МетодичкаРГР

СХЕМА ДАННЫХ. ТАБЛИЦЫ

Схема данных приведена на Рис. 1. Все данные хранятся в семи таблицах. Из них таблицы «Отделы», «Сотрудники, «Товары» и «Поставщики» являются табли- цами-справочниками. Данные в этих таблицах меняются относительно редко (при изменении ассортимента товаров, в составе персонала, организационной структуры, состава поставщиков). В первую очередь создаются таблицы «Отделы» и «Поставщики», так как поля этих таблиц используются для подстановки в таблицы «Товары» и «Сотрудники». Таблица «Сотрудники» имеет поле логического типа «Заведующий». Если значение этого поля «Да», то сотрудник является заведующим отдела (Рис. 25).

Таблицы «Заказы», «Заказано» и «Поступило» являются оперативными. Данные этих таблиц меняются относительно часто (при поступлении товара на склад и при его отпуске со склада). Таблица «Заказы» сохраняет данные о всех заявках от заведующих отделами. Поскольку в одной заявке может быть несколько товаров, то данные об отпущенных товарах хранятся в отдельной таблице «Заказано» (Рис. 26).

Ключевое поле этой таблицы составное и состоит из двух полей «номЗаказа» и «кодТовара». Первое из них получено подстановкой значения ключевого поля из таблицы «Заказы», второе – из таблицы «Товары». Аналогично создается и таблица «Поступило», с той лишь разницей, что номер накладной в поле «Накладная№» заносится с клавиатуры.

31

Рис. 25. Таблица «Сотрудники» в режиме конструктора

Связи между таблицами устанавливаются после разработки и заполнения таблиц небольшим количеством данных. Все связи должны быть обязательными (обеспе-

чивать логическую целостность данных, их каскадное обновление и каскадное уда-

ление).

РАБОТА С ТОВАРАМИ НА СКЛАДЕ

Основной инструмент для работы с товарами на складе – это форма «фрмТова-

ры» (Рис. 27). Источник записей – таблица «Товары». При добавлении нового това-

ра сразу выбором из списка задается отдел и поставщик. Кнопка «Кнопка8» позво-

ляет открыть форму «фрмПоставщики» и просмотреть данные о поставщике товара.

Эта кнопка создана при помощи мастера кнопок, при создании кнопки был задан критерий отбора, чтобы открыть данные только для одного поставщика, значение поля «КодПоставщика» для которого совпадает со значением поля «КодПоставщи-

ка» в форме.

32

Рис. 26. Таблица «Заказано» в режиме конструктора

Поле12

Кнопка8

ДатаПоступления

Кнопка27

Кнопка28

Рис. 27.Форма «фрмТовары»

Кнопки «Кнопка27» и «Кнопка28» созданы с помощью мастера кнопок. При нажатии кнопки «Кнопка27» запускается запрос «зпДобавитьПринято» (Рис. 13),

33

который добавляет запись в таблицу «Принято», используя данные из полей «КодТовара», «Накладная№», «ДатаПоступления», «Поле12» формы «фрмТовары»

Кнопка «Кнопка28» предназначена для приемки товара на склад. При нажатии на кнопку выполняется запрос «зпДобавитьКоличество» (Рис. 14), который увеличивает количество товара на складе (таблица «Товары») на количество принятого товара.

Если указаны накладная и дата поступления, нажатие кнопок добавляет запись о поступлении товара в таблицу «Поступило» и увеличивает количество этого товара в поле «Количество». При добавлении нового товара новая запись сохраняется в таблице «Товары» при переходе на другую запись или при закрытии формы.

РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ

Для работы с поставщиками предназначена форма «фрмПоставщики» (Рис. 28).

Кнопка «Кнопка7» этой форма создана мастером кнопок и предназначена для открывания формы «фрмТовары», но только для товаров, значение поля «кодПоставщика» которых совпадает с текущим значением поля «кодПоставщика» форме.

Кнопка7

Рис. 28. Форма «фрмПоставщики»

Источник записей для этой формы – таблица «Поставщики»

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКА ТОВАРОВ СО СКЛАДА

Для решения этой задачи используется форма «фрмЗаказы» (Рис. 29), источник записей – таблица «Заказы». Она содержит две подчиненные формы: форму «пфЗа-

34

казано» и форму «Заведующий». При оформлении новой заявки следует перейти на первую пустую запись и выбрать отдел в поле «кодОтдела». Это поле является ос-

новным полем в связи с подчиненной формой «пфЗаведующий». Источник записей в этой форме – запрос «зпЗаведующий» (Рис. 30). Этот запрос из общего списка со-

трудников отбирает только заведующих отделами, а связь с полем «кодОтдела» главной формы оставляет в форме заведующего только выбранного отдела.

Кнопка17

пфЗаказано

Поле12

Рис. 29. Форма «фрмЗаказы»

35

Рис. 30. Запрос для отбора заведующих

Заказанные товары следует выбирать из списка в подчиненной форме «пфЗака-

зано». Источник записей для этой формы – запрос «зпЗаказано» (Рис. 31). Значение поля «Стоимость» вычисляется с использованием выражения.

Рис. 31. Запрос «зпЗаказано»

Сумма стоимостей всех заявленных товаров вычисляется в поле «плИтого» под-

чиненной формы, расположенном в области примечаний. Это поле содержит выра-

жение «=Sum([Стоимость])». Поскольку область примечаний в режиме таблицы не показывается, для того чтобы показать итоговую сумму, в главной форме использу-

ется поле «поле12», содержащее выражение «=[пфЗаказано].[Form]![плИтого]».

Для того чтобы уменьшить количество товаров на складе на количество, указан-

ное в заявке, используется кнопка «Кнопка17», запускающая запрос «зпВыпол-

нитьЗаказ».

РАБОТА С СОТРУДНИКАМИ

Основной инструмент работы с сотрудниками – форма «Сотрудники» (Рис. 32).

Источник записей для этой формы – таблица «Сотрудники». Для каждого сотруд-

ника вводится фамилия, имя, из поля со списком выбирается отдел. Флажок «Заве-

дующий» в режиме формы не имеет доступа. Отменить доступ к флажку можно в режиме конструктора в окне свойств флажка на вкладке «Данные».

36

Рис. 32. Форма «Сотрудники»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящем пособии рассмотрены только инструменты и методы работы с ба-

зами данных в Microsoft Access, связанные с таблицами, запросами и формами. На самом деле их значительно больше. При выполнении РГР главное – это творческий подход. Не следует «зацикливаться» на приведенном примере и строить аналогии.

Пример – это всего лишь один из возможных вариантов решения задач рассматри-

ваемой БД.

37

ЛИТЕРАТУРА

1)Ершов С.В. Информатика. Разработка баз данных: Методические ука-

зания к выполнению курсовой работы. - Архангельск: АГТУ 2005. - 54

с.

2)Вейскас Дж. Эффективная работа:Microsoft Office Access 2003. – СПб.: 2005. – 1168 с.

3)Access 7.0 для Windows 95 - К.: Торгово-издательское бюро BHV, 1996 - 480 с.

4)Дейт К. Введение в системы баз данных. - М.: Наука, 1980. - 464 с.

5)Диго С.М. Учебное пособие по курсу «Базы данных» / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. М. – 2004. 177 с.

6)Когаловский М.Р. Технология баз данных на персональных ЭВМ. - М.:

Финансы и статистика, 1992. - 224 с.

7)Хоффбауер М, Шпильман К. ACCESS: сотни полезных рецептов. - К.:

BHV, - 400 с.

8)Гончаров А. Access 7.0 в примерах. - СПб: Питер, 1997. - 256 с

38