Содержание

Введение	4
1 Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности	6
2 Основные термины и определения	11
3 Правила оформления реквизитов управленческих документов. Требования к бланкам	17
4 Классификация документов управления	38
5 Язык и стиль управленческих документов	40
6 Правила составления и оформления информационно-справочных документов	53
7 Роль делового письма в деятельности организации	70
8 Правила составления и оформления организационных документов	87
9 Правила составления и оформления распорядительных документов	96
10 Правила оформления документов на компьютере	108
Заключение	110
Список использованных источников	111
Приложение А Образцы бланков организации	112
Приложение Б Образцы информационно-справочных документов	115
Приложение В Образцы деловых писем	123
Приложение Г Образцы личных документов	128
Приложение Д Образцы распорядительных документов	131
Приложение Е Образцы организационных документов	138
Приложение Ж Схема организации работы с документами	141
Приложение И Примерный перечень документов, подлежащих утверждению	142
Приложение К Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать	143

Введение

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который наряду с традиционными (трудовыми, энергетическими, природными и т.п.) можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять.

Информация имеет определенную ценность, и от того, насколько информация точна, быстро получена или отправлена, грамотно оформлена и проанализирована, во многом зависит успех деятельности организации. Говорят: «Кто владеет информацией, тот управляет ситуацией».

В отличие от научной, политической, экологической и других видов информации, в любой организации обязательно используется и управленческая информация.

Однако сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того, чтобы информация могла в дальнейшем применяться в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ – приказ, протокол, акт, докладную записку, деловое письмо, договор и т.д.

Как носители информации, документы выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней организации любого хозяйствующего субъекта, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и должностных лиц, а также осуществления взаимосвязи с внешними организациями.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством документов:

а) планирование - посредством разработки планов, графиков;

б) учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

в) руководство – изданием распорядительных документов;

г) инструктирование – в виде инструкций, методических указаний, заданий;

д) контроль – путем сбора сведений в письменном виде.

Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Одной из функций управления является создание документов и их использование в работе. Обработкой, хранением, организацией и использованием документальной информации в системе управления занимаются специалисты служб документационного обеспечения управления (ДОУ), либо в небольших организациях – секретари.

Учебно-методическое пособие содержит материал для освоения курсов «Документирование управленческой деятельности», «Документационное обеспечение управления», а также может быть полезно для ознакомления работнику управленческой структуры, специалисту в области документационного обеспечения управления и любому человеку, интересующемуся технологией работы с документами.

В учебно-методическом пособии содержатся:

- нормативные документы, используемые в документационном обеспечении управления;

- основные термины и определения;

- характеристика бланков организации и правила оформления реквизитов управленческих документов;

- основные виды документов и правила их составления и оформления.