to / Лк9-Принц. орг.лк-10 b
.doc
Тема 10. Принципы организации
-
Общие принципы организации
-
Принципы динамической и статической организации
-
Принципы формирования процесса организации
-
Принципы рационализации
Литература:
-
Теория организации : Учебник / Под ред. В.Г. Алиева –М: Луч, 2005.– 416 с.
-
Смирнов Э. А. Основы теории организации: Уч. пособие. – М. : Аудит,2005.
-
Беляев А. А. , Коротков Э.М. Системология организаций: Учебник – М: Инфра – М, 2000.
-
Мильнер Б.З. Теорияя организаций. Учебник. 4-е изд. – М: ИНФРА- М, 2005. -648 с.
В предыдущем рассмотрении мы установили, что законы организации позволяют раскрыть общие и существенные связи в системе организационных отношений, проникнуть в мир всеобщих организационных форм бытия вещей, материальных и духовных образований. Изучение законов позволяет установить механизмы (порядок) их действия и возможности использования. Именно из этого следует организационная взаимосвязь между законами и принципами. Принцип есть не что иное, как исходное положение. правило действия, вытекающее из закона. Принципы организации - это общие правила (положения) формирования (самоформирования) систем в природе и обществе, обеспечивающие их упорядоченность и целесообразность функционирования.
Принцип и законы фактически отражают один и тот же фрагмент действительности, но отражают его в разной форме: закон - в виде образа (положительного знания). принцип - в виде определенного требования (регулятивной нормы). Отличие принципа от закона выражается и в том. что он может быть сформулирован на основе не одного, а нескольких законов, а также той или иной всеобщей формы бытия, того или иного свойства материальных и идеальных образований. Так. например, принцип историзма отражает в своих требованиях ряд всеобщих законов, а также движение как всеобщую форму бытия (атрибут) материи.
Принцип непрерывности основывается на законах: развития, самоорганизации, единства анализа и синтеза
Все многообразие принципов организации можно классифицировать по ряду признаков (рис. 5.1).
К научным относятся такие, которые могут быть сформулированы на основе познания законов и закономерностей организации и содержат в себе определенные требования к исследователю и познавательной деятельности.
Из закона наименьших вытекает принцип концентрического действия, сменяемости, преимущественного развития, динамического равновесия
К обыденным относятся в основном те правила и действия, которые сформулированы человеком на основе собственного опыта, традиций и интуиции. Они почти все без исключения субъективны и не несут достаточной научной обоснованности.
●Хемингуей: ни дня без строчки. ●Всегда защищай слаюых. ●Не откладывай назавтра то, что можно сделать сегодня.
Рис. 5.1. Классификация принципов организации
Универсальные отражают правила формирования самых разнообразных систем в природе и обществе: специфические - действуют в отдельных сферах природной и человеческой действительности; ситуационные - лишь те, которые характерны для конкретных ситуаций.
●Принцип внешнго дополнения в кибернетике; цепной связи; ингрессии; слабого звена. ●Принципы управления: иерархичность, единство распорядительства, специализации и кооперации, единоначалия и коллегиальности, централизации и децентрализации, линейного и функционального управления.●Первый поступил – первый обслужен
Также выделяют принципы. реализуемые природой без какого-либо участия человека; при взаимодействии природы и человека и только с участием человека. Последние могут быть осуществлены посредством индивидуальной, коллективной и совокупной общественной деятельности.
По масштабу действия их можно условно разделить на действующие только в отдельных элементах системы, на уровне работника предприятия (принцип индивидуальной работы), между элементами системы внутри предприятия (принцип коррелятивной связи субъекта и объекта управления, принцип обратной связи): между систе мами (между предприятиями, отраслями народного хозяйства).
Объединение принципов организации в единую систему определяет их иерархию: по назначению, уровню, широте и масштабам использования, а также характеру взаимообусловленности. Возникает единая цепь базовых, дополняющих, исходных и производных принципов. Один базовый принцип обычно связан с несколькими дополняющими, а от одного исходного принципа образуется несколько производных. Последовательность взаимообусловленности по типу исходный - производный выстраивается через всю систему принципов организации: наиболее общие принципы (универсальные) являются исходной базой для более частных, те. в свою очередь, являются исходными для еще более частных и т. л. Основание иерархической структуры принципов организации образуют универсальные принципы, используемые в масштабах природы и общества. Они являются исходными для формирования специфических и ситуационных.
В рамках общей системы принципов организации можно выделить отдельные подсистемы по основным сферам их функционирования, например, природа, общество, которые подразделяются на подсистемы второго уровня. Те, в свою очередь, на подсистемы третьего уровня и т. д.
К числу основных универсальных принципов организации, действующих в природе и обществе, исследованных А.А. Богдановым, можно отнести принципы: цепной связи, ингрессии. подбора (отбора), подвижного равновесия, слабого звена и др. Все эти принципы в той или иной мере относятся к формирующим и регулирующим механизмам. составляющим суть процессов организации, или к механизмам поддержания устойчивости и организованности форм целостных образований. Указанные принципы носят всеобщий характер, так как относятся и к организующей деятельности природы, и к организующей деятельности человека. «Между стихийной организующей работой природы и сознательно планомерной - людей нет принципиального непереходимого различия. Это достаточное доказательство принципиальной однородности организационных функций человека и природы: идиот не может подражать творчеству гения; рыба - красноречию оратора: рак - полету лебедя. Подражание всюду ограничено рамками общих свойств, рамками однородности. Не может быть подражания там, где нет ничего общего. Но еще ярче и убедительнее выступает эта основная общность там. где человек, не подражая природе, вырабатывает такие же организационные приспособления, которые потом находит в ней и познание» (Богданов А.А.). Так, скелет двигательного аппарата человека представляет систему разнообразных рычагов, но рычаги применялись человеком для перемещения тяжестей за тысячелетия до выяснения этого анатомами. а блоки - за много сотен лет. Всасывающие и нагнетательные насосы с клапанами устраивались задолго до раскрытия вполне сходного с ними аппарата сердца. Так же и музыкальные инструменты с резонаторами и звучащими перепонками изобретались много раньше, чем были выяснены строение и санкции голосовых органов животных (Рассмотрим более подробно основные тектологические принципы организации.
Принцип цепной связи гласит, что всякое соединение комплексов происходит через общие звенья, образующие цепную связь. Совокупность общих, совпадающих элементов между комплексами, входящими в цепную связь, образует «связку» «Цепная связь может неограниченно развертываться по самым различным направлениям и с постоянно меняющимися связующими элементами Пример развертывания обыденной связи людей в обществе: А и В соединяют общие вкусы, В и С - общие задачи, С и Д - общие несчастья и проч.: цепь извивается, переплетается, спутывается с другой цепью, образует клубок, охватывая миллионы людей, из которых огромное большинство не знают даже о существовании друг друга» (16, кн. 1. с. 153).
Но для цепного соединения двух комплексов требуется такое их изменение, чтобы в них получились общие элементы, соответствующие для задачи, которой служит данный организационный процесс. Это достигается за счет т.н. организующих комплексов, которые содержат общие элементы с организуемыми и «входят» между ними. Отсюда и название самого метода - ингрессия, т.е. «вхождение».
Принцип ингрессии как раз и состоит в том, что образование цепной связки осуществляется путем вхождения посредствующих комплексов между организуемыми.
Примером применения принципов цепной связи и ингрессии может служить сложная система машин, организованная в поточную линию и работающая в едином ритме. Нужна длинная и сложная цепь ингрессии. чтобы вода. поступающая на лопасти турбины гидроэлектростации вырабатывала электроэнергию и приводила в движение станки, электровозы, осветительные приборы и т.п. «Ингрессия, - по утверждению А. А. Богданова, - есть всеобщая форма цепной связи».
Принцип подбора (отбора) является фундаментальным. Он утверждает, что «всякое событие, всякое утверждение может рассматриваться как сохранение или умножение одних активностей, упрочение и усиление одних связей, и (одновременное) устранение, уменьшение, ослабление других в том или ином комплексе, в той или иной системе» (16. кн.2, с. 152).
Данный принцип сводит организационные процессы к дилемме: или сохранение, или уничтожение различных целостных образований. «Закономерное сохранение или уничтожение - это есть первая схема универсального регулирующего механизма, каковым является подбор. «Универсальность данного принципа такова, что она применима ко всякому комплексу и ко всякой его части. во всякий момент, ибо это в сущности просто определенная точка зрения, с которой можно подходить к любому факту» (16. кн. 1, с. 190).
Примеры использования принципа подбора встречаются повсеместно: и в стихийном естественном отборе, описанном Дарвиным, и в социальной борьбе за жизнь, в доктрине Мальтуса, и в теории Крукса о развитии материи. Человечество постоянно использует принцип подбора, выполняя искусственный подбор, проводя селекцию животных. растений и т. п. В человеческой деятельности подбор связан с репрезентацией, т.е. с сознательным обобщением полезных свойств, наиболее часто встречающихся в массе рассматриваемых явлений.
Принцип подвижного равновесия тесно связан с тем, что организационные формы никогда не сохраняются в простом и чистом виде. «Сохранение является всего лишь результатом того. что каждое из возникающих изменений уравновешивается тут же другим ему противоположным - оно и есть подвижное равновесие изменений» (16, кн.]. с. 197). Используя принцип подвижного равновесия, можно сформулировать новое понимание принципа подбора. глубже характеризующее и прогрессивное развитие комплексов, и их 7относительный упадок. Его целесообразней выразить термином «прогрессивный подбор: положительный при возрастании суммы активностей комплекса (системы), т.е. перевесе ассимиляции над дезассимиляцией, и отрицательный при уменьшении суммы активностей. т.е. преобладании дезассимиляции» (16, кн. 1. с.202).
Принцип слабого звена вытекает из тектологического закона наименьших. Поэтому, не останавливаясь на нем подробно, лишь подчеркнем, что организационная целостность любой системы определяется устойчивостью ее относительно слабого звена. Руководствуясь этим принципом, можно решать важные задачи военной тактики, хозяйственной, политической деятельности. Определение слабых звеньев, «узких мест» и разработка эффективных мер по их устранению представляют одну из наиболее важных организаторских функций руководства на любом уровне. Недаром А.А. Богданов считал 'этот принцип принципом огромного жизненного и научного значения.
Таким образом, рассмотренные нами общие принципы организации представляют собой совокупность исходных положений и правил, отражающих механизмы формирования, регулирования и сохранения организованности различных форм окружающей нас действительности.
Перейдем теперь от тектологических принципов организации к специфике их проявления в организующей деятельности человека. Принципы организации можно условно разделить на три группы:
• принципы организационной статики, определяющие правила построения структур (структуризации);
• принципы организационной динамики, как общие правила формирования организационных процессов:
• принципы рационализации, как общие правила совершенствования статики и динамики организации.
Принципы статической и динамической организации
Отметим, что в данной теме организация рассматривается как социальная система, которая реализует себя .в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Для решения своих задач она должна включать ряд важных элементов: маркетинг, целеполагание, коммуникации, функции, технологию производства и управления, структуру производства и управления, социальную сферу, финансы, кадровую политику.
Организация как любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла или часть их. Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую.
Статическая группа (табл. 5.1) включает: порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Организацию, находящуюся в статической группе, называют статической организацией. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от развития. Это довольно плодотворный метод при подготовке документов, регистрации, физического создания организации, создания, реорганизации и ликвидации организаций. Например, производство и ремонт радиоаппаратуры лучше производить в отключенном от сети состоянии.
Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в динамической группе, называют динамической организацией. В такой организации преобладают координирующие действия (табл. 5.1).
Таблица 5.1 Соответствие [руппы организации этапам жизненного цикла
Вставить табл. 5.1 (стр.247) ?
Так, отладку аппаратуры лучше проводить в рабочем состоянии.
Специалисты консультационных фирм предпочитают работать со статическими организациями, а руководителям приходится работать с динамическими организациями. Для работы с динамическими организациями разработано несколько консультационных технологий, например, инновационная технология «прорыв».
Рассматриваемые далее принципы входят в состав механизма реализации законов организации и законов для организаций.
Принципы приоритета
• Принцип приоритета цели: в системе цель—задача—функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция (рис. 5.2 а) Функции (подфункции) — виды конкретных работ. Например, из цели «поднять производительность труда» вытекает ряд конкретных задач, в частности, заменить станок А на станок Б. Из этой задачи вытекает набор функций (или поручений, процедур), например, экономисту Сидорову В. В. за три дня составить калькуляцию затрат на замену станка, рабочему Цою А.Н. на четвертый день заменить станок, электрику Швангеру В. К. подключить силовой кабель к станку и т.д.
Если какая-либо задача из набора нереализуема (технически, экономически и т.д.), то приоритет переходит к ней (рис. 5.2 б). Задача превращается в проблему, так как для нее нет готовых решений или может быть не хватает ресурсов, при этом цель 1 должна быть скорректирована до цели 2 и далее вновь приоритет переходит к цели. Если какая-либо функция из набора нереализуема, то приоритет переходит к ней (рис. 5.2 в), при этом должна быть скорректирована соответствующая задача из прежнего набора и сама цель до цели 3, далее вновь приоритет переходит к цели.
Рис.5.2. Схема приоритетов в системе цель – задача -функция
а) штатная схема, б) нереализуемость задачи, в) нереализуемость функции.
• Принцип приоритета функций над структурой при создании
организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач. Затем эти задачи группируются по общности и для этих групп формируется набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц (рис 5.3).
Если невозможно сформировать набор структурных единиц, адекватных набору функций, то вновь рассматриваются варианты по принципу приоритета цели.
Рис. 5.3. Взаимосвязь целей, задач, функций и структур
• Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия. Для сохранения этой ауры имеется очень небольшой диапазон изменения структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев; увольнения или приема отдельных людей в рамках сокращения или увеличения выполняемых функций. При превышении этого диапазона организация может не справиться с новыми функциями.
Например, оборонное предприятие по производству танков не получает государственного заказа и простаивает. Руководителю предлагают два варианта плана конверсии: первый — переход на выпуск изделий ширпотреба: ложек, вилок, кроватей и т.д., а второй — переход на выпуск автомобилей для инвалидов. Первый вариант на бумаге более выгоден, однако реально осуществить его будет практически невозможно без полной реорганизации. А на это уйдет много лет. Второй вариант более приемлем и окажется более прибыльным, так как уже существующие звенья и налаженная система коммуникаций при небольших изменениях могут сразу включиться в слаженную работу. Таким образом, у действующей организации небольшой выбор среди новых наборов функций.
• Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): при создании организации собственник или учредители должны подбирать «под себя» персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации. Особое внимание должно уделяться персоналу, личностным и профессиональным характеристикам работников. На стадии создания должны быть заложены основы комфортной работы. В этом случае хорошо работает система номенклатурного назначения, т. е. приглашение на управленческую должность людей, ранее работавших с собственниками организации либо по рекомендации (табл. 5.2).
• Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости. Например, главный бухгалтер организации ушел на пенсию. Коллектив бухгалтерии вправе рассчитывать, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Поэтому задачей руководства будет поиск либо из состава бухгалтерии, либо со стороны адекватной замены. Хотя бывает и по-другому, когда номенклатурный работник постепенно начинает менять состав звена, обычно это плохо кончается. В то же время ориентация на сложившиеся коллективы, установившиеся межгрупповые и межличностные связи, ведет к консервации существующих структур и ограничению применения более рациональных.
Принципы соответствия
• Принцип соответствия между, поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач. Учитывая, что задачи кон кретизируются набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и цель также не будут выполнены (рис. 5.4).
• Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у
каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуации, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя (начальник своего начальника). У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем выступает собрание акционеров, которое может даже снять его с должности, однако снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления, собрание не имеет права, а может только поручить президенту ОАО решить этот вопрос.
Даже у президента страны должен быть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресс, парламент и т.д.
Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Как показывает практика, очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по размеру аналоги. Многие руководители не замечают, что их организации постепенно превращаются в больших монстров с нарастающими трудностями производства и управления. Вовремя произвести объединение или разъединение организаций на филиалы — это важная задача руководителей. Критерии проведения этой работы — снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, рост затрат на управленческий аппарат.
• Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.
•Пример. Завод по производству сверл можно построить по двум схемам:
А) по схеме разделения операций: заготовительный цех, токарный цех, фрезерный цех, цех термообработки, заточной цех. При этом обеспечивается концентрация однотипного оборудования на одной территории, что, несомненно, очень удобно. Однако заготовки сверл после соответствующих операций нужно перевозить в очередной цех с составлением большого количества сопроводительных документов. В каждом цехе обязательно испортят несколько сверл или они пропадут, т. е. труд предыдущих операций обесценивается, что также требует большого до-кументационного оформления между цехами. Таким образом, уходит много времени, бумаг, ресурсов, а также перераспределяется ответственность за выпуск сверл, доходящая до безответственности;
Б) по принципу универсальности операций: цех игольчатых сверл, цех средних сверл, цех крупных сверл. В каждом цехе сосредоточено оборудование для полного процесса изготовления сверл. При этом, конечно, ухудшаются условия технического обслуживания оборудования. Однако увеличивается ответственность руководителя цеха за количество и качество продукции и существенно уменьшаются время и средства на выполнение вспомогательных операций. Этот путь и реализует принцип прямоточности.•
• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам. Например, равномерная подготовка студентов к экзаменам.
• Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
• Принцип синхронизации (системный принцип); среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений. Например, в ГУУ центром синхронизации являются студенческие группы.
Принципы рационализации включают: концептуализацию, алгоритмизацию, нормализацию, систематизацию, классификацию, концентрацию, специализацию, стандартизацию, унификацию, персонификацию и регламентацию.
Концепция формируется на основе базовых целей системы и включает в себя концепцию рациональной организации и концепцию самой рационализации.
Первая устанавливает: уровень организованности, основную идею рациональной организации; тип и основные характеристики рациональной структуры; основные характеристики организации.
Вторая определяет:основную идею рационализации; характер изменений статической и динамической организации системы; основное направление рационализации с выделением этапов и задач; необхдимые ресурсы; критерии рациональности.
Алгоритм процесса рационализации содержит многовариантную программу поэтапного преобразования организации.
Алгоритм функционирования содержит программу наиболее рационального выполнения соответствующих функций.
Алгоритмизация предполагает:
-
учет важнейших целей системы;
-
установление ситуаций и вариантов действий;
-
конкретность и подробность программы действий.
Алгоритмизация особенно важна: для значительных изменений сложных и крупных систем; в сложных ситуациях при воздействии многих факторов; при высоких требованиях к оперативности и надежности процесса.