Лабораторная работа 2 Работа с данными

З а д а н и я.

1. Выполнить сортировку и фильтрацию данных.

2. Создать различные виды запросов.

3. Создать отчет.

Примечание. Для выполнения заданий использовать разработанную ранее БД Студенты ОмГУПСа.

2.1. Сортировка данных. Теоретические сведения

Ввод записей в таблицы базы данных осуществляется по мере их поступления. Например, сведения об абитуриентах вводятся в БД учебного заведения в порядке подачи заявлений о приеме. Прежде чем использовать созданную таким образом БД, ее упорядочивают по тому или иному принципу, например в алфавитном порядке фамилий, по годам рождения, результатам экзаменов и т. д. Процесс упорядочения записей базы данных по возрастанию или убыванию значения какого-либо поля называется сортировкой, а само это поле – ключом сортировки. Сортировка может выполняться одновременно по нескольким полям. Например, можно отсортировать общий список студентов учебного заведения по шифру учебной группы, а «внутри» каждой группы – по фамилии в алфавитном порядке. Следует иметь в виду, что сортировка по двум и более ключам целесообразна лишь тогда, когда старший ключ, указываемый первым, разбивает всю совокупность записей на группы, включающие в себя более одной записи.

Для того чтобы в режиме таблицы произвести простую сортировкуданных по одному полю, достаточно выделить это поле, а затем на вкладке лентыГлавная щелкнуть кнопкув группе инструментовСортировка и фильтр. Сортировку по нескольким полям можно осуществить при работе с фильтрами или запросами.

Задание 1.

Представить данные таблицы ФИО в упорядоченном виде:

– по фамилии в алфавитном порядке;

– по убыванию шифра;

– по имени в порядке убывания.

2.2. Фильтрация данных. Теоретические сведения

У пользователя БД часто возникает задача выборки совокупности записей, удовлетворяющих некоторому условию (критерию отбора). Например, можно осуществить выборку студентов одного факультета, не получающих стипендии. Задачи выборки и многоуровневой сортировки данных решаются в СУБД с помощью фильтров и запросов.

Для выборки записей, соответствующих одному конкретному значению из имеющегося набора данных по какому-либо полю (например, записей студентов по фамилии Иванов), нужно выполнить следующую последовательность действий:

• щелкнуть в любой строчке нужного поля (Фамилия);

• на вкладке ленты Главная выполнить команду Фильтр в группе инструментов Сортировка и фильтр;

• в раскрывшемся списке указать критерий отбора (Иванов);

• щелкнуть на кнопке ОК.

Ту же задачу можно выполнить по-другому: в группе инструментов Сортировка и фильтр выполнить команду Дополнительно → Изменить фильтр (рис. 1), щелкнуть в нужном поле на раскрывающемся списке, выбрать нужное значение (значения перечислены по возрастанию) и выполнить команду Применить фильтр.

Рис. 1. Работа с простым фильтром

Для осуществления выборки данных по определенному условию используется команда Дополнительно → Расширенный фильтр группы инструментов Сортировка и фильтр. Вид диалогового окна, открывающегося при выполнении этой команды, показан на рис. 2.

Рис.2. Диалоговое окно при работе с расширенным фильтром

Для включения поля в фильтр нужно дважды щелкнуть на нем в списке полей таблицы либо перетащить его мышкой в Полефильтра. Для заданных в фильтре полей нужно ввести условия отбора и вид сортировки данных, затем выполнить командуПрименить фильтр.

Отмена установленных критериев сортировки и выборки выполняется командой Очистить все фильтры (см. рис. 1).

Задание 2.