нужную для создания нового документа, но также и некоторые элементы Среды: состав панелей инструментов и меню, набор макросов, коэффициент масштабирования при отображении документа и т.п. Любопытно, что документ, созданный в WinWord, может быть собственным шаблоном.
В развитых текстовых процессорах существует целый ряд инструментов, способствующих автоматизации создания шаблонов. Среди них важнейшими являются поля подстановки и макросы.
Использование полей подстановки дает возможность вставлять в шаблон документа новые поля, предназначенные для дальнейшего их заполнения пользователем.
Использование макросов
Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.
С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена.
Макрос создают двумя способами:
§автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;
Макрос может храниться в самом файле документа (например, WinWord 6.0). Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.
Автотекст
Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.
Слияние документов
В мощных текстовых процессорах имеется возможность слияния документов. Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:
§документ – источник для хранения переменной информации.
Главным документом может быть стандартная форма справки или приглашения, стандартное письмо, надписи на конверте, т.е. форма любого стандартного текста и т.д.
Документ-источник должен представлять собой базу данных (или таблицу), состоящую из однотипных записей. В документе-источнике содержатся данные, которыми будет заполняться главный документ.
Рассмотрим идею слияния документов на примере.
Пример 13.1. Писать письма многочисленным адресатам одного и того же содержания – малоинтересное занятие. Текстовый процессор автоматизирует этот трудоемкий процесс, соединяя постоянную часть письма с данными, характеризующими адресатов. При этом пользователь должен создать специальный адресный файл.
Адресный файл состоит из однотипных записей с именами и адресами клиентов. Каждая запись включает в себя определенное число полей, в которые записываются данные каждого клиента. Так, в первое поле всегда записывается фамилия, во второе – имя, в третье – отчество, в четвертое – адрес и т. п.
Допустим, вы хотите разослать письма всем абитуриентам, сдавшим экзамены и поступившим в Университет в этом году. Для этого вы
431
подготовьте общую часть письма
Рис. 13.6. Слияние писем
13.3.РАБОТА ИЗДАТЕЛЬСКИХ СИСТЕМ
§Особенности издательских систем
§Основы создания документа
ОСОБЕННОСТИ ИЗДАТЕЛЬСКИХ СИСТЕМ
Назначение издательской системы
Смысл создания компьютерной издательской системы заключается в соединении текста с возможностями графики и художественного оформления для воспроизведения документов такого уровня, какой ранее обеспечивала только полиграфия. Компьютерная издательская система призвана на высоком техническом уровне создавать книги, каталоги, буклеты, отчеты, письма, приглашения и другую печатную продукцию.
§В традиционной полиграфии, чтобы увидеть свой заказ в окончательном виде, вам придется работать с дизайнером несколько дней, а может быть и больше, потом внести свои коррективы и ждать еще столько же. В издательской системе вы видите спроектированный документ на экране монитора сразу же в окончательном виде.
§В традиционной полиграфии текст вашего заказа набирается наборщиком. Помимо того что набор требует немалого времени, в текст вносят дополнительные ошибки. В издательской системе вы импортируете свой текст из текстового процессора.
§В полиграфии выполненные вами рисунки проходят стадию уменьшения, чтобы поместиться на странице. В издательской системе уменьшение рисунков до необходимых размеров и вставка их в текст легко производятся вами.
Компьютерная издательская система предоставляет пользователю огромные возможности для создания высококачественной полиграфической продукции. Для использования возможностей компьютерных издательских систем вы должны научиться работать с ними, а это – профессия.
432
Компоненты издательской системы
Компьютерные издательские системы основываются на сочетании современных компьютеров,
лазерных принтеров и сложного программного обеспечения, дающего возможность манипулировать текстом и графикой. Центральным элементом этих систем следует считать специализированные пакеты прикладных программ, позволяющие создавать требуемый текст на экране монитора. Поскольку
граница между высшим уровнем существующих текстовых процессоров и низшим уровнем используемых издательских систем постепенно стирается, весь изложенный в данном разделе материал
по издательским системам может быть в равной степени применим и к высокоразвитым текстовым процессорам.
Помимо лазерных принтеров необязательным, но весьма желательным элементом издательских систем являются сканеры. Сканеры конвертируют любую картинку, фотографию или текст в файл одного из графических форматов, обеспечивая тем самым возможность их вставки в проектируемый документ.
Сравнение текстового редактора и издательской системы
Исходные требования. Текстовый редактор и издательская система призваны решать одну и ту же задачу создания документов, но они ориентируются на различные категории пользователей. Текстовый процессор предназначен для рядового пользователя, для которого главным является удобство и простота интерфейса. Издательская система ориентируется на профессионалов, для которых важнее всего полный контроль над видом создаваемого документа. Указанные ориентации постепенно сближаются по мере совершенствования компьютеров и программ. На сегодняшний день различия проявляются лишь в деталях. Например, WinWord 6.0 не имеет экспорта в формате PostScript, обязательного для издательских систем, которые должны иметь развитую систему импорта-экспорта документов. С другой стороны, издательские системы могут уступать текстовым процессорам в качестве изображения документа на экране монитора, поскольку для первых из них более важным является качество вывода на печать (или другое специализированное устройство вывода).
Создание издательской системы вызвано особыми требованиями работников, связанных с книгоизданием:
§способностью системы создавать газетные колонки;
§способностью изменять шрифты в пределах одного документа;
§способностью включать графику в текст;
§возможностью просмотра разработанного документа до его распечатки.
Поскольку высокоразвитые текстовые процессоры сегодня обладают всеми указанными свойствами издательских систем, в ряде случаев лучше говорить не о дополнительных возможностях этих систем, а о том, насколько проще (или труднее) их использовать по сравнению с текстовыми процессорами для выполнения тех же самых функций.
Режимы работы с текстом и графикой. Все известные текстовые процессоры и издательские системы могут работать в двух режимах – текстовом и графическом.
В текстовом режиме любая программа может показать 256 предварительно заданных символов на экране, разделенном на 25 строк по 80 знаков в строке (всего 2000 ячеек). Заданные символы включают
всебя строчные и прописные буквы алфавита, числа, знаки пунктуации и специальные символы. Заметим, что некоторые текстовые процессоры под DOS (например, Word 3.x - 5.x) используют компоновку экрана с другим количеством строк 28x80, 43x80 и 50x80.
Вграфическом режиме экран трансформируется в поле, состоящее из тысяч ячеек, имеющих свои координаты. Высвечивая определенные точки, мы получаем на экране тот или иной графический образ. Точность изображения определяется разрешающей способностью выбранного режима экрана, задается
ввиде произведения количества строк на количество столбцов. Так, например, экран монитора типа VGA (Video Graphics Array) в графическом режиме разделяется на 480 строк по 640 точек в строке (всего на экране – более 300000 точек, из которых, как из мозаики, формируется изображение).
Преимуществом текстового режима являются его большая скорость и меньшая потребность в оперативной памяти. Недостатком – способность изображать только 256 знаков, находящихся в определенных ячейках экрана. Следствие указанного недостатка – это невозможность просмотра в
433
текстовом режиме (текстового процессора или издательской системы) графических образов. Так, если в вашем документе имеется картинка и вы работаете в текстовом процессоре, вы должны создавать документ (его текстовую часть) в текстовом режиме, затем его просматривать в графическом режиме и вносить изменения снова в текстовом режиме.
Издательские системы почти постоянно работают в графическом режиме, поскольку они допускают внесение изменений в текст и в графическом режиме. Основной целью издательских систем является не ввод текста, а верстка.
Полезные советы. Работающим с текстовым процессором мы дадим несколько полезных советов.
Используйте режим просмотра готового документа перед его распечаткой. Многие текстовые редакторы предлагают вам заблаговременно (до печати) посмотреть, как будет выглядеть готовый документ после его распечатки на бумаге. Часто своевременное использование этого режима дает возможность лучше организовать документ, не допуская его перепечатки.
Учитесь быстро печатать. Главным ограничением в производительности текстового редактора является скорость ввода данных с клавиатуры. Не пожалейте времени и сил, чтобы научиться печатать "слепым методом" (не глядя на клавиатуру) и десятью пальцами. Рекомендуем вам использовать для этого специальные компьютерные программы-тренажеры.
Сначала пишите, потом редактируйте. Создавая документ, не пытайтесь редактировать текст все время. Опыт показывает, что при этом падает производительность и теряются мысли.
Удаляйте с осторожностью. Вместо того чтобы удалять текст большими кусками, мы советуем вам лучше сдвигать эти куски в конец документа или переписывать их во временные файлы. При создании документа работайте в режиме вставки, не связанной с возможной потерей данных.
Сохраняйте чаще. Перебои в снабжении электроэнергией, зависание программных продуктов и другие компьютерные неприятности могут свести на нет многие часы и дни вашей работы. Поэтому хорошей привычкой является постоянное использование команды сохранения, особенно в случаях, когда вас позвали к телефону или кто-то позвонил в дверь.
Храните копии всех важных документов. Вы можете создавать резервные файлы, переписывать ваши документы на отдельные дискеты или просто распечатывать их в конце сеанса работы.
Используйте небольшие файлы. Большие файлы обрабатываются текстовыми процессорами значительно дольше, чем маленькие. Кроме того, в случае повреждения или потери файла ущерб от маленького файла будет меньше.
Сделайте, чтобы вам было удобно. Проверьте, удобно ли вам сидеть за компьютером. В удобной позе вы дольше сохраните состояние работоспособности.
Делайте передышки. Короткие перерывы в работе помогут вам и вашим глазам не уставать в процессе работы.
В заключение отметим, что следует взвешенно относиться к возможностям издательских систем. Это дорогие, большие и сложные программные продукты, требующие значительного времени и усилий как на освоение, так и на использование. Для перехода с текстовых процессоров на издательские системы должны быть веские основания. Даже при полном освоении всех возможностей издательских систем не ожидайте автоматического повышения художественного уровня вашей печатной продукции. Для этого потребуется немало времени и сил, чтобы развить хороший оформительский вкус и освоить традиции книгоиздания.
ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА
Общие требования к созданию документа
Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также определения требований к плотности печати на строке и странице. Важность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит.
Выбор шрифта должен соответствовать информации, которую вы хотите передать читателю: шрифт не должен быть ни слишком заметным, ни слишком ординарным. При этом различные части документа (заголовок, сам текст документа, примечания) нужно набирать шрифтами различных размеров. Правильный выбор шрифта, его стиля (жирный, курсив, обычный) и размера акцентирует содержание сообщения, не привлекая внимания к самому шрифту. Большое значение имеет выбор степени разреженности строк на странице и их длина.
434
Типы шрифтов. Тип шрифта (или принятый в полиграфии термин гарнитура шрифта) определяет особенности написания целого набора символов, включающего заглавные и строчные буквы, цифры, знаки пунктуации и специальные символы (например, Times New Roman или Helvetica). Каждый тип шрифта имеет несколько стилей начертания символов, например, полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный. Кроме того, можно ввести подчеркивание символов и фрагментов текста.
Размеры шрифтов. Размер шрифта или иначе кегль – это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт равняется 0,376 мм). Для большинства документов используются 10 - 12-пунктовые шрифты, в то время как газетная полоса может иметь только 8-пунктовый.Размер шрифта более 14 пунктов обычно используется лишь для заголовков и выделений. Заметим, что шрифты различных типов, но одного размера необязательно выглядят одинаковыми по величине. Так, 12-пунктовая Helvetica имеет больший вертикальный размер, чем 12-пунктовый Times New Roman.
Разреженность строк и символов. Низкая разреженность строк (т.е. небольшое расстояние между соседними строками) затрудняет чтение, а высокая – делает документ малоинформативным. Для правильного выбора разреженности строк, также измеряемой в пунктах, необходимо учитывать размер используемого шрифта. В современных издательских системах разреженность строк определяется автоматически на уровне 120% от выбранного размера шрифта. Во многих текстовых процессорах имеется возможность регулировать расстояние между символами в словах, создавая более уплотненное или разреженное их начертание. Такой прием часто применяется для заголовков.
Ширина строк. Ширина строки (колонки) определяется количеством знаков, которые могут быть на ней помещены. Обычно оптимальной считается ширина строки в пределах от 45 до 60 символов.
Обращаем внимание на наличие связи между шириной строки (колонки) и размером выбранного шрифта: чем меньше размер шрифта, тем короче строка. Иными словами, меньший размер шрифта дает возможность поместить больше символов на заданной площади листа.
Верстка страниц
Общие сведения. Верстка страниц играет такую же роль, как чертеж перед началом строительства дома. Верстка определяет организацию страницы, задавая соотношения между границами, колонками и расстоянием между колонками. Первое важное решение на уровне верстки связано с выбором количества колонок на странице. Одноколоночная верстка обычно используется для книг и писем, в то время как двух- и трехколоночный формат больше подходит для журналов и газет. Далее размеченные колонки наполняются текстом и рисунками. На рис. 13.7 приведены варианты верстки документа.
435
Рис. 13.7. Различные варианты верстки документа
Вставка рисунков. В процессе верстки рисунки так же, как и текст, размещаются в границах установленных колонок. При размещении рисунков следует соблюдать ряд правил.
Располагайте рисунки сразу после упоминания о них в тексте. Оставляйте по сантиметру пространства между текстом и рисунком.
Старайтесь использовать рисунки той же ширины, что и сопровождающий их текст.
Заметим, что для придания странице большей выразительности возможно расположение рисунков, выходящих за рамки колонки (т.е. рисунков, расположенных вне спроектированной верстки).
Дополнительные принципы проектирования
Итак, основой проектирования документов является верстка. Существует, однако, ряд дополнительных принципов проектирования документов, на которых нам хотелось бы остановиться.
Что можно и что нельзя в верстке. Давние традиции книгопечатания сформулировали следующие рекомендации:
Не пишите убористо. Оставляйте на листе достаточно пустого места, чтобы дать глазу передышку. Между краями листа и текстом оставляйте хотя бы по паре сантиметров. Организуйте элементы вашего документа так, чтобы он выглядел единым целым, занимал при этом минимальную площадь страницы.
Не используйте на странице много различных шрифтов и рисунков: помните, что они лишь украшение текста.
Не используйте слишком длинных строк: длинные строки утомляют глаз читателя.
436
Принцип баланса. Соблюдение принципа баланса требует, чтобы визуальный вес левой и правой частей страницы (или левой и правой страниц разворота) был примерно одинаков. При наличии нескольких рисунков на странице достижение баланса превращается в нелегкую задачу.
Выделение. Чтобы акцентировать внимание читателя, издательские системы предлагают целый набор средств. Простейшие из них – изменение типа и размера шрифта. Заголовки следует набирать шрифтом большего размера, чем подзаголовки, которые, в свою очередь, должны быть больше основного текста. Также эффективно использование стилей шрифтов – полужирного, курсива и подчеркивания, однако, ими следует пользоваться умеренно. Не следует выделять заглавными буквами или подчеркивать длинные фрагменты текста. Важным средством выделения является заполнение фрагмента серым (цветным) тоном и/или выделение фрагмента в рамку.
КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
Абзац
Режим замены
Автотекст
Режимы работы с окнами:
Буфер промежуточного хранения
неполноэкранный
Верстка страниц
полноэкранный
Выделение фрагмента текста
Слияние документов
Графический режим
Словарь синонимов
Жесткий переход
Структура интерфейса текстового
Издательская система
процессора
Колонки
Текстовый процессор
Колонтитул
Текстовый режим
Копирование фрагмента текста
Тип шрифта (гарнитура)
Логическая страница
Удаление текста
Макрос
Физическая страница
Мягкий переход
Форматирование текста:
Операция сохранения
границы поля
Операция откатки
выравнивание текста
Перемещение фрагмента текста
использование шрифтов
Поиск и замена
межстрочный интервал
Проверка синтаксиса
Фрагмент текста:
Проверка правописания
блочный
Размер шрифта (кегль)
линейный
Разреженность строк и символов
строчный
Режим вставки
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
Назначение текстового процессора.
Из каких структурных элементов состоит интерфейс текстового процессора? Чем отличаются режимы вставки и замены?
Расскажите суть операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста. Какова роль буфера промежуточного хранения?
Для чего нужна операция откатки?
Какова роль окон в организации работы с текстом?
Для каких целей производится выделение фрагментов текста? Что составляет минимальный набор типовых операций?
Дайте характеристику известного вам варианта расширенного набора типовых операций.
Вчем сущность режима нахождения и замены? Как производится проверка правописания слов?
Для какой цели и как используется словарь синонимов?
Вчем сущность режима проверки синтаксиса и стиля?
Как и для какой цели производится форматирование документа? Каково соотношение физической и логической страницы?
437
В каких случаях используются колонтитулы?
Расскажите о возможностях текстового процессора по автоматизации технологии работы.
Вчем сходство и различие текстового процессора и издательской системы? Какие параметры шрифтов вам известны?
Каковы основные компоненты издательской системы?
Вчем отличия графического режима и текстового режима?
Вчем преимущества использования шаблонов?
ЛИТЕРАТУРА
1.Богумирский B.C. Руководство пользователя ПК. В 2-х ч. - СПб: Ассоциация OILCO, 1992.
2.Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. С.В. Назарова. - М: Финансы и статистика, 1995.
3.Пасько В.П. Word 6.0 для Windows (русифицированная версия). - Киев: BHV, 1995.
4.Рассел Борланд. Running Word 6.0 для Windows (Русская редакция). - М.: ТОО Channel Trading Ltd., 1995.
5.Фельдман A. Microsoft Word для Windows версии 6.0. - Киев: Евроиндекс Лтд, 1994.
6.Фигурнов Э.И. IBM PC для пользователя. - М.: Финансы и статистика, 1994, 1995.
7.Экономическая информатика и вычислительная техника / Под ред. А.Ю. Королева и В.П. Косарева.
–М.: Финансы и статистика, 1995.
8.Штарке М., Болльман P. Word для Windows 2.0 / Пер. с нем. - К.: Торгово-издательское бюро, BHV, 1993.
ГЛАВА 14. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР
14.1.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
14.2.ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ
14.3.ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ
Электронная таблица - самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.
Данная глава носит теоретический характер и направлена на формирование представления о возможностях электронной таблицы и ее использовании. Основные функциональные возможности и
технологические операции электронной таблицы рассматриваются без привязки к конкретному типу табличного процессора. Полученные знания являются базовыми при практическом знакомстве с любым новым видом табличного процессора.
Рекомендации по практическому освоению табличного процессора вы найдете в главе 5 практикума для среды Excel 5.0 for Windows, которая с большим успехом применяется на любом рабочем месте.
Предложенная авторами методика позволит самостоятельно освоить несколько видов табличных процессоров.
Обе главы связаны общей идеей и построены так, чтобы постепенно знакомить с разнообразным инструментарием технологии электронной таблицы – от типовых процедур до сложных режимов, применяемых при профессиональной работе с данными.
Цель главы - познакомить с функциональными возможностями
табличного процессора и общей методологией использования электронной таблицы в профессиональной работе с данными.
ПОСЛЕ ИЗУЧЕНИЯ ГЛАВЫ ВЫ ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ:
Назначение электронной таблицы Особенности типового интерфейса табличных процессоров
Типы данных, которые могут содержаться в ячейках
Форматы представления числовых и символьных данных
438
Понятие об относительных и абсолютных адресах Понятие о формулах и функциях в арифметических выражениях
Правила автоматического изменения относительных адресов, действующие при
копировании и перемещении формул Назначение основных типовых команд табличного процессора
Способы объединения данных нескольких электронных таблиц в одну Графические возможности табличных процессоров для представления данных
Основные технологические этапы работы с данными в среде любого табличного процессора
14.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
История появления и развития электронной таблицы Интерфейс табличного процессора Данные, хранимые в ячейках электронной таблицы
Автоматическое изменение относительных ссылок при копировании и перемещении формул
ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ
Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.
VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc. В скоропоявившихся электронных таблицах-аналогах (например, SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.
Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. Поскольку Lotus был разработан для компьютеров типа IBM, он сделал для этой фирмы то же, что VisiCalc в свое время сделал для фирмы Apple. После разработки Lotus 1-2-3компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner
компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.
Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.
Разработчикам Excel удалось найти золотую середину, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus новой версии электронной таблицы, в которой использована трехмерная таблица с улучшенными возможностями, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.
Имеющиеся сегодня на рынке табличные процессоры способны работать в широком круге экономических приложений и могут удовлетворить практически любого пользователя.
ИНТЕРФЕЙС ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА
Что такое электронная таблица
439
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.
Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор.
Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.
Строки, столбцы, ячейки и их адреса
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.
Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера. Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.
Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.
Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.
Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки.
Указание блока ячеек
В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей (рис. 14.1). Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ – двоеточие <:> или две точки подряд <..>.
Пример 14.1.
Адрес ячейки, образованной на пересечении столбца G и строки 3, будет выражаться ссылкой G3.
Адрес блока, образованного в виде части строки 1, будет А1..Н1. Адрес блока, образованный в виде столбца В, будет В1 ..В 10. Адрес блока, образованный в виде прямоугольника, будет D4..F5.
Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.
Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.
