1194 Любицкий_.pdf / 1194 Любицкий_
.pdfМинистерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Хабаровская государственная академия экономики и права» Кафедра информационных технологий
Ю. В. Любицкий
Microsoft Word 2007
Учебное пособие для бакалаврантов 1-го курса направлений 080100.62 «Экономика» и 080200.62 «Менеджмент» всех форм обучения
Хабаровск 2011
ББК У.в6
Х 12
Microsoft Word 2007 : учеб. пособие для бакалаврантов 1-го курса направлений 080100.62 «Экономика» и 080200.62 «Менеджмент» всех форм обучения / сост. Ю. В. Любицкий . – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2011 . – 88 с.
Рецензенты: Е.Н. Мурая, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики ДВ ГУПС, Д.В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент ТОГУ
Утверждено ИБС академии в качестве учебного пособия для бакалаврантов всех форм обучения
Учебное издание
Юрий Вадимович Любицкий
Microsoft Word 2007
Учебное пособие
Редактор Г.С. Одинцова
Подписано в печать |
Формат 60х84/16. |
|
Бумага писчая. Цифровая печать. Усл.п.л. 5,5. |
Уч.-изд.л. 3,7. |
Тираж 125 экз. Заказ №
680042, г.Хабаровск, ул.Тихоокеанская, 134, ХГАЭП, РИЦ
©Любицкий Ю. В., 2011
©Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011
3
Содержание
Введение ........................................................................................................................ |
5 |
Основные характеристики MS Word 2007 ................................................................. |
6 |
Форматирование документа ........................................................................................ |
9 |
Форматирование шрифта ......................................................................................... |
9 |
Форматирование абзацев........................................................................................ |
10 |
Табуляция................................................................................................................. |
11 |
Разбиение документа на страницы и разделы...................................................... |
13 |
Определение параметров страниц......................................................................... |
13 |
Создание рамок и фона страниц............................................................................ |
14 |
Колонтитулы............................................................................................................ |
15 |
Вставка номеров страниц ....................................................................................... |
15 |
Создание подложки................................................................................................. |
16 |
Стили ........................................................................................................................ |
17 |
Расстановка переносов ............................................................................................... |
20 |
Списки.......................................................................................................................... |
20 |
Создание нумерованных и маркированных списков........................................... |
20 |
Создание многоуровневых списков ...................................................................... |
21 |
Вставка специальных символов и знаков................................................................. |
23 |
Иллюстрации............................................................................................................... |
23 |
Вставка рисунков и клипов из файлов.................................................................. |
23 |
Создание рисованных объектов............................................................................. |
24 |
Рисунки SmartArt..................................................................................................... |
24 |
Таблицы ....................................................................................................................... |
25 |
Создание и удаление таблиц.................................................................................. |
25 |
Редактирование таблиц........................................................................................... |
25 |
Форматирование таблиц......................................................................................... |
26 |
Выполнение расчётов в таблицах.......................................................................... |
26 |
4 |
|
Перекрёстные ссылки................................................................................................. |
27 |
Создание оглавления документа ............................................................................... |
30 |
Создание предметного указателя.............................................................................. |
31 |
Сохранение исправлений и примечаний в документе ............................................ |
33 |
Вставка формул........................................................................................................... |
34 |
Сноски.......................................................................................................................... |
34 |
Гиперссылки................................................................................................................ |
36 |
Слияние документов................................................................................................... |
37 |
Мастер слияния ....................................................................................................... |
37 |
Создание и редактирование источника данных................................................... |
38 |
Вставка в документ полей слияния ....................................................................... |
40 |
Предварительный просмотр результатов слияния .............................................. |
40 |
Формирование итогового составного документа ................................................ |
40 |
Фильтрация записей в источнике данных ............................................................ |
40 |
Макросы....................................................................................................................... |
41 |
Создание макроса.................................................................................................... |
42 |
Выполнение макроса............................................................................................... |
44 |
Создание кнопки на панели быстрого доступа для запуска макроса ................ |
44 |
Назначение комбинации клавиш для запуска макроса ....................................... |
45 |
Лабораторная работа № 1. Создание многостраничного документа..................... |
46 |
Лабораторная работа № 2. Редактирование и рецензирование документа........... |
58 |
Лабораторная работа № 3. Создание бланков документов .................................... |
66 |
Лабораторная работа № 4. Слияние документов..................................................... |
68 |
Лабораторная работа № 5. Макросы......................................................................... |
75 |
Библиографический список....................................................................................... |
78 |
Приложение. Образец выполнения лабораторной работы № 1 ............................. |
79 |
5
Введение
Деятельность экономистов, менеджеров, финансистов, бухгалтеров и других специалистов в сферах экономики и управления неразрывно связана с созданием и оформлением разнообразных отчётов, деловых писем, бланков, таблиц и дру-
гой печатной продукции.
В учреждениях и организациях нашей страны наиболее распространённым инструментом решения перечисленных задач в настоящее время является тек-
стовый процессор Microsoft Word. При этом бó льшая часть пользователей MS Word знакома только с основными возможностями данного приложения и огра-
ничивается вводом, простейшим редактированием и форматированием текстов,
построением элементарных таблиц.
Основной целью учебного пособия является формирование у студентов на-
выков работы с расширенными функциями MS Word, позволяющими быстро,
эффективно и качественно создавать сложные документы. Рассмотрены методы форматирования, редактирования и рецензирования документов, средства разра-
ботки и применения стилей, реализации вычислений в таблицах, формирования оглавлений и предметных указателей. Большое внимание уделяется современ-
ным технологиям создания составных документов с помощью слияния, автома-
тизации выполнения часто повторяемых операций с помощью макросов.
Ограниченный объём учебного пособия не позволяет исследовать все воз-
можности инструментария MS Word. В связи с этим более детально рассмотре-
ны технологии, при реализации которых у студентов возникают основные проблемы.
Практические задания, включённые в учебное пособие, ориентированы на студентов экономических специальностей. Поэтому задания предусматривают создание и оформление документов, предназначенных для решения реальных прикладных экономических задач: брошюры, бланка для оплаты, приходного кассового ордера, доверенности, делового письма.
Предполагается выполнение большинства заданий непосредственно на лабо-
раторных занятиях. Некоторые задания, перечень которых определяется препо-
давателем, выполняются студентами самостоятельно.
6
Основные характеристики MS Word 2007
MS Word 2007 содержит эффективный и развитый инструментарий для соз-
дания, редактирования и оформления сложных документов. С помощью MS Word 2007 можно подготовить к изданию макет книги или брошюры, включаю-
щий текст, картинки, диаграммы и таблицы, создать составной документ для рассылки большому количеству адресатов, экранную форму.
Интерфейс MS Word в офисном пакете Microsoft Office 2007 значительно от-
личается от интерфейса более ранних версий этого текстового процессора. Вме-
сто привычных пользователю системы меню и панелей инструментов основным элементом рабочего окна является лента, на которой сгруппированы основные выполняемые команды. Перемещаться по ленте можно, переходя от одной вкладки к другой (Главная, Вставка, Разметка страницы и др.) или прокручи-
вая ленту с помощью мыши. При активизации в документе некоторого объекта
(например, таблицы или рисунка) на ленте отображаются контекстные вкладки,
содержащие инструменты для работы с данным объектом. В некоторых режимах работы (например, при переходе в режим структуры или предварительном про-
смотре документа) вместо стандартной ленты на экран будут выводиться наборы инструментов, предназначенные для выполнения действий в этих режимах.
Для выполнения основных операций с документами (создание, открытие, со-
хранение и многое другое) используется кнопка Office, расположенная в левом верхнем углу окна MS Word 2007 (рисунок 1). После нажатия кнопки Office становится доступной кнопка Параметры Word, с помощью которой активизиру-
ют инструменты настройки текстового процессора (рисунок 1). Рядом с кнопкой
Office или ниже ленты (это зависит от принятых настроек) расположена панель быстрого доступа, на которой обычно размещают кнопки для выполнения наи-
более часто востребованных действий (рисунок 1).
В правом нижнем углу некоторых групп имеются маленькие кнопки со стрелками. Эти кнопки позволяют открывать диалоговые окна или панели задач для этих групп.
MS Word 2007 позволяет работать с документами в нескольких режимах.
Перейти от одного режима к другому можно с помощью кнопок группы Режимы просмотра документа на вкладке ленты Вид или с помощью кнопок, распо-
ложенных в правой части строки состояния (в правом нижнем углу окна MS Word 2007).
7
Панель быстрого доступа
Кнопка
Office
Рисунок 1 – Инструменты управления MS Word 2007 (после нажатия кнопки Office в меню выбрана команда Сохранить как)
Врежиме разметки страницы на экране отображается документ практически
втом виде, как он будет напечатан на принтере. При работе в данном режиме настоятельно рекомендуется предусмотреть вывод на экран знаков форматиро-
вания (в напечатанном документе они не видны). Для решения этой задачи нужно нажать кнопку ¶ в группе Абзац на вкладке Главная или после нажатия
кнопок Office и Параметры Word на вкладке Экран включить флажок Пока-
зать все знаки форматирования.
Режим чтения предназначен для облегчения чтения документов на экране.
Поэтому функциональные возможности MS Word 2007 в этом режиме сущест-
8
венно ограничены. Тем не менее можно выделять фрагменты текста цветом, соз-
давать примечания.
Режим Веб-документа позволяет просмотреть документ в виде веб-стра-
ницы – именно так он будет выглядеть в окне браузера.
Режим структуры предназначен для работы с большими документами, раз-
битыми на разделы, главы, параграфы. В этом режиме можно увидеть все заго-
ловки документа, изменить порядок расположения его частей.
Режим черновика позволяет ускорить процесс ввода и редактирования текста документа, так как в этом режиме на экране не отображаются поля, колонтиту-
лы, номера страниц, рисунки, колонки и др.
Для просмотра документа перед его печатью на принтере следует нажать кнопку Office, затем выбрать команды Печать и Предварительный просмотр.
Файлы с документами MS Word могут быть сохранены в нескольких форма-
тах, основные из которых представлены на рисунке 1.
При выборе команды Документ Word документ по умолчанию будет сохра-
нён в формате MS Word 2007 (имя файла будет иметь расширение .docx). При необходимости изменения этой настройки требуется нажать кнопки Office и
Параметры Word и на вкладке Сохранение в поле со списком Сохранить файлы в следующем формате: выбрать нужный формат.
Если документ содержит созданные Вами макросы (технологии работы с макросами будут рассмотрены далее), он обязательно должен быть сохранён в формате Документ Word с поддержкой макросов (*.docm) (для открытия диа-
логового окна Сохранение документа, в котором будет выбран данный тип файла, нужно выполнить команду Другие форматы).
Для обеспечения возможности чтения созданного документа в более ранних версиях MS Word следует выбрать формат Документ Word 97-2003.
Форматы PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) в настоящее время часто применяются при создании электронных докумен-
тов и их публикации в Интернете. Популярность этих форматов определяется тем, что при просмотре файла в сети или его печати на принтере содержимое до-
кумента (текст, форматы и т. д.) не может быть случайно изменено.
Для сохранения документа в открытом формате Open Document следует вы-
брать команду Текст OpenDocument. В результате данный документ можно бу-
дет открыть и редактировать в любой программе, совместимой с OpenOffice.
9
Форматирование документа
Форматирование шрифта
Определить характеристики начертания шрифта: его гарнитуру, размеры,
начертание, цвет и многое другое можно с помощью инструментов, расположенных в группе Шрифт на вкладке Главная. Если этих инструментов недоста-
точно для решения поставленной задачи, следует нажать кнопку со стрелкой на ленте в правом нижнем углу группы Шрифт. После этого на экране появится диалоговое окно, состоящее из двух вкладок, предоставляющее расширенные возможности для форматирования шрифта документа (рисунок 2).
Рисунок 2 – Диалоговое окно для форматирования шрифта документа
Предлагаемые средства достаточно просты и доступны для понимания и применения.
10
Отдельные действия по форматированию шрифта можно выполнить также с помощью мини-панели инструментов, которая появляется на экране при выде-
лении текста или в результате щелчка на нём правой кнопкой мыши.
Форматирование абзацев
Для выравнивания текста между границами абзаца или страницы, изменения междустрочного интервала, создания рамок вокруг абзацев и выполнения неко-
торых других действий с абзацами можно использовать инструменты, размещённые в группе Абзац на вкладке Главная. Многие операции по форматиро-
ванию абзацев выполняются только с помощью диалогового окна, которое вы-
водится на экран после нажатия кнопки со стрелкой на ленте в правом нижнем углу группы Абзац (рисунок 3).
Рисунок 3 – Диалоговое окно для форматирования абзацев документа