Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

Любицкий. Пособие по ИТ. 2007

.pdf
Скачиваний:
41
Добавлен:
11.04.2015
Размер:
1.39 Mб
Скачать

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права» Кафедра информационных технологий

Ю. В. Любицкий

Microsoft Word 2007

Учебное пособие для бакалаврантов 1-го курса направлений 080100.62 «Экономика» и 080200.62 «Менеджмент»всех форм обучения

Хабаровск 2011

ББК У.в6

Х 12

Microsoft Word 2007 : учеб. пособие для бакалаврантов 1-го курса направлений 080100.62 «Экономика» и 080200.62 «Менеджмент» всех форм обучения / сост. Ю. В. Любицкий . – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2011 . – 88 с.

Рецензенты: Е.Н. Мурая, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики ДВ ГУПС, Д.В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент ТОГУ

Утверждено ИБС академии в качестве учебного пособия для бакалаврантов всех форм обучения

Учебное издание

Юрий Вадимович Любицкий

Microsoft Word 2007

Учебное пособие

Редактор Г.С. Одинцова

Подписано в печать

Формат 60х84/16.

Бумага писчая. Цифровая печать. Усл.п.л. 5,5.

Уч.-изд.л. 3,7.

Тираж 125 экз. Заказ №

680042, г.Хабаровск, ул.Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ

©Любицкий Ю. В., 2011

©Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011

3

Содержание

Введение ........................................................................................................................

5

Основные характеристики MS Word 2007 .................................................................

6

Форматирование документа ........................................................................................

9

Форматирование шрифта .........................................................................................

9

Форматирование абзацев........................................................................................

10

Табуляция.................................................................................................................

11

Разбиение документа на страницы и разделы......................................................

13

Определение параметров страниц.........................................................................

13

Создание рамок и фона страниц............................................................................

14

Колонтитулы............................................................................................................

15

Вставка номеров страниц .......................................................................................

15

Создание подложки.................................................................................................

16

Стили ........................................................................................................................

17

Расстановка переносов ...............................................................................................

20

Списки..........................................................................................................................

20

Создание нумерованных и маркированных списков...........................................

20

Создание многоуровневых списков ......................................................................

21

Вставка специальных символов и знаков.................................................................

23

Иллюстрации...............................................................................................................

23

Вставка рисунков и клипов из файлов..................................................................

23

Создание рисованных объектов.............................................................................

24

Рисунки SmartArt.....................................................................................................

24

Таблицы .......................................................................................................................

25

Создание и удаление таблиц..................................................................................

25

Редактирование таблиц...........................................................................................

25

Форматирование таблиц.........................................................................................

26

Выполнение расчётов в таблицах..........................................................................

26

4

 

Перекрёстные ссылки.................................................................................................

27

Создание оглавления документа ...............................................................................

30

Создание предметного указателя..............................................................................

31

Сохранение исправлений и примечаний в документе ............................................

33

Вставка формул...........................................................................................................

34

Сноски..........................................................................................................................

34

Гиперссылки................................................................................................................

36

Слияние документов...................................................................................................

37

Мастер слияния .......................................................................................................

37

Создание и редактирование источника данных...................................................

38

Вставка в документ полей слияния .......................................................................

40

Предварительный просмотр результатов слияния ..............................................

40

Формирование итогового составного документа ................................................

40

Фильтрация записей в источнике данных ............................................................

40

Макросы.......................................................................................................................

41

Создание макроса....................................................................................................

42

Выполнение макроса...............................................................................................

44

Создание кнопки на панели быстрого доступа для запуска макроса ................

44

Назначение комбинации клавиш для запуска макроса .......................................

45

Лабораторная работа № 1. Создание многостраничного документа.....................

46

Лабораторная работа № 2. Редактирование и рецензирование документа...........

58

Лабораторная работа № 3. Создание бланков документов ....................................

66

Лабораторная работа № 4. Слияние документов.....................................................

68

Лабораторная работа № 5. Макросы.........................................................................

75

Библиографический список.......................................................................................

78

Приложение. Образец выполнения лабораторной работы № 1 .............................

79

5

Введение

Деятельность экономистов, менеджеров, финансистов, бухгалтеров и других специалистов в сферах экономики и управления неразрывно связана с созданием и оформлением разнообразных отчётов, деловых писем, бланков, таблиц и дру-

гой печатной продукции.

В учреждениях и организациях нашей страны наиболее распространённым инструментом решения перечисленных задач в настоящее время является тек-

стовый процессор Microsoft Word. При этом бó льшая часть пользователей MS Word знакома только с основными возможностями данного приложения и огра-

ничивается вводом, простейшим редактированием и форматированием текстов,

построением элементарных таблиц.

Основной целью учебного пособия является формирование у студентов на-

выков работы с расширенными функциями MS Word, позволяющими быстро,

эффективно и качественно создавать сложные документы. Рассмотрены методы форматирования, редактирования и рецензирования документов, средства разра-

ботки и применения стилей, реализации вычислений в таблицах, формирования оглавлений и предметных указателей. Большое внимание уделяется современ-

ным технологиям создания составных документов с помощью слияния, автома-

тизации выполнения часто повторяемых операций с помощью макросов.

Ограниченный объём учебного пособия не позволяет исследовать все воз-

можности инструментария MS Word. В связи с этим более детально рассмотре-

ны технологии, при реализации которых у студентов возникают основные проблемы.

Практические задания, включённые в учебное пособие, ориентированы на студентов экономических специальностей. Поэтому задания предусматривают создание и оформление документов, предназначенных для решения реальных прикладных экономических задач: брошюры, бланка для оплаты, приходного кассового ордера, доверенности, делового письма.

Предполагается выполнение большинства заданий непосредственно на лабо-

раторных занятиях. Некоторые задания, перечень которых определяется препо-

давателем, выполняются студентами самостоятельно.

6

Основные характеристики MS Word 2007

MS Word 2007 содержит эффективный и развитый инструментарий для соз-

дания, редактирования и оформления сложных документов. С помощью MS Word 2007 можно подготовить к изданию макет книги или брошюры, включаю-

щий текст, картинки, диаграммы и таблицы, создать составной документ для рассылки большому количеству адресатов, экранную форму.

Интерфейс MS Word в офисном пакете Microsoft Office 2007 значительно от-

личается от интерфейса более ранних версий этого текстового процессора. Вме-

сто привычных пользователю системы меню и панелей инструментов основным элементом рабочего окна является лента, на которой сгруппированы основные выполняемые команды. Перемещаться по ленте можно, переходя от одной вкладки к другой (Главная, Вставка, Разметка страницы и др.) или прокручи-

вая ленту с помощью мыши. При активизации в документе некоторого объекта

(например, таблицы или рисунка) на ленте отображаются контекстные вкладки,

содержащие инструменты для работы с данным объектом. В некоторых режимах работы (например, при переходе в режим структуры или предварительном про-

смотре документа) вместо стандартной ленты на экран будут выводиться наборы инструментов, предназначенные для выполнения действий в этих режимах.

Для выполнения основных операций с документами (создание, открытие, со-

хранение и многое другое) используется кнопка Office, расположенная в левом верхнем углу окна MS Word 2007 (рисунок 1). После нажатия кнопки Office становится доступной кнопка Параметры Word, с помощью которой активизиру-

ют инструменты настройки текстового процессора (рисунок 1). Рядом с кнопкой

Office или ниже ленты (это зависит от принятых настроек) расположена панель быстрого доступа, на которой обычно размещают кнопки для выполнения наи-

более часто востребованных действий (рисунок 1).

В правом нижнем углу некоторых групп имеются маленькие кнопки со стрелками. Эти кнопки позволяют открывать диалоговые окна или панели задач для этих групп.

MS Word 2007 позволяет работать с документами в нескольких режимах.

Перейти от одного режима к другому можно с помощью кнопок группы Режимы просмотра документа на вкладке ленты Вид или с помощью кнопок, распо-

ложенных в правой части строки состояния (в правом нижнем углу окна MS Word 2007).

7

Панель быстрого доступа

Кнопка

Office

Рисунок 1 – Инструменты управления MS Word 2007 (после нажатия кнопки Office в меню выбрана команда Сохранить как)

Врежиме разметки страницы на экране отображается документ практически

втом виде, как он будет напечатан на принтере. При работе в данном режиме настоятельно рекомендуется предусмотреть вывод на экран знаков форматиро-

вания (в напечатанном документе они не видны). Для решения этой задачи нужно нажать кнопку в группе Абзац на вкладке Главная или после нажатия

кнопок Office и Параметры Word на вкладке Экран включить флажок Пока-

зать все знаки форматирования.

Режим чтения предназначен для облегчения чтения документов на экране.

Поэтому функциональные возможности MS Word 2007 в этом режиме сущест-

8

венно ограничены. Тем не менее можно выделять фрагменты текста цветом, соз-

давать примечания.

Режим Веб-документа позволяет просмотреть документ в виде веб-стра-

ницы – именно так он будет выглядеть в окне браузера.

Режим структуры предназначен для работы с большими документами, раз-

битыми на разделы, главы, параграфы. В этом режиме можно увидеть все заго-

ловки документа, изменить порядок расположения его частей.

Режим черновика позволяет ускорить процесс ввода и редактирования текста документа, так как в этом режиме на экране не отображаются поля, колонтиту-

лы, номера страниц, рисунки, колонки и др.

Для просмотра документа перед его печатью на принтере следует нажать кнопку Office, затем выбрать команды Печать и Предварительный просмотр.

Файлы с документами MS Word могут быть сохранены в нескольких форма-

тах, основные из которых представлены на рисунке 1.

При выборе команды Документ Word документ по умолчанию будет сохра-

нён в формате MS Word 2007 (имя файла будет иметь расширение .docx). При необходимости изменения этой настройки требуется нажать кнопки Office и

Параметры Word и на вкладке Сохранение в поле со списком Сохранить файлы в следующем формате: выбрать нужный формат.

Если документ содержит созданные Вами макросы (технологии работы с макросами будут рассмотрены далее), он обязательно должен быть сохранён в формате Документ Word с поддержкой макросов (*.docm) (для открытия диа-

логового окна Сохранение документа, в котором будет выбран данный тип файла, нужно выполнить команду Другие форматы).

Для обеспечения возможности чтения созданного документа в более ранних версиях MS Word следует выбрать формат Документ Word 97-2003.

Форматы PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) в настоящее время часто применяются при создании электронных докумен-

тов и их публикации в Интернете. Популярность этих форматов определяется тем, что при просмотре файла в сети или его печати на принтере содержимое до-

кумента (текст, форматы и т. д.) не может быть случайно изменено.

Для сохранения документа в открытом формате Open Document следует вы-

брать команду Текст OpenDocument. В результате данный документ можно бу-

дет открыть и редактировать в любой программе, совместимой с OpenOffice.

9

Форматирование документа

Форматирование шрифта

Определить характеристики начертания шрифта: его гарнитуру, размеры,

начертание, цвет и многое другое можно с помощью инструментов, расположенных в группе Шрифт на вкладке Главная. Если этих инструментов недоста-

точно для решения поставленной задачи, следует нажать кнопку со стрелкой на ленте в правом нижнем углу группы Шрифт. После этого на экране появится диалоговое окно, состоящее из двух вкладок, предоставляющее расширенные возможности для форматирования шрифта документа (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диалоговое окно для форматирования шрифта документа

Предлагаемые средства достаточно просты и доступны для понимания и применения.

10

Отдельные действия по форматированию шрифта можно выполнить также с помощью мини-панели инструментов, которая появляется на экране при выде-

лении текста или в результате щелчка на нём правой кнопкой мыши.

Форматирование абзацев

Для выравнивания текста между границами абзаца или страницы, изменения междустрочного интервала, создания рамок вокруг абзацев и выполнения неко-

торых других действий с абзацами можно использовать инструменты, размещённые в группе Абзац на вкладке Главная. Многие операции по форматиро-

ванию абзацев выполняются только с помощью диалогового окна, которое вы-

водится на экран после нажатия кнопки со стрелкой на ленте в правом нижнем углу группы Абзац (рисунок 3).

Рисунок 3 – Диалоговое окно для форматирования абзацев документа