Основные понятия Access

Объекты. В Access различают базовые и производные объекты. Базовые – это таблицы, которые являются основным структурным компонентом базы данных. А производные объекты создаются на базе ранее подготовленных таблиц – это формы, запросы, отчеты, макросы, модули.

В таблице хранятся все данные и структура базы (поля, их типы, свойства).

Формы - это средства для ввода данных.

Запросы - объекты, служащие для извлечения данных из таблиц и представлению их пользователю в удобном виде.

Отчеты предназначены только для вывода данных как на экран, так и на принтер.

Макросы и модули предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования.

С каждым объектом можно работать в отдельном окне, причем предусмотрено несколько средств создания каждого из объектов базы:

• ручные - разработка объектов в режиме Koнcmpyкmopa;

• автоматизированные - с помощью программ-мастеров;

• автоматические - средства ускоренной обработки простейших объектов.

Рекомендации по использованию средств создания для основных объектов базы:

При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства.

При разработке форм, отчетов лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставленными Мастерами.

Типы полей

При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из таких типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме Конструктора. Далее представлены типы данных Access и их описание:

• Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 символов).

• Поле МЕМО- для хранения комментариев (до 65535 символов).

• Числовой - числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов.

• Дата/время - для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно.

• Денежный - денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

• Счетчик - специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.

• Логический - может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Истина/Ложь, Да/Нет).

• Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access.

• Гиперссылки - специальное поле для хранения URL-aдpecoв и WЕВ-объектов Internet.

• Мастер подстановок – создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля.