|
Додатки до теми 3........................................................................................................ |
321 |
|
Додаток 1. Зразок бланка реєстраційно-контрольної картки ............................................... |
321 |
|
Додаток 2. Зразок форми реєстрації вхідних документів..................................................... |
322 |
|
Додаток 3. Зразок журналу реєстрації вихідних і внутрішніх документів .......................... |
323 |
|
Додаток 4. Зразок форми реєстрації наказів.......................................................................... |
324 |
|
Додаток 5. Зразок картки (журналу) обліку особистого прийому громадян....................... |
325 |
|
Додаток 6. Зразок номенклатури справ відділу кадрів......................................................... |
326 |
|
Додаток 7. Приклад номенклатури справ підприємства....................................................... |
327 |
|
Додаток 8. Зразок обкладинки справи................................................................................... |
329 |
|
Додаток 9. Зразок опису справ постійного зберігання ......................................................... |
330 |
|
Додаток 10. Форма титульного аркуша книги обліку надходження та вибуття документів |
||
архівного підрозділу підприємства (формат А4, 210*297 мм)............................................. |
331 |
|
Додаток 11. Форма титульного аркуша списку фондів (формат А4, 210 х 297 мм)............ |
333 |
|
Додаток 12. Форма списку фондів (формат А4, 210 х 297 мм)............................................ |
334 |
|
Додаток 13. Форма паспорту архіву (формат А 4 210 * 297 мм).......................................... |
335 |
|
Додаток 14. Зразок внутрішнього опису документів справи................................................ |
336 |
|
Додаток 15. Приклад засвідчувального напису справи........................................................ |
337 |
|
Додаток 16. Зразок опису справи з особового складу........................................................... |
338 |
|
СЛОВНИК ТЕРМІНІВ.............................................................................................. |
339 |
|
ЛІТЕРАТУРА:............................................................................................................ |
340 |
4
ТЕМА 1
ТЕХНІЧНІ ЗАСОБИ ПК ТА ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ТЕХНІКИ
Після вивчення цієї теми Ви будете знати:
поняття друкарська машинка;
класифікацію друкарських машинок;
поняття організаційні автомати;
функціональні характеристики організаційних автоматів;
поняття електрофотографія, електрофотографічне копіювання, діазографія, фотонабирання, офсетний друк, трафаретний друк;
будову копіювального апарата, фальцювальні машини, міні-типографії;
засоби опрацювання документів, зберігання і пошуку документів, транспортування документів;
поняття зв’язок в інформаційній діяльності, телефонний зв’язок;
поняття модем та факс-модем, факсимільні апарати;
палітурно-брошурувальні роботи;
компоненти технічного забезпечення;
пристрої введення інформації, засоби виведення зображень, пристрої для опрацювання інформації, пристрої передавання інформації.
Після вивчення цього розділу Ви будете вміти:
класифікувати друкарські машинки;
розрізняти організаційні автоматі за функціональними характеристиками;
розповідати будову копіювального апарату;
розрізняти засоби опрацювання, зберігання, пошуку та транспортування документів;
визначати різницю між поняттями зв’язок та телефонний зв’язок, модем та факс-модем;
розрізняти пристрої введення, виведення, опрацювання та передавання інформації.
Попередня підготовка. Для успішного засвоєння матеріалу теми потрібно мати початкові візуальні знання про технічні засоби ПК та організаційну техніку.
Необхідне обладнання. Для ефективного вивчення матеріалу потрібно мати копіювальні апарати, модем, факс.
Рекомендації до роботи та мотивація до застосування знань. Для поглиблення вмінь та навичок потрібно виконати завдання для самоконтролю та тестові завдання, наведені в цьому посібнику.
Вивчення матеріалу теми дасть Вам можливість самостійно розвивати свої вміння в класифікації друкарських машинок; розрізняти організаційні автоматі за функціональними характеристиками; розповідати будову копіювального апарату; розрізняти засоби опрацювання, зберігання, пошуку та транспортування документів; визначати різницю між поняттями зв’язок та телефонний зв’язок, модем та факсмодем; розрізняти пристрої введення, виведення, опрацювання та передавання інформації.
5
КЛЮЧОВІ СЛОВА: технічне забезпечення, модем, телефонний зв’язок, організаційна техніка, транспортування документів, факсмодем, факсимільні апарати, копіювання, фотокопіювання, тиражувальне розмножування, офсетне друкування, трафаретне друкування, гектографічне друкування, ламінатори, дироколи, адресувальні засоби, штампувальні засоби, зшивачі документів, картотеки, транспортери, ліфтові підйомники; конвеєрна, візкова, пневматична пошта; фальцювальні машини, дротошийне обладнання.
Технічне забезпечення інформаційної діяльності – це технічні засоби, що застосовують для механізації й автоматизації управлінських і технічних робіт, зокрема, опрацювання даних і повідомлень.
До складу засобів організаційної й офісної техніки для забезпечення управлінської діяльності можуть входити персональний комп’ютер, різні пристрої,
що до нього під’єднуються (принтер, сканер, колонки, засоби мультимедіа, засоби віртуальної реальності, модем тощо), телефонний і радіотелефонний апарати, міні-
АТС, переговорні пристрої, копіювальні апарати, проекційні апарати тощо.
Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати так:
засоби складання і виготовлення документів;
засоби копіювання і розмножування документів;
засоби опрацювання, зберігання, пошуку та транспортування документів;
засоби адміністративно-управлінського зв’язку;
автомати, друкуючі пристрої, диктофони;
палітурно-брошувальне обладнання;
засоби комп’ютерної техніки.
1.1Засоби складання і виготовлення документів
План:
—поняття друкарська машинка;
—класифікація друкарських машинок;
—поняття організаційні автомати;
—функціональні характеристики організаційних автоматів.
6
Друкарська машинка – клавіатурна машина, призначена для відтворення символів на папері.
Друкарські машинки сьогодні фактично витіснено комп’ютерами, що оснащені всіма необхідними засобами оргтехніки (принтерами, сканерами,
ксерокопіювальними апаратами тощо). Однак інколи їх застосовують через меншу вартість і там, де використовувати комп’ютери не завжди зручно, наприклад, для заповнення звітності, податкових і бухгалтерських документів, коли вони повинні забезпечити високу продуктивність праці при мінімальних витратах часу і праці,
високу якість друкування, простоту управління, максимальну кількість одночасно отриманих копій (з використанням копіювального паперу), надійність у роботі.
Розглянемо основні характеристики різних видів друкарських машинок.
Механічні друкарські машинки прості, дешеві, але незручні в роботі. Ці пристрої не споживають електроенергію, що є перевагою з точки зору економії, їх можна використовувати в будь-яких умовах.
Електричні друкарські машинки вимагають мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують велику кількість копій (до 12), продуктивність збільшується порівняно з механічними.
Електронні друкарські машинки мають переваги електричних і можуть зберігати дані протягом тривалого часу. Ці машинки можуть мати дисплей,
під’єднуватися до комп’ютера для введення-виведення необхідної інформації.
Канцелярські друкарські машинки настільні, їх важко переносити, можуть бути механічними, електричними, електронними. Портативні, частіше за все бувають механічними.
До спеціалізованих друкарських машинок, залежно від призначення,
належать машинки зі шрифтом для сліпих, набірно-друкарські машинки й автомати для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машинки і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскі друкарські машинки для вдруковування тексту в паспорти і бланки.
7
Організаційні автомати – це комплекс електромеханічних і електронних приставок, що призначені для автоматизації процесу складання, редагування і виготовлення текстових і табличних документів.
Організаційні автомати включають в себе швидкодіючий друкарський пристрій, різні запам’ятовуючі пристрої, пристрої управління, дисплеї тощо.
Функціональні характеристики організаційних автоматів ширші, ніж в електронних друкарських машинок: великі об’єми пристроїв оперативної пам’яті (до
100 сторінок тексту); ємність пристроїв зовнішньої пам’яті (мегабайти); більш зручне редагування, що наближене до можливостей комп’ютерного редагування.
Слід також вказати на застосування диктофонної техніки як проміжної ланки реєстрування даних під час створення машинописних документів.
Витрати праці на складання документів з проміжним задиктовуванням тексту на диктофон і подальшим друкуванням з диктофону в 2-3 рази менше, ніж під час рукописної підготовки і подальшого друкування з чернетки.
Сучасні диктофони із записом на вбудованих мікрочіпах є одними з найбільш функціональних серед цифрових апаратів. Спеціальне меню дозволяє легко орієнтуватися серед величезної кількості різних функцій і режимів диктофону. У
них реалізовано, зазвичай, усі варіанти зберігання, запис даних на вбудованій мікросхемі «флеш-пам’ять», стандартній флеш-карті і жорсткому диску комп’ютера.
Далі з диктофону чи карти дані легко переносити на вінчестер комп’ютера. Звукові файли можна перетворити завдяки програмному забезпеченню зі стисненого формату в стандартний і навпаки. Оснащування їх текстовими коментарями,
прослуховування прямо через комп’ютер, переписування знову на диктофон і переклад записаної мови в текст.
Контрольні запитання
1.Дайте визначення поняття «друкарська машинка».
2.За якими ознаками класифікують друкарські машинки?
3.Дайте визначення поняття «організаційні автомати»?
4.Назвіть функціональні характеристики організаційних автоматів.
8
1.2 Засоби копіювання і розмножування документів
План:
—поняття електрофотографія, електрофотографічне копіювання;
—поняття діазографія;
—поняття фотонабирання;
—поняття офсетний друк;
—поняття трафаретний друк;
—будова копіювального апарата.
Копіювання матеріалів. Електрофотографічне копіювання
До копіювальних та розмножувальних засобів оперативної поліграфії відносять такі:
гектографічне друкування;
офсетне друкування;
трафаретне друкування;
електронно-трафаретне друкування.
Засоби репродукції класифікують так:
термографічне копіювання;
діазографічне копіювання;
фотографічне копіювання;
електрофотографічне копіювання.
Операції копіювання і розмножування документів дуже поширені в інформаційній діяльності. Для цілей копіювання і розмножування використовують спеціальні технічні засоби.
Для отримання невеликої кількості копій (до 25) доцільно використовувати засоби копіювання документів (репрографію), при великих тиражах копій (понад
25) – засоби розмножування документів оперативної і малої поліграфії, яка полягає в тому, що при копіюванні копія знімається з документа-оригіналу, а при розмножуванні – з проміжної друкуючої форми, що виготовляється з оригіналу.
До засобів копіювання і розмножування ставлять кілька вимог: висока продуктивність; висока якість копій; простота експлуатації; висока надійність;
9
екологічна безпечність.
Електрофотографія – це сукупність способів отримання зображення на електрофотографічному шарі, в основі яких лежить електрична дія світла.
Електрофотографічний процес засновано на використанні явища фотопровідності в високовакуумних провідниках, наприклад, селені чи окисі цинку,
що змінюються під впливом світла.
У копіювально-розмножувальній апаратурі електрофотографічний процес застосовується у двох варіантах. Перший – з перенесенням зображення зі світлочутливого шару на приймальний шар копій (з використанням селенових пластин і барабанів), другий – без перенесення зображень (із застосуванням електрофотографічного паперу).
Охарактеризуємо основні операції отримання зображення на копії при використанні селенової електрофотографічної пластини. Під час першої операції – зарядки чи електризації світлочутливого шару – на шар фотонапівпровідника
(селена) на металеву підложку рівномірно наноситься електричний заряд. У цьому разі зовнішня і внутрішня поверхні шару набувають зарядів протилежного знаку. У
темряві заряди зберігаються досить довго, оскільки опір фотонапівпровідника в темряві дуже великий.
При експонуванні промені світла відображаються від світлих місць оригіналів і через об’єктив потрапляють на заряджені шари. Опір фотонапівпровідника в цьому випадку зменшується, і шар в освітлених місцях втрачає заряд. Розряд шару відбувається відповідно до зміни освітленості в проектованому зображенні. Так само, як і у звичайному фотографічному процесі, операція експонування може здійснюватися в оптичний чи контактний спосіб. Прояв прихованого електростатичного зображення на електрофотографічному шарі здійснювався під час електростатичної взаємодії зарядів прихованого зображення із зарядженими частками речовини, що проявлялася.
Електрофотографічний процес в загальному вигляді складається з кількох операцій:
10